Wenn Sie ZEP Compact ohne Modul Umsätze & Kosten verwenden, heißt diese Kachel "Projektzeiten".
Einstellungen
Rückwärtige Erfassung für Projektzeiten
Nur für heute und weitere Tage zurück
Wenn Sie keinen weiteren Tag zurück angeben, ist eine Zeiterfassung nur für den jeweils heutigen Tag zulässig. Wenn Sie angeben, dass sie X Tage zurück erfassen möchten, werden diese Tage auf die Einstellung addiert.Nur für laufende Woche und weitere Tage zurück
Wenn Sie bei "... weitere Tage zurück: 0" einstellen, ist die Erfassung für die laufende Woche erlaubt (Montag bis Sonntag)
Optional können Sie zu dieser Definition zusätzlich angeben:
Montags auch die Erfassung für die Vorwoche erlauben
D.h. montags darf rückwirkend für die Vorwoche erfasst werden. Wenn Sie angeben, dass sie X Tage zurück erfassen möchten, werden diese Tage auf diese Einstellung addiert. (Bei Einstellung "5 Tage" bedeutet das, dass Sie montags noch für die letzte Woche bis Montag zuzüglich 5 Tage, also bis Mittwoch der Vorvorwoche erfassen dürfen, dienstags dürfen Sie bis Mittwoch der Vorwoche rückwärtig erfassen.)
Für die Belegerfassung können Sie einen eigenen unabhängigen Rückwärtigen Erfassungszeitraum definieren.
Vorausbuchung bei Zeiterfassung und Belegerfassung erlauben
Geben Sie an, wie viele Tage in die Zukunft die Zeiterfassung und Belegerfassung möglich sein soll. Sie können hierbei wählen, ob die Vorrausbuchung auf eine Anzahl Minuten eingeschränkt werden soll, oder ob Ihre Mitarbeiter mehrere Tage voraus buchen dürfen.
Doppelbuchungen zulassen
Geben Sie an, ob Zeiten parallel zueinander gebucht werden können.
Mehrzeiliges Bemerkungsfeldes in der Projektzeit- und Belegerfassung
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter längere Bemerkungstexte zu den gebuchten Zeiten hinzufügen, können Sie hier einstellen, dass das Bemerkungsfeld in der Projektzeiterfassungs-Maske mehrere Zeilen groß ist.
Bemerkungstext erzwingen
Wenn Sie möchten, dass zu jedem Zeiteintrag und jedem erfassten Beleg eine Bemerkung eingegeben werden muss, geben Sie dies hier an.
Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Projektzeit / Beleg vorbelegen
Hier können Sie festlegen, ob bei der Zeiterfassung der Bemerkungs-Text mit dem Bemerkungs-Text der als letztes erfassten Projektzeit vorbelegt sein soll oder nicht. Diese Einstellung bezieht sich ebenfalls auf die Erfassung von Belegen, d.h ob der Bemerkungs-Text des zuletzt erfassten Belegs vorbelegt sein soll oder nicht.
Zeiterfassung an Feiertagen und Tagen, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) erlauben
Wenn Ihre Mitarbeiter auch an Tagen arbeiten, die in der Regelarbeitszeit nicht als Arbeitstage festgelegt sind, sollten Sie hier einen Haken setzen.
Tage, die keine Arbeitstage sind, anzeigen
Sie können entscheiden ob in der Projektzeiterfassungs-Tabelle auch die nicht Arbeitstage (i.A. Wochenenden) angezeigt werden. Auch wenn nicht Arbeitstage generell ausgeschaltet ist: Sobald eine Buchung auf einen nicht Arbeitstag vorgenommen wurde, wird dieser Tag in der Tabelle sichtbar.
Anzeige von Lücken in der Projektzeiterfassung
Hier können Sie angeben, ob Pausen (Zeiten, für die keine Zeitmeldungen erfasst wurden) als Lücke gekennzeichnet werden sollen.
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auf der Seite "Projektzeit erfassen" in der Tabelle der Projektzeiteinträge die Lücken im Tagesverlauf durch einen größeren Abstand gekennzeichnet.
Diese Lücken werden von ZEP als Pausen angesehen. Wenn Sie aber nur vergessen haben hier eine Zeit zu erfassen, erleichtert ZEP Ihnen nun das Auffüllen dieser Lücke wie folgt:
Klicken Sie auf die entsprechende Lücke, wird die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das obere Erfassungsfeld kopiert. Geben Sie dann entsprechend Projekt/Vorgang/Tätigkeit und Bemerkung an und Sie können so ganz einfach diese Lücke auffüllen.
