Über der Mitarbeiterakte jedes Mitarbeitenden steht eine Unternavigation mit allen Bereichen, die über die Stammdaten hinausgehen. Sie gliedert sich in Dashboard, Mitarbeiterakte, Mitarbeiterverwaltung, Einplanung beziehungsweise Planung, Auswertungen und das Zahnrad Administration. Hier verwalten Sie Beschäftigungszeiträume, Regelarbeitszeit, interne Stundensätze, Dokumente sowie alle direkt am Mitarbeitenden erfassten Daten, von Projektzeiten und Belegen bis zu Kalender, Angeboten und Tickets. Auch Pseudonymisieren und Löschen erreichen Sie hier.
Hinweis: Welche Sub-Bereiche im Untermenü erscheinen, hängt von Ihrer Produktlinie, der Rolle des angemeldeten Anwenders und den gebuchten Modulen ab. Sie öffnen die Unternavigation über Mitarbeiter im Hauptmenü und einen Klick auf den Benutzernamen des Mitarbeitenden. Die Karten der Akte beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten, das Dashboard der Artikel Mitarbeiter-Dashboard.
Mitarbeiterakte
In der Gruppe Mitarbeiterakte liegen die Akte selbst und die Bereiche, die für jeden Mitarbeitenden gepflegt werden. Mit dem Personalmanagement kommen weitere Einträge hinzu.
Karten der Akte
Der Eintrag Mitarbeiterakte öffnet die Akte mit ihren Karten, etwa Stammdaten, Kontaktdaten, Benutzerdaten, Arbeitszeitmodell, Einstellungen und Bankverbindung. Über das Stift-Symbol einer Karte öffnen Sie den Dialog Mitarbeiter bearbeiten mit den Reitern Stammdaten, Kontakt, Einstellungen und bei freien Mitarbeitern mit Gutschrift Gutschrift. Die vollständige Feld-Referenz beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten.
Hinweis: In der Karte Benutzerdaten steht die Aktion Kennwort zurücksetzen zur Verfügung. Darüber senden Sie einem Mitarbeitenden einen Anmeldelink oder setzen sein Kennwort neu. Den Ablauf beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.
Beschäftigungszeiträume
Die Beschäftigungszeiträume pflegen Sie über den Eintrag Arbeitszeitmodell. Die Seite zeigt oben die Beschäftigungszeiträume und darunter die Regelarbeitszeiten. Hier verwalten Sie alle Anstellungs- und Austrittsdaten des Mitarbeitenden. Ein offener Beschäftigungszeitraum mit Anfangsdatum ohne Endedatum bedeutet, dass die Person aktuell beschäftigt ist. Ein Endedatum schließt das Beschäftigungsverhältnis. Pro Person können mehrere Beschäftigungszeiträume hintereinander liegen, etwa bei Wiedereinstieg nach Elternzeit, befristeten Verträgen oder Sabbatical.
In der Tabelle der Beschäftigungszeiträume stehen pro Eintrag vier Aktionen zur Verfügung, die als Icons rechts in der Zeile erscheinen:
Bearbeiten — öffnet die Maske mit Start- und Endedatum, Urlaubsanspruch (mit dem Bereich Abwesenheiten und Überstunden) und Bemerkung.
Löschen — entfernt den Zeitraum vollständig. Wird typischerweise nur für versehentlich angelegte Einträge verwendet.
Aufteilen — splittet einen Beschäftigungszeitraum in zwei Perioden. Sie wählen das Trennungsdatum innerhalb des Zeitraums. ZEP legt automatisch zwei neue Zeiträume an. Sinnvoll, wenn sich der Urlaubsanspruch oder das Pensum innerhalb eines Zeitraums geändert hat. Voraussetzung: Der Zeitraum muss mindestens zwei Tage lang sein.
Vereinigen — fasst einen Zeitraum mit dem unmittelbar vorangehenden zusammen. Voraussetzung: Beide Zeiträume müssen denselben Urlaubsanspruch haben. Sinnvoll, wenn ein versehentlich getrennter Zeitraum wiederhergestellt werden soll.
Pausiert eine Person ihr Beschäftigungsverhältnis und kehrt später zurück, legen Sie dafür keinen neuen Mitarbeitenden an. Sie beenden den laufenden Beschäftigungszeitraum, legen für die Zeit der reduzierten Tätigkeit einen neuen, direkt anschließenden Zeitraum an und hinterlegen die verringerten Stunden über eine neue Regelarbeitszeit. So bleiben alle bisher erfassten Zeiten, Belege und Auswertungen am selben Datensatz erhalten.
