Die Mitarbeiterübersicht ist Ihr Einstiegspunkt in die Mitarbeiterverwaltung. Sie öffnen sie über Mitarbeiter im Hauptmenü. In der Tabelle grenzen Sie die Liste über Suche und Filter ein, wählen die angezeigten Spalten, speichern häufig genutzte Filter als Favoriten, ändern Daten für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig und exportieren die Liste.
Ein Klick auf den Benutzernamen öffnet die Mitarbeiterakte. Was die Akte enthält, beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten. Über Neuen Mitarbeiter anlegen starten Sie den Assistenten für die Neuanlage, siehe Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen. Die Schaltfläche erscheint, wenn Sie Mitarbeitende anlegen dürfen und das Benutzerlimit Ihrer Lizenz nicht überschritten ist.
Hinweis: Die Mitarbeiterverwaltung ist in allen Produktlinien enthalten. Welche Spalten, Filter und Mehrfachaktionen erscheinen, hängt von der Produktlinie, den aktivierten Bereichen und den Rechten Ihrer Nutzer-Rolle ab.
Filter und Suche
Oberhalb der Tabelle liegen das Suchfeld, die Filterzeile und rechts daneben die Favoriten. Die Filter Beschäftigungszeitraum und Abteilung sind immer eingeblendet, weitere Filter holen Sie bei Bedarf dazu.
Suche
Das Feld Suche findet Mitarbeitende über Vor- und Nachnamen. Zusätzlich zeigt der Tabellenkopf eine Buchstabenleiste: Ein Klick auf einen Buchstaben zeigt nur Mitarbeitende, deren Benutzername mit diesem Buchstaben beginnt. Alle hebt die Einschränkung wieder auf.
Beschäftigungszeitraum
Der Filter Beschäftigungszeitraum besteht aus einem Zeitraum mit Von und Bis und der Auswahl In diesem Zeitraum:
„Beschäftigt“ zeigt Mitarbeitende, deren Beschäftigungszeitraum den gewählten Zeitraum überschneidet.
„Eingetreten“ zeigt Mitarbeitende, deren Eintrittsdatum im gewählten Zeitraum liegt.
„Ausgetreten“ zeigt Mitarbeitende, deren Austrittsdatum im gewählten Zeitraum liegt.
Voreingestellt ist „Beschäftigt“ ab dem ersten Tag des aktuellen Monats ohne Enddatum. Beim Öffnen zeigt die Liste damit die aktuell beschäftigten Mitarbeitenden.
Tipp: Ehemalige Mitarbeitende finden Sie, indem Sie „Ausgetreten“ wählen und den Zeitraum auf das Austrittsjahr setzen. Alternativ legen Sie bei „Beschäftigt“ das Datum Von weiter in die Vergangenheit.
Abteilung
Mit dem Bereich Standorte und Abteilungen filtern Sie die Liste nach einer oder mehreren Abteilungen. Die Auswahl zeigt die Abteilungsstruktur als Baum. Die Liste enthält dann auch die Mitarbeitenden der Unterabteilungen der gewählten Abteilungen.
Weitere Filter
Über Filter hinzufügen holen Sie weitere Filter in die Filterzeile, über Alle weiteren Filter löschen entfernen Sie sie wieder. Zur Auswahl stehen:
Filter | Auswahl | Voraussetzung |
Nutzer-Rolle | eine oder mehrere Rollen, auch eigene Nutzer-Rollen | – |
Status | „Anwesend“ oder „Abwesend“ | – |
Gerät | Gerät der Anwesenheitserfassung, etwa „Web-Oberfläche“, „Terminal“ oder „App“ | – |
Anstellung | eine oder mehrere Anstellungsarten | freie Mitarbeiter aktiviert |
Kategorien | eine oder mehrere Mitarbeiterkategorien | Mitarbeiterkategorien angelegt |
Skills | ein oder mehrere Skills, siehe Skills in der Mitarbeiterliste | Personalmanagement, Skills angelegt |
Nicht freigegeben | Stichtag | Mitarbeiterfreigabe eingestellt |
Aktueller Feiertagskalender, Aktuelle Pausenregelung | Mehrfachauswahl | Leserecht „Arbeitszeitmodell“ |
PLZ, Land | Mehrfachauswahl | Leserecht „Kontaktdaten“ |
Standard-Preisgruppe | Mehrfachauswahl | Umsätze & Kosten, Leserecht „Stammdaten“ |
Kreditorennummer | Mehrfachauswahl | Kreditorennummer je Mitarbeiter im Buchhaltungsexport |
Favoriten
Eine Filterkombination, die Sie häufig brauchen, speichern Sie über Favoriten > Als Favorit speichern unter einer eigenen Bezeichnung. Mit Favorit als Voreinstellung für das Formular verwenden legen Sie den Favoriten als Voreinstellung der Liste fest. Über Favoriten verwalten bearbeiten Sie Ihre gespeicherten Favoriten, Zurücksetzen kehrt zur Standardansicht zurück.
