Das ZEP Terminal ist ausschließlich mit der Zeiterfassungssoftware ZEP mit Anwesenheitsmodul bzw. ZEP Clock nutzbar zur Zeiterfassung per RFID-Schlüsselanhänger/-karte.

Sie benötigen einen Zugang zu Ihrem ZEP unter https://www.zeponline.de/zepXXX wobei XXX i.A. für Ihren Firmennamen steht. Die Nutzung eines Terminal muss in diesem ZEP freigeschaltet sein. Zum Betrieb des ZEP Terminal benötigen Sie einen stabilen Internetzugang entweder über WLAN (2,4 GHz 802.11b/g/n kein PSK/EAP) oder über Ethernet-Kabel (DHCP oder feste IP, 10/100Mbit/s) mit direkter Zugriffsmöglichkeit auf https://www.zeponline.de, d.h. Port 443 via SSL ohne sichtbaren Proxy-Server.

Bei Lieferung ist das ZEP Terminal ohne weitere Montage als Tischgerät per WLAN funktionsfähig. Es benötigt lediglich eine Steckdose. Zur Konfiguration des Terminals benötigen Sie ein Smartphone oder einen Laptop mit WLAN. Der Betrieb ist ausschließlich innerhalb der EU zulässig.

Sie können das Terminal per WLAN oder Ethernetkabel betreiben und als Tischgerät aufstellen oder an der Wand befestigen. Optional ist als Zubehör ein Power over Ethernet (PoE) Adapter erhältlich sowie ein Unterputznetzteil.

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Bei Auslieferung ist das Gerät als Tischgerät für WLAN-Betrieb vorbereitet. Das Netzteil ist am Terminal bereits eingesteckt. Sie benötigen nur eine Steckdose am Aufstellungsort.

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Den Anschluss für das beigefügte Netzwerkkabel finden Sie auf der Geräterückseite unter der Abdeckung:

Falls an Ihrem Aufstellungsort kein Stromanschluss zur Verfügung steht, jedoch Ihr Netzwerk über Power over Ethernet (PoE) verfügt, so können Sie von uns optional einen Adapter beziehen, der PoE Ethernet gemäß IEEE 802.3af auf einen Micro USB Anschluss zur Stromversorgung und einen Ethernet-Anschluss splittet.

Den Anschluss für den PoE Adapter finden Sie auf der Geräterückseite unter der Abdeckung:

Für die Wandmontage liegt dem Terminal eine Wandmontageplatte bei. Diese ersetzt die hintere Abdeckung des Terminals:

Falls Sie die Wandmontage über einer vorhandenen Unterputzdose direkt an ein 230V Stromkabel vornehmen möchten, so können Sie von uns ein passendes Unterputz-Netzteil mit Micro-USB Anschluss beziehen:

Falls an Ihrem Aufstellungsort kein Stromanschluss zur Verfügung steht, jedoch Ihr Netzwerk über Power over Ethernet (PoE) verfügt, so können Sie von uns optional einen Adapter beziehen, der PoE Ethernet gemäß IEEE 802.3af auf einen Micro USB Anschluss zur Stromversorgung und einen Ethernetanschluss splittet. Weiterhin erhalten sie optional zur verdeckten Montage des POE Adapters ein POE-Wandmontagekit.

Den Anschluss für den PoE Adapter finden Sie auf der Geräterückseite unter der Abdeckung:

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Falls Sie das ZEP Terminal per Ethernet-Kabel verbinden möchten, so schließen Sie dieses zuerst an Ihr Netzwerk an und anschließend versorgen Sie das Terminal mit Strom. Daran erkennt das Terminal welche Konfigurationsparameter angeboten werden.

In allen anderen Fällen kommt das ZEP Terminal in den Konfigurationsmodus.

Das Terminal baut einen WLAN Access Point auf:

​WLAN-SSID: „ZEP_nnnnnnn“ (nnnnnnn steht für die eindeutige Nummer des Terminals)

​WLAN-Kennwort: „ZEP-Terminal“

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Sobald das Terminal die Meldung „Bitte konfigurieren … ZEP_nnnnnnn“ anzeigt (evtl. ein bisschen Geduld) finden Sie das WLAN “ZEP_nnnnnnn” bei den WLAN-Einstellungen Ihres Smartphones oder Laptops:

Wenn Sie kein Ethernet-Kabel eingesteckt haben, erkennt das ZEP Terminal, dass Sie es per WLAN betreiben wollen. Geben Sie die WLAN SSID und das WLAN Kennwort Ihres WLANs an.

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Wenn Sie das ZEP Terminal vor dem Einschalten über ein Ethernet-Kabel verbunden haben, erkennt das ZEP Terminal, dass Sie es per Ethernet betreiben wollen und sie können die erforderlichen Felder eingeben: IP-Adresse, Subnetzmaske, Standardgateway, DNS-Server

Falls Sie wieder auf DHCP wechseln wollen, so lassen Sie die o.g. Felder leer.

Wenn Sie die Konfiguration (auf Smartphone oder Laptop) speichern, wird das ZEP Terminal neu gestartet. Sie sehen ein paar Initialisierungsmeldungen und nach kurzer Zeit – wenn die Konfiguration korrekt war – ist Ihr ZEP Terminal bereit.

Falls Ihr ZEP mit dieser Konfiguration nicht erreichbar ist, kommt eine entsprechende Meldung und das ZEP Terminal kommt erneut in den Konfigurationsmodus. Mögliche Maßnahmen:

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Wenn das Terminal, nach erfolgreicher Konfiguration zum ersten Mal mit seinem ZEP verbunden ist, wird es automatisch in ZEP registriert und es meldet, dass es in ZEP aktiviert werden muss.