Wenn Sie die Zeiterfassung ohne von/bis-Zeiten einsetzen (d.h. die Produktvariante ZEP Compact ohne Reisezeiten, und dazu in den Einstellungen "Erfassung per Dauer" angekreuzt), dann gibt es auch keine Lücken und diese Einstellung ist bedeutungslos.
Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag
Geben Sie an, ob die Benutzer eine vordefinierte Uhrzeit bei Start von ZEP vorfinden sollen, oder ob die Projektzeiterfassung mit der aktuellen Uhrzeit (Standard) für einen neuen Tag voreingestellt werden soll.
Minutenraster
Hier können Sie wählen, ob die Projektzeit im 1, 2, 5, 6, 10, 15, 20 oder im 30 Minutenraster erfasst werden soll.
Wenn Sie die dezimale Darstellung der Zeiten wählen, empfehlen wir 3 oder 6 oder 15 oder 30 Minuten-Raster.
Mit 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster nehmen Sie Rundungsdifferenzen bei der Anzeige in Kauf, denn diese Rasterung kann bei der Umrechnung in den jeweiligen Stundenanteil periodische Zahlen ergeben, welche in verschiedenen Tabellen und Auswertungen gerundet angezeigt werden (Stunden auf 4 Nachkommastellen, Geldbeträge auf 2 Nachkommastellen). Für Berechnungen werden die korrekten Zahlen mit 10 Nachkommastellen verwendet.
Wenn man jedoch mit den angezeigten gerundeten Zahlen nachrechnet, kommt man u.U. auf ein anderes Endergebnis. Obwohl das von ZEP angezeigte Endergebnis das richtige ist, kann das zu Verwirrung über die Projektabrechnung führen. Wir empfehlen daher als Minutenraster 3 Minuten 6 Minuten oder 15 Minuten oder 30 Minuten.
Wird das Minutenraster geändert, ist die Bearbeitung von Projektzeiten, die in einem anderen Raster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.
Beispiel:
Sie arbeiten mit 1-Minuten-Raster und erfassen eine Zeit von 11:04 bis 11:17. Anschließend stellen Sie um auf 15-Minuten-Raster. Dann rufen Sie die erfasste Zeitbuchung auf, z.B. um einen Schreibfehler im Bemerkungsfeld zu korrigieren. In der Änderungsseite wird die "alte" Zeit durch Rundung in das "neue" Raster "gezwungen", es entsteht 11:00 bis 11:15. Das wird beim Ändern der Buchung so gespeichert bzw. versucht zu speichern. Die Änderung ist dann evtl. wegen Überschneidung nicht mehr möglich, weil bis 11:04 (nach dem alten Minutenraster) bereits eine andere Projektzeit gebucht ist.
Vorbelegung Mahlzeiten
In ZEP müssen Mahlzeiten (Frühstück , Mittag- bzw. Abendessen), die ein Mitarbeiter auf seiner Reise erhalten hat, für den betreffenden Tag angegeben werden.
Dadurch wird die Mahlzeiten-Pauschale von den Verpflegungsmehraufwendungen für diesen Tages abgezogen, z.B. wenn bei der Übernachtung Frühstück inklusive war oder der Mitarbeiter vom Kunden zu Abendessen / Mittagessen eingeladen wurde.
Hier können Sie eine Voreinstellung für die Vorbelegung dieser Mahlzeiten machen (der Mitarbeiter kann diese Voreinstellung jeweils überschreiben):
Keine Vorbelegung
d.h. der Mitarbeiter gibt selber an, ob und welche Mahlzeit er an dem Tag hatteFestgelegte Vorbelegung optional für Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen
die angegebenen Mahlzeiten sind für einen Tag mit Arbeitsort nicht erste Tätigkeitsstätte bereits vorbelegt, der Mitarbeiter muss nur im Fall, dass er keine Mahzeitzeit hatte, die Vorbelegung entfernen.
Es handelt sich um eine erstmalige und einmalige Vorbelegung für einen neuen Tag mit Arbeitsort nicht erste Tätigkeitsstätte, d.h. hat der Mitarbeiter für diesen Tag eine andere Einstellung gemacht, wird diese Einstellung von ZEP nicht mehr automatisch geändert.
Wirkt sich nur aus, wenn der Mitarbeiter die Einstellung mit Verpflegungsmehraufwendungen hat.
