Die Box Account in der Administration ist das Self-Service-Tool für die Verwaltung Ihrer ZEP-Lizenz: Übersicht und Anpassung der gebuchten Produktlinie und Zusatzmodule, Einsicht in alle Rechnungen sowie Pflege der Rechnungsdaten Ihrer Organisation. Die Box steht ausschließlich Administratoren in produktiven Mietlizenzen zur Verfügung. In einer ZEP-Testversion ist die Box nicht sichtbar; dort übernimmt der Hauptmenüpunkt Meine Testversion die Modul-Konfiguration und den Vertragsabschluss (siehe Abschnitt Lizenzverwaltung in der Testversion).
Hinweis: Die Box Account ist Teil der Self-Service-Funktion und in allen Produktlinien verfügbar: ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional. Sichtbarkeit ist an die Mietversion gebunden — in Testversionen erfolgt die Lizenzverwaltung über den Hauptmenüpunkt Meine Testversion. Hier stehen außerdem der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) als Download bereit.
Abonnement
Im Untermenüpunkt Abonnement sehen Sie die aktuell gebuchte Lizenz im Überblick und nehmen Anpassungen vor — von der Buchung neuer Zusatzmodule bis zur Anpassung der Anwenderzahl. Drei Bereiche bilden die Seite: Lizenzübersicht, Aktions-Links für Lizenzanpassung, Zusatzmodul-Test und Kündigung sowie zwei Tabellen mit der Historie und den zukünftig eingeplanten Änderungen.
Lizenzübersicht
Die obere Karte zeigt Ihre aktuelle Lizenz: Kunden-Nr., das Anwender-Verhältnis (aktive zu lizenzierten Anwendern; in ZEP Clock wird nur die Anzahl aktiver Anwender angezeigt) und den Preis. In ZEP Clock wird der Preis pro Anwender und Monat ausgewiesen, in ZEP Compact und ZEP Professional als Monats-Gesamtbetrag. Die Karte ist read-only und reflektiert immer den aktuellen Lizenzstand einschließlich aller gebuchten Zusatzmodule. Schnittstellen-Module erscheinen dabei als eigene Gruppe Schnittstellen; Module, die nur in ZEP Professional verfügbar sind, zeigen in ZEP Clock und ZEP Compact ein Pfeil-Symbol und sind nicht anklickbar.
Hinweis: Ein Wechsel der Produktlinie (zwischen ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional) lässt sich nicht selbst auslösen. Wenden Sie sich dafür an den ZEP-Support per Chat oder per E-Mail an [email protected].
Modul-Übersicht
Unterhalb der Lizenzübersicht erscheinen die Zusatzmodule Ihrer Produktlinie in einem dreispaltigen Raster. Die Symbole haben folgende Bedeutung:
Grüner Haken: Modul aktiv gebucht
Blaues Plus: Modul aktuell als Testmodul aktiv
Graues Plus: Modul nicht gebucht, in dieser Produktlinie aber buchbar
Ein Klick auf das Plus-Symbol öffnet direkt den Dialog Lizenz bearbeiten mit dem ausgewählten Modul bereits vormarkiert — ein bequemer Direkteinstieg in die Lizenzanpassung.
In ZEP Professional sind die Module Umsätze und Kosten, Reisekostenabrechnung und Projektplanung bereits inbegriffen und können nicht entfernt werden.
Lizenzanpassung
Über den Link Lizenz bearbeiten öffnen Sie einen dreistufigen Assistenten zur Anpassung Ihrer Lizenz:
Lizenz bearbeiten — Sie wählen Zusatzmodule, Anwenderzahl und den Wirksamkeits-Zeitpunkt der Änderung und akzeptieren die Vertragsbedingungen (inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag und AGB). Die Produktlinie ist in diesem Dialog read-only; für einen Produktlinien-Wechsel siehe Hinweis unter Lizenzübersicht. Der neue Monatspreis ist in Echtzeit unten rechts im Fenster sichtbar.
Rechnungsdaten — Firmenstammdaten, Rechnungsempfänger und Zahlungsmethode werden kontrolliert oder angepasst.
Zusammenfassung — Eine Übersicht aller Änderungen erscheint; Sie schließen über Kostenpflichtig bestellen ab.
Für die Wirksamkeit von Lizenzänderungen gelten folgende Stichtage:
Upgrades (mehr Anwender oder mehr Module): zum 1. und zum 15. eines Monats, auch rückwirkend möglich.
Downgrades (weniger Anwender oder weniger Module): ausschließlich zum 1. eines zukünftigen Monats. Downgrades lassen sich vorab einplanen — praktisch, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlassen wird.
Hinweis: In ZEP Clock erfolgen Lizenzanpassungen ausschließlich zum 1. eines Monats; den 15. als Stichtag gibt es dort nicht.
