Die Mitarbeiterakte bündelt die Daten eines Mitarbeitenden auf einer Seite: Stammdaten, Kontaktdaten, Benutzerdaten, Arbeitszeitmodell, Einstellungen, Bankverbindung und weitere Angaben. Dieser Artikel beschreibt den Aufbau der Akte und erklärt pro Feld, wo Sie es pflegen und wo der Wert in ZEP wirkt.

Sie öffnen die Mitarbeiterakte über Mitarbeiter im Hauptmenü und einen Klick auf den Benutzernamen des Mitarbeitenden. Den vollständigen Ablauf vom Anlegen bis zum Löschen beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.

Die Akte besteht aus der Unternavigation oben und den Karten darunter. Die Unternavigation führt zu allen weiteren Bereichen des Mitarbeitenden, die Karten zeigen die wichtigsten Daten auf einen Blick.

Über der Akte stehen folgende Einträge:

Die einzelnen Einträge beschreibt der Artikel Mitarbeiteradministration.

Die Akte ist zweispaltig aufgebaut. Eine Karte erscheint nur, wenn Daten vorhanden sind und Sie die zugehörigen Rechte haben.

Die Karten Arbeitszeitmodell und Interner Stundensatz zeigen die Daten nur an. Bearbeitet werden sie über den Link der Karte, siehe Arbeitszeitmodell und Interne Stundensätze.

Ein Klick auf das Stift-Symbol einer Karte öffnet den Dialog Mitarbeiter bearbeiten im passenden Reiter:

Mit Speichern übernehmen Sie die Änderungen. Die Bankverbindung bearbeiten Sie in einem eigenen Dialog über das Stift-Symbol der Karte Bankverbindung.

Das Stift-Symbol einer Karte sehen Sie, wenn Sie deren Daten bearbeiten dürfen, für die Kontaktdaten etwa mit dem Recht „Kontaktdaten“ (Bearbeiten). Im Dialog sind Felder gesperrt, für die Ihnen das Bearbeiten-Recht fehlt. Mitarbeitende mit der Rolle Administrator oder Systemadmin können nur von Administratoren und Systemadmins bearbeitet werden.

Die Stammdaten pflegen Sie im Reiter Stammdaten des Dialogs Mitarbeiter bearbeiten. In der Akte erscheinen sie in der Kopfkarte und in der Karte Benutzerdaten. Diese Felder erscheinen in der Mitarbeiterübersicht, in Auswertungen, in Belegen und in Schnittstellenexports.

Das Profilbild erscheint in der Mitarbeiterliste als Avatar, in der Detailansicht und in Auswertungsübersichten. Sie laden es im Reiter Stammdaten hoch oder entfernen es dort. Erlaubt sind Bilddateien bis 5 MB.

Der Benutzername ist die eindeutige Anmeldekennung und Pflichtfeld. Er erscheint in jeder Buchung, jedem Audit-Log-Eintrag, jedem Export und in den API-Schnittstellen. Erlaubt sind bis zu 32 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern, Punkt, @, Bindestrich und Unterstrich. Der Benutzername muss eindeutig sein, Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle.

Bewährte Schreibweisen in ZEP:

Halten Sie die Konvention unternehmensweit einheitlich, damit Auswertungen und Exports lesbar bleiben.

Weil der Benutzername als technische Kennung in allen abhängigen Datensätzen steht, ändern ihn nach dem Anlegen nur Administratoren und Systemadmins.

Die Personalnummer ist die offizielle Kennung des Mitarbeitenden in ZEP. Sie erscheint in der Mitarbeiterliste, in Auswertungen, in Belegen und in Buchhaltungsexports und dient der internen Zuordnung über alle Module hinweg. Sie darf bis zu 32 Zeichen lang sein. Ist die Nummer beim Anlegen bereits vergeben, fragt ZEP nach, ob Sie den Mitarbeitenden trotzdem anlegen möchten. Vergeben Sie Personalnummern trotzdem eindeutig.

DATEV liest die Personalnummer im Lohnexport als Personalnummer. Personio und HR WORKS ordnen Mitarbeitende über die jeweilige Schnittstellen-ID zu, siehe Schnittstellen-IDs. Mit dem Export für Buchhaltung dient die Personalnummer zusätzlich als Kreditorennummer, solange kein eigenes Feld Kreditorennummer eingestellt ist.

