In der Regel haben Sie den Menüpunkt Administration nur in Ihrem ZEP, wenn Sie die Berechtigung Administrator haben.

In diesem Administrationsbereich können Sie ZEP nach Ihren Anforderungen konfigurieren. Sie können das Verhalten von ZEP, das Aussehen, sowie die hinterlegten Daten zu Ihrem Unternehmen individuell anpassen.

Welche Menüpunkte Sie unter Administration in ZEP angezeigt bekommen, richtet sich grundlegend nach den bei Ihnen genutzten Zusatzmodulen.

Firmenlogo

Sie können Ihr Firmenlogo auf der ZEP-Anmeldeseite und in ZEP unten links anzeigen lassen: Wählen Sie die entsprechende Datei aus (maximale Größe: 1MB) und laden Sie sie hoch.

ZEP Farbe

Geben Sie entweder den gewünschten Farbton hexadezimal in das Eingabefenster ein oder wählen Sie die gewünschte Farbe durch Klicken auf das Farbsymbol. Wenn Sie ZEP auf die Ursprungsfarbe zurücksetzen möchten, löschen Sie die Eingabe komplett raus und klicken auf Speichern.

​Zugriff über sichere SSL-Verbindung

Sie können angeben, ob Sie grundsätzlich eine SSL-verschlüsselte Verbindung erzwingen möchten, dies als Option anbieten möchten oder es nicht möglich sein soll. Wir empfehlen Ihnen immer mit SSL-Verschlüsselung auf ZEP zuzugreifen.

Bei der Umstellung der Einstellung von "automatisch umleiten" auf etwas anderes müssen die Benutzer ihr ZEP Session-Cookie im Browser manuell löschen. Ein Login ist ansonsten nicht möglich.

​Speichern von Benutzername und Kennwort im Browser zulassen

Wenn Sie zulassen möchten, dass der Browser den Benutzernamen und das Kennwort speichert, können Sie dies hier angeben.

ZEP Sprache

Hier stellen Sie die Standard-Sprache für ZEP ein. Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum, Uhrzeit und Dezimalzahlen.

Die in ZEP angelegten Mitarbeiter haben i.A. als Sprache "-Standard-" eingestellt. Damit ist genau die Sprache gemeint, die Sie hier einstellen. Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann stellen Sie diese beim jeweiligen Mitarbeiter ein. Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP in seiner Sprache sehen.

Gleiches gilt für Projekte: Jedes Projekt hat unter Abrechnungseinstellungen > Format seine Abrechnungssprache definiert, auch diese ist i.A. "-Standard-". Wenn die Abrechnungen für ein Projekt nicht in der Standard-Sprache, sondern fest in einer andere Sprache erstellt werden sollen, dann ändern Sie die Sprache des Projekts unter Abrechnungseinstellungen > Format.

Wenn Sie das Ticket-System einsetzen, hat auch jeder Kunden-Ansprechpartner eine Spracheinstellung für seinen Ticket-Zugang. Auch hier ist die Sprache i.A. "-Standard-" und kann bei Bedarf geändert werden.

​Einstellung Anzahl Einträge pro Seite

In ZEP bekommen Sie oft Suchergebnisse in einer blätterbaren Tabelle präsentiert, z.B. Projektverwaltung, Mitarbeiterverwaltung, etc. Per Standard werden 15 Einträge pro Seite dargestellt. Hier können Sie diese Zahl ändern.

Die Anzahl Einträge pro Seite hat Auswirkungen auf den Bedienkomfort und auf die Geschwindigkeit:

Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf vollständig angezeigte, nicht-blätterbare Tabellen in Auswertungen und keine Auswirkung auf Tabellen in Popupfenstern.

Es gibt auch feste Mindestanzahl Einträge: Ein Seitenumbruch erfolgt erst dann, wenn die Folgeseite mindestens 4 Einträge enthalten wird. Das bedeutet: die letzte Seite einer Tabelle kann bis zu drei Einträge mehr als die eingestellte Anzahl enthalten.

Firmenname in Auswertungen (Kopfzeile) anzeigen

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmensname auf dem Ausdruck von Auswertungen in der Überschrift erscheint setzen Sie keinen Haken.

​Umbrüche im CSV-Export beibehalten

Wenn Sie im Bemerkungsfeld von Projekten/Vorgängen längere formatierte Texte mit Zeilenumbrüchen haben und diese auch so formatiert als CSV exportieren möchten, geben Sie hier Ja an.

Wenn Sie eine Email-Adresse anklicken wird standardmäßig der lokale Mail-Client (z.B. MS Outlook, Lotus Notes) aufgerufen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie alternativ durch aktivieren dieser Option den integrierten ZEP Mail-Client benutzen.

