Das Modul Reisekostenabrechnung bildet den gesamten Prozess rund um Geschäftsreisen in ZEP ab, von der Erfassung der Reisezeiten und Mahlzeiten bis zur Freigabe der Kostenabrechnung und Übergabe an die Buchhaltung. Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Mahlzeitenabzüge werden automatisch nach den hinterlegten Pauschalen berechnet. Wie Sie Reisen und Reisezeiten erfassen, beschreibt der Artikel Reisezeiten und Reisekosten erfassen.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Reisekostenabrechnung ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten. In ZEP Clock ist die Reisekostenabrechnung als Ausnahme der Arbeitszeiterfassung zubuchbar.
Berechtigungen
Die Aufgaben in der Reisekostenabrechnung sind nach Rollen aufgeteilt:
Mitarbeitende: Erfassen ihre eigenen Reisen, Mahlzeiten und Belege und sehen ihre Kostenabrechnung als Vorschau ein.
Abteilungsleitende (mit dem Bereich Standorte & Abteilungen): Prüfen die Reisen und Kostenabrechnungen der Mitarbeitenden ihrer Abteilungen und markieren sie als geprüft.
Projektleiter mit Budgetverantwortung: Sehen Reisen und Reisekosten ihrer Projekte und werten sie aus.
Administratoren und Controller: Führen die zentrale Reisekostenabrechnung durch, verwalten Pauschalsätze, Erstattungsregeln und sämtliche Stammdaten des Moduls.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen Ihnen folgende zusätzliche Menüpunkte und Reiter in ZEP zur Verfügung:
Projektzeiten
Reisezeiten werden im Hauptmenü Projektzeiten erfasst, als normale Projektzeitbuchung mit einer als Reisetätigkeit konfigurierten Tätigkeit. Sobald ZEP die Tätigkeit als Reise erkennt, erscheinen die Reisefelder Reisetätigkeit, Start, Ziel, km und Mitfahrer.
Im gleichen Bereich erfassen Mitarbeitende auch ihre Mahlzeiten pro Reisetag (Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Die Mahlzeiteneinträge steuern die Mahlzeitenabzüge und sind direkt in der Tagesansicht der Projektzeiterfassung verfügbar.
Belege
Über den Hauptmenüpunkt Belege erfassen Mitarbeitende ihre Reisebelege (Übernachtungen, Tickets, Bewirtungen). Beim Erfassen wählen sie die Belegart und bei Bedarf das Projekt. Die Kostenabrechnung übernimmt die Belege des abgerechneten Zeitraums automatisch.
Mitarbeiter > Auswertungen
In der Detailseite eines Mitarbeitenden erscheint für Administratoren, Controller und Abteilungsleitende im Menü Auswertungen die Spalte Reisen und Kosten. Folgende Einträge kommen durch das Reisekostenmodul hinzu:
Reisen – Übersicht aller Reisen der Person
Kostenabrechnung oder Gutschriften bei freien Mitarbeitenden – die zusammengefasste Abrechnung
Auszahlungsdokumentation – Dokumentation bereits ausgezahlter Erstattungen
Bei aktivem Verpflegungsmehraufwandsverfahren erscheinen zusätzlich Mahlzeiten mit den erfassten Mahlzeiten je Reisetag und Mahlzeiten Historie mit einem Protokoll aller Änderungen, die andere Personen an den Mahlzeiten vorgenommen haben.
Projekt > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen
In den Projekteinstellungen erscheint unter der Gruppe Abrechnungseinstellungen der Punkt Reiseeinstellungen. Hier konfigurieren Sie projektspezifisches Kilometergeld, Anreisepauschalen sowie, falls vom Standard abweichend, die Behandlung der Verpflegungsmehraufwendungen.
Hinweis: Projektspezifische Reiseeinstellungen sind nur in ZEP Operations und ZEP Business verfügbar.
Kunde > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen
Analog zu Projekten erscheint im Kunden unter der Gruppe Abrechnungseinstellungen der Punkt Reiseeinstellungen. Hier legen Sie kundenübergreifende Vorgaben fest, etwa ob Anreisepauschalen tageweise oder reiseweise abgerechnet werden.
Hinweis: Kundenspezifische Reiseeinstellungen sind nur in ZEP Operations und ZEP Business verfügbar.
Administration > Reisen
Unter Administration > Reisen erscheint eine neue Verwaltungskachel mit folgenden Untermenüpunkten:
Verpflegungsmehraufwendungen – Berechnungsverfahren, Übernachtungserkennung, anteilige Verteilung
Kostenabrechnung – Ausgabeformat der Kostenabrechnung, Detailtiefe der Auswertungen
Fahrzeuge – Fahrzeuglisten mit Kilometer- und Mitfahrerpauschalen
Orte – Ortlisten mit landesspezifischen Pauschalen
Administration > Export für Buchhaltung
Unter Administration > Export für Buchhaltung > Geprüfte Kostenabrechnungen übergeben Sie geprüfte Kostenabrechnungen an die Buchhaltung. Die Übergabe steht in ZEP Operations und ZEP Business über den Bereich Export für Buchhaltung zur Verfügung. Die Übergabe enthält DATEV-kompatible Formatierung und Kostenstellenzuordnung.
Zusätzliche Auswertungen
Das Modul ergänzt den Bereich Auswertungen > Mitarbeiter um folgende Auswertungen:
Reisen: Auflistung aller erfassten Reisen mit Zeitraum, Anzahl der Tage und Arbeitsorten, auf Wunsch mit einer Warnung bei unvollständiger Erfassung.
Mahlzeiten: Übersicht aller Mahlzeitenabzüge je Mitarbeitendem mit Möglichkeit zur Prüfung und Korrektur.
Kostenabrechnung: Geprüfte und ungeprüfte Kostenabrechnungen pro Zeitraum mit Belegen, VMA, Kilometergeld und Auszahlungsdokumentation.
Mahlzeiten Historie: Protokoll aller Änderungen, die andere Personen an den Mahlzeiten von Mitarbeitenden vorgenommen haben.
Details zu jeder Auswertung finden Sie im Artikel Auswertungen – Reisekostenabrechnung.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Die Reisekostenabrechnung wirkt mit mehreren anderen ZEP-Modulen zusammen: Mit dem Modul Umsätze und Kosten erfassen Sie Belege zu Reisen über das Belegpostfach. Mit dem Modul Rechnungsstellung lassen sich Reisekosten auf Kundenrechnungen durchreichen oder mit Aufschlag fakturieren. Über den Bereich Export für Buchhaltung (ZEP Operations und ZEP Business) werden geprüfte Kostenabrechnungen an DATEV, Lexware oder ein allgemeines Format übergeben.