Hier finden Sie alle Einstellungen für Ihre Reisekostenabrechnung mit ZEP Clock.

Wenn Sie auch Ihre Reisedaten erfassen und abrechnen möchten, können Sie ZEP Clock um das Modul "Reisekostenabrechnung" erweitern. Mit der "Reisekostenabrechnung" können Sie folgende zusätzliche Funktionen nutzen:

Folgende Mitarbeiterauswertungen stehen Ihnen zusätzlich zur Verfügung

Zusätzlich haben Sie die Kachel Belege, wo Sie Einstellungen zu Belegen, Währungen und Zahlungsarten hinterlegen können.

Administration und Einstellungen

In der Administration haben Sie die Kachel Reisen mit den Einstellungen zu

Berechnungsverfahren

Sie haben die Wahl:

keine Berechnung:
Es werden keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

Deutschland:
Geben Sie jeweils eine Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mindestens 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Pauschalen je Ort geben Sie unter Administration > Reisen > Orte an, ebenso den prozentualen Abzug für bezahlte Mahlzeiten.

Weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen:
Details zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums.

Österreich Kalendertag-Regelung (Für die Berechnung des Tagesgelds wird jeweils ein Kalendertag zu Grunde gelegt)

bzw.

Österreich 24-Stunden-Regelung (Für die Berechnung des Tagesgelds wird ab "Reisebeginn" in 24-Stunden Intervallen gerechnet.)

Unter "Reisekosten-Tagesgeld" geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung:

Übernachtungszeit erkennen

Diese Einstellung beeinflusst die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter über Nacht reist.

Wenn Sie hier "Nein" angeben, wird ZEP keine Übernachtungszeit erkennen, d.h. es wird nie eine Übernachtung für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt, da es ja lt. Definition keine gibt. Dies hat Auswirkung für An- und Abreisetage mit Unterschreitung der Mindestabwesenheit: hier berechnet ZEP demnach nie VMA.

Wenn Sie hier "Ja" angeben, wendet ZEP Ihre Definition für Übernachtungen an. Geben Sie an, in welchem zeitlichen Rahmen eine nicht bebuchte Zeitspanne liegen muss, damit ZEP eine Übernachtung erkennt.

Geben Sie die Übernachtungszeit in Stunden mindestens an. Für den zeitlichen Rahmen tragen Sie den Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und das Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) ein.

Die Übernachtungszeit in Stunden mindestens darf nicht größer sein als Beginn bis Ende. (Sie können auch "0" eintragen, dann wird immer eine Übernachtung anerkannt, auch wenn es keine "Pause" gab. Dies bedeutet für An- und Abreisetag mit Unterschreitung der Mindestabwesenheitszeit: ZEP berechnet immer VMA)

D.h. eine Übernachtung wird immer dann angenommen, wenn

eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist
​und
zwischen Ihren angegebenen Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und der Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) die Übernachtungszeit in Stunden mindestens die angegebene Anzahl Stunden beträgt).

Weitere Infos zu Verpflegungsmehraufwendungen im ZEP

Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen

Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Arbeitszeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind)

Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen?

In "Orte" werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben.

Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt.

Pfad: Administration > Reisen > Fahrzeuge

Bei der Erfassung von Reisezeiten gibt der Mitarbeiter an, mit welchem Fahrzeug er gefahren ist. Die steuerlich relevanten Fahrzeuge sind in ZEP bereits enthalten.

Sie können Fahrzeuge in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiterswird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Zu jedem Fahrzeug legen Sie hier fest, welche km-Pauschale (steuerfrei, bzw. optional steuerpflichtig) und evtl. Mitfahrerpauschale bei Fahrten mit dem privaten Fahrzeug in der Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter erstattet wird.

Für Deutschland und Österreich:

die in ZEP bereits eingetragenen Pauschalen sind die vom Finanzamt vorgegebenen steuerfrei zu erstattenden Beträge. Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf.

