Dieser Artikel baut auf dem Artikel Erste Schritte für Mitarbeitende auf. Die dort beschriebenen Grundlagen zur täglichen Nutzung von ZEP Clock werden hier nicht wiederholt.
Im Fokus dieses Artikels stehen die Einrichtung des Systems, die Grundkonfiguration sowie die wichtigsten Verwaltungsaufgaben für Administratoren und Personen mit Zusatzberechtigungen.
Administratoren haben in ZEP Clock den Menüpunkt Administration. Zusätzlich können – je nach eingesetzten Modulen – auch Abteilungsleiter bestimmte Verwaltungsaufgaben für ihre zugeordneten Abteilungen übernehmen.
Grundeinstellungen vor der ersten Nutzung festlegen
Bevor Mitarbeitende mit ZEP Clock arbeiten, sollten Sie als Administrator die wichtigsten Grundeinstellungen einmal sauber festlegen. Unter Administration finden Sie folgende Einstellungsbereiche:
Meine Firma: definieren Sie unter anderem die Standardsprache, die Kennwortrichtlinien und fügen ggf. Single-Sign-On Einstellungen zum Login hinzu.
Mitarbeiter: In den Grundeinstellungen für Mitarbeitende legen Sie fest, welche Standardwerte bei neuen Mitarbeitenden vorbelegt werden. Dazu gehören unter anderem Regelarbeitszeit, Urlaubsanspruch, Pausenregelung und weitere Voreinstellungen.
Arbeitszeiten: legen Sie zentrale Regeln für die Zeiterfassung fest, zum Beispiel wie weit rückwirkend oder im Voraus manuell erfasst werden darf, ob Bemerkungen erforderlich sind, ob die manuelle Zeiterfassung überhaupt erlaubt ist und ob an Feiertagen oder an Tagen ohne Soll-Arbeitszeit erfasst werden darf.
Besonders wichtig ist die Konfiguration von Pausenregelungen. Sie können eine oder mehrere Pausenregelungen definieren und diese anschließend einzelnen Mitarbeitern zuweisen. Darin enthalten sind u.a.:
Mindestruhezeit
maximale Arbeitszeit
automatischer Pausenabzug
Mindestpausen
Wenn Sie Zeiten auf Tätigkeiten stempeln möchten, sollten Sie diese außerdem unter Arbeitszeiten aktivieren und anschließend im neuen Einstellungsbereich Tätigkeiten anlegen.
Überstunden & Fehlzeiten: mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden können Sie hier die Einführung des Moduls organisieren sowie die auswählbaren Fehlgründe und deren Konfiguration vornehmen. Außerdem ist es wichtig, einen oder mehrere Feiertagskalender für das aktuelle Jahr zu aktivieren und den Mitarbeiterprofilen zuzuweisen. Wenn Sie mit Zuschlägen arbeiten, nutzen Sie dafür den Einstellungsbereich Spezielle Zeiten.
Ab dem Monat der Einführung dieses Moduls müssen Mitarbeitende ihre Zeiten vollständig erfassen, außerdem sollten Sie je Mitarbeitendem Vorjahresüberstunden und Urlaubsanspruch pflegen und den Monatsabschluss anschließend regelmäßig durchführen.
System: in der Geräteverwaltung legen Sie Multiuser-Apps an oder aktivieren Terminals. Außerdem sollten Sie Tasks einrichten, um vergessenes Ausstempeln automatisch zu beenden oder andere Plausibilitätsprüfungen zu automatisieren.
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Grundeinstellungen
Mitarbeiter anlegen
Neue Mitarbeitende legen Sie im Menüpunkt Mitarbeiter an. Dort erfassen Sie zunächst die allgemeinen Stammdaten und vergeben die passenden Benutzerrechte.
Um dem Mitarbeiter Zugriff zu geben, können Sie den Link zur Kennwortänderung per E-Mail senden. Sollte der Mitarbeiter keine geschäftliche E-Mail-Adresse haben, können Sie ein initiales Kennwort über "Kennwort eingeben" festlegen und dieses samt dem Benutzername mitteilen.