Nach Abschluss der Bestellung erhalten sowohl der ausführende Administrator als auch die für die Rechnungsstellung hinterlegte E-Mail-Adresse eine Bestellbestätigung.
Zusatzmodul-Test
Über den Link Zusatzmodule testen öffnen Sie einen separaten Dialog, in dem Sie Zusatzmodule unverbindlich aktivieren. Pro Modul wird der zusätzliche Monatspreis sofort eingeblendet: in ZEP Clock als Aufpreis pro Anwender & Monat, in ZEP Compact und ZEP Professional als Aufpreis pro Monat. Der Link erscheint nur, wenn aktuell Testmodule angeboten werden.
Zusatzmodule können 14 Tage unverbindlich und kostenlos getestet werden. Nach Ablauf der Testphase werden sie automatisch entfernt; eine dauerhafte Übernahme ist über Lizenz bearbeiten möglich. Pro Modul ist nur ein einmaliger Test möglich. Für einen verlängerten Testzeitraum oder einen erneuten Test wenden Sie sich an den ZEP-Support per Chat oder per E-Mail an [email protected].
Kündigung
Über den Link ZEP kündigen öffnet sich eine vorausgefüllte E-Mail an den ZEP-Support mit Firmenname, vorgeschlagenem Kündigungsdatum (Ende des laufenden Monats) und Absender-Name. Sie können die E-Mail vor dem Versand anpassen. Die Kündigung wird nicht automatisch im System verarbeitet, sondern vom ZEP-Customer-Success-Team bearbeitet, das sich zur Bestätigung und zum Übergabe-Prozess mit Ihnen in Verbindung setzt.
Historie der Lizenz-Änderungen
Die Tabelle Historie listet alle bereits wirksam gewordenen Anpassungen Ihrer Lizenz: Datum der Änderung, Art (Upgrade, Downgrade, Modulbuchung), neue Anwenderzahl, Preis, ausführender Account-Inhaber sowie die jeweils geänderten Module und Testmodule. Die Tabelle ist sortierbar und dient als revisionssicherer Beleg Ihrer Vertragsentwicklung. Steht in der Spalte Erstellt von der Wert Support, hat das ZEP-Team die Anpassung auf Ihren Wunsch hin manuell vorgenommen.
Zukünftig eingeplante Änderungen
Die Tabelle In Zukunft eingeplant zeigt alle Lizenz-Änderungen, die Sie bereits gebucht haben, deren Wirksamkeit aber noch in der Zukunft liegt — typisch bei einer Buchung zum kommenden Monatsersten. Über die Aktion Stornieren entfernen Sie eine geplante Änderung vor ihrer Wirksamkeit; geplante Änderungen werden ansonsten zum eingestellten Termin automatisch ausgeführt.
Rechnungen
Im Untermenüpunkt Rechnungen finden Sie alle bisher von ZEP an Ihre Organisation ausgestellten Rechnungen in chronologischer Reihenfolge. Die Liste ist als reine Leseansicht ausgelegt; Änderungen an Rechnungen sind nicht möglich.
Rechnungs-Übersicht
Die Tabelle zeigt pro Zeile Re-Nr, Datum, Betrag und einen Download-Link. Die Sortierung erfolgt absteigend nach Datum, sodass die jüngsten Rechnungen oben stehen. Eine Filter-Funktion ist nicht vorgesehen, da die meisten Organisationen überschaubar wenige ZEP-Rechnungen pro Jahr haben; bei Bedarf nutzen Sie die Browser-Suche zum schnellen Auffinden einer bestimmten Rechnung.
Rechnungsdownload
Über den Download-Link in jeder Zeile laden Sie die jeweilige Rechnung als PDF herunter. Die PDF entspricht der Original-Rechnung, die per E-Mail an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse versendet wurde. Sinnvoll für die Buchhaltungs-Archivierung und für die Weitergabe an die eigene Buchhaltung, falls die ursprüngliche Mail nicht mehr verfügbar ist.
Rechnungsdaten
Im Untermenüpunkt Rechnungsdaten pflegen Sie die Stammdaten, die ZEP für die Rechnungslegung an Ihre Organisation verwendet. Die Seite zeigt eine Leseansicht mit Firmenstammdaten, Rechnungsempfänger, Zahlungsmethode und (bei SEPA-Lastschrift) der Bankverbindung. Über den Link Einstellungen ändern öffnet sich ein Pop-up mit dem vollständigen Eingabeformular.
Firmenstammdaten
Im Block Firma hinterlegen Sie die rechtlichen Daten Ihrer Organisation: Name (mit optionaler zweiter Namenszeile Namenszusatz), Adresse (zwei Adresszeilen), PLZ, Ort und Land. Bei einem EU-Land außerhalb Deutschlands erscheint zusätzlich das Feld USt-IdNr.. Diese Daten erscheinen auf jeder ZEP-Rechnung als Empfänger-Anschrift.