​Trennzeichen für E-Mail-Adressen

Stellen Sie hier global ein, ob als Trennzeichen zwischen den E-Mail-Adressen, Komma oder Semikolon verwendet wird.

​Absendename für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Dieser Absendename wird von ZEP in automatische verschickten Mails eingesetzt:

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Absenderadresse

Diese E-Mail-Adresse wird von ZEP als E-Mail-Absender eingesetzt, wenn ZEP automatische Mails versendet, z.Bsp. bei Planstundenüberschreitungen, Überstundenbenachrichtigungen oder im Zusammenhang mit dem Ticketmodul.

Wenn Sie nicht spezielles konfiguriert haben, gilt die Standardeinstellung [email protected].

​

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen verwenden möchten, sollten Sie auch einen eigenen Mailserververwenden, der zu diesen Adressen gehört (siehe “Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden”).

​

ZEP Mailserver verwenden

Wenn Sie jedoch den ZEP Mailserver verwenden und Ihre E-Mail-Adresse Ihre eigene Domain enthält, müssen Sie Ihren SPF-Eintrag in den DNS-Einstellungen aktualisieren, um zu verhindern, dass Ihre E-Mails als Spam markiert werden. Dies bedeutet, dass Sie Ihren SPF-Eintrag um “a:mail.zep.de” ergänzen müssen. Sie müssen den Eintrag “a:mail.zep.de” an geeigneter Stelle in den SPF-Eintrag mit Leerzeichen davor und danach einfügen. Kontaktieren Sie dafür bitte Ihren IT-Systemadministrator (nicht das ZEP Support Team), dieser sollte die geeignete Stelle kennen.

Ein Beispiel für den aktualisierten Eintrag wäre “v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all” oder „v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de”

Erklärung SPF Record

Der SPF-Record (Sender Policy Framework Record) ist eine Art Sicherheitsmaßnahme, die dazu beiträgt, den E-Mail-Versand zu schützen und E-Mail-Betrug zu reduzieren. In einfachen Worten ist es eine Regel, die in den DNS-Einstellungen einer Domain festgelegt wird, um zu bestätigen, welche E-Mail-Server berechtigt sind, E-Mails im Namen dieser Domain zu senden.

Wenn ein E-Mail-Server eine E-Mail empfängt, überprüft er den SPF-Record der Domain des Absenders, um sicherzustellen, dass die E-Mail von einem autorisierten Server stammt. Ist dies der Fall, wird die E-Mail angenommen. Wenn nicht, wird die E-Mail möglicherweise als Spam oder gefälscht eingestuft und abgewiesen oder entsprechend behandelt.

​Antwortname für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie den Antwortnamen ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

Antwortadresse für automatisch verschickte E-Mails und für ZEP Mail-Client

Hier tragen Sie die Antwortadresse ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht.

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

E-Mail-Kopf und E-Mail-Fuß

Hier können Sie mit einem einfachen HTML-Editor den Kopf- und den Fußbereich der E-Mails die von ZEP versendet werden, gestalten.

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen als Absender verwenden möchten, können Sie einen eigenen Mail-Server verwenden, der zu diesen Adressen gehört (gleiche Domain).

Wir empfehlen Ihnen die Verwendung des ZEP Mailservers, da Sie damit unnötige Wartezeiten bei der ZEP Nutzung vermeiden. Der ZEP Mailserver nimmt die E-Mails sofort an und fügt sie in eine Warteschlange ein - diese wird dann im Hintergrund abgearbeitet. (Sie müssen nur bei allen Ihren Domains den spf record um a:mail.provantis.de ergänzen, damit die E-Mails nicht als Spam betrachtet werden.) Beispiel: v=spf1 +a +mx a:mail.zep.de -all

Bei Versand über Ihren Mailserver muss ZEP alle Mails direkt an Ihren Server übermitteln, solange müssen Sie bei der ZEP-Nutzung warten - je nach verwendeten Mail-Provider kann das einige Sekunden dauern. Je nach Einstellung von ZEP kann das auch die Zeiterfassung der Mitarbeiter beeinflussen, da Mails bei Überschreiten von Überstunden, Erreichen der Planzahl des Projekts usw. direkt beim Speichern einer Zeit verschickt werden.

Tragen Sie hier Ihren Postausgang-Server ein, wenn Sie nicht den Mail-Server von ZEP verwenden möchten.
Dazu definieren Sie Ihren Mailserver als "Speziellen Postausgangserver" mit entsprechenden Zugangsdaten und stellen ein:

Absendename für automatisch verschickte E-Mails: ZEP

Absendeadresse für automatisch verschickte E-Mails: [email protected]

Damit ZEP Mails über Microsoft Azure versenden kann ist der Zugriff über OAuth wie folgt zu konfigurieren:

​

Azure Einstellungen:

Rufen Sie Azure auf: https://portal.azure.com

Navigieren Sie dann via Azure Active Directory > App-Registrierung > "+ Neue Registrierung" zur App-Registrierung :

Geben Sie einen Name ein, z.B. "ZEP"

Wenn die App somit registriert ist die "Anwendungs-ID (client)" kopieren und in einer Datei (z.B. azure.txt) zwischenspeichern.