Das Kurzzeichen, typischerweise Initialen oder ein zwei- bis vierstelliges Kürzel, wird in der Mitarbeiterliste, in der Vorgangsverwaltung und in dichten Auswertungstabellen als platzsparende Kurzreferenz angezeigt. Optional, aber empfehlenswert bei längeren Mitarbeitendennamen. Das Kurzzeichen darf bis zu 32 Zeichen lang sein und muss eindeutig sein.

Vorname (maximal 32 Zeichen) und Nachname (maximal 64 Zeichen) sind Pflichtfelder. Die Anrede (Herr, Frau) wird in formellen E-Mails, in Briefen aus dem Briefpapier-Modul und in der Auto-Mail beim Versand der Zugangsdaten verwendet. Der Titel (Dr., Prof.) erscheint zusätzlich auf Schriftstücken. Optional erfassen Sie außerdem einen abweichenden Geburtsnamen.

Das Feld Geburtstag ist optional. In der Mitarbeiterübersicht lässt es sich als Spalte einblenden, wenn Sie das Leserecht „Stammdaten“ haben. Es wird vom Dashboard-Widget Geburtstage ausgelesen. Bei aktiviertem Widget sehen Sie dort die nächsten anstehenden Geburtstage im Team, was sich für kleine Aufmerksamkeiten ohne separates HR-Tool eignet.

Die Sprache wählen Sie im Reiter Einstellungen. Sie bestimmt die ZEP-Oberfläche dieses Mitarbeitenden, das Datumsformat und die Sprache automatischer Mails. ZEP unterstützt folgende Sprachen:

Wenn keine Sprache gesetzt ist, gilt die unternehmensweite Standardsprache.

Mitarbeitende können ihre ZEP-Sprache auch selbst im Profil über Mein Profil bearbeiten im Reiter Einstellungen anpassen, unabhängig von dieser Administrations-Einstellung. Die Anmeldeseite wird dabei weiterhin in der unternehmensweiten Standardsprache angezeigt, erst nach der Anmeldung erscheint die ZEP-Oberfläche in der persönlich gewählten Sprache.

Die Abteilung steuert zwei zentrale Mechanismen: erstens die Sichtbarkeit, weil Abteilungsleitende nur ihre eigene Abteilung sehen, und zweitens die Zuordnung in Kostenstellen-Auswertungen. Bei Wechsel der Abteilung wird die Zuordnung sofort wirksam, die alte Zuordnung wird überschrieben.

Im Feld Nutzer-Rolle wählen Sie die Rolle des Mitarbeitenden. Sie steuert, welche Daten er sieht und welche Aktionen er ausführen darf. Zur Auswahl stehen sechs Standardrollen, von Administrator (Vollzugriff) über System-Administrator, Controller, Projektcontroller und User mit Zusatzrechten bis User (Selbstverwaltung), sowie die eigenen Nutzer-Rollen Ihrer Organisation. Was die Rollen umfassen, beschreibt der Abschnitt Mitarbeiterrollen weiter unten.

In der Mitarbeiterakte zeigt die Karte Benutzerdaten die Nutzer-Rolle. Ändern lässt sie sich im Dialog Mitarbeiter bearbeiten im Reiter Stammdaten. Die Rolle des eigenen Benutzerkontos kann niemand selbst ändern.

Die Standard-Preisgruppe greift, wenn der Mitarbeitende Zeiten auf ein Projekt bucht, das keine eigene Preisgruppe vorgibt. Damit lassen sich verschiedene Tarife abbilden, etwa Junior-, Senior- oder Freelancer-Sätze. Das Projekt kann mit einer eigenen Preisgruppe diese Standardvorgabe überschreiben.

Kategorien sind eine zusätzliche Gruppierungs-Dimension neben der Abteilung. Typische Beispiele sind Entwicklung, Vertrieb, Support oder funktionale Tags wie Werkstudent oder Senior. Mehrfachauswahl ist möglich. Die verfügbaren Kategorien pflegen Sie in der Administration unter Mitarbeiter > Kategorien. Sie werden in Auswertungsfiltern verwendet, ohne dass die Abteilungs-Struktur geändert werden muss.