Rechnungsempfänger
Im Block Rechnungsempfänger hinterlegen Sie alle Angaben zum Empfänger der Rechnungen: E-Mail, Anrede, Vorname und Name. Pflegen Sie eine E-Mail-Adresse, versendet ZEP jede neue Rechnung als PDF-Anhang automatisch an diese Adresse — typisch ist eine Sammeladresse wie [email protected] oder [email protected]. Ohne hinterlegte Adresse erhalten ausschließlich Administratoren über ihr persönliches E-Mail-Postfach eine Benachrichtigung, sobald eine Rechnung bereitliegt.
Zahlungsmethode
Im Bearbeiten-Pop-up wählen Sie zwischen Zahlung per Lastschrift und Rechnung (Überweisung). Bei SEPA-Lastschrift werden zusätzlich IBAN, BIC und Kontoinhaber abgefragt. Bei Überweisung entfallen diese Felder, und Sie erhalten die Bankverbindung von ZEP auf jeder Rechnung mitgeteilt.
Hinweis: Mit der Eingabe einer Bankverbindung und dem Speichern des Formulars erteilen Sie ZEP zugleich das SEPA-Mandat zum Bankeinzug; eine separate, manuelle Unterzeichnung ist nicht erforderlich. Änderungen an den Rechnungsdaten gelten ab der nächsten ZEP-Rechnung — bereits erstellte Rechnungen bleiben mit den damaligen Stammdaten archiviert.
Lizenzverwaltung in der Testversion
In einer ZEP-Testversion ist die Box Account in der Administration ausgeblendet. Stattdessen erscheint im linken Hauptmenü der Punkt Meine Testversion, der Administratoren die eigenständige Konfiguration der Testversion und den späteren Vertragsabschluss zur Mietlizenz ermöglicht.
Konfiguration der Testversion
Auf der Seite Meine Testversion sehen Sie die Anzahl der Anwender, die aktuell ausgewählte Produktlinie sowie die aktiven Testmodule (grüner Haken) und die noch ergänzbaren Module (graues Plus). Über den Button Konfiguration Testversion öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Module Ihrer Testversion nach eigenem Bedarf anpassen und speichern.
Hinweis: Ein Wechsel der Produktlinie innerhalb der Testversion ist nur zwischen ZEP Compact und ZEP Professional möglich. Aus einer ZEP Clock-Testversion lässt sich nicht direkt auf Compact oder Professional wechseln (und umgekehrt) — für einen solchen Wechsel wenden Sie sich an den ZEP-Support per Chat oder per E-Mail an [email protected].
Vertragsabschluss aus der Testversion
Über den Button + ZEP Vertrag abschließen starten Sie einen Wizard zum Abschluss einer Mietlizenz. Der Wizard fragt der Reihe nach folgende Angaben ab:
Produktlinie — Auswahl zwischen ZEP Compact und ZEP Professional. Bei einer Testversion von ZEP Clock ist die Produktlinie auf Clock vorbelegt und nicht änderbar.
Testmodule und Zusatzmodule — Auswahl der gewünschten Module. In ZEP Professional sind Umsätze und Kosten, Reisekostenabrechnung und Projektplanung bereits enthalten.
Anwender — Anzahl der Anwender mit ZEP-Zugang (in ZEP Clock wird die Anwenderzahl automatisch aus den genutzten Lizenzen ermittelt).
Vertragsstart — wird angezeigt, nicht gewählt: bei ZEP Compact und ZEP Professional das heutige Datum, bei ZEP Clock der laufende Monatserste (nach dem 15. der nächste Monatserste, Nutzung ab sofort).
Vertragsbedingungen — Akzeptanz der Vertragsbedingungen, des Auftragsverarbeitungsvertrags und der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Der angezeigte Preis pro Monat aktualisiert sich live anhand der Auswahl. Nach Klick auf Weiter gelangen Sie zur Eingabe der Rechnungsdaten.
Rechnungsdaten im Vertragsabschluss
Auf der zweiten Wizard-Seite hinterlegen Sie die Rechnungsdaten Ihrer Organisation: Firmenstammdaten (Name, Adresse, PLZ, Ort, Land, USt-IdNr.), Rechnungsempfänger (E-Mail, Anrede, Vorname, Name) und Zahlungsmethode (SEPA-Lastschrift oder Rechnung). Die Felder entsprechen den späteren Rechnungsdaten in der Account-Box.
Bei Auswahl von Zahlung per Lastschrift stimmen Sie mit der Eingabe der Bankverbindung und dem Speichern des Formulars zugleich dem Bankeinzug zu — gleiches Verhalten wie beim späteren Bearbeiten in den Rechnungsdaten.
Nach Klick auf Weiter erhalten Sie auf der dritten Wizard-Seite eine Zusammenfassung aller Angaben. Über Kostenpflichtig bestellen schließen Sie den Vertrag ab; Sie erhalten anschließend eine Bestätigung per E-Mail.