Dieser Artikel baut auf dem Artikel Erste Schritte für Mitarbeitende auf. Die dort beschriebenen Grundlagen zur täglichen Nutzung von ZEP Compact und ZEP Professional werden hier nicht wiederholt.

Im Fokus dieses Artikels stehen die Einrichtung des Systems, die Grundkonfiguration sowie die wichtigsten Verwaltungsaufgaben für Administratoren und Personen mit Zusatzberechtigungen. Je nach eingesetzten Modulen und Rollen können auch Controller, Projektleiter, Abteilungsleiter oder User mit Zusatzrechten einzelne Verwaltungsaufgaben übernehmen.

Bevor Mitarbeitende mit ZEP arbeiten, sollten Sie als Administrator die wichtigsten Grundeinstellungen einmal sauber festlegen. Unter Administration finden Sie – je nach eingesetzten Modulen – die zentralen Einstellungsbereiche für Ihr Unternehmen. Gerade zu Beginn lohnt es sich, diese Bereiche nicht nur grob zu überfliegen, sondern einmal bewusst zu entscheiden, wie ZEP in Ihrem Unternehmen genutzt werden soll. Besonders hervorheben wollen wir:

Neue Mitarbeitende legen Sie im Menüpunkt Mitarbeiter an. Dort erfassen Sie zunächst die allgemeinen Stammdaten und vergeben die passenden Benutzerrechte. Vergeben Sie bei der Anlage eine Standard-Preisgruppe um den Standardstunden- bzw. Tagessatz für den Mitarbeiter festzulegen. Dieser kann auf Kunden- und Projektebene jederzeit individualisiert werden.

Nach dem Anlegen prüfen Sie über das Profil der Mitarbeiter die Mitarbeitereinstellungen, die für neue Mitarbeitende zum Teil automatisch vorbelegt werden:

Kunden sind in ZEP ein weiteres zentrales Datenobjekt und sollten von Beginn an vollständig angelegt werden. In der Kundenverwaltung pflegen Sie Stammdaten, Ansprechpartner und weitere kundenspezifische Informationen.

Wenn Sie mit abrechnungsrelevanten Funktionen arbeiten, lohnt sich außerdem ein Blick auf die Abrechnungseinstellungen. Dort hinterlegen Sie zum Beispiel Kundenpreistabellen und Reiseeinstellungen die individuell mit dem Kunde vereinbart sind. Diese gelten automatisch für neue Projekte des Kunden, solange Sie auf Projektebene keine eigenen Preistabellen anlegen.

Wenn Sie Lieferantenbelege und externe Kosten in ZEP erfassen möchten, sollten Sie auch den Bereich Lieferanten von Anfang an pflegen. In den Einstellungen können Sie zum Beispiel einen Nummernkreis für Lieferantennummern und eine MwSt.-Vorbelegung festlegen. Zusätzlich lassen sich Branchen, Kategorien und Zusatzattribute definieren.

Damit Mitarbeiter in ZEP Compact und ZEP Professional Zeiten buchen können, müssen Sie zunächst Projekte anlegen und die Mitarbeiter diesen Projekten als Projektmitarbeiter zuweisen.

Nach dem Anlegen eines Projekts definieren Sie die dazugehörigen Vorgänge (bzw. Teilprojekte oder Projektphasen), auf die später Projektzeiten und Belege gebucht werden.

Sinnvoll ist außerdem, direkt eine eindeutige und aussagekräftige Projektkurzform zu vergeben, damit Projekte später in Auswahllisten und Auswertungen schnell erkennbar sind.

Wenn Sie einem Projekt keinen Kundendatensatz zuweisen, gilt dies als internes Projekt, welches nicht fakturierbar ist.

Nach der Anlage des Projekts können Sie die Voreinstellungen wie Abrechnungseinstellungen und Projekteinstellungen individuell anpassen. Gerne können Sie Ihren konkreten Anwendungsfall mit uns unter [email protected] teilen, um eine maßgeschneiderte Beratung zu erhalten.

Für einen guten Start sollten Sie früh festlegen, auf welchem Weg Zeiten in Ihrem Unternehmen erfasst werden sollen. In ZEP Compact und ZEP Professional gibt es folgende Optionen:

Für die Einführung ist deshalb weniger die technische Vielfalt entscheidend als eine klare Entscheidung: Welche Mitarbeitendengruppen erfassen im Browser, welche mobil und wo sind Terminal-Lösungen sinnvoll?

Für Administratoren und – bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen – auch für definierte Abteilungsleiter ist wichtig zu wissen, wo die typischen Korrekturen und Nachträge im Alltag vorgenommen werden. Dafür stehen unter Mitarbeiter > Auswahl des jeweiligen Users > Administration die Untermenüpunkte Projektzeiten, Belege und Kalender in jeder Mitarbeiterakte zur Verfügung. Dort können Sie Projektzeiten anderer Mitarbeitender ändern, Belege prüfen und Fehlzeiten administrieren.

So haben Personen mit Zusatzberechtigungen einen festen Ort für die wichtigsten tagtäglichen Verwaltungsaufgaben.

Unter Administration > System > Tasks können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Besonders hilfreich zum Start sind Aufgaben wie die Erinnerung an fehlende Zeiterfassung, die Erinnerung an das Einstempeln oder das automatische Abmelden von Mitarbeitenden zu einer festen Uhrzeit oder nach einer bestimmten Anwesenheitsdauer. Zusätzlich können Sie Benachrichtigungen zu Beschäftigungszeiträumen, Fehlzeitenanträgen, Unterschreitungen der Sollstunden oder zur Monatssperre einrichten. Das hilft, den laufenden Betrieb früh sauber zu stabilisieren und Fehlbuchungen vorzubeugen.

ZEP Compact und ZEP Professional bieten zusätzliche und teilweise sehr umfangreiche Module, zum Beispiel Ressourcenplanung, Angebotserstellung, Rechnungsstellung und weitere kaufmännische Erweiterungen.

Gerade diese Module sind funktional sehr mächtig und greifen häufig tief in bestehende kaufmännische Prozesse ein. Wenn Sie planen, diese Module aktiv zu nutzen, empfehlen wir eine persönliche Beratung mit unserem ZEP Expertenteam. Melden Sie sich dafür gerne direkt unter [email protected], damit die Einrichtung sauber auf Ihre Prozesse abgestimmt werden kann.