Sie können in ZEP auch mehrere gleiche Fahrzeugtypen anlegen, z.B., wenn mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark zur Auswahl stehen, können Sie jedes einzelne in ZEP mit dem jeweiligen Kennzeichen anlegen. Die Mitarbeiter wählen bei der Erfassung ihrer Reise dann das spezifische genutzte Fahrzeug aus.

Zusätzlich können Sie je Fahrzeug eine eigene Währung wählen.

Pfad: Administration > Reisen > Orte

Bei der Buchung von Arbeitszeiten geben die Mitarbeiter an, an welchem Ort die Arbeit stattgefunden hat. Wenn er nicht an seinem üblichen Standardarbeitsort gearbeitet hat, handelt es sich um eine Zeit, für die ein Verpflegungsmehraufwand erstattet werden kann. Legen Sie fest, welche Orte dafür zur Auswahl stehen. Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen VMA Pauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen.

Sie können Orte in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Das Finanzamt legt die Beträge für eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen fest. Es ist nicht nötig, bei Gesetzesänderungen ein Softwareupdate zu kaufen, da Sie selbst die Zahlen aktualisieren können.

Die "erste Tätigkeitsstätte" wird nicht in der Liste der Arbeitsorte verwaltet, da sie für die Reisekostenabrechnung nicht relevant ist. Sie erscheint automatisch immer in der Auswahlliste "Arbeitsort" bei der Arbeitszeiterfassung.

Wenn Sie ZEP nicht zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen nutzen, dann besteht jeder Ort nur aus Kurzform und Bezeichnung und hat keine Auswirkung auf die Reisekostenabrechnung.

Wenn Sie ZEP zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen nutzen, haben Sie unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die für Sie passende Landes-Einstellung angegeben. In Abhängigkeit davon haben die Orte weitere Parameter, die für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld genutzt werden.

​

Steuerfrei
Geben Sie jeweils die steuerfreie Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mind. 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch eine Mahlzeit (Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen) bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend war. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde erfolgt auf der Seite Arbeitszeiten für den jeweiligen Tag mit dem Symbol .

​Steuerpflichtig
Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf. Optional können Sie auch einen prozentualen Abzug für Mahlzeiten angeben.

​

ZEP unterstützt die Kalendertag- bzw. die 24-Stunden-Regelung. Unter "Reisekosten-Tagesgeld" geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung sowie der Regelung nach Kollektivvertrag:

Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben.

Die Pauschalen je Ort geben Sie unter Administration > Reisen > Orte an, ebenso den prozentualen Abzug für bezahlte Mahlzeiten.
​

Der Mitarbeiter erfasst seine Reisen mit allen relevanten Daten.

​mitarbeiterbezogen
Durch die erfassten Reisen und ggf. Belege, ermittelt ZEP auf Knopfdruck die Verpflegungspauschalen für den Mitarbeiter (natürlich abzgl. evtl. bezahlter Mahlzeiten), die Rückerstattung von privat bezahlten Belegen (z.B. Hotelrechnung, Parkgebühren) und der Rückerstattung von km-Geld bei Fahrten in privaten Fahrzeugen in der Auswertung Kostenabrechnung.
​

Reisezeiten sind Arbeitszeiten mit einigen zusätzlichen Daten. Sie werden deshalb über die gleiche Seite wie alle Arbeitszeiten erfasst. Erst wenn Sie die Reisetätigkeit, i.A. „re“, einstellen, ändert sich die Seite und Sie haben neben den Eingabefeldern für die „normale“ Arbeitszeit die zusätzlichen Eingabefelder für die speziellen Reisedaten.

Nachdem die Reisetätigkeit eingestellt wurde, werden die Eingabefelder für die Reise angezeigt. Die Reisetätigkeit steht neben der Bezeichnung „Tätigkeit“ zur Auswahl bereit, oder kann über das Dropdown-Feld ausgewählt werden.

Der Arbeitsort ist entscheidend für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen für Geschäftsreisen. Die Reise zu einem Arbeitsort, der nicht die "erste Tätigkeitsstätte" ist und zurück gehört auch zur erstattungsberechtigten Zeit.

