Die Einstellungen des Moduls finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen. Die Seite gliedert sich in die Bereiche Allgemein, Fehlzeiten, Fehlzeitenanträge, Vertraglich abgegoltene Überstunden, Auswertungen sowie Resturlaub & Zuschläge. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben einer Überschrift oder auf Einstellungen ändern, um Anpassungen vorzunehmen.
Allgemein
Einführung des Moduls
Geben Sie an, ab welchem Monat das Modul in ZEP eingeführt wurde. Ab diesem Monat müssen Mitarbeitende alle Arbeitszeiten vollständig erfassen – fehlende Einträge werden als Fehlzeiten berechnet.
Hinweis: Wenn Sie ZEP zunächst nur zum Testen genutzt haben, geben Sie den Monat an, ab dem Sie produktiv starten. Tragen Sie außerdem für jeden Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung die Vorjahresüberstunden und den Urlaubsanspruch für das aktuelle Geschäftsjahr ein. Ab dem Einführungsdatum sollten Sie regelmäßig den Monatsabschluss durchführen.
Vorsicht: Wenn Sie Fehlzeiten bisher über ein „Projekt Abwesenheiten“ verwaltet haben, dürfen ab dem Einführungsdatum keine Zeiten mehr auf dieses Projekt gebucht werden.
Abweichungen der Produktlinien
In den Grundeinstellungen gibt es genau eine Checkbox, deren Label variiert:
Produktlinie | Label im ZEP-UI |
Compact/ Professional | "Überstunden-Saldo anzeigen" |
Clock (mit Terminal-Modul) | "Überstunden-Saldo anzeigen (inkl. Terminal)" |
Ende des Geschäftsjahres
Geben Sie an, mit welchem Monat Ihr Geschäftsjahr endet. Dieses Datum beeinflusst den Zeitpunkt des Urlaubsanspruchs, wenn das Urlaubsjahr auf „Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres“ eingestellt ist.
Urlaubsjahr
Wählen Sie, wie das Urlaubsjahr für Ihre Mitarbeitenden definiert ist:
Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres: Das Urlaubsjahr entspricht dem Geschäftsjahr.
Für jeden Mitarbeiter beginnt der Jahresurlaubsanspruch zu einem anderen Datum: Das Urlaubsjahr entspricht dem individuellen Mitarbeiterjahr (i. A. Eintrittsdatum, üblich in Österreich).
Fehlzeiten
Fehlzeitenerfassung & Überstunden-Benachrichtigung
Legen Sie fest, wer Fehlzeiten erfassen darf und welche Regeln dabei gelten:
Benutzer dürfen ihre Fehlzeiten selbst eintragen: Geben Sie an, ab welcher Rolle Mitarbeitende ihre Fehlzeiten selbst eintragen dürfen.
Fehlzeitenerfassung in die Vergangenheit erlauben: Steuern Sie, ob rückwirkende Einträge möglich sind.
Zeiterfassung auf ganzen Fehltag möglich: Definieren Sie, ob Zeiten auf einen als ganzen Fehltag markierten Tag gebucht werden dürfen.
Minutenraster für Fehlzeiten: Legen Sie fest, in welchem Raster Fehlzeiten erfasst werden können (z. B. 1, 5 oder 15 Minuten).
E-Mail bei zu vielen Überstunden pro Tag: Geben Sie eine Stundengrenze an, ab der automatisch eine E-Mail an den Abteilungsleiter oder Administrator versendet wird. Empfänger ist zunächst der direkte Abteilungsleiter; existiert keiner oder fehlt die E-Mail-Adresse, wird die übergeordnete Abteilung oder der Administrator benachrichtigt.
Tipp: Mitarbeitende mit Regelarbeitszeit 0 an allen Wochentagen (z. B. freie Mitarbeiter) erhalten keine Überstunden-Benachrichtigung. Den Text der E-Mail können Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Mailvorlagen anpassen (Vorlage: „Benachrichtigung bei zu vielen Überstunden pro Tag“).
Fehlzeitenanträge
Empfänger und Genehmigung
Geben Sie an, wer Fehlzeitenanträge per E-Mail empfangen soll. In den meisten Fällen ist dies der Administrator. Zusätzliche Empfänger (z. B. Personalverantwortliche) können durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon getrennt eingetragen werden.
Mit dem Modul Standorte & Abteilungen stehen zusätzlich Abteilungsleiter und Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen als Empfänger zur Auswahl. Diese Einstellung gilt global für alle Abteilungen, sofern auf Abteilungsebene keine abweichenden Einstellungen hinterlegt sind.
Antragsempfänger & Vorbelegung der Bemerkung
Sie können festlegen, ob Mitarbeitende beim Stellen eines Antrags die Empfängerliste einsehen und bearbeiten dürfen. Außerdem lässt sich ein Standardtext für das Bemerkungsfeld vorbelegen, den jeder Mitarbeiter im Antrag individuell anpassen kann.
Hinweis: Wenn eingestellt ist, dass ein Abteilungsleiter seine eigenen Fehlzeiten nicht genehmigen darf, erhält er keine Benachrichtigung zu seinem eigenen Antrag. In diesem Fall wird der Antrag an übergeordnete Abteilungsleiter, Administratoren oder zusätzliche Empfänger weitergeleitet.
Genehmigen und Ändern von Fehlzeiten
Legen Sie fest, ob nur Administratoren genehmigte Fehlzeiten nachträglich ändern dürfen und ob ein Abteilungsleiter seine eigenen Fehlzeiten genehmigen darf (nur mit Modul Standorte & Abteilungen).
Vertraglich abgegoltene Überstunden
Haben Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen Verträge, die eine bestimmte Anzahl Überstunden pauschal abgelten, aktivieren Sie die Einstellung Inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen.