Sie sehen es dann in ZEP unter Administration > System > Geräteverwaltung. Es ist aus Sicherheitsgründen zunächst im Status „inaktiv“. Stellen Sie den Status „aktiv im Lernmodus“ ein.

Aus Sicherheitsgründen werden nicht mehr als insgesamt 100 ZEP Terminal Geräte akzeptiert.

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Voraussetzung: Terminal in ZEP unter Administration > System > Geräteverwaltung im Status „aktiv im Lernmodus“. Halten Sie einen RFID-Chip vor das Terminal, so dass ein Signal ertönt.

Da die RFID-Nummer in ZEP noch unbekannt ist und das Terminal aktiv im Lernmodus ist, wird sie in ZEP registriert (angelegt). Sie sehen diese dann in ZEP unter Administration > System > RFID-Chips.

Auf diese Weise können Sie mehrere Chips in ZEP registrieren und so kennzeichnen, dass Sie anschließend noch wissen, in welcher Reihenfolge Sie sie angelegt haben. Unter Administration > System > RFID-Chips sehen Sie sie in genau dieser Reihenfolge inkl. Anlagedatum und -uhrzeit und der eindeutigen RFID-Nummer. Jetzt können Sie hier jedem Chip einen Mitarbeiter zuordnen. Ab jetzt können diese MA per RFID-Chip „stempeln“, solange das Terminal im Status „aktiv im Lernmodus“ oder „aktiv“ ist.

Solange das Terminal aktiv im Lernmodus bleibt, können weiterhin unbekannte RFID-Chips registriert werden. Ändern Sie den Terminal-Status in „aktiv“ wenn das Terminal auf unbekannte RFID-Chips nicht mehr reagieren soll.

In Administration > System > RFID-Chips rufen Sie einen RFID-Chip auf und wählen einen Mitarbeiter aus der Liste.

Zur Auswahl stehen alle aktuell oder in Zukunft beschäftigten Mitarbeiter, denen noch kein RFID-Chip zugeordnet ist.

Um die Zuordnung eines RFID-Chips bei einem Mitarbeiter zu entfernen, können Sie auch über Mitarbeiter > Mitarbeitername gehen und das Kreuzchen bei RFID-Chip wegnehmen.
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Voraussetzung: RFID-Chip ist registriert und einem Mitarbeiter zugeordnet, der aktuell beschäftigt ist. Bei ZEP mit dem Anwesenheitsmodul sollte für den Mitarbeiter außerdem noch die Einstellung „Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten“ eingeschaltet sein (in Mitarbeiter > Mitarbeitername > Daten: „Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten“ ankreuzen).

Halten Sie den RFID-Chip vor das Terminal, so dass ein Signal ertönt. Ein „Kommt“ wird generiert. Auf dem Display des ZEP Terminal wird in grüner Farbe der Benutzername und das Wort „kommt“, sowie der aktuelle Stand seiner Arbeitszeit angezeigt. Ab jetzt gilt der Mitarbeiter als „anwesend“ und wird in der Mitarbeiterverwaltung mit einem grünen Feld gekennzeichnet.

Halten Sie den gleichen RFID-Chip nach einigen Minuten (mindestens so viele Minuten wie das in ZEP eingestellte Minutenraster) erneut vor das Terminal, so dass ein Signal ertönt. Da der Mitarbeiter bereits „anwesend“ ist, wird jetzt ein „geht“ generiert, d.h. ab jetzt gilt der Mitarbeiter als „abwesend“ und wird in der Mitarbeiterverwaltung mit einem grauen Feld gekennzeichnet.

In ZEP Clock wird beim „Gehen“ eine Arbeitszeit mit entsprechender von- / bis-Zeit angelegt. Bei ZEP ist das abhängig von der Mitarbeitereinstellung, siehe Mitarbeiter > Mitarbeitername > Projektzeit generieren und den dortigen Hilfetext beim „i“.

Um die bisherige Konfiguration eines ZEP Terminal zu löschen und somit seine Neukonfiguration zu erzwingen, gehen Sie in Administration > System > Geräteverwaltung und ändern seinen Status zu „Neustart Konfiguration“. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn ein anderes WLAN oder Ethernet oder eine andere ZEP-Installation verwendet werden soll.

Wenn ein Terminal in diesem Status ist, wird der Neustart ausgelöst, sobald man irgendeinen Chip davor hält. Ein Kommen bzw. Gehen zu dem Chip wird NICHT ausgelöst. Gleichzeitig wird das Terminal in ZEP in den „inaktiv“-Status versetzt, so dass ein Neustart maximal einmal ausgelöst wird. Beim nächsten Chip Davorhalten kommt also die Meldung dass das Terminal inaktiv ist. Anschließend kann man das Terminal in ZEP auf „aktiv“ (oder „aktiv im Lernmodus“ je nach Bedarf) setzen und den normalen Betrieb aufnehmen.

Das ZEP Terminal kann alternativ durch Ein- bzw. Ausstecken des Ethernet-Kabels in den Konfigurationsmodus versetzt werden. Dabei bleiben die eingestellten Parameter erhalten und können ggf. geändert werden.
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Das ZEP Terminal prüft in regelmäßigen Zeitabständen selbstständig, ob auf dem ZEP Server ein Update bereitgestellt wurde. Wenn ja, wird das Update automatisch geladen. Sie erkennen das allenfalls an der geänderten Versionsnummer auf dem Display des ZEP Terminal. Während eines Updates kann man nicht stempeln. Im Normalfall dauert ein Update weniger als eine Minute.

Falls das Terminal unmittelbar nach Bereitstellung eines Updates zum Stempeln genutzt wird, so wird das Softwareupdate sofort ausgeführt. Das Stempeln muss nach dem Update wiederholt werden.
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