Eine geringfügige Beschäftigung wie einen Minijob bilden Sie über eine reduzierte Regelarbeitszeit ab. Wechselt eine Person zwischen Haupttätigkeit und Minijob, legen Sie die Phasen als aufeinanderfolgende Beschäftigungszeiträume an.
Hinweis: Die Lizenzwirkung beim Beenden eines Beschäftigungszeitraums unterscheidet sich pro Produktlinie. Den vollständigen Workflow zum Deaktivieren beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.
Hinweis: Mit dem Modul Abwesenheiten und Überstunden wird pro Beschäftigungszeitraum zusätzlich der jährliche Urlaubsanspruch gepflegt — inklusive Resturlaubs-Übertrag und Pensum-bezogener Anpassungen.
Hinweis: In den Auswertungen steht ein Mitarbeitender zur Auswahl, wenn sich der eingestellte Auswertungszeitraum mit mindestens einem seiner Beschäftigungszeiträume überschneidet.
Regelarbeitszeit
Unterhalb der Beschäftigungszeiträume pflegen Sie auf der Seite Arbeitszeitmodell die Regelarbeitszeit. Darin bilden Sie die vertragliche Arbeitszeit-Vereinbarung (Wochenstunden, Wochenarbeitszeit) des Mitarbeitenden ab: Wochentage als Arbeitstage, Stunden pro Tag oder Monat, Feiertagskalender, Stundenobergrenzen, Pausenregelung und optional Überstundenabgleich. Sie ist das Fundament jeder Soll-Stunden- und Überstunden-Berechnung in ZEP. Pro Mitarbeitendem können Sie mehrere Regelarbeitszeiten hintereinander mit einem Gültig-ab-Datum hinterlegen. Bei Vertragswechsel legen Sie über Neue Regelarbeitszeit einen neuen Eintrag an, der bisherige bleibt für vergangene Zeiträume gültig.
Hinweis: Regelarbeitszeiten lassen sich nicht ändern, löschen oder neu anlegen, wenn dadurch ein bereits durch Monatsabschluss abgeschlossener Zeitraum betroffen wäre oder wenn sich die Pausenregelung für einen Zeitraum ändern würde, in dem bereits Projektzeiten erfasst sind.
Folgende Felder stehen im Regelarbeitszeit-Dialog zur Verfügung:
Vertrag (Vertragsart) — wählen Sie zwischen Stunden pro Tag und Stunden pro Monat. Bei Stunden pro Tag erfassen Sie pro Wochentag (Montag bis Sonntag) die Soll-Stunden. Bei Stunden pro Monat geben Sie die Gesamtstunden pro Monat ein und markieren über Checkboxen, an welchen Wochentagen gearbeitet wird. Bei Stunden pro Monat ermittelt ZEP anhand der Arbeitstage und Feiertage des jeweiligen Monats automatisch eine durchschnittliche Soll-Stundenzahl pro Arbeitstag und schreibt diese für Folgemonate dynamisch fort. Ein eingetragener Urlaubstag entspricht dann dieser dynamisch ermittelten Regelarbeitszeit des jeweiligen Tages.
Arbeitstage und Stunden pro Tag — pro Wochentag aktivieren Sie die Checkbox und tragen die Soll-Stunden ein. Ein Arbeitstag mit Stundenwert 0 ist möglich (sinnvoll für Mitarbeitende, die nur Urlaub erfassen, aber keine Zeiten buchen). Kein Arbeitstag bedeutet, dass an diesem Wochentag keine Fehlzeit eingetragen werden kann.
Feiertagskalender — Zuordnung eines Feiertagskalenders pro Mitarbeitendem, der die regional gültigen gesetzlichen Feiertage abbildet. Die Feiertage selbst pflegen Sie in der Administration unter Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage. Arbeiten Sie ohne den Bereich Abwesenheiten & Überstunden, finden Sie die Feiertage unter Sonstiges > Feiertage.
Wöchentliche Obergrenze — optionale Maximalstundenzahl pro Woche. ZEP markiert Überschreitungen in der Projektzeit-Ansicht.
Monatliche Obergrenze — optionale Maximalstundenzahl pro Monat. Überschreitungen werden in der Monatsendeauswertung und in der Mitarbeiter-Detailseite hervorgehoben.
