Wenn Sie Administrator, Abteilungsleiter oder Controller sind können Sie den Untermenüpunkt Auswertungen > Mitarbeiter einsehen.

In diesem Menüpunkt sind alle mitarbeiterorientierten Auswertungen aufgelistet. Einige von ihnen finden Sie auch in der Mitarbeiterakte unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] speziell für den gewählten Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu können Sie die Auswertungen unter Auswertungen > Mitarbeiter mitarbeiterübergreifend machen. Als Abteilungsleiter aber ggf. nur zu den Ihrer Abteilung zugeordneten Mitarbeitern.

Je nach verwendeter Module haben Sie hier mehr oder weniger Auswertungsmöglichkeiten.
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Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Verwaltung

Hier finden Sie eine grafische Auswertung der Beschäftigungszeiträume Ihrer Mitarbeiter. Für den eingestellten Zeitraum (voreingestellt ist Monatserster des Vormonats bis in 4 Monaten der Monatsletzte = 5 ganze Monate) werden die Beschäftigungszeiträume der einzelnen Mitarbeiter als Balken grafisch dargestellt. In den Monatsspalten wird jeweils die Summe der beschäftigten Mitarbeiter im entsprechenden Monat in Klammern angezeigt.

Durch Klick auf den Balken können Sie den dazugehörigen Beschäftigungszeitraum ändern.

Sie können ZEP die Auswertung automatisiert versenden lassen.

In dieser Auswertung können Sie ermitteln, wie Ihre Mitarbeiter vertraglich beschäftigt sind.

Es wird immer der Grad im Verhältnis zu einem Vollzeit-Mitarbeiter angegeben, also jemand der Montag bis Freitag immer x Stunden arbeitet, wobei x die Anzahl Stunden pro Vollzeit-Arbeitstag für Auswertung Verfügbarkeitsgrad unter Einstellung > Mitarbeiter ist, also default 8 Stunden.

Erstellen Sie eine Übersicht der zugeordneten Projekte und Fehlzeiten einzelner oder aller Mitarbeiter in einem Zeitraum.

Sie sehen blaue Balken für die Projekte, orange Balken für Fehlzeiten, gelbe Balken für nicht genehmigte genehmigungspflichtige Fehlzeiten.
Wenn Sie die Beschriftung eines Balkens nicht vollständig sehen, fahren Sie mit der Maus über den Balken, damit die Details in einem Tooltip angezeigt werden.
Bei einem Auswertungszeitraum bis drei Monate ist die Skalierung der Balken in Tagen, sonst in Monaten.

Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden nicht einsetzen, entfallen die Angaben zu den Fehlzeiten.

Optional können Sie sich nur Projektleiter-Zuordnungen anzeigen lassen, d.h. es werden nur die Mitarbeiter mit ihren Projekten, denen sie als Projektleiter zugeordnet sind, aufgelistet.

Sie können ZEP die Auswertung automatisiert versenden lassen.

Hier können Sie sich die Rechte (User, User mit Zusatzrechten, Controller, Administrator) und die Funktion (Projektleiter, Kundenverantwortlicher, ggf. Abteilungsleiter) der Mitarbeiter anzeigen lassen.

Mit Klick auf die Funktion PL, KV bzw. AL, gelangen Sie direkt in das Menü des entsprechenden Mitarbeiters in den Menüpunkt Projekte, Kunden bzw. in den Menüpunkt Abteilungsleiter für weitere Informationen.

Sie können sich hier als Administrator, Controller oder als Abteilungsleiter die Änderungshistorie über alle Mitarbeiterdaten auf einen Blick anzeigen lassen.

Die letzten 6 Monate sind als Auswertungszeitraum voreingestellt.

Sie können die Ergebnisliste einschränken, wenn Sie eine bzw. mehrere Aktionen (Anlegen, Ändern, Löschen, E-Mail gesendet) selektieren und einen (oder mehr) Bereich(e) angeben.
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Der gesamte Text der E-Mail, bestehend aus Empfänger, CC, BCC, Betreff, Inhalt und ggf. Dateinamen der Anhänge wird in der Spalte „neuer Wert“ angezeigt. Sie sehen jedoch nur die ersten ca. 20 Zeichen. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie den gesamten Text in einem Tooltip.

Mails, die nicht durch ZEP, sondern durch Ihren lokalen Mail-Client versendet werden, sind hier nicht aufgeführt.

In den folgenden Menüpunkten erhalten Sie die Möglichkeit, die Projektzeiten Ihrer Mitarbeiter genauer zu betrachten. Sie können Zeiten für Mitarbeiter im- und exportieren und sich einen Überblick über die Arbeit der Mitarbeiter an allen laufenden Projekten verschaffen.