Wenn Sie als Tätigkeit die Reisetätigkeit angegeben haben, ist für den Arbeitsort zwingend eine andere Auswahl als - erste Tätigkeitsstätte- erforderlich.

Eine Reise beginnt mit einer Hinreise und endet mit einer Rückreise. Alle Zeitbuchungen zwischen der Hin- und Rückreise müssen auf einen Arbeitsort gebucht werden, der nicht "- erste Tätigkeitsstätte -" ist.

​Felder zu Reisetätigkeit
Die Felder im Abschnitt "Reisetätigkeit" sind nur bei einer Reisetätigkeit erforderlich. Bei anderen Tätigkeiten sind diese Felder ausgeblendet.

Auch diese Angaben werden durch ZEP sinnvoll vorbelegt. ZEP merkt, ob Sie eine neue Reise beginnen (Vorbelegung mit "hin", Start- und Zielort und Fahrzeugangaben identisch zur letzten Reise) oder bereits mitten in einer Reise sind (Vorbelegung mit "zurück", Start- und Zielort umgedreht, Fahrzeugangaben identisch). Natürlich können diese Angaben auch überschrieben werden.

​hin / weiter / zurück
Mit "hin" kennzeichnen Sie den Beginn einer Reise, mit "zurück" das Ende einer Reise. Eine "weiter"-Reise ist ein Stück Fahrtzeit innerhalb einer Reise.
​Bitte beachten Sie: Bei Hin- und Weiterreise ist immer das Reiseziel als Arbeitsort anzugeben, bei der Rückreise der Reisestart. Wenn Sie in Deutschland unterwegs sind bedeutet das i.d.R. der Arbeitsort ist immer "D (Inland außer Haus).

Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen Verpflegungspauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen.

​Start- / Zielort
Die Angaben werden in Ihrer Kostenabrechnung angezeigt.

​Fahrzeug
Der Fahrzeugtyp, den Sie aus der Selectbox selektieren, verweist auf die Fahrzeuge, die in den Stammdaten / Fahrzeugarten durch den Administrator verwaltet werden. Dort sind auch die Kilometerpauschalen je Fahrzeugtyp definiert.

Kreuzen Sie an, ob es sich um ein privates oder ein Firmenfahrzeug handelt. Diese Angabe wird für die Kostenabrechnung benötigt, denn für die Fahrt mit dem Privatfahrzeug wird dem Mitarbeiter die km-Pauschale erstattet. Falls noch Kollegen mit dem Auto mitgefahren sind, können Sie dies hier optional angeben. Fahrten mit einem Firmenfahrzeug erscheinen auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ohne Erstattung.

Kreuzen Sie privat an, wenn Sie mit Ihrem privaten Fahrzeug unterwegs sind.

Geben Sie die Entfernung zwischen Start- und Zielort an. Sie können mit dem integrierten Taschenrechner direkt neben der km-Eingabe, den km-Stand bei Abfahrt und bei Ankunft eingeben, ZEP rechnet die Differenz aus.

Die Angabe des Arbeitsorts ist nur für die Berechnung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei Reisen relevant. Dieses Feld ist mit den zuletzt erfassten Angaben vorbelegt. Der Arbeitsort „erste Tätigkeitsstätte“ kennzeichnet Ihren normalen Arbeitsort.

Damit ist der Ort gemeint, an dem Sie "normalerweise" arbeiten (z.B. das Büro), wenn Sie nicht außer Haus bei einem Kunden oder einer externen Veranstaltung sind.

Der Arbeitsort kann bei Auswertungen als Suchkriterium eingesetzt werden. Außerdem ist der Arbeitsort (wenn er nicht "erste Tätigkeitsstätte" und nicht Heimarbeitsort ist) Voraussetzung für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen an den Mitarbeiter.

Als Administrator bzw. Abteilungsleiter oder Controller können Sie Auswertungen zu Reisekosten für alle Mitarbeiter machen, Kostenabrechnungen als geprüft speichern und Auszahlungen dokumentieren.