Pausenregelung — Zuordnung einer Pausenregelung pro Mitarbeitendem. Die Regelungen pflegen Sie unter Administration > Projektzeiten & Belege > Pausenregelung, in ZEP Track unter Administration > Projektzeiten > Pausenregelung und in ZEP Clock unter Administration > Arbeitszeiten > Pausenregelung (mit zugebuchter Reisekostenabrechnung Arbeitszeiten & Belege).
Überstundenabgleich pro Monat — erscheint, wenn Sie mit abgegoltenen Überstunden arbeiten. Sie legen fest, ob nach „Fester Stundenanzahl“ oder nach „Prozentualem Anteil der Arbeitsstunden“ abgegolten wird, und tragen den Wert ein.
Hinweis: Die Regelarbeitszeit ist ein Standardbereich am Mitarbeitenden und in allen Produktlinien verfügbar — der Überstundenabgleich pro Monat setzt zusätzlich den Bereich Abwesenheiten und Überstunden mit entsprechender Lizenz voraus.
Die in der Regelarbeitszeit hinterlegten Arbeitstage wirken sich auf zwei weitere Module aus:
Modul „Abwesenheiten & Überstunden“: Wie ein Urlaubstag auf den Urlaubsanspruch zählt, legt die Einstellung Urlaubstage und Fehltage nach fest. Bei „Kalendertagen“ zählt jeder Urlaubstag als ganzer Tag, bei „Regelarbeitszeit / Vollzeit“ anteilig nach den Stunden des Wochentags im Verhältnis zum Vollzeitarbeitstag, siehe Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.
Modul „Ressourcenplanung": Jeder Arbeitstag der Regelarbeitszeit gilt als Soll-Tag für die Einplanung. An Wochentagen, die nicht als Arbeitstag hinterlegt sind, wird entsprechend keine Auslastung erwartet.
Wird eine der beiden Obergrenzen überschritten, erscheint rechts oben in der Projektzeittabelle unter Meine Auswertungen > Projektzeiten ein rotes Ausrufezeichen. Administratoren sehen es zusätzlich in der Unternavigation des Mitarbeitenden unter Mitarbeiterverwaltung > Projektzeiten. Der Tooltipp beim Darüberfahren zeigt die genaue Anzahl der Überschreitungsstunden sowie den betroffenen Monat oder die betroffene Woche. So sehen Mitarbeitende und Administratoren die Überschreitung sofort nach Erfassung, unabhängig vom Monatsabschluss.
Welche Arbeitszeit dabei als geleistet zählt, hängt vom Bereich Abwesenheiten und Überstunden ab: Ist der Bereich deaktiviert, fließen nur die tatsächlich erfasste Projektzeit sowie Feiertage in die Berechnung ein, mit dem Modul zusätzlich bezahlte Fehlzeiten wie Krankheit und Jahresurlaub. Ein Feiertag oder ganzer Fehltag wird dabei mit der Anzahl Stunden bewertet, die für den betreffenden Wochentag als Regelarbeitszeit gilt.
In den Auswertungen wird die wöchentliche Stunden-Obergrenze an zwei weiteren Stellen sichtbar: In der Monatsendeauswertung erscheint für betroffene Mitarbeitende zusätzlich die Tabelle „Einhaltung der wöchentlichen Stunden-Obergrenze", und im Monatsabschluss kennzeichnet ZEP Mitarbeitende mit Überschreitung durch ein Symbol. Diese Markierung ist rein informativ: Weder die Projektzeiterfassung noch der Monatsabschluss werden dadurch blockiert.
Interne Stundensätze
Die internen Stundensätze bilden ab, was der Mitarbeitende das Unternehmen pro Arbeitsstunde kostet — typischerweise inklusive Gehalt, Sozialabgaben und Overhead. Zur Ermittlung addieren Sie das Gehalt und anteilige Sachkosten wie Büromiete, Geräte oder Lizenzen. ZEP verwendet die internen Stundensätze für die Ertragsberechnung in den Projektauswertungen sowie für Abteilungsauswertungen zu Kosten und Margen.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Stundensatz anlegen: Pro Mitarbeitendem erfassen Sie einen Kostensatz mit Gültig-ab-Datum. Beim Anlegen speichert ZEP einen ersten internen Stundensatz ohne Gültig-ab-Datum mit dem Wert aus dem Assistenten (ohne Eingabe 0). Er gilt ab Beschäftigungsbeginn. Bei einer Gehaltsanpassung legen Sie über + Neuen internen Stundensatz anlegen einen neuen Satz mit Stichtag an.
