Externe Mitarbeitende sind freie Mitarbeitende, die für Sie tätig sind, aber nicht fest angestellt sind. ZEP unterscheidet zwei Modelle: Freelancer (rechnet selbst ab und stellt Ihnen Rechnungen) und Freelancer mit Gutschrift (Sie erstellen automatisch eine Gutschrift aus den erfassten Zeiten und Belegen).
Hinweis: Die Freelancer-Funktion gehört zum Standard-Funktionsumfang von ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock ist sie nicht verfügbar.
Funktion aktivieren
Damit Sie die Anstellungs-Optionen Freelancer und Freelancer mit Gutschrift überhaupt wählen können, aktivieren Sie sie einmalig in der Administration:
Öffnen Sie Administration > Mitarbeiter-Einstellungen.
Setzen Sie das Häkchen bei Freie Mitarbeiter und Gutschriften aktivieren.
Speichern Sie die Einstellung.
Ab sofort steht im Mitarbeiter-Dialog im Bereich Einstellungen das Feld Anstellung zur Verfügung.
Externe Mitarbeitende anlegen
Externe Mitarbeitende werden wie reguläre Mitarbeitende angelegt; den allgemeinen Workflow beschreibt der Artikel Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen. Wählen Sie im Tab Einstellungen bei Anstellung entweder Freelancer oder Freelancer mit Gutschrift.
Variante Freelancer
Bei der Anstellungsart Freelancer erfasst der Mitarbeitende Projektzeiten in ZEP, stellt Ihnen aber selbständig Rechnungen außerhalb von ZEP. Zusätzlich erscheint im Tab Einstellungen das Feld USt-ID, das in Auswertungen und in Schnittstellen verwendet werden kann.
Variante Freelancer mit Gutschrift
Bei der Anstellungsart Freelancer mit Gutschrift erstellt ZEP automatisch eine Gutschrift aus den erfassten Zeiten und ausgelegten Belegen. Zusätzlich wird ein neuer Tab Gutschriftseinstellungen im Mitarbeiter-Dialog sichtbar.
Im Tab Gutschriftseinstellungen pflegen Sie:
Währung und Steuersatz: aus den Stammdaten gewählt; typischerweise 19 % oder 0 % bei Kleinunternehmer-Regelung.
Gutschrifts-Adresse: falls sie sich vom Mitarbeiter-Kontakt unterscheidet, etwa weil der Freelancer über eine GmbH oder ein Einzelunternehmen abrechnet.
Texte oben und unten: WYSIWYG-Editoren für individuelle Header- und Footer-Texte, etwa für Zahlungshinweise oder den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG.
Die genauen Felder pro Tab beschreibt der Artikel Mitarbeiterdaten.
Wirkung in Auswertungen
Externe Mitarbeitende erscheinen in Mitarbeiter-Auswertungen wie alle anderen und können nach Anstellungsart gefiltert werden. Bei Anstellung Freelancer mit Gutschrift stehen zusätzliche Gutschrifts-Auswertungen im Modul Umsätze und Kosten zur Verfügung.
Eigene Gutschriften einsehen
Mitarbeitende mit der Anstellungsart Freelancer mit Gutschrift sehen ihre eigenen Gutschriften in einem dedizierten Self-Service-Bereich. So behalten sie den vollständigen Überblick über alle bisher erstellten Gutschriften, deren Status und können sie als PDF herunterladen.
Zugriff auf eigene Gutschriften
Sie öffnen Ihre Gutschriften über das persönliche Untermenü links — der Bereich heißt Meine Gutschriften. Er ist nur dann sichtbar, wenn die Anstellungsart Freelancer mit Gutschrift in Ihren Mitarbeiterdaten gepflegt ist; sonst blendet ZEP das Menü automatisch aus.
Inhalt der Übersicht
Die Übersicht listet alle bisher erstellten Gutschriften mit:
Gutschriftsnummer und Erstellungsdatum
Abrechnungszeitraum (von bis)
Bruttobetrag und Steuersatz
Status (entworfen, erstellt, ausbezahlt)
PDF-Download der Gutschrift
Filtern können Sie nach Zeitraum oder Status, sortieren über die Spaltenüberschriften.
Gutschrift im Detail
Ein Klick auf eine Gutschrift öffnet die Detailansicht mit den enthaltenen Positionen, den abgerechneten Projektzeiten und Belegen. Auf der Detailseite finden Sie auch den Header- und Footer-Text, der für Ihre Gutschriften konfiguriert ist.
Selbst keine Gutschriften erstellen
Sie können Ihre Gutschriften nur einsehen und herunterladen, nicht selbst erstellen oder ändern. Das Erstellen einer Gutschrift ist eine Aktion des Administrators oder Controllers im Unternehmen und wird typischerweise einmal pro Abrechnungszeitraum ausgelöst.