Das Modul Personalmanagement erweitert die Mitarbeiterakte um die Personaldaten Ihrer Mitarbeitenden: Skills mit Nachweisen, Vergütungen, Vertragsdaten, Steuer- und Versicherungsdaten, Inventar, Notizen und Mitarbeitergespräche. So haben Sie die wichtigsten Angaben einer Personalakte direkt bei der jeweiligen Person. Zum Start richten Sie in den Grundeinstellungen den Skill-Katalog, die Gesprächsformulare und die Vergütungsarten ein und legen fest, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf.

Die Aufgaben im Personalmanagement verteilen sich auf diese Rollen. Welche Rolle welche Personaldaten sieht und bearbeitet, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte fest, für jede Datenart mit eigener Zeile.

Welche Rechte das Modul ergänzt, beschreibt der Artikel Grundeinstellungen – Personalmanagement.

Durch das Modul kommen in der Mitarbeiterakte, im Profil und in der Administration folgende Menüpunkte hinzu. Die Seiten der Mitarbeiterakte erreichen Sie, indem Sie im Hauptmenü Mitarbeiter eine Person öffnen. Jeder Menüpunkt erscheint für Nutzer, die das zugehörige Recht besitzen. Mit dem Personalmanagement gliedert sich das Menü Mitarbeiterakte in zwei Spalten: Mitarbeiterdaten mit den Daten-, Vertrags-, Vergütungs-, Steuer- und Skill-Seiten sowie Dokumentation mit Mitarbeitergesprächen, Notizen, Dokumenten und Historie.

Unter Vertragsdaten hinterlegen Sie die vertraglichen und sozialversicherungsrelevanten Angaben einer Person, etwa Arbeitnehmertyp, Befristung, Probezeit, Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel sowie Kinder für die Pflegeversicherung. Jeder Stand gilt ab einem Datum, so bleibt die Entwicklung nachvollziehbar. Den Tätigkeitsschlüssel 2010 bildet ZEP aus diesen Angaben automatisch. Regelarbeitszeit und Beschäftigungszeitraum pflegen Sie im Arbeitszeitmodell der Mitarbeiterakte.

Alle Felder beschreibt der Artikel Vertragsdaten, Steuer & Versicherung, Inventar und Notizen.

Unter Vergütungen erfassen Sie die Grundvergütung als Festgehalt oder Stundenlohn, jeweils gültig ab einem Startdatum, sowie variable Vergütungen wie Sonderzahlungen, Sachbezüge oder Urlaubsgeld, einmalig oder wiederkehrend. Die Vergütungsübersicht zeigt für ein gewähltes Jahr, was pro Monat zusammenkommt. Vergütungen lassen sich von anderen Mitarbeitenden kopieren und über eine Mehrfachaktion in der Mitarbeiterliste mehreren Personen in einem Schritt hinzufügen.

Details beschreibt der Artikel Vergütungen.

Unter Steuer & Versicherung pflegen Sie die Steuerdaten einer Person, etwa Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Kirchenzugehörigkeit, sowie die Versicherungsdaten mit Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherung, betrieblicher Altersvorsorge und Schwerbehinderung. Beide Bereiche führen datierte Stände, sodass eine Änderung wie ein Wechsel der Steuerklasse ab einem Stichtag gilt. Details beschreibt der Abschnitt Steuer & Versicherung.

Unter Skills ordnen Sie einer Person Skills aus dem Skill-Katalog zu, bewerten die Kenntnisse mit einem bis fünf Sternen und hinterlegen bei Bedarf einen Nachweis, etwa ein Zertifikat. Skills lassen sich auch von einer anderen Person kopieren. In der Mitarbeiterliste blenden Sie die Spalte Skills über die Tabellenkonfiguration ein und filtern nach einzelnen Skills. Details beschreibt der Artikel Skills – Personalmanagement.

Unter Mitarbeitergespräche erfassen Sie Gespräche auf Basis der Formulare, die Sie in der Administration anlegen. Für wiederkehrende Gespräche wie Jahres- oder Feedbackgespräche legen Sie Regeltermine an, aus denen ZEP die nächsten Termine berechnet. Details beschreibt der Artikel Mitarbeitergespräche.

Unter Notizen halten Sie formatierte Notizen zu einer Person fest, jeweils mit Titel und Text. Wer eine Notiz erstellt und zuletzt bearbeitet hat, zeichnet ZEP automatisch auf. So dokumentieren Sie etwa Absprachen oder Hinweise zur Einarbeitung direkt bei der Person, siehe Notizen.

Im Profil erscheint der Reiter Skills. Hier pflegen Mitarbeitende ihre eigenen Skills selbst, mit denselben Möglichkeiten wie in der Mitarbeiterakte. Voraussetzung ist das Recht Eigene Skills. So halten Mitarbeitende ihr Profil selbst aktuell, etwa nach einer neuen Zertifizierung, siehe Eigene Skills im Profil.

Unter Administration > Mitarbeiter kommen drei Menüpunkte hinzu, die Administratoren zur Verfügung stehen:

Dieselben Menüpunkte erreichen Sie auch über das Zahnrad Administration in der Navigation eines Mitarbeitenden. Die Einrichtung beschreibt der Artikel Grundeinstellungen – Personalmanagement.

Das Personalmanagement ergänzt die Seite Mitarbeiterakte um Karten, die den aktuellen Stand der Personaldaten auf einen Blick zeigen. Jede Karte erscheint mit dem passenden Recht und führt auf die zugehörige Seite. Stammdaten, Kontaktdaten und Arbeitszeitmodell der Mitarbeiterakte beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten.

Das Inventar pflegen Sie direkt über die Karte auf der Mitarbeiterakte, siehe Inventar.

Im Mitarbeiter-Dashboard zeigt die Kachel Anstehende Ereignisse zusätzlich die nächsten Mitarbeitergespräche aus den Regelterminen. Je Regeltermin erscheint der nächste Termin, sofern er in den kommenden 90 Tagen liegt. Die Gesprächstermine sehen Nutzer mit dem Recht Mitarbeitergespräche.