Anpassung beim Pensum-Wechsel: Wechselt der Mitarbeitende zwischen Voll- und Teilzeit, hinterlegen Sie zum Stichtag den aktualisierten Kostensatz.
Projektspezifischer Stundensatz: Im einzelnen Projekt lässt sich ein abweichender interner Stundensatz hinterlegen. Für Ertragsauswertungen dieser Projekte verwendet ZEP automatisch den projektspezifischen Satz statt des Standard-Satzes der Person.
Historische Auswertung: Frühere Stundensätze bleiben erhalten, sodass Projektkalkulationen aus der Vergangenheit nachvollziehbar bleiben.
Rückstellungs-Stundensatz (mit dem Bereich Abwesenheiten und Überstunden): Für die Berechnung der Urlaubsrückstellungen können Sie einen abweichenden Stundensatz hinterlegen, der nur das Gehalt berücksichtigt — ohne Sozialabgaben und Overhead. Dieser zweite Satz wird ausschließlich für die Urlaubsrückstellungs-Berechnung verwendet, nicht für reguläre Ertragsauswertungen.
Währung des Stundensatzes (mit dem Bereich Standorte und Abteilungen): Wenn Mitarbeitende einer Abteilung mit eigener Währung zugeordnet sind, wird der interne Stundensatz in der Abteilungswährung erfasst. Ist der Bereich deaktiviert, gilt die Basiswährung. Bei einer späteren Änderung der Abteilungswährung oder der Basiswährung werden bestehende interne Stundensätze nicht automatisch umgerechnet — eine manuelle Anpassung der Sätze ist erforderlich.
Hinweis: Interne Stundensätze sind Teil des Bereichs Umsätze und Kosten und nur sichtbar, wenn der Bereich aktiviert und für den angemeldeten Anwender freigeschaltet ist.
Dokumente
Im Bereich Dokumente hinterlegen Sie persönliche Dateien des Mitarbeitenden — typischerweise Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Bescheinigungen und Zeugnisse. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Dokumente. Administratoren oder Personalverwaltung pflegen sie ein.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Vertrag hochladen: Bei Vertragsabschluss oder -änderung legen Sie das aktuelle Dokument als PDF ab.
Lohnabrechnung verteilen: Monatliche Abrechnungen pro Mitarbeitendem hochladen, sodass die Person sie selbst einsieht.
Nachweise ablegen: Bescheinigungen, Zeugnisse und Fortbildungs-Nachweise zentral pro Mitarbeitendem verwalten.
Hinweis: Der Bereich Dokumente erscheint nur mit dem Bereich Dokumentenmanagement.
Einträge mit Personalmanagement
Mit dem Personalmanagement enthält die Gruppe Mitarbeiterakte zusätzlich die Einträge Vertragsdaten, Vergütungen, Steuer & Versicherung, Skills, Mitarbeitergespräche und Notizen. Die Gruppe ist dann in zwei Spalten aufgeteilt: Mitarbeiterdaten mit Akte, Arbeitszeitmodell, Vertragsdaten, Internen Stundensätzen, Vergütungen, Steuer & Versicherung und Skills sowie Dokumentation mit Mitarbeitergesprächen, Notizen, Dokumenten und Historie. Das Personalmanagement ist in ZEP Business enthalten. In ZEP Clock ist das Personalmanagement zubuchbar.
Änderungshistorie
Der Eintrag Historie zeigt die Änderungshistorie. Sie protokolliert jede dokumentierte Änderung am Mitarbeiterdatensatz: wer hat wann welches Feld auf welchen Wert geändert. Damit lassen sich nachträgliche Anpassungen lückenlos nachvollziehen.
Typische Anwendungsfälle:
Datenschutz-Anfrage: Nachweisen, welche Daten wann am Mitarbeiterdatensatz geändert wurden.
Audit-Nachweis: Belegen, wer kritische Felder wie Nutzer-Rolle, Beschäftigungszeitraum oder Schnittstellen-IDs wann geändert hat.
Fehlersuche: Klären, ob ein Wert versehentlich geändert wurde und durch wen.
Hinweis: Die Änderungshistorie wird nur angezeigt, wenn sie in der Administration unter Sonstiges > Änderungshistorie mit der Option Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen aktiviert ist.
Zuordnungen
In der Gruppe Mitarbeiterverwaltung bündelt die Spalte Zuordnungen alle Verbindungen des Mitarbeitenden zu Projekten, Kunden und Abteilungen — also alles, wo der Mitarbeitende eine fachliche Funktion innehat.
