Dieser Artikel baut auf dem Artikel Erste Schritte für Mitarbeitende auf. Die dort beschriebenen Grundlagen zur täglichen Nutzung werden hier nicht wiederholt.

Im Fokus dieses Artikels stehen die Einrichtung des Systems, die Grundkonfiguration sowie die wichtigsten Verwaltungsaufgaben für Administratoren und Personen mit Zusatzberechtigungen. Je nach eingesetzten Modulen und Rollen können auch Controller, Projektleiter, Abteilungsleiter oder User mit Zusatzrechten einzelne Verwaltungsaufgaben übernehmen.

Wenn Sie eine neue ZEP-Testversion zum ersten Mal aufrufen, führt Sie ein Einrichtungsassistent durch die Grundeinrichtung. Er erscheint automatisch vor dem ersten Login und legt dabei Ihren Administrator-Zugang an. Der Assistent fragt drei Dinge ab:

Nach dem Abschluss startet ZEP normal. Der Assistent erscheint danach nicht erneut. Alle dort erfassten Angaben ändern Sie später jederzeit: Ihre Firmendaten unter Administration > Meine Firma, Produktlinie und Module während der Testphase im Hauptmenü unter Meine Testversion, nach dem Vertragsabschluss unter Administration > Account > Abonnement.

Die folgenden Grundeinstellungen legen Sie als Administrator einmalig fest, bevor Ihr Team mit ZEP startet.

Unter Administration finden Sie die zentralen Einstellungsbereiche für Ihr Unternehmen. Welche Bereiche erscheinen, hängt von Ihrer Produktlinie ab. Entscheiden Sie dort vor dem Start bewusst, wie ZEP in Ihrem Unternehmen genutzt werden soll. Besonders wichtig sind:

Neue Mitarbeitende legen Sie unter Mitarbeiter mit der Schaltfläche Neuen Mitarbeiter anlegen an. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Anlage. Die Voreinstellungen für neue Mitarbeitende aus dem Abschnitt oben sind dabei bereits eingetragen:

Nach dem Speichern öffnet ZEP die Mitarbeiterakte des neuen Mitarbeitenden. Dort ergänzen oder prüfen Sie bei Bedarf:

In ZEP Business enthält die Mitarbeiterakte zusätzlich das Personalmanagement mit Vertragsdaten, Vergütungen, Steuer & Versicherung, Skills, Mitarbeitergesprächen und Notizen.

Datenmigration beim Onboarding: Bestehende Daten aus einem Altsystem übernimmt ZEP im Rahmen des Onboardings — in den Produktlinien mit Projektbezug typischerweise Mitarbeitende, Projektzeiten, Abwesenheiten und Kundenprojekte. Die erfassten Projektzeiten können Sie zusätzlich selbst per Excel importieren (siehe Persönliche Auswertungen). Für die übrige Migration wenden Sie sich an den ZEP-Support unter [email protected]. Dafür stellt ZEP Excel-Vorlagen bereit, die Sie mit Ihren Daten befüllen und zurücksenden. Wie Sie die Vorlagen ausfüllen, steht in Import-Vorlagen ausfüllen.

Kunden sind in ZEP ein weiteres zentrales Datenobjekt und sollten von Beginn an vollständig angelegt werden. In der Kundenverwaltung pflegen Sie Stammdaten, Ansprechpartner und weitere kundenspezifische Informationen.

Wenn Sie mit abrechnungsrelevanten Funktionen arbeiten, lohnt sich außerdem ein Blick auf die Abrechnungseinstellungen. Dort hinterlegen Sie zum Beispiel Kundenpreistabellen und Reiseeinstellungen die individuell mit dem Kunde vereinbart sind. Diese gelten automatisch für neue Projekte des Kunden, solange Sie auf Projektebene keine eigenen Preistabellen anlegen.

Wenn Sie Lieferantenbelege und externe Kosten in ZEP erfassen möchten, sollten Sie auch den Bereich Lieferanten von Anfang an pflegen. In den Einstellungen können Sie zum Beispiel einen Nummernkreis für Lieferantennummern und eine MwSt.-Vorbelegung festlegen. Zusätzlich lassen sich Branchen, Kategorien und Zusatzattribute definieren. Die Lieferantenverwaltung ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten.