Außerdem können Sie sich anzeigen lassen, was der Anteil der Mitarbeiter am Umsatz ist. ​(nur unter ZEP Compact & Professional)

In der Projektzeitauswertung können Sie sich für einen beliebigen Zeitraum Ihre Projektzeiten mit einer Summe an Stunden anzeigen lassen. Als User sehen Sie in dieser Auswertung nur Ihre eigenen Projektzeiten, als Administrator bzw. Controller können Sie den Mitarbeiter vorgeben. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Beim Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen können die definierten Abteilungsleiter Mitarbeiter aus den ihnen zugeordneten Abteilungen vorgeben. Abteilungsleiter haben zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten ihrer Mitarbeiter zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeitauswertung zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Projektzeitauswertung eines in Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Projektzeiten > Projektzeitauswertung ausgewählten Mitarbeiters.

Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Verwaltung

In allen Projektzeitauswertungen gibt es die Möglichkeit die Projektzeiten zu exportieren. Entweder Sie erstellen entsprechend der eingestellten Filterkriterien ein Projektzeiten-Export (Excel) wenn Sie statt Ausführen den Projektzeiten-Export (Excel) wählen oder, Sie führen die Auswertung aus und klicken in der Ergebnistabelle auf das Herunterladen-Symbol und wählen hier die Option Excel aus. Sie erhalten eine Excel-Datei (ProjektzeitenJJJJ-MM-TT.xlsx) die Sie in einem anderen ZEP importieren können.
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Um Projektzeiten importieren zu können, müssen Sie bei den entsprechenden Mitarbeitern unter Daten die folgende Einstellung aktivieren Projektzeiten-Import: Ja. Ein Mitarbeiter hat dann unter Auswertungen > Meine Auswertungen den Menüpunkt Projektzeiten-Import, ein Administrator hat diesen Menüpunkt unter Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeiten-Import.

Vor dem eigentlichen Import der Daten wird die Datei validiert:

Nur wenn die Validierung in Ordnung ist, wird der Import ausgeführt, im anderen Fall werden Meldungen ausgegeben und der Import wird abgelehnt.

Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeithistorie und Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Projektzeiten > Projektzeithistorie

Ändert, erfasst oder löscht ein Projektleiter, Abteilungsleiter oder Administrator Zeiterfassungsdaten eines anderen Mitarbeiters, werden die vorgenommenen Änderungen aufgezeichnet.

Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und den Änderungszeitraum aus, um Änderungen an den Zeitdaten des Mitarbeiters überprüfen zu können.

Nach der Bestätigung mit Ausführen erhalten Sie einen Überblick über alle Projektzeiten des ausgewählten Mitarbeiters, an denen es in diesem Zeitraum Änderungen gab, die nicht von dem ausgewählten Mitarbeiter selbst durchgeführt wurden.

Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Zeiten & Kosten > Mitarbeiter-Zeit-Matrix

Einen schnellen Überblick über die aktuelle Arbeit der Mitarbeiter an allen laufenden Projekten erhalten Sie mit der Mitarbeiter-Zeit-Matrix. Hier werden für einen gewählten Zeitraum alle Zeitbuchungen je Mitarbeiter und Projekt aufgelistet:

​Wenn Sie diese Option nicht ankreuzen (Voreinstellung):

Mitarbeiter, die im eingestellten Zeitraum keine Zeiten gebucht haben (Summe 0) werden nicht in der Matrix aufgeführt.

Wenn Sie diese Option ankreuzen:

Mitarbeiter, die im eingestellten Zeitraum buchungsberechtigt waren, werden in der Matrix aufgeführt, auch wenn sie nichts gebucht haben (Summe 0). Das kann nützlich sein, wenn Sie fehlende Buchungen ermitteln wollen.

Für die Umrechnung der Projektzeiten in Tage wird die Einstellung aus Stunden/Tag für die Umrechnung von Projektzeiten verwendet.

Bei der prozentualen Angabe der Projektzeit wird je Mitarbeiter der prozentuale Anteil seiner Ist-Arbeitszeit für das jeweilige Projekt angezeigt.

In der letzten Spalte wird je Mitarbeiter die Anzahl der Ist-Stunden angezeigt.

In der letzten Zeile wird der jeweilige Projektanteil der Gesamtstunden aufgeführt.

Wenn Sie sich die gebuchten Projektzeiten in Tagen anzeigen lassen, definieren Sie hier die Anzahl Stunden, die ihr "Tag" für die Umrechnung haben soll. Der Wert darf nicht "0" und nicht größer als "24" sein.

Sie können hier als Administrator, Controller oder als Abteilungsleiter eine Auswertung zum fakturierbaren Umsatz je Mitarbeiter aufrufen.

​Zeitraum: Alle in dem gewählten Zeitraum erfassten Projektzeiten und Belege werden für die Auswertung betrachtet.