Projekte
Der Bereich Projekte listet alle Projekte, denen der Mitarbeitende in einem bestimmten Zeitraum mit welcher Funktion zugeordnet ist. Erst diese Zuordnung erlaubt dem Mitarbeitenden, Projektzeiten auf das jeweilige Projekt zu buchen. Über die Filter Zeitraum und Vorgänge (keine, buchbar, alle) steuern Sie, was in der Tabelle angezeigt wird.
Aktionen am Projekt-Tab des Mitarbeitenden:
Mitarbeiter zu weiteren Projekten zuordnen — öffnet ein Popup, in dem Sie ein oder mehrere Projekte mit Preisgruppe und Zuordnungszeitraum auswählen und in einem Schritt zuweisen.
Projektzuordnung von anderem Mitarbeiter kopieren — übernimmt die kompletten Projekt-Zuordnungen einer Vorlage-Person. Ideal beim Onboarding eines neuen Team-Mitglieds mit gleichem Projektportfolio.
Funktion umstellen — über das Projektmitarbeiter- oder Projektleiter-Symbol in der Zeile ändern Sie die Rolle des Mitarbeitenden im jeweiligen Projekt. Projektleiter mit Benutzerrecht User mit Zusatzrechten erhalten dadurch zusätzlich Zugriff auf die Projektplanung.
Weiteren Zuordnungszeitraum hinzufügen — über das Plus-Symbol erstellen Sie einen weiteren Zeitraum am Projekt, etwa bei Wechsel der Preisgruppe oder einer temporären Pause. Die Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden.
Zuordnung löschen — über das Papierkorb-Symbol entfernen Sie die Mitarbeiterzuordnung. Möglich nur, solange noch keine Projektzeiten gebucht wurden.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Neue Projektzuordnung: Bei Projektstart einen Mitarbeitenden auf ein Projekt zuweisen, damit er Zeiten buchen kann.
Projekt-Ende: Mitarbeitende aus abgeschlossenen Projekten herausnehmen, damit sie nicht versehentlich weitere Buchungen erfassen.
Rolle pro Projekt: Zuordnungen ggf. mit Rolle oder Funktion ausstatten (z. B. Projektleiter, Team-Mitglied).
Hinweis: Der Bereich Projekte ist in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business verfügbar, nicht in ZEP Clock.
Kundenverantwortlicher
Im Bereich Kundenverantwortlicher verwalten Sie die Kunden, für die der Mitarbeitende als Hauptansprechpartner hinterlegt ist. Pro Eintrag sehen Sie, ob er primärer Kundenverantwortlicher ist, ob er die Kundendaten bearbeiten darf und ob er Budgetverantwortung für diesen Kunden trägt. Per Klick auf den Kundennamen gelangen Sie direkt in die Kundendaten. Diese Zuordnung steuert Auswertungs-Sichten und kann in Berichten als Filter verwendet werden, etwa um Umsätze pro Kundenverantwortlichen oder pro Account-Manager auszuwerten.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Kunden zuweisen: Beim Aufbau eines Account-Managements jedem Kunden einen Verantwortlichen geben.
Übergaben verwalten: Bei einem Wechsel des Account-Managers die Kundenliste neu zuordnen.
Auswertungs-Filter: Umsätze, Reisen oder Tickets pro Kundenverantwortlichem gezielt analysieren.
Hinweis: Der Bereich Kundenverantwortlicher ist in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business verfügbar, nicht in ZEP Clock.
Abteilungsleiter
Im Bereich Abteilungsleiter sehen Sie alle Abteilungen, in denen der Mitarbeitende als Leitung eingetragen ist. Mit dieser Rolle verwaltet der Mitarbeitende die Stammdaten, Beschäftigungszeiträume, Abwesenheiten und Auswertungen aller Personen in den zugewiesenen Abteilungen.
Hinweis: Der Bereich Abteilungsleiter erscheint nur mit dem Bereich Standorte und Abteilungen.
Aktivitäten
Die Spalte Aktivitäten in der Gruppe Mitarbeiterverwaltung versammelt die Bereiche, in denen Sie operative Daten direkt am Mitarbeitenden pflegen — die Daten, die der Mitarbeitende sonst selbst erfasst, lassen sich hier durch Administratoren oder Abteilungsleiter ergänzen oder korrigieren. Neben den folgenden Bereichen enthält die Spalte den Eintrag Ausgleich Überstd., Urlaub für Startwerte und Ausgleichsbuchungen, siehe Anfangssaldo für Überstunden und Urlaub, und mit dem Aufgabenmanagement den Eintrag Aufgaben.