Spalten und Sortierung
Standardmäßig zeigt die Tabelle die Spalten Benutzername, Pers-Nr., Vorname, Nachname, Nutzer-Rolle, Abteilung, Status und Gerät. Die Personalnummer erscheint mit dem Leserecht „Stammdaten“, die Abteilung mit dem Bereich Standorte und Abteilungen. Sortiert ist die Liste nach Nachname aufsteigend. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift ändert die Sortierung.
Über das Zahnrad-Symbol Konfigurieren öffnen Sie den Dialog Tabellenspalten konfigurieren. Dort blenden Sie weitere Spalten ein oder aus und ordnen sie per Drag & Drop an. Zurücksetzen stellt die Standardspalten wieder her.
Status und Gerät
Die Spalte Status zeigt, ob der Mitarbeitende gerade „Anwesend“ oder „Abwesend“ ist. Dürfen Sie die Daten des Mitarbeitenden bearbeiten, starten oder beenden Sie seine Anwesenheit direkt über den Schalter in der Zelle. Die Spalte Gerät zeigt, worüber die Anwesenheit erfasst wurde, etwa „Web-Oberfläche“, „Terminal“, „App“ oder „Mitarbeiter-App“.
Weitere Spalten
Weitere Spalten blenden Sie bei Bedarf ein. Ob eine Spalte zur Auswahl steht, hängt vom zugehörigen Leserecht in Rollen & Rechte, vom Bereich oder von der Einstellung ab.
Gruppe | Spalten | Voraussetzung |
Person | Kurzzeichen, Titel, Anrede, E-Mail, Geburtstag, Kategorien | E-Mail: Leserecht „Kontaktdaten“. Geburtstag: Leserecht „Stammdaten“. Kategorien: Mitarbeiterkategorien angelegt |
Kontakt | Straße, PLZ, Ort, Land, Tel Firma, Tel Privat, Handy | Leserecht „Kontaktdaten“ |
Beschäftigung | Beschäftigung von, Beschäftigung bis, Beschäftigung Bemerkungen, Aktueller Feiertagskalender, Aktuelle Pausenregelung | Leserecht „Arbeitszeitmodell“ |
Anstellung | Anstellung, MwSt. Gutschrift | freie Mitarbeiter aktiviert, Leserecht „Stammdaten“ |
Abrechnung und Buchhaltung | Standard-Preisgruppe, IBAN, BIC, Kostenstelle, Kostenträger, Kreditorennummer | Standard-Preisgruppe: Umsätze & Kosten und Leserecht „Stammdaten“. IBAN und BIC: Leserecht „Bankdaten“. Kostenstelle, Kostenträger und Kreditorennummer: jeweils „je Mitarbeiter“ eingestellt |
Schnittstellen | Personio ID, HR Works ID | jeweilige Schnittstelle eingerichtet, Leserecht „Stammdaten“ |
Freigabe | Freigegeben | Mitarbeiterfreigabe eingestellt |
Personalmanagement | Skills | Personalmanagement, Skills angelegt |
Sonstiges | Bemerkung, Zusatzattribute | Bemerkung: Leserecht „Stammdaten“. Zusatzattribute: für Mitarbeitende angelegt, Leserecht „Zusatzattribute“ |
Mehrfachaktionen
Für Änderungen an mehreren Mitarbeitenden markieren Sie die Checkboxen links in der Tabelle und wählen über Aktion auswählen die gewünschte Aktion. Es öffnet sich ein Dialog, dessen Eingaben ZEP für alle ausgewählten Mitarbeitenden übernimmt. Welche Aktionen angeboten werden, hängt von den aktivierten Bereichen und Einstellungen ab:
Aktion | Was Sie festlegen | Voraussetzung |
Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten ändern | Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten und Anwesenheit in der Web-Oberfläche starten/beenden | ZEP Clock oder Anwesenheitserfassung aktiviert |
