Das Modul Reisekostenabrechnung bildet den gesamten Prozess rund um Geschäftsreisen in ZEP ab, von der Erfassung der Reisezeiten und Mahlzeiten bis zur Freigabe der Kostenabrechnung und Übergabe an die Buchhaltung. Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Mahlzeitenabzüge werden automatisch nach den hinterlegten Pauschalen berechnet.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Reisekostenabrechnung ist in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
In ZEP Clock und ZEP Compact wird sie als Zusatzmodul über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account hinzugebucht. In ZEP Professional ist sie automatisch enthalten.
In ZEP Clock steht eine vereinfachte Variante zur Verfügung, mit vordefinierten Pauschalen und ohne projekt- oder kundenspezifische Reiseeinstellungen.
Berechtigungen
Die Aufgaben in der Reisekostenabrechnung sind nach Rollen aufgeteilt:
Mitarbeitende: Erfassen ihre eigenen Reisen sowie zugehörige Belege und reichen die Abrechnung ein.
Vorgesetzte (zugewiesene Vorgesetzte, mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter der zuständigen Abteilung): Prüfen die Reisen ihrer Mitarbeitenden und markieren sie als geprüft.
Administratoren und Controller: Führen die zentrale Reisekostenabrechnung durch, verwalten Pauschalsätze, Erstattungsregeln und sämtliche Stammdaten des Moduls.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen Ihnen folgende zusätzliche Menüpunkte und Reiter in ZEP zur Verfügung:
Projektzeiten
Reisezeiten werden im Hauptmenü Projektzeiten erfasst, als normale Projektzeitbuchung mit einer als Reisetätigkeit konfigurierten Tätigkeit. Sobald ZEP die Tätigkeit als Reise erkennt, erscheinen die Reisefelder Reiserichtung, Startort, Zielort, Kilometer und Mitfahrer.
Im gleichen Bereich erfassen Mitarbeitende auch ihre Mahlzeiten pro Reisetag (Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Die Mahlzeiteneinträge steuern die Mahlzeitenabzüge und sind direkt in der Tagesansicht der Projektzeiterfassung verfügbar.
Belege
Über den Hauptmenüpunkt Belege erfassen Mitarbeitende ihre Reisebelege (Übernachtungen, Tickets, Bewirtungen). Beim Erfassen ordnen sie den Beleg einer Reise zu. Beim Erstellen der Kostenabrechnung erscheinen die zugeordneten Belege automatisch.
Hinweis: Der Hauptmenüpunkt Belege selbst kommt durch das Modul Umsätze und Kosten hinzu — die Reisekostenerfassung läuft jedoch über genau diesen Bereich.
Mitarbeiter > Reisen und Kosten
In der Detailseite eines Mitarbeitenden erscheint für Administratoren, Controller und Abteilungsleitende die Navigationsgruppe Reisen und Kosten. Folgende Reiter kommen durch das Reisekostenmodul hinzu:
Reisen – Übersicht aller Reisen der Person
Kostenabrechnung oder Gutschriften bei freien Mitarbeitenden – die zusammengefasste Abrechnung
Auszahlungsdokumentation – Dokumentation bereits ausgezahlter Erstattungen
Bei aktivem Verpflegungsmehraufwandsverfahren erscheinen zusätzlich Mahlzeiten und Mahlzeiten Historie, damit erfasste Mahlzeiten je Reisetag und ihr chronologischer Überblick eingesehen werden können.
Hinweis: Die in der Gruppe ebenfalls sichtbaren Reiter Belegauswertung und Preisübersicht werden durch das Modul Umsätze und Kosten beigesteuert – nicht durch die Reisekostenabrechnung.
Projekt > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen
In den Projekteinstellungen erscheint unter der Gruppe Abrechnungseinstellungen der Punkt Reiseeinstellungen. Hier konfigurieren Sie projektspezifisches Kilometergeld, Anreisepauschalen sowie, falls vom Standard abweichend, die Behandlung der Verpflegungsmehraufwendungen.
Hinweis: Projektspezifische Reiseeinstellungen sind nur in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
Kunde > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen
Analog zu Projekten erscheint im Kunden unter der Gruppe Abrechnungseinstellungen der Punkt Reiseeinstellungen. Hier legen Sie kundenübergreifende Vorgaben fest, etwa ob Anreisepauschalen tageweise oder reiseweise abgerechnet werden.
Hinweis: Kundenspezifische Reiseeinstellungen sind nur in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
Administration > Reisen
Unter Administration > Reisen erscheint eine neue Verwaltungskachel mit folgenden Untermenüpunkten:
Verpflegungsmehraufwendungen – Berechnungsverfahren, Übernachtungserkennung, anteilige Verteilung
Kostenabrechnung – Ausgabeformat der Kostenabrechnung, Detailtiefe der Auswertungen
Fahrzeuge – Fahrzeuglisten mit Kilometer- und Mitfahrerpauschalen
Orte – Ortlisten mit landesspezifischen Pauschalen
Administration > Export für Buchhaltung
Unter Administration > Export für Buchhaltung > Geprüfte Kostenabrechnungen übergeben Sie geprüfte und freigegebene Kostenabrechnungen an die Buchhaltung. Die Übergabe ist nur in ZEP Professional in Verbindung mit dem Modul Export für Buchhaltung verfügbar. In ZEP Compact wird die Kostenabrechnung als PDF heruntergeladen oder per E-Mail eingereicht und manuell in die Buchhaltung übernommen. Die Übergabe enthält DATEV-kompatible Formatierung und Kostenstellenzuordnung.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Die Reisekostenabrechnung wirkt mit mehreren anderen ZEP-Modulen zusammen: Mit dem Modul Umsätze und Kosten erfassen Sie Belege zu Reisen über das Belegpostfach. Mit dem Modul Rechnungsstellung lassen sich Reisekosten auf Kundenrechnungen durchreichen oder mit Aufschlag fakturieren. Über das Modul Export für Buchhaltung (ZEP Professional) werden geprüfte Kostenabrechnungen an DATEV, Lexware oder ein allgemeines Format übergeben. Mit dem Modul Dokumentenmanagement werden Belegfotos und Reisedokumente revisionssicher abgelegt.