Freitext für Angaben, die in keinem anderen Feld unterzubringen sind, beispielsweise Hinweise zur Erreichbarkeit oder Sondervereinbarungen. Ist eine Bemerkung gepflegt, erscheint sie in der Akte als eigene Karte Bemerkung. In der Mitarbeiterübersicht lässt sie sich als Spalte einblenden, wenn Sie das Leserecht „Stammdaten“ haben. Für fortlaufende Notizen zu einer Person bietet das Personalmanagement den eigenen Bereich Notizen.

Jede Person in ZEP erhält eine Nutzer-Rolle. Sie entscheidet, welche Daten der Mitarbeitende sieht, welche Funktionen er nutzen darf und ob er eigene oder fremde Einträge bearbeiten darf. Die Nutzer-Rolle wählen Sie beim Anlegen im Dialog Neuen Mitarbeiter anlegen und ändern sie später in der Mitarbeiterakte oder für mehrere Personen über die Mehrfachaktion Nutzer-Rolle ändern in der Mitarbeiterliste. ZEP unterscheidet dabei Standardrollen und eigene Nutzer-Rollen, die Sie im Feld Nutzer-Rolle auswählen, sowie Zusatzberechtigungen, die über andere Datenbeziehungen entstehen.

Sechs Standardrollen stehen im Feld Nutzer-Rolle zur Auswahl. Die Übersicht zeigt ihre Standardbelegung.

Die Rolle des eigenen Benutzerkontos kann niemand selbst ändern. Die Rolle Projektcontroller ist in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business verfügbar. Die Nutzer-Rolle einer Person ändert, wer für diese Person das Recht Rollen & Zuordnungen mit Bearbeiten besitzt. Ohne dieses Recht steht beim Anlegen nur User zur Wahl. Welche Rollen Sie vergeben können, hängt außerdem von Ihrer eigenen Rolle ab und zeigt sich direkt im Feld Nutzer-Rolle.

Die Berechtigungen der einzelnen Rollen sind eine Standardbelegung und kein festes Gerüst. In der Administration passen Sie jedes Recht pro Rolle an Ihre Organisation an. Wie das funktioniert, beschreibt der Abschnitt Rollen und Rechte im Artikel Meine Firma – Administration.

Die Basisrolle für Mitarbeitende, die ihre eigenen Daten in ZEP pflegen. Eine Person mit dieser Rolle erfasst und korrigiert ihre Projektzeiten, Anwesenheiten und Belege im erlaubten Erfassungszeitraum, sieht Auswertungen über die selbst erfassten Daten und pflegt das eigene Profil. Fremde Mitarbeiterdaten und projektübergreifende Auswertungen sind nicht zugänglich.

Baut auf User auf und ergänzt projekt- und kundenbezogene Sichten für Team-Mitglieder mit Mit-Verantwortung. Zusätzlich zu den User-Rechten:

Erweitert User mit Zusatzrechten um eine projektübergreifende Sicht für Personen mit Steuerungs-Funktion, ohne Mitarbeiterdaten freizugeben. Zusätzlich:

Erweitert Projektcontroller um die lesende Sicht auf Mitarbeitende und Kunden. Zusätzlich:

Vollzugriff auf alle Funktionen und Daten. Eine Person mit dieser Rolle verwaltet die Basisdaten (Stammdaten, Lizenzen, Konfiguration), korrigiert erfasste Zeiten und Belege aller Mitarbeitenden, nutzt die zentrale Erfassung und steuert die Projektplanung sowie die Mitarbeiter-, Kunden- und Projektverwaltung in voller Tiefe. Die Rechte dieser Rolle lassen sich nicht einschränken — in der Rechtematrix ist ihre Spalte gesperrt.

Für die technische Systemverwaltung. Eine Person mit dieser Rolle betreut die Administration und die Konfiguration von ZEP, hat im Ausgangszustand aber nur eingeschränkten Einblick in Mitarbeiter- und Ertragsdaten. Stammdaten, Kontaktdaten, Arbeitszeitmodell, Bankdaten und Zusatzattribute der Mitarbeitenden, Preise und Kosten sowie die Ertragsauswertungen zu Projekten und Kunden bleiben verschlossen, mit dem Personalmanagement auch Steuer-, Versicherungs- und Vertragsdaten sowie das Inventar. Auch das Anlegen und Löschen von Projekten gehört nicht dazu. Mit dem Personalmanagement hat die Rolle ab Werk Zugriff auf Mitarbeiter-Notizen, Mitarbeitergespräche, Mitarbeiter-Vergütung und Mitarbeiter-Skills. Benötigt die Rolle weitere Rechte, ergänzen Sie diese unter Rollen & Rechte.