Anwesenheit: Projektzeit generieren zuordnen | Zeitraum, Projekt und Tätigkeit für die automatisch generierten Projektzeiten, optional mit Füllen aller Lücken | Anwesenheitserfassung aktiviert; nicht in ZEP Clock, weil dort keine Projektbezüge geführt werden |
Anstellung ändern | Anstellungsart | freie Mitarbeiter aktiviert |
Abteilungszuordnung ändern | Abteilung | Standorte und Abteilungen |
Verpflegungsmehraufwendungen ändern | ob Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt werden | Reisekostenabrechnung mit Verpflegungsmehraufwand |
Nutzer-Rolle ändern | Nutzer-Rolle | – |
Freie Mitarbeiter mit Gutschrift: MwSt. ändern | Steuersatz der Gutschrift | freie Mitarbeiter aktiviert |
Standard-Preisgruppe ändern | Standard-Preisgruppe | Umsätze & Kosten |
Kategorien hinzufügen | zusätzliche Kategorien | Mitarbeiterkategorien angelegt |
Kategorien entfernen | zu entfernende Kategorien | Mitarbeiterkategorien angelegt |
Fehlzeiten eintragen | Fehlgrund, Zeitraum, Fehldauer, Bemerkung und ob die Fehlzeit genehmigt ist | |
Pausenregelung ändern | Pausenregelung mit Gültig ab | Pausenregelungen aktiviert |
Vergütungen hinzufügen | Grundvergütung oder variable Vergütung, siehe Vergütungen für mehrere Mitarbeitende |
Hinweis: Bei Nutzer-Rolle ändern stehen nur die Rollen zur Auswahl, die Sie selbst vergeben dürfen. Enthält die Auswahl Mitarbeitende, die nur Administratoren und Systemadmins bearbeiten dürfen, lehnt ZEP die Aktion mit einem Hinweis ab. Für die übrigen Aktionen brauchen Sie bei allen ausgewählten Mitarbeitenden das passende Bearbeiten-Recht, etwa „Stammdaten“ für Abteilung, Anstellung, MwSt. und Standard-Preisgruppe oder „Arbeitszeitmodell“ für die Pausenregelung.
Liste exportieren
Über das Symbol Exportieren im Tabellenkopf exportieren Sie die Liste mit den aktuell eingeblendeten Spalten. Im Dialog wählen Sie unter Format zwischen „PDF“, „doc(Word)“, „docx (Word 2003)“, „Excel“, „CSV-Komma“ und „CSV-Semikolon“. Je nach Format legen Sie zusätzlich die Ausrichtung, den Zeichensatz und den Umgang mit Umbrüchen fest.
Tipp: Für eine Liste ehemaliger Mitarbeitender setzen Sie vor dem Export den Filter Beschäftigungszeitraum entsprechend und blenden die Spalte Beschäftigung bis ein.
Für tiefergehende Auswertungen, etwa über mehrere Zeiträume oder mit Vergleichsperioden, nutzen Sie die Mitarbeiterauswertungen.
Mitarbeitende einer Abteilung
Mit dem Bereich Standorte und Abteilungen erreichen Sie dieselbe Liste auch aus einer Abteilung heraus, über den Eintrag Mitarbeiter der Abteilung. Die Liste ist dann auf diese Abteilung festgelegt, der Filter Abteilung entfällt. Suche, Filter, Spalten, Mehrfachaktionen und Export funktionieren wie in der Mitarbeiterübersicht.
Ob die Mitarbeitenden der Unterabteilungen mit angezeigt werden, richtet sich nach der Einstellung Voreinstellung inkl. Unterabteilungen.