Damit Mitarbeitende Zeiten buchen können, müssen Sie zunächst Projekte anlegen und die Mitarbeiter diesen Projekten als Projektmitarbeiter zuweisen.

Nach dem Anlegen eines Projekts definieren Sie die dazugehörigen Vorgänge (bzw. Teilprojekte oder Projektphasen), auf die später Projektzeiten und Belege gebucht werden.

Sinnvoll ist außerdem, direkt eine eindeutige und aussagekräftige Projektkurzform zu vergeben, damit Projekte später in Auswahllisten und Auswertungen schnell erkennbar sind.

Wenn Sie einem Projekt keinen Kundendatensatz zuweisen, gilt dies als internes Projekt, welches nicht fakturierbar ist.

Sie können Projekte kopieren, um die Projektstruktur, die Projekteinstellungen und weitere wiederkehrende Stammdaten eins zu eins zu übernehmen, und müssen künftig nur noch duplizieren.

Nach der Anlage des Projekts können Sie die Voreinstellungen wie Abrechnungseinstellungen und Projekteinstellungen individuell anpassen. Gerne können Sie Ihren konkreten Anwendungsfall mit uns unter [email protected] teilen, um eine maßgeschneiderte Beratung zu erhalten.

Für einen guten Start sollten Sie früh festlegen, auf welchem Weg Zeiten in Ihrem Unternehmen erfasst werden sollen. Es gibt folgende Optionen:

Für die Einführung ist deshalb weniger die technische Vielfalt entscheidend als eine klare Entscheidung: Welche Mitarbeitendengruppen erfassen im Browser, welche mobil und wo sind Terminal-Lösungen sinnvoll?

Für Administratoren und, bei aktiviertem Bereich Standorte & Abteilungen, auch für definierte Abteilungsleiter ist wichtig zu wissen, wo die typischen Korrekturen und Nachträge im Alltag vorgenommen werden. Dafür öffnen Sie den betreffenden Mitarbeitenden unter Mitarbeiter. Dort finden Sie im Menü Mitarbeiterverwaltung die Einträge Projektzeiten, Belege und Kalender. Dort können Sie Projektzeiten anderer Mitarbeitender ändern, Belege prüfen und Fehlzeiten administrieren.

Einzelne Umbuchungen nehmen Sie direkt beim jeweiligen Mitarbeitenden unter Mitarbeiterverwaltung > Projektzeiten vor. Für umfangreichere Umbuchungen zwischen Projekten, Vorgängen oder Mitarbeitern empfehlen wir die Projektzeitauswertung, in der Sie per Mehrfachauswahl viele Einträge gleichzeitig über „Aktion wählen" umbuchen.

So haben Personen mit Zusatzberechtigungen einen festen Ort für die wichtigsten tagtäglichen Verwaltungsaufgaben.

Unter Administration > System > Tasks können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Besonders hilfreich zum Start sind Aufgaben wie die Erinnerung an fehlende Zeiterfassung, die Erinnerung an das Einstempeln oder das automatische Abmelden von Mitarbeitenden zu einer festen Uhrzeit oder nach einer bestimmten Anwesenheitsdauer. Zusätzlich können Sie Benachrichtigungen zu Beschäftigungszeiträumen, Fehlzeitenanträgen, Unterschreitungen der Sollstunden oder zur Monatssperre einrichten. Das hilft, den laufenden Betrieb früh sauber zu stabilisieren und Fehlbuchungen vorzubeugen.

Die Produktlinien mit Projektbezug bieten zusätzliche und teilweise sehr umfangreiche Funktionen, zum Beispiel die Ressourcenplanung sowie Angebotserstellung und Rechnungsstellung ab ZEP Operations. Die Ressourcenplanung ist in ZEP Business enthalten. In ZEP Track, ZEP Control und ZEP Operations ist die Ressourcenplanung zubuchbar. Die Buchung läuft über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account.

Gerade diese Module sind funktional sehr mächtig und greifen häufig tief in bestehende kaufmännische Prozesse ein. Wenn Sie planen, diese Module aktiv zu nutzen, empfehlen wir eine persönliche Beratung mit unserem ZEP Expertenteam. Melden Sie sich dafür gerne direkt unter [email protected], damit die Einrichtung sauber auf Ihre Prozesse abgestimmt werden kann.