Neben den Standardrollen kann Ihre Organisation in der Administration eigene Nutzer-Rollen anlegen, etwa für eine Sachbearbeitung oder einen reinen Lesezugriff. Eigene Rollen wählen Sie im selben Feld Nutzer-Rolle, dort stehen sie nach den Standardrollen. Jede Person hat genau eine Nutzer-Rolle: Mit einer eigenen Rolle gelten ausschließlich deren Rechte, die Zusatzberechtigungen kommen hinzu.

Eigene Nutzer-Rollen vergibt, wer das Recht Rollen & Zuordnungen mit Bearbeiten über seine Nutzer-Rolle besitzt. Anlegen, Rechte festlegen und Löschen beschreibt der Abschnitt Eigene Nutzer-Rollen im Artikel Meine Firma – Administration.

Über die Nutzer-Rolle hinaus kennt ZEP weitere Berechtigungen, die nicht im Feld Nutzer-Rolle gesetzt werden, sondern über die jeweilige Datenbeziehung, etwa die Zuordnung an einer Abteilung, einem Kunden oder einem Projekt. Eine Person kann zusätzlich zu ihrer Nutzer-Rolle, auch zu einer eigenen, eine oder mehrere dieser Zusatzberechtigungen haben.

In der Rechtematrix hat jede dieser Berechtigungen einen eigenen Reiter. Die Rechte darin entsprechen denen der Standardrollen, wirken aber nur auf die eigene Abteilung, die eigenen Projekte oder die eigenen Kunden.

Abteilungsleiter werden in der Administration an der jeweiligen Abteilung als Leitung hinterlegt. Sie verwalten die Mitarbeitenden ihrer Abteilung und deren Unterabteilungen: Stammdaten, Beschäftigungszeiträume, Rollen (außer Administrator) und Auswertungen. Außerdem genehmigen sie Abwesenheiten und Reisen.

Kundenverantwortliche werden am einzelnen Kundendatensatz hinterlegt. Sie sehen alle Daten und Auswertungen ihrer Kunden, erscheinen in Account-Sichten und können in Auswertungen als Filter verwendet werden.

Wie Kundenverantwortliche, zusätzlich mit Zugriff auf die Abrechnung der eigenen Kunden. Im Ausgangszustand kommen die kundenbezogene Abrechnung sowie die Auswertungen zu Umsatz und Ertrag dieser Kunden hinzu.

Projektleiter mit Budgetverantwortung werden am einzelnen Projekt unter den Projektmitarbeitenden mit der entsprechenden Funktion hinterlegt. Sie steuern Projektplanung, Budget und Abrechnung des Projekts, sehen und geben Projektzeiten des Teams frei, verantworten Angebots- und Rechnungsfreigaben und sehen die internen Kosten ihres Projekts.

Welche Rechte der Projektleiter im Detail erhält, hängt zusätzlich von der Nutzer-Rolle der Person ab. In der Standardbelegung gilt:

Projektleiter ohne Budgetverantwortung werden am einzelnen Projekt unter den Projektmitarbeitenden mit der entsprechenden Funktion hinterlegt. Sie führen das Team fachlich, sehen und geben Projektzeiten frei, haben aber keinen Zugriff auf Budget, interne Kosten oder Angebots- und Rechnungsfreigaben — diese verantwortet der Projektleiter mit Budgetverantwortung.

Auch hier wirkt die Nutzer-Rolle zusätzlich, in der Standardbelegung:

Projektmitarbeitende sind einem Projekt zugeordnet, ohne es zu leiten. Die Zuordnung erfolgt am Projekt unter den Projektmitarbeitenden. Im Ausgangszustand umfasst sie eine eingeschränkte Sicht auf die Daten und die Tickets der Projekte, denen die Person zugeordnet ist.

Die Einstellungen zeigt die Akte in der Karte Einstellungen. Sie bearbeiten sie im Reiter Einstellungen des Dialogs Mitarbeiter bearbeiten, gegliedert in Sprache und die Abschnitte Anwesenheit & Zugang, Anwesenheitserfassung Clock App, Überstunden, Erfassung (mit der Mitarbeiterfreigabe heißt der Abschnitt Erfassung & Freigabe), Abrechnung und Buchhaltung. Die Anstellung und die Schnittstellen-IDs pflegen Sie im Reiter Stammdaten. Die Sichtbarkeit vieler Felder hängt von der gewählten Anstellungsart, der Produktlinie oder den gebuchten Modulen ab.