Danach:

Microsoft 365 Admin Center:
Benutzer > Aktive Benutzer > den Benutzer auswählen > E-Mail > E-Mail-Apps verwalten > "Authentifiziertes SMTP".

ZEP Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

=> Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden wählen

Für Azure relevante Felder:

Alle anderen wie seither (kein Passwort mehr bei OAuth)

=> Fertig!

Entra ID (Azure):

1. App-Registrierungen → + Neue Registrierung → Namen eingeben → Registrieren klicken.

2. API-Berechtigungen → Berechtigung hinzufügen → unter Microsoft-APIs Microsoft Graph auswählen → Anwendungsberechtigungen → Mail.Send auswählen → Berechtigung hinzufügen.

Hinweis: Für diese Berechtigung ist eine Administratoreinwilligung erforderlich.

ZEP-Verwaltung

E-Mail (ZEP Administration → E-Mail):

1. Einstellungen ändern → Eigenen Mailserver verwenden → Microsoft (Graph API) auswählen.

2. Daten von Entra ID (Azure) in ZEP eintragen:

• Anwendungs-ID => Client Id

• Clientanmeldeinformationen (Wert vom Geheimnis) => OAuth Secret

• Verzeichnis-ID (Mandant) => Tenant Id

Google Einstellungen:

Eine Anleitung wie Sie eine App in Google erstellen finden Sie hier:

​https://support.google.com/cloud/answer/6158849?hl=en#zippy=

Sie müssen den Mailversand von ZEP als App registrieren (https://cloud.google.com/console). Dort erhalten Sie dann die OAuth ID und das OAuth Secret welches Sie in ZEP eintragen müssen.

Die Umleitungs-URL finden Sie in den ZEP-Einstellungen für die E-Mail wenn Sie auf Google OAuth umstellen. Im Normalfall ist es die folgende URL, hier müssen Sie Ihren ZEP Namen ersetzen:

​https://www.zep-online.de/zepXXXXXXXXXX/view/oauth2smtp.php

​ZEP-Einstellungen:

Administration > Meine Firma > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

Danach erscheint ein Pfeilsymbol in einem Kästchen. Dort müssen Sie sich anmelden und per Pop-Up die nötigen Berechtigungen erteilen, falls Sie dies noch nicht getan hatten.

Nach der Anmeldung können Sie durch das Briefsymbol eine Testmail versenden.

Bitte geben Sie an dieser Stelle die Daten zu Ihrem Unternehmen an. Diese Daten werden als Rechnungsabsender für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen sowie für den Swiss QR Code benötigt. Ebenso werden diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwendet. D.h. wenn sich Ihre Unternehmensdaten ändern (z.B. Wechsel der Geschäftsform, Änderung der Anschrift, ...) können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben.

Sie müssen mindestens den Namen und die Bankverbindung (siehe nächster Punkt "Bankverbindungen") vollständig angeben, sonst kann ZEP keine pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen generieren.

Zusätzlich muss beim Kunden unter Adressen die Checkbox "ZUGFeRD" aktiviert sein, sowie der ZUGFeRD-Ländercode eingegeben sein.

Rechnungen mit GiroCode/Bezahlcode (nur mit Modul Rechnungsstellung)

Erleichtern Sie Ihren Kunden die Bezahlung der Rechnungen mit einem QR-Code auf der Rechnung. Aus diesem gehen Empfänger, Kontonummer/IBAN, Betrag, Währung, Verwendungszweck oder Referenz hervor, der Code kann von zahlreichen Banking-Apps gelesen werden und vereinfacht die Übernahme der o.g. Daten in das Überweisungsformular.

Diese Daten können Sie unter Administration > Meine Firma > Unternehmensdaten angeben.
Der QR-Code kann über den Platzhalter Bezahl-QR-Code (%R_BEZAHLCODE%) im oberen oder unteren Rechnungstext (Projekt- bzw. Kundenzusatzfelder) ausgegeben werden. Damit dieser rechtsbündig ausgegeben wird, kann er in eine Tabelle mit Spaltenausrichtung rechtsbündig geschrieben werden.

Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, können Sie diese Unternehmensdaten auch jeweils für verschiedene Abteilungen eintragen, die als eigene Firmen agieren.