Projektzeiten und Arbeitszeiten
Im Bereich Projektzeiten (in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business) bzw. Arbeitszeiten (in ZEP Clock) sehen Sie alle Zeitbuchungen des Mitarbeitenden in Listenform und greifen administrativ ein, wo der Mitarbeitende selbst keine Korrektur vornehmen kann oder darf.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Zeit nachtragen: Vergessene Buchungen für einen Mitarbeitenden eintragen, z. B. bei Außendienst-Einsätzen ohne Online-Zugriff.
Buchung korrigieren: Fehlerhafte Projekte, Tätigkeiten oder Dauern nachträglich anpassen — besonders nach Wochen- oder Monatsabschluss.
Doppelbuchungen entfernen: Versehentliche Mehrfacheinträge bereinigen.
Nach Freigabe-Stichtag eingreifen: Wenn der Mitarbeitende seine Zeiten bereits freigegeben hat, können nur Administratoren oder Abteilungsleiter sie noch ändern.
Bei einer administrativen Änderung können Sie im Feld Interne Bemerkung den Grund der Korrektur festhalten. Der betroffene Mitarbeitende sieht diese Bemerkung in seiner Projektzeithistorie.
Hinweis: Welche Felder die Listenansicht zeigt, hängt von der Produktlinie ab. In ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business mit Projekt, Tätigkeit, Dauer und Bemerkung, in ZEP Clock mit Start- und Endzeit der Anwesenheit.
Belege
Im Bereich Belege sehen Sie alle Auslagen, Quittungen und Spesen, die der Mitarbeitende erfasst hat. Administratoren oder Abteilungsleiter pflegen hier fehlende Belege nach, prüfen, korrigieren und schließen den Belegprozess vor Monatsabrechnung ab.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Belege nachfassen: Fehlende Quittungen vor dem Monatsabschluss anmahnen oder selbst nachtragen.
Belege prüfen: Eingereichte Auslagen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Projektzuordnung kontrollieren.
Falschzuordnungen korrigieren: Belege auf das richtige Projekt oder die richtige Kategorie umbuchen.
Hinweis: Der Bereich Belege erscheint nur mit dem Bereich Umsätze und Kosten.
Kalender
Der Kalender bündelt alle Fehlzeiten, Abwesenheiten und ggf. Termine des Mitarbeitenden in einer Tages- und Monatsansicht. Administratoren und Abteilungsleiter greifen hier ein, wenn Abwesenheits-Anträge nachträglich erfasst, geändert oder genehmigt werden müssen.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Abwesenheiten bearbeiten: Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub für den Mitarbeitenden anlegen oder anpassen.
Anträge genehmigen: Eingereichte Urlaubsanträge prüfen, freigeben oder ablehnen.
Krankheits-Tage nachtragen: Bei rückwirkenden AU-Bescheinigungen die entsprechenden Tage korrigieren.
Kalender-Konflikte erkennen: Sehen, ob bereits Termine oder Abwesenheiten an einem geplanten Tag liegen.
Hinweis: Der Kalender ist verfügbar mit dem Bereich Abwesenheiten und Überstunden oder mit aktivierter Termin-Funktion.
Kalender-Freigaben
Im Bereich Kalender-Freigaben legen Sie fest, wer den Kalender des Mitarbeitenden einsehen darf. Typische Konstellation: das eigene Team, die Abteilungsleitung oder zentral die Personalverwaltung.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Team-Sichtbarkeit: Kollegen Einsicht in Abwesenheiten geben, damit Vertretungen abgestimmt werden können.
Abteilungsleitung berechtigen: Sicherstellen, dass Vorgesetzte Krankheits- und Urlaubstage sehen.
Personalverwaltung: Zentrale HR-Personen lesenden Zugriff erteilen.
Hinweis: Kalender-Freigaben sind nur mit aktivierter Termin-Funktion und für Administratoren oder Abteilungsleiter verfügbar.
Angebote
Im Bereich Angebote sehen Sie alle Angebote, an denen der Mitarbeitende beteiligt ist — typischerweise als Verantwortlicher oder Bearbeiter. Administratoren oder Vertriebsleitung greifen hier ein, wenn Zuständigkeiten geändert oder Angebote umgeschrieben werden müssen.
Hinweis: Der Bereich Angebote erscheint nur mit dem Bereich Angebotserstellung.