Das Feld Anstellung (auch Anstellungsart oder Vertragsart genannt) erscheint, wenn unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen die Option Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren gesetzt ist. Im Feld Art stehen drei Optionen zur Verfügung. „Festanstellung“ ist der Standardfall ohne Zusatzfelder. „Freier Mitarbeiter“ blendet zusätzlich das Feld USt-IdNr. ein. „Freier Mitarbeiter mit Gutschrift“ aktiviert zusätzlich den Reiter Gutschrift und in der Akte die Karte Gutschrifteinstellungen für die automatische Gutschriftserstellung.

Die gewählte Anstellungsart wirkt sich zusätzlich auf die Kostenabrechnung des Mitarbeitenden aus:

Die Einstellung Einsicht in eigene Kostenabrechnung im Abschnitt Abrechnung, bei freien Mitarbeitern mit Gutschrift Einsicht in eigene Gutschrift, entscheidet, ob der Mitarbeitende seine eigene Kostenabrechnung oder Gutschrift im Self-Service sehen darf, etwa um Stundenstand und abgerechnete Beträge selbst zu prüfen. Standardmäßig aktiv, kann pro Mitarbeitendem deaktiviert werden.

Bei Deaktivierung verschwindet für den Mitarbeitenden nicht nur der Menüpunkt „Kostenabrechnung" beziehungsweise „Gutschriften", sondern zusätzlich auch der Menüpunkt „Auszahlungsdokumentation" unter „Meine Auswertungen".

Optionale Buchhaltungskennung. Das Feld erscheint, wenn in den Einstellungen des Exports für Buchhaltung unter Mitarbeiter Kreditorennummer die Option als eigenes Feld Kreditorennummer bei jedem Mitarbeiter zwingend anzugeben gewählt ist. Sonst dient die Personalnummer als Kreditorennummer.

Hier steuern Sie, ob der Mitarbeitende Anwesenheitszeiten stempelt und ob sie in Auswertungen berücksichtigt werden. Die Felder stehen im Abschnitt Anwesenheit & Zugang, der Schalter heißt Anwesenheiten berücksichtigen.

Zusätzlich legen Sie mit der Checkbox Anwesenheit in der Weboberfläche starten/beenden fest, ob sich der Mitarbeitende auch direkt in ZEP an- und abmelden kann, ohne die ZEP Clock App oder ein Terminal zu nutzen. Ist die Option aktiv, findet der Mitarbeitende nach der Anmeldung in seinem Profil-Menü rechts oben die Aktion „Anwesenheitszeit starten (Kommen)" und zum Beenden „Anwesenheitszeit beenden (Gehen)".

Für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig setzen Sie beide Einstellungen in der Mitarbeiterübersicht über die Mehrfachaktion Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten ändern, siehe Mitarbeiterübersicht.

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob der Mitarbeitende seine Zeiten ausschließlich über die ZEP Clock App stempelt. Zeiten von Hand erfassen oder ändern kann er dann nicht. Sie finden die Auswahl Manuelle Zeiterfassung deaktivieren im Reiter Einstellungen im Abschnitt Anwesenheit & Zugang, beim Anlegen im Schritt Einstellungen des Assistenten. Drei Werte stehen zur Verfügung: „Standard (Ja)“ beziehungsweise „Standard (Nein)“ übernimmt die Voreinstellung aus Mitarbeiter – Administration, „Ja“ deaktiviert die manuelle Erfassung, „Nein“ erlaubt sie. Sinnvoll im Außendienst, wo manuelle Korrekturen vermieden werden sollen.

Im Abschnitt Anwesenheitserfassung Clock App legen Sie fest, wie der Mitarbeitende die ZEP Clock App nutzt. Die Checkbox Verwendung des Single User Login betrifft die Anmeldung mit eigenem Zugang im Single-User-Modus. Im Feld PIN für Multi User Login hinterlegen Sie eine PIN aus ein bis vier Ziffern für die Anmeldung an einem gemeinsam genutzten Gerät im Multi-User-Modus. Über Standort-Übermittlung legen Sie fest, ob bei jeder Stempelung der Standort übermittelt wird, etwa als Nachweis bei Außendienstmitarbeitenden. Beide Modi beschreibt der Artikel ZEP Clock App.