Die Voreinstellung für neue Mitarbeitende (Wert und Berechnungsart in Stunden oder Prozent) hinterlegen Sie unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen. Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines einzelnen Mitarbeiters können Sie den Wert individuell anpassen.
Pro Monat werden maximal so viele Überstunden als abgegolten gewertet, wie im jeweiligen Mitarbeiterdatensatz eingestellt sind – und nie mehr als tatsächlich geleistet wurden. Bei Minus-Stunden (z. B. durch Freizeitausgleich) erfolgt kein automatischer Aufschlag.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 10 Inklusiv-Überstunden pro Monat vereinbart.
Er leistet im September 9 Überstunden → alle 9 werden als abgegolten eingetragen.
Er leistet 13 Überstunden → 10 werden abgezogen, 3 bleiben als Überstunden stehen.
Im Oktober beträgt die Soll-Arbeitszeit 107 Stunden, er bucht 95 Stunden (Rest als Freizeitausgleich). Ergibt −12 Stunden → kein automatischer Abgleich.
Auswertungen
Aktueller Monat bis einschließlich aktuellem Tag
Aktivieren Sie diese Option, damit in den Auswertungen Monatsendeauswertung, Zeitnachweis Übersicht, Arbeitszeitenübersicht und (mit Modul Standorte & Abteilungen) Abteilung > Zeiten der aktuelle Tag automatisch als Zeitraumende vorbelegt wird. Der Zeitraum kann jederzeit manuell angepasst werden.
Hinweis bei überfälligem Monatsabschluss
Stellen Sie ein, nach wie vielen Monaten ohne Monatsabschluss ein Hinweis in den Auswertungen erscheint. Der Wert muss zwischen 1 und 12 liegen.
Überstundensaldo unter Mein ZEP anzeigen
Legen Sie fest, ob Mitarbeitende ihren aktuellen Überstundensaldo im Fehlzeitenkalender, in der Monatsendeauswertung und im Zeitnachweis Übersicht einsehen dürfen.
Bemerkungen zu abgeglichenen Urlauben und Fehlzeiten
Wenn Sie hier „Ja“ einstellen, sehen Mitarbeitende in ihrer Monatsendeauswertung die Bemerkung, die beim manuellen Abgleich von Überstunden oder Urlaubstagen unter Mitarbeiter > Ausgleich Überstd., Urlaub eingetragen wurde.
Auszahlbare Stunden ausweisen
Mit dieser Option werden folgende Auswertungen um eine Spalte „Auszahlbare Stunden“ ergänzt: Monatsendeauswertung (ersetzt „Effektive Stunden“), Jahresübersicht (pro Monat) und Arbeitszeitenübersicht (Saldo). Auszahlbare Stunden umfassen Arbeitsstunden, bezahlte Abwesenheit, Feiertagsstunden und Zuschläge, abzüglich nicht eingehaltener Pausen.
Sichtbarkeit der Fehlzeitenübersicht
Aktivieren Sie diese Option, können nur Mitarbeitende mit der Berechtigungsstufe „User mit Zusatzrechten“ oder höher die Fehlzeitenübersicht aller Mitarbeiter in den Auswertungen einsehen.
Resturlaub & Zuschläge
Verfall von Resturlaub
Geben Sie optional an, ob und wann nicht genommener Resturlaub aus dem abgelaufenen Urlaubsjahr automatisch beim Monatsabschluss verfällt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Immer im Folgejahr im Monat [Monat]: ZEP löscht beim Abschluss des angegebenen Monats alle alten Urlaubstage des Vorjahres automatisch. Der gelöschte Resturlaub wird im Menüpunkt Abgleich des Mitarbeiters angezeigt.
Immer [Anzahl] Monate nach Ende des Urlaubsjahres: Besonders geeignet, wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes Urlaubsjahr ab Eintrittsdatum hat. Funktioniert auch bei Urlaubsjahr = Kalenderjahr, wenn der Verfall erst später als im Folgejahr eintreten soll.
Hinweis: Ein Verfall entsteht immer nur beim Monatsabschluss des eingestellten Monats. Bereits abgeschlossene Monate sind von nachträglichen Einstellungsänderungen nicht betroffen. Das Löschen von Resturlaub setzt voraus, dass ein Vorjahr existiert – bei Moduleinführung am 1.1.2023 greift der automatische Abzug daher erst ab 2024.
Zeitzuschläge
Mit der Einstellung Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren steuern Sie, wie Zuschläge verarbeitet werden.
Ohne gesetzten Haken werden Zuschläge aus Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage lediglich in der Monatsendeauswertung ausgewiesen, aber nicht in Zeitzuschläge umgerechnet.
Mit gesetztem Haken gilt:
Alle Feiertagszuschläge werden zu Zeitzuschlägen umgerechnet.
Unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Spezielle Zeiten kann je Eintrag ein Zeitzuschlag in Prozent vergeben werden.
Haben Sie für einen Feiertag bereits einen Zuschlag (z. B. 50 %) und definieren zusätzlich eine spezielle Zeit für Feiertage (z. B. 100 %), addieren sich beide Zuschläge (= 150 %).
In der Monatsendeauswertung erscheint pro Feiertag und spezieller Zeit je eine Spalte Zeitzuschlag sowie eine Summenspalte.
In der Arbeitszeitenübersicht werden Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.
In allen Auswertungen mit internen Kosten werden Zeitzuschläge mit dem internen Stundensatz eingerechnet.
Hinweis: Diese Einstellung ist eine globale Voreinstellung und kann je Mitarbeiter individuell deaktiviert werden. Zeitzuschläge werden ab dem Einführungsdatum des Moduls bzw. dem letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet.