Sie finden diese Auswertungen über den Menüpunkt Auswertungen > Mitarbeiter

Und bei einem ausgewählten Mitarbeiter im Reiter Reisen und Kosten:

Mit der Kostenabrechnung erhalten Sie einen Überblick über die (Reise-) Kostenabrechnungen für einen Zeitraum für beliebige Mitarbeiter. Sie können auswählen, in welcher Währung die Kostenabrechnung angezeigt werden soll. (Wenn Sie Kostenabrechnungen als geprüft speichern wollen, können Sie dies unter ausgewählter Mitarbeiter > Reisen und Kosten > Kostenabrechnung.) Die Tabellen sind konfigurierbar.

​Geprüfte Kostenabrechnungen:
Liegen im gewählten Zeitraum als geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vor, werden diese in der Tabelle "Geprüfte Kostenabrechnungen" aufgelistet:

Sie können die Einträge durch anhaken der Checkbox markieren und für alle markierten Einträge zusammen unter Aktion wählen die Auszahlung generieren und die markierten Einträge als E-Mail versenden.

Wenn als Format für die Kostenabrechnung "PDF" angegeben ist (Administration > Reisen > Kostenabrechnung), wird bei der Erstellung einer geprüften Kostenabrechnung immer auch eine zweite kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien als Download-Datei angeboten:

Mit können Sie die geprüfte Kostenabrechnung bzw. die kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien-PDF herunterladen und mit jeweils in der Vorschau ansehen.

Ist ein anderes Format gewählt, wird die geprüfte Kostenabrechnung im entsprechenden Format zum Download angeboten und zusätzlich können Sie die Belegdateien mit herunterladen und mit in der Vorschau ansehen.

•Mit können Sie sie löschen

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags generieren.

•Wenn Sie auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie in das Menü des Mitarbeiters.

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags generieren.

•Mit Klick auf können Sie die Kostenabrechnung im definierten Format direkt per E-Mail an den Mitarbeiter versenden.

​Bitte beachten Sie: Der Zeitraum in der als "geprüft" gespeicherten Kostenabrechnung ist gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden. (Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst die geprüfte Kostenabrechnung mit dem Symbol löschen).

​Ungeprüfte Kostenabrechnungen:
In dieser Tabelle werden die noch nicht als geprüft gespeicherten Kostenabrechnungen aufgeführt, wenn die Checkbox "Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter" aktiviert ist.

​Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter:
Ist diese Checkbox aktiviert (default-Einstellung), erhalten Sie die (ungeprüften) Kostenabrechnungen für den ausgewählten Zeitraum in tabellarischer Form. Pro Zeile werden je Mitarbeiter die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

Liegen in dem eingestellten Zeitraum geprüfte und ungeprüfte Kostenabrechnungen vor, werden die jeweils in einer eigenen Tabelle angezeigt.

Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden die ungeprüften Kostenabrechnungen detailliert aufgelistet; Sie können weitere folgende Einstellungen wählen:

•Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen: Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort gebucht hat.
Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Mitarbeiterauswertungen: Arbeitszeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

​Optional können Sie folgendes angeben:

​Bemerkung der ersten Arbeitszeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben, was i.d.R. eher nützlich ist. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben, was nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll ist. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.

​Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit

​Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen:
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Arbeitszeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

​Die Kostenabrechnung besteht aus:

​Tabelle Geprüfte Kostenabrechnungen
Es werden alle geprüften Kostenabrechnungen innerhalb des Auswertungszeitraums angezeigt. Die als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung können Sie einfach aus ZEP heraus an den entsprechenden Mitarbeiter per E-Mail versenden:
Klicken Sie auf das -Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Kostenabrechnung wird im definierten Format an den Mitarbeiter versendet.

​

Kopfteil: Eine Übersicht. Der zu erstattende Gesamtbetrag wird sowohl brutto als auch netto dargestellt. Der angegebene Zeitraum ist ein Link auf die Kostenabrechnung des Mitarbeiters, dort kann die Kostenabrechnung als "Geprüft" gespeichert werden.

​Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Einstellungen bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten abgezogen. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungspauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

​Tabelle Belege: Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, ebenso die Summe der Belege nach Belegart. Die Belegnummer ist ein Link in die Belegauswertung des entsprechenden Mitarbeiters.

​Kilometergeld: Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

​Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Arbeitszeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Geldbeträge werden alle in die Basiswährung Ihres Unternehmens umgerechnet.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.

​

Die Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) auf, die von einem Mitarbeiter in ZEP in einem bestimmten Zeitraum gebucht worden sind. Die Auswertung finden Sie für sich selbst unter
​

Administratoren, ggf. Abteilungsleiter und Controller haben diese Auswertung zusätzlich unter
​

Stellen Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie ggf. eine Abteilung, Mitarbeiterkategorie bzw. Mitarbeiter aus.
In der Ausgabe wird pro Mitarbeiter eine Zeile mit der jeweiligen Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) ausgegeben. Zusätzlich gibt es darunter eine Summenzeile. Es werden keine Beträge angezeigt (diese sind abhängig von den bei den Orten hinterlegten Beträgen.) Die Sortierung erfolgt nach Datum bzw. Mitarbeiter.

In der Auswertung Mahlzeiten Historie werden alle Einträge und Änderungen an den Mahlzeiten aufgeführt.
​

Jeder Mitarbeiter hat unter Auswertungen > Meine Auswertungen eine Auswertung zu seinen "Reisen". Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat diese Auswertung auch unter Auswertungen > Mitarbeiter > Reisen bzw. im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters.

Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, einen Ort, bzw. mehrere oder alle Orte. Sie können optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen.

Wenn Sie zum Beispiel alle Auslandsorte auswerten möchten und sehr viele Auslandsorte und wenige (i.A. nur einen) Inlandsort haben: klicken Sie auf den Link alle, es werden dann alle Orte angezeigt und mit dem "x" löschen Sie dann die nicht benötigten Orte weg.

Für den eingestellten Zeitraum werden alle Reisen (für den/die gewählten Orte) mit Anfangs- und Enddatum, der Anzahl Tage und dem entsprechenden Arbeitsort aufgelistet. Die Auswertung kann auch als Excel/CSV exportiert werden.

Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in Ihre Arbeitszeiten wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Als Reise werden alle Tage ab einem Tag mit "hin-Reise" und entsprechend einem Arbeitsort der ungleich der -ersten Tätigkeitsstätte- ist, betrachtet und gezählt.

Unter Auswertungen > Meine Auswertungen finden Sie Ihre persönlichen Auswertungen je nach eingesetzter ZEP Version und Modulen.

Mahlzeiten

Reisen

Kostenabrechnung

​

Die Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) auf, die von einem Mitarbeiter in ZEP in einem bestimmten Zeitraum gebucht worden sind. Die Auswertung finden Sie für sich selbst unter

​

In der Ausgabe wird pro Tag eine Zeile mit der jeweiligen Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) ausgegeben. Zusätzlich gibt es darunter eine Summenzeile. Es werden keine Beträge angezeigt (diese sind abhängig von den bei den Orten hinterlegten Beträgen.) Die Sortierung erfolgt nach Datum.

​Mitarbeiter > Reisen

Jeder Mitarbeiter hat unter Auswertungen > Meine Auswertungen eine Auswertung zu seinen "Reisen". Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat diese Auswertung auch unter Auswertungen > Mitarbeiter > Reisen bzw. im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters.

Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, einen Ort, bzw. mehrere oder alle Orte. Sie können optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen.

Wenn Sie zum Beispiel alle Auslandsorte auswerten möchten und sehr viele Auslandsorte und wenige (i.A. nur einen) Inlandsort haben: klicken Sie auf den Link alle, es werden dann alle Orte angezeigt und mit dem "x" löschen Sie dann die nicht benötigten Orte weg.