Die Chip-Verwaltung erfolgt zentral in der Administration unter System > RFID-Chips. Ist dem Mitarbeitenden ein Chip zugewiesen, zeigt der Reiter Einstellungen im Abschnitt Anwesenheit & Zugang die Checkbox RFID-Chip mit der Chipnummer. Entfernen Sie das Häkchen und speichern Sie, hebt ZEP die Zuordnung auf. Einen Chip zuweisen Sie in der Administration.

Die Checkbox Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigen im Abschnitt Abrechnung aktiviert die Abgeltung von Mehrkosten bei Dienstreisen. Ist das Reisekostenmodul auf die österreichische Berechnungslogik konfiguriert, wählen Sie unter Berechnungsverfahren zusätzlich zwischen „Kalendertag-Regelung“ (pauschal pro Kalendertag) und „24-Stunden-Regelung“ (Berechnung nach tatsächlicher Reisedauer). Welche Variante steuerlich passt, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Die ausführliche Beschreibung der Berechnungsverfahren und der Konfiguration in der Administration finden Sie im Artikel Mitarbeitereinstellungen – Reisekostenabrechnung.

Für jede Lohn- oder HR-Schnittstelle, die eingerichtet ist, erscheint im Reiter Stammdaten unter Schnittstellen ein eigenes ID-Feld. In der Akte zeigt die Kopfkarte die gepflegten IDs. Solange die Verbindung nicht steht, bleibt das Feld ausgeblendet. Die ID ist Pflicht für die Synchronisation und ordnet den ZEP-Mitarbeitenden dem entsprechenden Datensatz im Drittsystem zu. Fehlt sie, wird der Mitarbeitende beim Sync übersprungen. Bei DATEV genügt es, wenn die Personalnummer in ZEP mit der in DATEV übereinstimmt. Dann kann das Feld leer bleiben.

Über das Freigabedatum geben Mitarbeitende ihre Projektzeiten frei. Das Freigabedatum markiert den Stichtag, bis zu dem der Mitarbeitende seine Zeiten und Belege freigegeben hat. Damit bestätigt er, dass seine Einträge bis zu diesem Tag vollständig sind. Das ist ein typischer Schritt vor dem Monatsabschluss.

Mitarbeitende tragen das Freigabedatum selbst in der Projektzeit-Eingabemaske ein. In der KW-Zeile oberhalb der Tagesspalten erscheint dort das zuletzt gesetzte „Freigegeben bis"-Datum, das per Klick aktualisiert wird. Nach dem Eintragen sind Projektzeiten, Belege und Fehlzeiten bis einschließlich des Freigabedatums für den Mitarbeitenden gesperrt — und er kann das Datum selbst nicht mehr zurücknehmen. Nachträglich ändern oder entfernen lässt sich das Freigabedatum in der Mitarbeiterakte, wenn Sie für den Mitarbeitenden die Rechte „Mitarbeitereinstellungen“ (Anzeigen) und „Zeiten, Belege, Reisekosten“ (Bearbeiten) haben.

Das gesetzte Freigabedatum ist an mehreren Stellen sichtbar:

Mit der rückwärtigen Erfassung erlauben Sie dem Mitarbeitenden, Projektzeiten oder Belege rückwirkend einzutragen, auch wenn die globale Erfassungs-Sperre bereits greift. Dazu aktivieren Sie im Abschnitt Erfassung den Schalter Rückwärtige Erfassung zusätzlich zurück und geben unter Für Projektzeit (in ZEP Clock Für Arbeitszeit) und Für Belege jeweils eine Anzahl Tage an. Typische Werte sind 7, 14 oder 30 Tage je nach Branche und internem Workflow.

Optional setzen Sie unter Gültig bis ein Datum in der Zukunft. Nach diesem Datum ist die rückwärtige Erfassung wieder gesperrt, sinnvoll als zeitlich begrenztes Sonderrecht, etwa bei einem Nachzieh-Lauf zum Monatsabschluss.

Kostenstelle und Kostenträger werden in Buchhaltungs- und Fakturaexports verwendet. Zentral der DATEV-Export liest beide Werte aus. Die Kostenstelle wählen Sie aus den Stammdaten. Den Kostenträger tragen Sie numerisch oder alphanumerisch ein, je nach der Einstellung Kostenträger Format im Export für Buchhaltung. So ordnet der Export die Buchungen des Mitarbeitenden der passenden Kostenstelle und dem passenden Kostenträger zu.