Nach dem anlegen prüfen Sie über das Profil des Mitarbeiters die Mitarbeitereinstellungen, die für neue Mitarbeitende zum Teil automatisch vorbelegt werden:
Beschäftigungszeitraum: hier legen Sie den Beschäftigungsbeginn und ggf. auch das Ende fest sowie den dazugehörigen Urlaubsanspruch in dem Zeitraum. Bei unterjährigen Eintritten mit unrunden Urlaubsansprüchen, empfiehlt es sich mit zwei Beschäftigungszeiträumen zu arbeiten.
Regelarbeitszeit: hier legen Sie das Arbeitszeitmodell mit Soll-Arbeitszeit und erwarteten Arbeitstagen fest sowie die Zuweisung der Pausenregelung und des passenden Feiertagskalenders.
Ausgleich Überstunden & Urlaub: wenn der neu angelegte Mitarbeiter Altbestand an Urlaubstagen und Überstunden mitbringt, können Sie diese hier eintragen und zukünftig auch ausgleichen.
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Mitarbeiter anlegen
Erfassungswege für Ihr Unternehmen festlegen
Für einen guten Start sollten Sie früh festlegen, auf welchem Weg Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen erfasst werden sollen. In ZEP Clock gibt es folgende Optionen:
Die Erfassung im Browser über das Stempelsymbol (rechts oben)
Wenn die manuelle Zeiterfassung nicht deaktiviert ist, steht zusätzlich der Menüpunkt Arbeitszeiten zur Verfügung
Für mobile oder gemeinsam genutzte Geräte können Sie die ZEP Clock App einsetzen. Sie bietet einen Single-User-Modus für die persönliche Nutzung und einen Multi-User-Modus für gemeinsam genutzte Geräte.
Außerdem gibt es eine ZEP Browser-Erweiterung für Chrome und Edge.
Wenn keine digitale Lösung passend ist, können Sie auch unsere Hardware wie das ZEP Terminal sowie Partnerterminals (Datafox und EasySecure) anfragen.
Für die Einführung ist deshalb weniger die technische Vielfalt entscheidend als eine klare Entscheidung: Welche Mitarbeitendengruppen erfassen im Browser, welche mobil und wo sind Terminal-Lösungen sinnvoll?
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Arbeitszeiten
Wichtige Verwaltungswege im Alltag kennen
Für Administratoren und – bei Einsatz vom Modul Standorte & Abteilungen – auch für Abteilungsleiter ist wichtig zu wissen, wo sie im Alltag Korrekturen und Nachträge vornehmen können. Unter Mitarbeiter > Auswahl des jeweiligen Users > Administration können Arbeitszeiten und Kalendereinträge anderer Mitarbeiter erfasst, geändert und korrigiert werden. In der internen Bemerkung kann dabei dokumentiert werden, warum eine Änderung erfolgt ist. Diese Bemerkung ist für den Mitarbeitenden in der Arbeitszeithistorie sichtbar. So haben Personen mit Zusatzberechtigungen einen festen Ort für die wichtigsten tagtäglichen Verwaltungsaufgaben.
Automatisierungen sinnvoll einsetzen
Unter Administration > System > Tasks können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Besonders hilfreich zum Start sind Aufgaben wie die Erinnerung an fehlende Zeiterfassung, die Erinnerung an das Einstempeln oder das automatische Abmelden von Mitarbeitenden zu einer festen Uhrzeit oder nach einer bestimmten Anwesenheitsdauer. Zusätzlich können Sie Benachrichtigungen zu Beschäftigungszeiträumen, Fehlzeitenanträgen, Unterschreitungen der Sollstunden oder zur Monatssperre einrichten. Das hilft, den laufenden Betrieb früh sauber zu stabilisieren und Fehlbuchungen vorzubeugen.
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Tasks
