Das Modul Angebotserstellung deckt den gesamten Angebotsprozess in ZEP ab: Angebote erstellen und prüfen, Versand per E-Mail oder Brief, Status-Workflow mit Übergaben an Projekt und Rechnungsstellung. Angebote knüpfen direkt an die ZEP-Stammdaten (Kunden, Projekte, Artikel) an, sodass kalkulierte Aufwände später automatisch in Projekt-Plan-Stunden oder Rechnungspositionen überführt werden können.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Angebotserstellung ist nur in ZEP Professional verfügbar.
Das Modul wird über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account zugebucht. ZEP Clock und ZEP Compact unterstützen das Modul nicht.
Berechtigungen
Die Aufgaben in der Angebotserstellung sind nach Rollen aufgeteilt:
Projektleiter mit Budgetverantwortung und Kundenverantwortliche: Legen Angebote für ihre Projekte und Kunden an, bearbeiten sie und führen sie durch den Status-Workflow.
Administratoren und Controller (mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter für ihre Abteilung): Sehen und verwalten alle Angebote, pflegen Vorlagen, Textbausteine, Mailvorlagen und das Briefpapier und konfigurieren den Workflow.
User mit Zusatzrechten: Dürfen — sofern die Grundeinstellung User mit Zusatzrechten darf Angebote für alle Kunden anlegen aktiv ist — Angebote für alle Kunden anlegen, auch ohne als Projektleiter oder Kundenverantwortlicher zugeordnet zu sein.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen folgende neue Bereiche und Tabs in ZEP zur Verfügung:
Angebote
Im Hauptmenü erscheint der Eintrag Angebote mit den Untermenüpunkten Meine Angebote (vom angemeldeten Benutzer erstellte Angebote), Alle Angebote (über alle Mitarbeitenden hinweg, für Administratoren und Controller) sowie Vorlagen für wiederverwendbare Muster-Angebote.
Kunden- und Projekt-Detailseite
Auf der Detailseite eines Kunden und eines Projekts erscheint jeweils der Reiter Angebote. So sehen Sie auf einen Blick, welche Angebote zu einem bestimmten Kunden oder Projekt erstellt wurden, ohne durch die globale Liste filtern zu müssen.
Administration > Angebotsverwaltung
Unter Administration > Angebotsverwaltung erscheint eine eigene Kachel mit den Untermenüpunkten Einstellungen, Textbausteine, Mailvorlagen, Berechtigungen für den Workflow, Kategorien und Schlagworte. Ohne aktives Modul Rechnungsstellung erscheint zusätzlich der Punkt Artikel — mit Rechnungsstellung wird die Artikel-Stammdaten-Pflege dort vorgenommen.
Administration > System > Tasks
Mit aktivem Angebotsmodul erscheint im Bereich Administration > System > Tasks die zusätzliche Aufgabe Erinnerung an Nachfassen des Angebotes. Sie sendet zeitgesteuert eine E-Mail an den Verantwortlichen, wenn ein Angebot kurz vor oder nach dem Ende seiner Gültigkeit steht. Konfiguration siehe Artikel Grundeinstellungen – Angebotserstellung.
Auswertungen und Dashboard-Widgets
Das Modul liefert keine eigenständigen Auswertungs-Berichte, ergänzt aber das Dashboard-Widget Meine Angebote im Mitarbeiter-Dashboard zur eigenen Pipeline-Sicht.
Eine globale Auswertung über alle Angebote ist über das Hauptmenü Angebote > Alle Angebote mit Filtern, Spalten-Konfiguration und CSV-Export erreichbar.
Abgrenzung zu Projektplanung und Rechnungsstellung
Hinweis: Beim Status In Projekt überführt werden die Plan-Tage des Angebots automatisch in Plan-Stunden des neuen Projekts umgerechnet – das Modul Projektplanung ist in ZEP Professional standardmäßig enthalten und damit immer verfügbar. Sofern zusätzlich das Modul Rechnungsstellung gebucht ist, entstehen aus den Angebotspositionen automatisch Rechnungspositionen im neuen Projekt.