Grundlegende Konfiguration
Das Modul HubSpot ermöglicht die Anbindung von ZEP an HubSpot und somit die Übernahme von Kunden (Companies), Ansprechpartnern (Contacts) und Projekten (Deals) nach ZEP.
Erstellen der App in HubSpot:
HubSpot:
Private App anlegen: Settings > Integrations > Private Apps – Create a private app
Basic Info:
Name: „ZEP“
Scopes:
CRM:
crm.lists Read & Write (Checkbox)
crm.objects.companies Read & Write (Checkbox)
crm.objects.contacts Read & Write (Checkbox)
crm.objects.deals Read & Write (Checkbox)
Einstellungen in ZEP:
Administration > Schnittstellen > HubSpot
Access Token (aus eben erstellter Private App in HubSpot kopieren und einfügen)
Optional: Falls Deals aus HubSpot als Projekte in ZEP angelegt werden sollen:
HubSpot Deal-Phasen IDs:
Falls leer gelassen: Es werden keine Deals aus HubSpot als Projekte in ZEP synchronisiert.
Falls „all“: Alle Deals aus HubSpot werden als Projekte in ZEP angelegt.
Falls Dealphasen ID (auch mehrere möglich) eingetragen: Deals in den jeweiligen Dealphasen werden als Projekte in ZEP angelegt und synchronisiert solange sie sich in den Dealphasen in HubSpot befinden.
Die Deal-Phasen IDs sind in HubSpot zu finden unter Sales > Deals > Board Actions > Edit stages > „</>“ Zeichen bei der jeweiligen Stage
Synchronistation von HubSpot und ZEP:
ZEP: Administration > System > Tasks
Neue Task mit Typ HubSpot anlegen
Synchronistation einschränken:
Wenn Sie Kunden haben, die nicht von HubSpot nach ZEP übertragen werden sollen, legen Sie in HubSpot ein Account-Feld mit dem Namen "ZEP" an und tragen "no" oder "nein" ein. Die Kunden mit dieser Kennzeichnung werden von der Übertragung nach ZEP ausgeschlossen.
Funktionsweise der Schnittstelle
Synchronisation von Kundenstammdaten:
Synchronisierte Daten:
Nach Einrichtung der Schnittstelle stellt HubSpot das führende System für die Kundenstammdaten dar. Folgende Kundenstammdaten werden von HubSpot nach ZEP synchronisiert:
Unternehmensname
Kundennummer (HubSpot ID)
Telefonnummer
Adresse
Webseite
Bemerkung
Ansprechpartner (Contacts)
Als Kundennummer wird die HubSpot Kunden ID verwendet, welche in HubSpot unveränderbar ist. Sie können die Kundennummer in ZEP jedoch ändern. Die Daten werden dann trotzdem noch synchronisiert.
Wenn nicht alle Kunden von HubSpot nach ZEP übertragen werden sollen, legen Sie in HubSpot ein Custom Field "ZEP" an. Steht in diesem Feld "No" oder "Nein" wird der entsprechende Kunde nicht übertragen.
HubSpot als führendes System:
Die Kundenstammdaten können, solange der Link mit HubSpot hergestellt ist, nicht in ZEP geändert werden. Die Ausnahme stellt die Kundennummer dar.
Synchronisation beenden:
Wenn Sie die Synchronisation zwischen HubSpot und ZEP für einzelne Kunden nicht mehr wollen, dann können Sie diese im ZEP in den Kundenstammdaten durch „Kennzeichnung als HubSpot Kunde entfernen“ beenden. Änderungen an Daten des Kunden in HubSpot führen dann nicht mehr zu Änderungen in ZEP. Nun können die Kundenstammdaten in ZEP geändert werden.
Sie können danach die Synchronisation durch „Aus HubSpot-Kunden importieren“ wiederherstellen.
Synchronisation von Deals als Projekte:
Synchronisierte Daten:
Wenn Sie die Dealphase(n) eingetragen haben, dann werden die jeweiligen Deals aus HubSpot als Projekte in ZEP angelegt. Daten die von HubSpot nach ZEP synchronisiert werden:
Kurzform (HubSpot Deal ID)
Bezeichnung (Deal name)
Kunde (zugeordnete Company)
Als Kurzform wird die HubSpot Deal ID verwendet, welche in HubSpot unveränderbar ist. Sie können die Kurform in ZEP jedoch ändern. Die Daten werden dann trotzdem noch synchronisiert.
Synchronisation beenden:
Wenn Sie die Synchronisation zwischen HubSpot und ZEP für einzelne Projekte/Deals nicht mehr wollen, dann können Sie diese im ZEP in den Projektstammdaten durch „Kennzeichnung als HubSpot Projekt entfernen“ beenden. Änderungen an Daten des Projektes in HubSpot führen dann nicht mehr zu Änderungen in ZEP.
Sie können danach die Synchronisation durch „Aus HubSpot-Projekte importieren“ wiederherstellen.
Projektzeiten auf die HubSpot Projekte buchen:
Damit die Projekte bebuchbar sind, müssen dem Projekt in ZEP im nächsten Schritt noch Vorgänge und Projektmitarbeiter zugeordnet werden. Außerdem empfehlen wir Ihnen weitere Projektstammdaten wie Projektlaufzeiten und Abrechnungsarten anzupassen.