Im Profil sehen und pflegen Sie Ihre eigenen Daten, persönlichen Einstellungen und Schnittstellen-Zugänge. Sie öffnen es oben rechts über Ihr Profilbild und den Eintrag Profil. Die Seite gliedert sich in die Reiter Profil, Favoriten, Tasks und Supportfreigabe sowie das Menü Schnittstellen mit Mobile Apps (ZEP App, ZEP Clock App), Kalender, Adressbüchern und URLs. Mit dem Personalmanagement kommt der Reiter Skills hinzu.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Track, ZEP Clock, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business. Welche Menüpunkte erscheinen, hängt von Ihren gebuchten Modulen und Rechten ab. Die Voraussetzungen stehen am jeweiligen Abschnitt.
Eigene Daten
Der Reiter Profil zeigt Ihre Daten in Karten: links Stammdaten und Kontaktdaten, rechts Benutzerdaten, Einstellungen und Bankverbindung. Freie Mitarbeitende mit Gutschrift sehen zusätzlich ihre Gutschrifteinstellungen. Über das Stift-Symbol einer Karte öffnen Sie den Dialog Mein Profil bearbeiten beziehungsweise den Dialog für die Bankverbindung.
Allgemeine Daten
Im Reiter Allgemein des Dialogs Mein Profil bearbeiten pflegen Sie Ihre persönlichen Daten selbst:
Profilbild: Bild hochladen, ändern oder entfernen (bis 5 MB). Es erscheint in Tabellen und Übersichten neben Ihrem Namen.
Anrede, Titel und Geburtstag
Adressdaten: Straße, PLZ, Ort und Land, über Adresszusatz zusätzlich Adresszusatz 1 und Adresszusatz 2.
Kontaktdaten: Telefon Firma, Telefon Privat und Mobil.
Ihre Personalnummer und Ihre E-Mail-Adresse sehen Sie im Dialog zur Information. Die Änderungen stehen nach dem Speichern auch in Ihrer Mitarbeiterakte zur Verfügung, die Verwaltung muss sie nicht nachtragen.
Hinweis: Den Reiter Allgemein, die Bankverbindung und die Gutschrift-Angaben bearbeiten Sie mit dem Recht Allgemeine Daten im Abschnitt Meine Berechtigungen Ihrer Rolle. Welche Rolle dieses Recht hat, legen Administratoren unter Rollen & Rechte fest.
Bankverbindung
Über das Stift-Symbol der Karte Bankverbindung hinterlegen Sie Bank, IBAN und BIC sowie einen Kontoinhaber, falls das Konto nicht auf Ihren Namen läuft. Die Angaben stehen anschließend auch in Ihrer Mitarbeiterakte. So muss die Verwaltung eine neue Kontoverbindung nicht nachtragen.
Benutzerdaten und Kennwort
Die Karte Benutzerdaten zeigt Ihren Benutzernamen, Ihre Nutzer-Rolle und, falls die Administration eine Ablauffrist gesetzt hat, das Verfallsdatum Ihres Kennworts. Rolle und Benutzername vergibt die Administration.
Melden Sie sich mit einem eigenen ZEP-Kennwort an, ändern Sie es über Kennwort ändern: Sie geben Ihr aktuelles Kennwort ein, dann das neue Kennwort und zur Bestätigung ein zweites Mal.
Einstellungen
Den Reiter Einstellungen im Dialog Mein Profil bearbeiten bearbeiten Sie unabhängig von Ihrer Rolle. Er enthält Ihre persönlichen Präferenzen:
Sprache: Ihre Anzeige-Sprache für die ZEP-Oberfläche. Die Auswahl gilt nur für Ihren eigenen Zugang und wirkt unmittelbar nach dem Speichern. Die Anmeldeseite bleibt in der firmenweiten Standard-Sprache aus der Administration.
Kalender-Standardansicht: Vorbelegung der Kalender-Sicht.
Zuletzt bebuchte Projekte in Zeiterfassung anzeigen: Anzahl der Projekte zwischen 0 und 5, die bei der Zeiterfassung als Schnellauswahl erscheinen.
PIN-Code für ZEP Clock App: bis zu vier Ziffern für die Anmeldung an der ZEP Clock App, in ZEP Clock und bei aktiver Anwesenheitserfassung.
Im Abschnitt E-Mail des Reiters Einstellungen steuern Sie, wie ZEP Mail-Aktionen für Sie ausführt:
ZEP Mail-Client benutzen: wenn aktiviert, öffnen ZEP-Mail-Aktionen den internen Mailclient statt der lokalen Standard-Anwendung.
Trennzeichen für E-Mail-Adressen: Trennzeichen zur Aufteilung der Adressliste beim Versand an mehrere Empfänger.
Hinweis: Sobald Sie hier eigene E-Mail-Einstellungen speichern, gelten für Sie ausschließlich diese persönlichen Werte. Eine spätere Änderung der globalen E-Mail-Einstellung durch die Administration wirkt sich dann nicht mehr auf Ihr Profil aus.