Bitte geben Sie hier Ihre Bankverbindung an. Diese Daten werden für die Erstellung von pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen benötigt. Ebenso werden diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwendet. D.h. wenn sich Ihre Bankverbindung ändert, können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen unter Neue Bankverbindung und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben. Die Felder Bankname, IBAN und BIC stehen auch als Dokumentvariablen für das Briefpapier zur Verfügung.

Jede Bankverbindung hat die Felder:

Für ZUGFeRD und als Platzhalter fürs Briefpapier:

Nur für das Briefpapier:

Zusätzlich muss beim Kunden unter Adressen die Checkbox ZUGFeRD aktiviert sein, sowie der ZUGFeRD-Ländercode eingegeben sein.

Hier können Sie Ihr eigenes Briefpapier mit Ihrem Logo und Unternehmensdaten hochladen. Alle Auswertungen im Format pdf, doc, docx bzw. odt werden auf diesem Briefpapier angezeigt.

Das Briefpapier wird in folgenden Auswertungen verwendet:

​Erstellung Briefpapier

Bitte beachten Sie unsere Anleitung zur Erstellung des Briefpapiers die Ihnen an dieser Stelle zum Download zur Verfügung gestellt wird.

Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Briefpapier Standard verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige Briefpapier Standard (Sprache) Hochformat/Querformat wird verwendet. Dieses Briefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und die Seitennummer.

Soll ZEP Ihre Auswertungen (in pdf, Word oder LibreOffice) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.B. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile, so müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen.

Sie können für diese verschiedene Bereiche unterschiedliche Briefpapiere hochladen:

Geben Sie optional an, ob ZEP nur von bestimmte IP-Adressen aus aufgerufen werden darf:

Aktivieren Sie die Checkbox IP-Adresse-Authentifizierung verwenden und geben Sie die entsprechenden IP-Adressen getrennt durch Leerzeichen ein und speichern Sie.

Optional stellt ZEP Ihnen die Möglichkeit des Login via OAuth zur Verfügung:

Unter Administration > Meine Firma > Einstellungen > Login geben Sie an, ob Sie den "Login via OAuth ermöglichen" wollen. Wählen Sie, ob Sie dies über Google oder Microsoft (Azure), Keycloak oder Allgemein ermöglichen möchten. Wählen Sie zuerst die Methode aus, dann werden die Links sichtbar.

Für die sichere Kommunikation von ZEP via OAuth müssen „CLIENT ID“ und „CLIENT SECRET“ in den Einstellungen von ZEP hinterlegt werden.

Optional können Sie angeben, ob der normale ZEP Login gesperrt werden soll und wer den ZEP-Login im Bedarfsfall via Mail entsperren darf.

Dafür muss Ihr ZEP als App über die „Google Cloud Console“ https://cloud.google.com/console registriert werden, „CLIENT ID“ (Google: "Client-ID") und „CLIENT SECRET“ (Google: "Clientschlüssel") werden bei der Registrierung von Google generiert.

Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass die Adresse zu „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP bei Google als „REDIRECT URI“ (Google: "Autorisierte Weiterleitungs-URIs") hinterlegt wird.

Nach dem Konfigurieren kann sich jeder Mitarbeiter mit einem gültigen Google-Konto mit seinen Google Zugangsdaten anmelden, wenn die E-Mail-Adressen des Google-Kontos und ZEP übereinstimmen. Der Mitarbeiter hat in seinen Daten ein weiteres Feld (neben dem E-Mail Feld): Google ID: hier muss die E-Mail-Adresse des Google-Accounts hinterlegt sein.

Die Anmeldung über Google kann durch den Aufruf der Seite „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP initiiert werden. Die Google-Anmeldung kann auch über den Link „Sign in with Google“ auf der Loginseite von ZEP erreicht werden, falls der normale Login von ZEP nicht vom Administrator gesperrt wird.

Für Microsoft OAuth muss Ihr ZEP als App über das App-Registrierungsportal: https://aka.ms/appregistrations registriert werden.

Wenn Sie in Azure die Einstellung "Unterstützte Kontotypen: Nur meine Organisation" haben, müssen Sie die Tenant-ID (auch als Mandant- bzw. Verzeichnis-ID bekannt) von Azure kopieren und in ZEP unter Administration Meine Firma > Einstellungen > Login > OAuth > Tenant-ID eintragen.

Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Link https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/active-directory-v2-registration-portal

Hier können Sie Qualitätskriterien für die in ZEP verwendeten Kennwörter einstellen.

Was passiert, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, oder Sie die erlaubte Anzahl an Eingabeversuchen überschritten haben?

ZEP bietet Ihnen dann an:

"Nutzen Sie dieses Formular, wenn Sie Ihr Kennwort für ZEP vergessen haben. Tragen Sie Ihren Benutzername oder Ihre E-Mail-Adresse ein. ZEP sendet Ihnen eine E-Mail mit Informationen, wie Sie ein neues Kennwort definieren können.