Lieferanten ermöglichen die zentrale Verwaltung aller externen Geschäftspartner, von denen in ZEP Kosten erfasst werden – z. B. Dienstleister, Subunternehmer oder Lieferanten. Sie bilden die Grundlage für eine strukturierte Belegerfassung und aussagekräftige Kostenauswertungen.
Mit dem Lieferantenbereich können Unternehmen:
Lieferantenstammdaten zentral pflegen
Belege eindeutig Lieferanten zuordnen
externe Kosten transparent auswerten
kaufmännische Prozesse vereinheitlichen
Rollen & Zugriffsrechte
Administratoren
Lieferanten anlegen, bearbeiten und löschen
Zugriff auf Auswertungen in der Lieferantenakte und Einstellungen unter Administration > Lieferanten
Controller
Lesezugriff auf Lieferanten
Alle Benutzer
Können bei der Belegerfassung aktive Lieferanten zur Zuordnung auswählen
Lieferantenübersicht
Administratoren und Controller erhalten über den Menüpunkt Lieferanten einen vollständigen Überblick über alle angelegten Lieferanten.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
Volltextsuche: Suche über alle eingeblendeten Spalten
Filter: Über Filter hinzufügen können Sie nach beliebigen Feldern filtern (z. B. Ort, Branche, Status). Die Tabelle aktualisiert sich sofort.
Tabelle personalisieren: Über das Zahnrad-Symbol können Spalten ein-/ausgeblendet und per Drag & Drop angeordnet werden. Spalten können auch direkt in der Tabelle verschoben werden.
Sortierung: Klick auf den Pfeil neben einer Spaltenbezeichnung sortiert auf- oder absteigend.
Favoriten: Gespeicherte Filterkombinationen für häufig genutzte Ansichten.
Export: Die Lieferantendaten können über das Download-Symbol in verschiedenen Dateiformaten exportiert werden.
Hinweis: Die Spalten Lieferantennummer und Name werden immer angezeigt und können nicht ausgeblendet werden.
Wenn Sie mehrere Lieferanten in der Tabelle anhaken, können Sie über Aktion ausführen folgende Felder als Massenaktion ändern: Branche, MwSt., Kennung für das Land, Status, Skontofrist und Zahlungsziel.
Lieferanten anlegen
Administratoren können über Neuen Lieferanten anlegen Lieferanten hinzufügen. Pflichtfelder sind Lieferantennummer und Name. Im Reiter Allgemein finden Sie ggf. angelegte Zusatzattribute.
Hinterlegen Sie Kontaktdaten und Zahlungsdaten. Alle Angaben sind später in der Lieferantenakte oder per Massenoperation anpassbar.
Lieferantenakte
Die Lieferantenakte bietet einen vollständigen Überblick über alle lieferantenspezifischen Daten. Über die Stift-Symbole in den jeweiligen Kacheln können Angaben bearbeitet werden.
Über das Zahnrad-Symbol gelangt ein Administrator zu den Menüpunkten unter Administration > Lieferanten und kann den Lieferanten löschen, sofern keine Belege mit ihm verknüpft sind.
Über Lieferantenakte im Menü ist ein Dropdown verfügbar, das den Wechsel zu Adressen, Ansprechpartnern und der Änderungshistorie ermöglicht.
Im Menüpunkt Auswertungen der Lieferantenakte sind alle Belege einsehbar, die dem Lieferanten zugeordnet sind. Es stehen Volltextsuche, Filter, Spaltenanpassung und Favoritenspeicherung zur Verfügung. Durch Klick auf die Belegnummer können Belegdetails eingesehen und angepasst werden. Neue Belege können hier direkt nacherfasst werden.
Adressen
Im Reiter Adressen hinterlegen Sie beliebig viele Adressen für den Lieferanten. Über Primäre Adresse festlegen bestimmen Sie, welche Adresse standardmäßig für Korrespondenz verwendet wird.
Für jede Adresse können Sie Typ, Straße, PLZ, Ort, Land und weitere Kontaktdaten angeben. Adressen lassen sich jederzeit bearbeiten oder löschen.
Ansprechpartner
Im Reiter Ansprechpartner pflegen Sie Kontaktpersonen beim Lieferanten (Name, Position, E-Mail, Telefon). Einer der Ansprechpartner kann als primärer Kontakt markiert werden.
Belege
Der Reiter Belege zeigt alle Belege, die diesem Lieferanten zugeordnet wurden. Volltext-Suche, Filterung nach beliebigen Feldern, Spaltenanpassung und Favoriten stehen zur Verfügung. Durch Klick auf die Belegnummer gelangen Sie zu den Belegdetails.
Neue Belege können direkt aus dieser Ansicht erfasst werden – der Lieferant wird dabei automatisch vorbelegt.
Kosten
Der Reiter Kosten liefert eine Übersicht aller dem Lieferanten zugeordneten Kosten über alle Projekte hinweg. Damit lassen sich externe Ausgaben je Lieferant transparent nachverfolgen.
Dokumente
Im Reiter Dokumente können Dateien (z. B. Verträge, Zertifikate) direkt beim Lieferanten hinterlegt werden.
Zuständige Personen
Unter Zuständige Personen legen Sie fest, welche Mitarbeitenden intern für diesen Lieferanten verantwortlich sind. Eine Person kann als primäre zuständige Person markiert werden.
Änderungshistorie
Die Änderungshistorie protokolliert alle Änderungen an den Lieferantenstammdaten: Welches Feld wurde wann von wem geändert und auf welchen Wert.