Gutschrift
Als freier Mitarbeitender mit Gutschrift sehen Sie im Reiter Gutschrift Währung und Mehrwertsteuersatz Ihrer Gutschriften. Selbst pflegen Sie eine abweichende Adresse für die Gutschrift sowie den oberen und unteren Text, der auf der Gutschrift erscheint.
Skills
Mit dem Personalmanagement erscheint im Profil der Reiter Skills. Dort sehen Sie Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen und pflegen sie selbst, sofern Ihre Rolle das Recht Eigene Skills zum Bearbeiten hat. Ihre Einträge stehen der Personalverwaltung in Ihrer Mitarbeiterakte zur Verfügung. Wie Skills aufgebaut sind, beschreibt der Artikel Skills.
Hinweis: Das Personalmanagement ist in ZEP Business enthalten. In ZEP Clock ist das Personalmanagement zubuchbar.
Favoriten
Der Reiter Favoriten zeigt Ihre persönlich gespeicherten Filter und Auswertungs-Voreinstellungen. Jeden Filter können Sie umbenennen, neu setzen, in einen Standard-Filter umwandeln oder löschen. So rufen Sie häufig genutzte Tabellenansichten auf, ohne jedes Mal neu zu filtern, etwa die Mitarbeitenden einer Abteilung oder eine Auswertung mit festem Zeitraum.
Tasks
Der Reiter Tasks zeigt die für Sie geplanten Hintergrund-Aufgaben. Hier sind etwa Auswertungs-Exporte, periodische Berichte oder eingerichtete Erinnerungen sichtbar — mit Status, nächster Ausführung und Verlauf. Tasks werden überwiegend von der Administration für automatisierte Routinen eingerichtet. Die eigene Task-Liste lässt sich einsehen, deaktivieren oder erneut anstoßen.
Die Tabelle listet zu jeder Task folgende Angaben:
Name, Status, Zeitplan sowie letzte und nächste Ausführung mit Ergebnis
Download-Symbol: lädt die zuletzt erzeugte Ergebnisdatei direkt herunter
Symbol daneben: erzeugt stattdessen eine Download-URL für diese Datei
Klick auf den Namen: blendet die Ergebnisdateien der letzten Ausführungen zum Download ein
Supportfreigabe
Im Reiter Supportfreigabe erteilen Sie dem ZEP-Support die Erlaubnis, in Ihre Datenbank zu schauen — etwa zur Fehleranalyse bei einem Support-Vorgang. Dafür steht ein vorgefertigter E-Mail-Link bereit. Die E-Mail enthält Firmennamen und Betreff-Vorlage und wird mit Ihrem lokalen Mailclient versendet.
Ohne diese Freigabe greift der Support nicht auf produktive Kundendaten zu.
Schnittstellen
Das Menü Schnittstellen bündelt alle externen Verbindungen: Mobile Apps, Kalender, Adressbücher und persönliche Kurz-URLs. Kalender und Adressbücher stehen in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business zur Verfügung.
Mobile Apps
Konfigurations-Anleitung für die ZEP Clock App (Stempeluhr-App) und die ZEP App (Projekt- und Reisezeiten unterwegs):
App-Store-Links: direkte Downloads für iOS (App Store) und Android (Google Play).
ZEP-URL: die persönliche Login-URL, identisch zum Web-Zugang.
Benutzername: der eigene Login-Name oder die hinterlegte E-Mail-Adresse, je nach Login-Variante.
Kennwort-Hinweis: Anleitung zur Nutzung des vorhandenen ZEP-Kennworts für die App-Anmeldung.
QR-Code: komfortable Schnell-Konfiguration der App durch QR-Scan auf dem mobilen Gerät.
E-Mail-Link: Zusendung der Konfigurations-Daten per Mail an die hinterlegte Adresse.
Hinweis: Die Seite zeigt die App Ihrer Produktlinie: in ZEP Clock die ZEP Clock App, in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business die ZEP App.
Kalender
Im Bereich Kalender lässt sich der eigene ZEP-Kalender per CalDAV in externe Programme wie Thunderbird, Outlook, Apple Kalender oder Android-Apps einbinden. Damit stehen ZEP-Termine und Fehlzeiten auch außerhalb von ZEP zur Verfügung — synchronisiert über die Server-Adresse und die Anmelde-Daten aus dem eigenen Profil.
Hinweis: Diese CalDAV-Anbindung gibt ZEP-Kalender-Daten an externe Programme weiter und ist verschieden von der externen Kalender-Anbindung in der Zeiterfassung. Letztere liest umgekehrt Google- und Microsoft-Termine in den ZEP-Zeiterfassungs-Bildschirm ein (siehe Projektzeiten und Arbeitszeiten und Zusatzartikel: Outlook-Kalenderintegration).
Thunderbird mit TbSync
Schritte für die Einbindung in Thunderbird:
Installieren Sie in Thunderbird das Add-on TbSync.
Installieren Sie zusätzlich das Add-on Provider for CalDAV & CardDAV.
Legen Sie in TbSync ein neues CalDAV & CardDAV-Konto an.
Tragen Sie die in ZEP angezeigte Kalender-URL als Server-Adresse sowie Ihren ZEP-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
Wählen Sie den ZEP-Kalender zur Synchronisation aus und aktivieren Sie das Konto.