Tickets
Im Bereich Tickets finden Sie alle Tickets, in denen der Mitarbeitende als Bearbeiter oder Verantwortlicher hinterlegt ist. Sinnvoll, wenn Zuständigkeiten umverteilt werden müssen — etwa bei Urlaub, Krankheit oder beim Verlassen des Unternehmens.
Hinweis: Der Bereich Tickets erscheint nur mit dem Modul Ticketsystem.
Tasks
Im Bereich Tasks sehen Sie die zeitgesteuerten Tasks, die der Mitarbeitende eingeplant hat, etwa Auswertungen, die regelmäßig im Hintergrund erstellt werden.
Die Tabelle zeigt je Task Status, Ausführung, letzten und nächsten Start sowie das letzte Ergebnis. Mitarbeitende verwalten ihre eigenen Tasks unter Profil > Tasks, Administratoren alle Tasks unter Administration > System > Tasks.
Anwesenheit
In der Gruppe Auswertungen finden Sie in der Spalte Anwesenheit alle Bereiche, die sich auf das Stempeln der Anwesenheit beziehen — also auf Kommen, Gehen und Pausen am jeweiligen Arbeitstag. Sichtbar ist die Spalte, wenn Sie die Anwesenheit des Mitarbeitenden auswerten dürfen und Ihre Lizenz die Anwesenheitserfassung enthält (in ZEP Clock Kernfunktion, in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business mit aktiver Anwesenheits-Konfiguration).
Kommt/Geht
Die Übersicht zeigt alle Stempel-Ereignisse des Mitarbeitenden — Anwesenheits-Beginn (Kommen), Anwesenheits-Ende (Gehen) sowie Pausen-Start und Pausen-Ende — chronologisch über den ausgewählten Zeitraum. Mit den passenden Rechten tragen Sie hier fehlende Stempelungen nach, korrigieren fehlerhafte Einträge oder ergänzen Tagespausen.
Typische Administrations-Aufgaben in diesem Bereich:
Vergessene Stempelung nachtragen — etwa wenn der Mitarbeitende morgens nicht eingestempelt hat.
Falsche Stempelzeit korrigieren — z. B. nach einem versehentlichen Doppel-Klick auf das Stempel-Symbol.
Pause manuell eintragen — bei mobilen Mitarbeitenden, die ihre Pause nicht per App stempeln konnten.
Erfassungsgerät nachvollziehen: Ob per Terminal, App oder Browser gestempelt wurde, zeigt die Kommt/Geht-Auswertung. Mit aktivierter Detailanzeige über die Option alle Kommt / Geht pro Tag anzeigen und bearbeiten steht zu jedem Stempel das verwendete Gerät: Terminal (mit Gerätenamen), App beziehungsweise User App (ZEP Clock App) oder Web-Oberfläche (Stempeln im Browser). So lässt sich prüfen, worüber gestempelt wurde, etwa Büro-Terminal gegenüber Home-Office per App oder Browser.
Am Terminal erfasste Ereignisse lassen sich dabei genauso korrigieren wie Buchungen aus der App oder dem Browser. Der Unterschied liegt in der Nachvollziehbarkeit: Bei einem Gerätestempel bleibt der ursprüngliche Wert erhalten und erscheint im Bearbeitungsfenster als Original Ereignis, zusammen mit dem Gerät und Geändert von. Statt ein Ereignis zu entfernen, korrigieren Sie es oder ergänzen ein fehlendes Gegenstück.
Projektzeit generieren
Mit Projektzeit generieren legen Sie je Mitarbeitendem fest, auf welches Projekt, welchen Vorgang und welche Tätigkeit ZEP die Anwesenheitszeit automatisch als Projektzeit bucht, sobald der Mitarbeitende „Geht“ stempelt.
Sinnvoll für Teams, die im Wesentlichen an einem Projekt arbeiten und nicht jeden Tag manuell Projektzeiten erfassen wollen.
Hinweis: Projektzeit generieren erscheint, wenn in der Administration die Option Anwesenheiten zusätzlich zu Projektzeiten erfassen aktiviert und beim Mitarbeitenden Anwesenheiten berücksichtigen gesetzt ist.