Mit aktivem Import-Recht darf der Mitarbeitende eigene Zeiten per Excel-Datei in ZEP einspielen, ergänzend zur manuellen Erfassung. Sinnvoll, wenn Zeiten zunächst in einem anderen Werkzeug erfasst und dann gesammelt in ZEP übernommen werden sollen.

In ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business heißt das Feld Projektzeiten-Import: importiert werden Projektzeit-Buchungen mit Projekt, Tätigkeit, Datum, Dauer und Bemerkung. In ZEP Clock trägt das Feld den Namen Arbeitszeiten-Import: importiert werden hier reine Arbeitszeit-Buchungen mit Datum, Start- und Endzeit. Die zugrundeliegende Excel-Import-Funktion ist identisch — die Spalten der Vorlage richten sich nach der Produktlinie.

Die Checkbox Login ohne OAuth sperren im Abschnitt Anwesenheit & Zugang wirkt nur, wenn in der Administration ein alternatives Login-Verfahren (OAuth oder LDAP) konfiguriert ist. Ist sie gesetzt, meldet sich der Mitarbeitende ausschließlich über das alternative Verfahren an. Das klassische ZEP-Login mit Benutzername und Passwort ist gesperrt. Empfehlenswert bei zentral verwalteten Identitäten, um die Authentisierungspolitik konsistent zu halten.

Die Überstunden-Einstellung steht im Reiter Einstellungen im Abschnitt Überstunden. Den Urlaubsanspruch pflegen Sie im Beschäftigungszeitraum, Startwerte für Überstunden und Urlaub über die Unternavigation des Mitarbeitenden.

Die Checkbox Überstunden berechnen und anzeigen schaltet die Überstundenberechnung für den Mitarbeitenden ein. Ohne Haken führt ZEP für ihn keinen Überstundensaldo und keine Zeitzuschläge, etwa wenn Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Saldo und Dashboard-Kachel Überstunden & Pausen entfallen dann auch für Administratoren.

Mitgebrachte Überstunden und Resturlaub aus dem Vorjahr tragen Sie als Startwert über den Eintrag Ausgleich Überstd., Urlaub in der Unternavigation des Mitarbeitenden unter Mitarbeiterverwaltung, Spalte Aktivitäten. Dieselbe Maske führt beide Größen, einen eigenen Weg für den Resturlaub gibt es nicht.

Öffnen Sie die Zeile des Monats, der den Zusatz (Anfangssaldo) trägt. ZEP setzt ihn auf den ersten Beschäftigungsmonat oder auf den Monat, in dem der Bereich eingeführt wurde. Je Größe wählen Sie dann zwischen zwei Buchungsarten:

Tragen Sie den Wert immer als positive Zahl ein. Die Richtung bestimmt allein die gewählte Buchungsart. ZEP zeigt deshalb auch nur das Eingabefeld, das zur Auswahl passt.

Im Reiter Kontakt erfassen Sie die private und geschäftliche Erreichbarkeit, in der Akte zeigt sie die Karte Kontaktdaten. Alle Felder sind grundsätzlich optional. Eine Ausnahme: Wird beim Anlegen unter Kennwortvergabe die Option „Link per E-Mail senden“ gewählt, ist die E-Mail-Adresse Pflicht, damit der Mitarbeitende den Link zum Setzen seines Kennworts erhält.

Straße (maximal 64 Zeichen), PLZ (maximal 32), Ort (maximal 64) und Land (maximal 64) bilden die Postadresse. Über Adresszusatz blenden Sie zwei weitere Zeilen ein, Adresszusatz 1 und Adresszusatz 2 mit je maximal 64 Zeichen. Sie wird intern verwendet, in Briefen aus dem Briefpapier-Modul, in Gutschriften für Freelancer und in der DATEV-Lohnabrechnung als Mitarbeiter-Adresse.

Die E-Mail-Adresse ist Pflicht beim Versand des Kennwort-Links und darf höchstens 64 Zeichen lang sein. ZEP lässt jede E-Mail-Adresse nur einmal zu. Das ist auch für Schnittstellen wie Personio wichtig, die Mitarbeitende oft über die E-Mail-Adresse zuordnen.