​Mitarbeiterkategorie und Mitarbeiter: Wählen Sie Mitarbeiterkategorie bzw. Mitarbeiter aus.

​Gliederung: nach Projekt oder Monat.

Optional können Sie für Projekte, die nach Vorgang abgerechnet werden, auch die Mitarbeiterumsatzanteile nach Vorgang auswerten. Diese Option haben Sie nur bei der Gliederung nach Projekt.

​Alle Beträge umrechnen in: Alle Beträge werden in die eingestellte Währung umgerechnet.

Für jeden gewählten Mitarbeiter werden alle fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden (innerhalb des Zeitraums) sowie die Gesamtstunden und der Anteil der fakturierten Stunden in Prozent nach Projekten angegeben.

Bei Mitarbeiterumsatzanteilen nach Vorgang wird je Vorgang eine Zeile ausgegeben (keine Projektsumme), wenn auch vorgangsunabhängige Reisekosten intern oder extern dabei sind, gibt es zusätzlich eine Projektzeile ohne Vorgang.

Entsprechend der Anzahl der Gesamtstunden und dem internen Stundensatz des Mitarbeiters wird das interne Arbeitsentgelt ermittelt. Das fakturierbare Entgelt berechnet sich aus der Anzahl fakturierbar gebuchter Stunden und der geltenden Preistabelle (bei Abrechnung nach Tagessatz wird der entsprechende Tagessatzanteil verwendet). Die Differenz von fakt. Entgelt und internem Arbeitsentgelt wird als Ertrag angezeigt.

​Die Auswertung berücksichtigt keine Kosten in pauschal bzw. zum Festpreis abgerechneten Projekten, da hier der Anteil des Mitarbeiters am Projekt-Umsatz nicht eindeutig zugeordnet werden kann. In diesem Fall werden nur die geleisteten Stunden angezeigt.

Sie können zusätzlich angeben, ob ZEP das Entgelt für pauschale Projekte und Vorgänge aus den Stundensätzen der Preistabelle berechnen soll.

Optional können Sie inkl. Reisekosten aktivieren:

je Mitarbeiter und Projekt werden sowohl die internen Reisekosten (VMA und km-Geld), die internen Kosten der Belege als auch die externen Reisekosten (VMA, km-Geld und Anreisepauschalen) und Belege aufgeführt.

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol. Unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Download-Symbol können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration > Tabellenspalten > Excel/CSV).

Mit diesen Menüpunkten können Sie die Arbeitspakete der Mitarbeiter, ihre Einplanung und Auslastung einsehen. Die Menüpunkte stehen Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie das Modul Ressourcenplanung (nur unter ZEP Compact & Professional) verwenden.

Weitere Informationen zu den einzelnen Menüpunkten der Mitarbeiterauswertungen im Bezug auf Ressourcenplanung finden Sie in unserer Kollektion zum Zusatzmodul Ressourcenplanung.

Nutzen Sie ZEP Compact, benötigen Sie das Modul Umsätze & Kosten, damit die Menüpunkte angezeigt werden.

Informationen zu den Menüpunkten

finden Sie unter folgendem Link: Mitarbeiterverwaltung

Informationen zum Menüpunkt Gutschriften finden Sie unter folgendem Link: Mitarbeiter Gutschriften

In der Auswertung Internes Arbeitsentgelt erhalten Sie eine Übersicht zu den Stundensätzen der Mitarbeiter, die als interne Stundensätze beim Mitarbeiter hinterlegt wurden, sowie für die projektspezifischen Stundensätze (falls abweichend). Sind Mitarbeiter Freelancer, werden an dieser Stelle ihre Tagessätze angezeigt. Zudem wird Ihnen hier der Zuordnungszeitraum je Projekt angezeigt, sofern projektspezifische Stundensätze existieren.

Hier können Sie sehen, wer aktuell anwesend bzw. abwesend ist:

grauer Punkt: Mitarbeiter ist abwesend

grüner Punkt: Mitarbeiter ist anwesend

Hier können Sie sich einen Überblick über die Kommen- und Gehen-Events der Mitarbeiter verschaffen.

Sie erhalten für einen gewählten Zeitraum eine Auflistung der Anwesenheiten (Kommt/Geht), der gebuchten Projektzeiten und ggf. von Abweichungen zwischen Anwesenheiten und Projektzeiten.

Weitere Informationen zu Anwesenheiten und den hier beschriebenen Punkten finden Sie unter folgendem Link: Anwesenheit

Sie benötigen das Modul Abwesenheiten & Überstunden, damit folgende Menüpunkte angezeigt werden:

Informationen zu diesen Menüpunkten finden Sie unter folgendem Link:

​Abwesenheiten & Überstunden

Lesen Sie hier mehr zu den Menüpunkten der Zeitnachweise