Freigegebene Kalender weiterer Mitarbeitender abonnieren Sie anschließend per Rechtsklick auf den Kalender und Kalender suchen (CALDAV).
Outlook mit CalDav Synchronizer
Schritte für die Einbindung in Outlook (ab Version 2007):
Installieren Sie die Erweiterung Outlook CalDav Synchronizer.
Öffnen Sie im Reiter CalDav Synchronizer die Synchronization Profiles.
Legen Sie über Add multiple profiles ein neues Profil an und bestätigen Sie den Typ Generic CalDAV/CardDAV.
Tragen Sie die ZEP-Kalender-URL unter Server settings > DAV URL ein und hinterlegen Sie Ihren ZEP-Benutzernamen und Ihr Kennwort.
Rufen Sie mit Discover and assign to Outlook folders alle verfügbaren ZEP-Kalender ab und ordnen Sie jeden einem eigenen Outlook-Ordner zu.
Wählen Sie den Synchronisationsmodus je Kalender: Termine als Two-Way, Fehlzeiten als Merge.
Vorsicht: Verwenden Sie keine Replica-Varianten der Synchronisation. Sie löschen bestehende Termine in Outlook.
Apple macOS und iOS
Schritte für Mac (macOS) und iPhone/iPad (iOS):
Wählen Sie im Kalender-Programm Account hinzufügen.
Wählen Sie Anderer CalDAV-Account und klicken Sie auf Fortfahren.
Wählen Sie den Account-Typ Erweitert, tragen Sie Server-Adresse, Server-Pfad und Port aus dem ZEP-Profil ein und aktivieren Sie SSL.
Hinterlegen Sie Ihren ZEP-Benutzernamen und Ihr Kennwort und bestätigen Sie die Anmeldung.
Alle eigenen und freigegebenen ZEP-Kalender erscheinen anschließend in der Kalender-App. Später hinzukommende Freigaben werden beim nächsten Aktualisieren automatisch übernommen.
Android mit DAVx5
Schritte für Android-Geräte mit der App DAVx⁵:
Installieren Sie die App DAVx⁵ aus dem Google Play Store oder von f-droid.org.
Legen Sie in DAVx⁵ über mit URL und Benutzername anmelden ein neues CalDAV/CardDAV-Konto an.
Tragen Sie die ZEP-Kalender-URL ein und hinterlegen Sie Ihren ZEP-Benutzernamen und Ihr Kennwort.
Wählen und abonnieren Sie nach der Anmeldung die gewünschten Kalender.
Installieren Sie die App von f-droid.org, erlauben Sie vorher in den Android-Einstellungen die Installation aus unbekannten Quellen.
Kalenderfreigaben
Im unteren Bereich der Kalender-Sektion finden sich zwei Tabellen:
Für mich freigegebene Mitarbeiterkalender: alle Kalender anderer Mitarbeitender, die der eingeloggte Nutzer einsehen oder bearbeiten darf.
Meine freigegebene Kalender: alle eigenen Kalender, die für andere Mitarbeitende freigegeben sind, inklusive Berechtigungs-Stufe.
Um Kolleginnen und Kollegen Zugriff auf Ihren Kalender zu geben, öffnen Sie in der Tabelle Meine freigegebene Kalender die Freigabe-Bearbeitung für die gewünschte Person. Für den Terminkalender stehen dabei die Berechtigungs-Stufen „Lesezugriff“ und „Lese und Schreibzugriff“ zur Auswahl. Der Fehlzeitenkalender lässt sich mit „Lesezugriff“ freigeben und erscheint als Option ausschließlich, wenn der Bereich Abwesenheiten & Überstunden aktiviert ist. Eine bestehende Freigabe können Sie über dieselbe Tabelle jederzeit wieder entziehen.
Die Administration kann festlegen, dass Mitarbeitende ohne entsprechendes Zusatzrecht ihre Kalenderfreigaben nicht selbst verwalten dürfen. In diesem Fall übernimmt die Administration die Vergabe und den Entzug der Freigaben.
Adressbücher
CardDAV-Export-Adressen für vier Adressbuch-Typen, einbindbar in externe Adressbuch-Programme:
Alle: das Gesamt-Adressbuch mit allen für den Mitarbeitenden exportierbaren Kontakten.
Ansprechpartner: alle dem Mitarbeitenden zugänglichen Ansprechpartner.
Kunden: die Adressdaten der zugeordneten Kunden.
Mitarbeiter: interne Adressliste der Kolleginnen und Kollegen.
Hinweis: Adressbücher sind in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business verfügbar.
URLs
Persönliche Kurz-URLs (Short-URLs) für häufig genutzte Auswertungen oder Filter-Voreinstellungen. Jede Kurz-URL bildet einen stabilen Direkt-Link, der per Lesezeichen, Mail-Signatur oder Kollegen-Austausch geteilt werden kann — typische Anwendungsfälle sind monatliche Standard-Reports, Filter-Voreinstellungen für regelmäßige Projekt-Kontrolle oder gemeinsam genutzte Auswertungs-Sichten im Team.