Ändern Sie die E-Mail-Adresse, übernimmt ZEP die neue Adresse in die Kalendertermine, in denen der Mitarbeitende eingetragen ist. Gelingt das nicht für alle Termine, weist ZEP nach dem Speichern darauf hin. Solange der Mitarbeitende eigene Termine oder Kalenderfreigaben hat, lässt sich die E-Mail-Adresse ändern, aber nicht leeren.

Bei Anmeldung über OAuth (etwa Microsoft Entra ID oder Google Workspace) erfassen Sie zusätzlich die ID des Anmeldedienstes. Das Feld steht im Reiter Kontakt unter der E-Mail-Adresse und trägt den Namen Ihres Anmeldedienstes, etwa „Google ID“. Tragen Sie dort die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden beim Anmeldedienst ein, höchstens 64 Zeichen. Damit wird der ZEP-Account beim Login dem Konto beim Anmeldedienst zugeordnet. Jede ID kann nur einem Mitarbeitenden zugeordnet sein. Beim Anlegen erfassen Sie die ID im ersten Schritt des Assistenten.

Zusätzlich sichern Sie die Anmeldung über Single Sign-On mit Ihrem Identity Provider samt Mehr-Faktor-Authentifizierung, über Kennwortrichtlinien und über erlaubte IP-Adressen ab. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über den Dienst Duo Security richtet ZEP auf Anfrage ein.

Drei Felder stehen zur Verfügung: Telefon Firma, Telefon Privat und Mobil (in der Karte Handy), alle mit bis zu 32 Zeichen. Das Feld Fax erscheint nur, wenn bereits eine Faxnummer gespeichert ist. Werden ausschließlich intern verwendet, beispielsweise für interne Verzeichnisse oder Notfall-Kontaktwege, und lassen sich jederzeit über die Mitarbeiterdaten pflegen.

Die Bankverbindung wird von mehreren Modulen gelesen: vom Reisekostenmodul für die Erstattung von Reisekosten, vom DATEV-Export für die Lohnüberweisung und vom Gutschriftsmodul für Freelancer-Auszahlungen. Bei aktiven Erstattungs- oder Gutschrifts-Workflows ist die Bankverbindung deshalb Pflicht. Ohne diese Funktionen bleibt der Bereich rein optional.

In der Akte zeigt die Karte Bankverbindung die Daten. Über das Stift-Symbol der Karte öffnen Sie einen eigenen Dialog mit den Feldern Kontoinhaber, falls abweichend (maximal 150 Zeichen), Bank (maximal 64), IBAN und BIC (maximal 11). Die Felder Konto-Nr. und BLZ erscheinen nur, wenn dort bereits Werte gespeichert sind. Sehen und bearbeiten lässt sich die Bankverbindung mit dem Recht „Bankdaten“.

Der Reiter Gutschrift und die Karte Gutschrifteinstellungen erscheinen nur, wenn im Reiter Stammdaten die Anstellung auf „Freier Mitarbeiter mit Gutschrift“ gesetzt ist. Damit Sie diese Anstellung überhaupt wählen können, muss unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen die Option Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren gesetzt sein.

Die Währung wählen Sie aus den in ZEP verfügbaren Währungen. Vorgeschlagen ist die Währung der Abteilung oder die Basiswährung. Der Steuersatz aus den Stammdaten wird auf die Gutschriftspositionen angewendet, typischerweise 19 % für deutsche Freelancer oder 0 % für Kleinunternehmerregelung. Mit der Option Diesen Steuersatz auch für Belege verwenden wenden Sie den Steuersatz auch auf die Belege in der Gutschrift an.

Eigenständige Anschrift für die Gutschrift, falls sie sich vom Mitarbeiter-Kontakt unterscheidet, beispielsweise wenn der Freelancer über eine GmbH oder ein Einzelunternehmen abrechnet. Über Abweichende Adresse für Gutschrift blenden Sie die Felder Name, Straße, Adresszeile 2, Adresszeile 3, PLZ, Ort und Land ein.

Im Abschnitt Text für Gutschrift hinterlegen Sie mit Oberer Text und Unterer Text individuelle Texte für Kopf und Fuß der Gutschrift. Oben typischerweise Empfänger-Anrede oder Leistungsbezug, unten Zahlungshinweise oder rechtliche Pflichtangaben wie der Kleinunternehmerhinweis nach § 19 UStG. Beide Felder unterstützen Formatierungen, Textbausteine und Platzhalter.