Das Modul Ressourcenplanung ergänzt ZEP um die konkrete Einplanung von Mitarbeitenden auf Projekte und Vorgänge sowie um Arbeitspakete, die geplante Stunden, Restaufwand und Verantwortliche bündeln. So entsteht aus dem unternehmensweiten Projektplan ein operativer Wer-wann-Plan pro Person.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Ressourcenplanung ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar und wird über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account zugebucht. In ZEP Clock ist das Modul nicht unterstützt.
Berechtigungen
Die Einplanung und Auswertung in der Ressourcenplanung ist nach Rollen aufgeteilt:
Mitarbeitende: Sehen ihre eigene Einplanung und ihre Arbeitspakete; können bei aktiver Selbst-Einplanung eigene Stunden erfassen.
Projektleiter mit Budgetverantwortung: Planen ihre Projektmitarbeitenden ein, legen Arbeitspakete an und sehen die Ressourcenplanungs-Auswertungen ihrer Projekte.
Administratoren (mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter für ihre Abteilung; Controller wenn die Grundeinstellung Controller darf einplanen aktiv ist): Planen unternehmensweit, verwalten Stammdaten und Mailvorlagen und sehen alle Auswertungen.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen folgende neue Bereiche und Reiter in ZEP zur Verfügung:
Meine Einplanung
Im Hauptmenü erscheint der Eintrag Meine Einplanung. Mitarbeitende sehen hier ihre eigene Tages- und Wochenplanung über alle Projekte hinweg — die Standardverteilung pro Wochentag genauso wie konkrete Tageseinplanungen. Sind die Selbst-Einplanung-Berechtigungen in den Grundeinstellungen aktiv, können Mitarbeitende ihre Stunden hier auch selbst eintragen.
Meine Arbeitspakete
Im Hauptmenü erscheint zusätzlich der Eintrag Meine Arbeitspakete. Mitarbeitende sehen alle Arbeitspakete, denen sie zugeordnet sind, mit Plan-, Ist- und Restaufwand sowie der farbcodierten Status-Ampel. Hier pflegen sie auch den Restaufwand für ihre laufenden Pakete.
Zeiterfassung
Im Zeiterfassungs-Formular kann eine konkrete Einplanung mit Uhrzeit (Eingabe-Art Von – Bis) als Vorbelegung übernommen werden: Datum, Uhrzeiten, Projekt, Vorgang und eine evtl. hinterlegte Bemerkung werden direkt ins Buchungsformular gefüllt. So entsteht aus einer geplanten Einplanung mit wenigen Klicks die tatsächliche Projektzeit-Buchung.
Mitarbeiter
Im Mitarbeiterbereich (Mitarbeiter > [Person] > Zuordnungen > Projekte) bearbeiten Sie die Standard- und konkrete Einplanung für eine einzelne Person über alle ihre Projekte hinweg. Zusätzlich erscheint unter Auswertungen > Ressourcenplanung auf der Mitarbeiter-Detailseite die gleiche Auswertungs-Liste wie unter den Mitarbeiter-Auswertungen — gefiltert auf die eine Person.
Projekte
Im Projektbereich (Projekte > [Projekt] > Allgemein > Projektmitarbeiter) erfassen Sie die Standard- und konkrete Einplanung aller dem Projekt zugeordneten Mitarbeitenden. Zusätzlich erscheint unter Auswertungen > Ressourcenplanung auf der Projekt-Detailseite die Auswertungs-Liste sowie eine eigene Planungsübersicht mit allen Arbeitspaketen des Projekts.
Datenobjekte mit Arbeitspaketen
Arbeitspakete können zu folgenden Datenobjekten zugeordnet werden, und jedes Objekt erhält dafür eine eigene Liste:
Projekte — alle Arbeitspakete des Projekts
Vorgänge — Arbeitspakete eines Vorgangs innerhalb eines Projekts
Tickets — Arbeitspakete zu einem Ticket aus dem Ticketsystem
Teilaufgaben — Arbeitspakete einer Teilaufgabe
Kunden — alle Arbeitspakete eines Kunden über Projekte hinweg
Administration > Ressourcenplanung
Unter Administration > Ressourcenplanung erscheint eine eigene Kachel mit den Untermenüpunkten Einstellungen und Mailvorlagen für Einplanungs-Benachrichtigungen.
Zusätzliche Auswertungen
Das Modul ergänzt Auswertungen in zwei Bereichen, jeweils unter dem Reiter Ressourcenplanung:
Mitarbeiter
Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Ressourcenplanung stehen sechs Auswertungen zur Verfügung:
Einplanung – geplante Stunden pro Mitarbeitendem und Projekt
Einplanung/Ist-Vergleich – Plan gegen tatsächlich gebuchte Stunden
Arbeitspakete – alle Arbeitspakete aller Mitarbeitenden
Auslastung (Arbeitspakete) – kumulierter Arbeitsfaktor je Person und Tag
Verlauf Projektzeiten – Buchungs-Verlauf der Mitarbeitenden
Offene Kapazität – verbleibende verfügbare Arbeitszeit
Projekte
Unter Auswertungen > Projekt > Ressourcenplanung stehen fünf projektbezogene Auswertungen zur Verfügung:
Einplanung – geplante Stunden aller Mitarbeitenden im Projekt
Einplanung/Ist-Vergleich – Plan-Ist-Vergleich pro Mitarbeitendem im Projekt
Arbeitspakete – alle Pakete im Projekt mit Status-Übersicht
Auslastung (Arbeitspakete) – Auslastungs-Heatmap der Projekt-Mitarbeitenden
Verlauf Projektzeiten – Buchungs-Verlauf der Projekt-Mitarbeitenden
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Die Ressourcenplanung ergänzt das Modul Projektplanung: Die dort hinterlegten Plan-Stunden bilden die Basis, die Ressourcenplanung verteilt diese Stunden über Arbeitspakete und Einplanungen auf konkrete Personen und Zeiträume. Mit dem Modul Ticketsystem können auch Tickets eigene Arbeitspakete erhalten. Mit dem Modul Umsätze und Kosten fließen geplante Stunden aus Arbeitspaketen in Kosten- und Umsatzprognosen ein.