Bucht ein Mitarbeitender innerhalb der Anwesenheitszeit bereits selbst Projektzeiten auf verschiedene Projekte, füllt ZEP standardmäßig nur den Zeitraum nach der letzten erfassten Projektzeit bis zum „Geht" automatisch auf. Damit auch die übrigen, nicht auf Projekte gebuchten Zeiten innerhalb der Anwesenheit automatisch eine Projektzeit erhalten, aktivieren Sie beim Mitarbeitenden die Option „Lücken füllen". Ist die Option aktiviert, füllt ZEP die gesamte Zeit zwischen „Kommt" und „Geht" auf, also auch alle Lücken zwischen bereits erfassten Projektzeiten. Feste Pausen aus einer hinterlegten Pausenregelung bleiben dabei ausgespart.
Beispiel: Ein Mitarbeitender kommt um 9:00 Uhr, bucht Projektzeiten von 10:00 bis 12:00 Uhr und von 13:00 bis 15:00 Uhr und geht um 16:00 Uhr. Ohne aktivierte Option „Lücken füllen" wird nur die Zeit von 15:00 bis 16:00 Uhr automatisch als Projektzeit generiert. Mit aktivierter Option füllt ZEP zusätzlich die Zeiträume von 9:00 bis 10:00 Uhr und von 12:00 bis 13:00 Uhr auf.
Über die Schaltfläche „Neuer Eintrag" legen Sie fest, welches Projekt, welcher Vorgang und welche Tätigkeit für einen bestimmten Zeitraum verwendet werden. Stellen Sie zunächst den Zeitraum „Von" und „Bis" ein. Wählen Sie anschließend Projekt, Vorgang und Tätigkeit aus und legen Sie fest, ob der generierte Eintrag „fakturierbar" ist. Für unterschiedliche Zeiträume können Sie mehrere solcher Einträge mit jeweils eigenen Angaben anlegen. Reisetätigkeit und Arbeitsort lassen sich in dieser Konfiguration nicht auswählen.
Ändern Sie Einträge in der Tabelle „Projektzeit generieren" rückwirkend für einen bereits vergangenen Zeitraum, werden bereits generierte Projektzeiten dadurch nicht automatisch umgebucht. Prüfen Sie deshalb nach Änderungen am Projekt, etwa an Laufzeit oder Buchbarkeit, oder an der Projektmitarbeiterzuordnung, ob die hinterlegte Konfiguration noch passt. Kann eine Projektzeit anhand der Konfiguration nicht gespeichert werden, erhält die zuständige Empfängergruppe automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Am ZEP Terminal wird der Fehler zusätzlich direkt auf dem Display angezeigt. Alle Änderungen an der Tabelle werden zusätzlich in der Änderungshistorie des Mitarbeitenden protokolliert.
Einstellungen der Mitarbeiterverwaltung
Die unternehmensweiten Einstellungen für Mitarbeitende erreichen Sie über das Zahnrad Administration in der Unternavigation oder in der Administration über die Kachel Mitarbeiter. Das Zahnrad enthält folgende Einträge:
Einstellungen
Textbausteine, bei Lizenz für freie Mitarbeiter
Mailvorlagen
Kategorien
Zusatzattribute
mit dem Personalmanagement: Skillmanagement, Formulare Mitarbeitergespräche und Vergütungsarten
Die allgemeinen Einträge beschreibt der Artikel Mitarbeiter – Administration.
Aktionen
Im Zahnrad Administration der Unternavigation stehen unterhalb der Einstellungen zwei sicherheitsrelevante Operationen am Datensatz. Sie erscheinen, wenn Sie Mitarbeitende löschen dürfen.
Pseudonymisieren — ersetzt die persönlichen Daten ehemaliger Mitarbeitender durch generische Werte. Buchungen und Auswertungen bleiben erhalten.
Mitarbeiter löschen — vollständiges Entfernen für Testkonten oder Fehlanlagen.
Den vollständigen Ablauf zu Pseudonymisierung und Löschung sowie die zugehörigen Voraussetzungen beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen.
Auswertungen direkt am Mitarbeitenden
Neben den oben genannten Bereichen finden Sie am Mitarbeiterdatensatz in der Unternavigation die Gruppe Auswertungen, von der Projektzeitauswertung über Kommt / Geht und die Belegauswertung bis zu Kostenabrechnung und Zeitnachweisen. Damit lassen sich die Daten eines einzelnen Mitarbeitenden gezielt analysieren, ohne den zentralen Auswertungsbereich aufrufen zu müssen.
Welche Auswertungen am Mitarbeitenden direkt verfügbar sind und wie sie mit dem zentralen Auswertungsbereich zusammenwirken, beschreibt der Artikel Mitarbeiterauswertungen.