Für den eingestellten Zeitraum werden alle Reisen (für den/die gewählten Orte) mit Anfangs- und Enddatum, der Anzahl Tage und dem entsprechenden Arbeitsort aufgelistet. Die Auswertung kann auch als Excel/CSV exportiert werden.

Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in Ihre Arbeitszeiten wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Als Reise werden alle Tage ab einem Tag mit "hin-Reise" und entsprechend einem Arbeitsort der ungleich der -ersten Tätigkeitsstätte- ist, betrachtet und gezählt.

Mit Auswertungen > Reiter Meine Auswertungen > Kostenabrechnung erstellen Sie sich Ihre (Reise-) Kostenabrechnung für einen beliebigen Zeitraum, voreingestellt ist vor dem 15. eines Monats der vorherige Monat und ab dem 15. der aktuelle Monat. Es werden sowohl ungeprüfte als auch geprüfte Kostenabrechnungen angezeigt.

Besonderheit:

Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort um, der entsprechende steuerpflichtige Pauschalen ausweist.

Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Auswertungen > Arbeitszeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

Optional können Sie folgendes angeben:

Ergebnis
Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung geprüfter und ungeprüfter Kostenabrechnungen im Auswertungszeitraum:

​Geprüfte Kostenabrechnungen
Liegen im gewählten Zeitraum geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vor, werden diese in der Tabelle "Geprüfte Kostenabrechnungen" aufgelistet:

Ungeprüfte Kostenabrechnungen

​Kopfteil:
In der Übersicht wird der zu erstattende Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.

​Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.

Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten abgezogen.

Der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn Sie weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungpauschale abgezogen. (Sie erhalten in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).

Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

​Tabelle Belege:
Alle von Ihnen erfasste Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, ebenso die Summe der Belege nach Belegart

​Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein Erstattungsbetrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in Ihre Arbeitszeiten wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator unter Administration > Reisen > Fahrzeuge bzw. Orte gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.

Die ausgedruckte und unterschriebene Kostenabrechnung gilt als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

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Die Auszahlungsdokumentation wird bei der Kostenabrechnung (Auswertungen > Mitarbeiter Kostenabrechnung und Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Reisen & Kosten > Kostenabrechnung) berücksichtigt. Haben Sie Freie Mitarbeiter in Ihrem ZEP aktiviert, werden auch die Gutschriften berücksichtigt.

Tragen Sie alle Beträge, die Sie einem Mitarbeiter für einen Zeitraum auszahlen, hier ein.

Beträge, die in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters als Vorauszahlung generiert wurden, werden hier aufgeführt.

Jeder einzelne Betrag wird in der ungeprüften Kostenabrechnung des Mitarbeiters mit dem Datum der Auszahlung und dem entsprechenden Zeitraum angezeigt.

Wird die Kostenabrechnung als geprüft gespeichert, wird der ausgezahlte Betrag in der Spalte "Vorauszahlungen" aufgeführt. Ist dieser voraus gezahlte Betrag geringer als der zu erstattende Betrag, weist ZEP in der Spalte "Noch nicht ausbezahlt" die Differenz aus.

Den "Restbetrag" können Sie dann einfach in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen mit Klick auf auszahlen. Damit generieren Sie einen Eintrag in der Zahlungsdokumentation in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags.

​Bitte beachten Sie:
Auszahlungen, die in einer Kostenabrechnung als geprüft gespeichert sind, können nicht mehr geändert bzw. gelöscht werden. (Löschen Sie dafür zunächst die geprüfte Kostenabrechnung).
Als Administrator können Sie die Auszahlungsdokumentation jederzeit ändern. Sie können z.B. Bemerkungen ergänzen, Auszahlungen löschen (Ausnahme s.o.), weitere Auszahlungen (z.B. einen Vorschuss) hinzufügen.

Es können für den gleichen Zeitraum mehrere Auszahlungen eingetragen werden. (z.B. für 01.01.2023 bis 31.01.2023 am 05.02.2023 wurden 200,- ausgezahlt; und am 10.02.2023 ebenfalls für 01.01.2023 bis 31.01.2023 weitere 15,- ausgezahlt.)
​