Arbeitszeiten, Sollzeit sowie Plan-, Über- und Fehlstunden im Stunden:Minuten-Format
Stellen Sie ein, ob die in ZEP erfassten Zeiten im Dezimal-Format oder im Stunden:Minuten-Format angezeigt werden sollen.
Einstellung Nein
Darstellung Dezimal: 15 Minuten werden als 0,25 Stunden, 30 Minuten als 0,50 Stunden angezeigt. Wenn Sie ein von ZEP empfohlenes Minutenraster (3, 6, 15 bzw. 30) eingestellt haben, werden nur 2 Nachkommastellen benötigt. Wenn Sie aber z.B. ein 1-Minutenraster haben, werden die Stunden auf 4 Nachkommastellen gerundet angezeigt (5 Minuten entsprechen 1/12 Stunde, also 0,0833333333...).
Einstellung Ja
Darstellung in Stunden:Minuten: 5 Minuten werden als 00:05 Stunden angezeigt, 1 Stunde und 30 Minuten als 1:30.
Erläuterung gilt auch für die Einstellungsmöglichkeit "Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang im Stunden:Minuten-Format anzeigen".
Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang: Tätigkeiten und Belegarten mit Bezeichnung oder Kurzform und Legende
Geben Sie hier global an, wie Belegarten und Tätigkeiten in den genannten Auswertungen dargestellt werden sollen:
Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang: Tätigkeiten und Belegarten
mit der jeweiligen Bezeichnung in der Tabelle (hier wird als Spaltenüberschrift auch "Tätigkeit" angegeben) oder
Kurzform und Legende. Diese Einstellung mit Kurzform (in der Tabelle) und der Legende unter der Tabelle.
Erfassung einer fakturierbaren Zeit, die gemäß Preisliste in einen zuschlagspflichtigen Zeitraum fällt: Mitarbeiter wird gefragt und kann angeben, ob dieser Zuschlag tatsächlich angewendet werden soll.
Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter freiwillig auch mal abends, nachts oder am Wochenende für ein Projekt arbeiten, obwohl dies nicht notwendig wäre und entsprechend keine Preisfaktoren berechnet werden sollen. Stellen Sie hier ein, wie in diesem Fall verfahren werden soll:
Ja: Hat die verwendete Preistabelle Preisfaktoren für bestimmte Zeiten, dann wird der Mitarbeiter bei seiner Zeitbuchung gefragt, ob die Preisfaktoren für diese Projektzeit gelten sollen. (Bitte beachten Sie, bei Überschneidungen mit bereits erfassten Zeiten, kommt zu erst die Frage wegen den Preisfaktoren, danach die Frage ob die Zeit überschrieben werden soll.) Die Auswahl, ob die Zeit Zuschlagspflichtig ist kann auch im nachhinein geändert werden: Rufen Sie die betreffende Zeit zum ändern auf und speichern Sie, dann wird die Frage wieder angezeigt und kann wie gewünscht geändert werden. Ein Zeiteintrag mit der Angabe, der Preisfaktor soll nicht angewand werden, ist mit einem blauen Geldsymbol gekennzeichnet.
Nein: Evtl. vorhandene Preisfaktoren werden grundsätzlich ohne Nachfrage berechnet.
Projektzeiterfassung: Vorgänge mitsamt übergeordneter Vorgänge anzeigen
Wenn Sie möchten, dass unter Mein ZEP > Projektzeiten erfassen nicht nur der Vorgang sondern die Vorgangshierachie, also auch alle evtl. übergeordnete Vorgänge angezeigt werden, können Sie dies hier einstellen.
Pausenregelung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung beachten oder auch erzwingen möchten, können Sie dies hier in ZEP hinterlegen. Zusätzlich können Sie innerhalb einer Pausenregelung auch eine "Kernarbeitszeit" definieren. Wenn Sie keine Pausenregelung in ZEP möchten (d.h. die Mitarbeiter sind selbst für die korrekte Erfassung ihrer Pausen zuständig) beachten Sie diesen Punkt nicht weiter.
Was sind Pausen?
In ZEP werden nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen als Pause angesehen.
Zusätzlich gelten Reisezeiten, die nicht auf ein Fahrzeug gebucht werden (z.B. Reise mit Flugzeug oder Bahn oder als Mitfahrer), sog. passive Reisezeiten als Pausenzeiten im Sinne der Pausenregelung, d.h. solche passiven Reisezeiten werden (in bestimmten Auswertungen) nicht zur Arbeitszeit gezählt! Diese Reisezeiten werden in den entsprechenden Auswertungen von der Arbeitszeit abgezogen und als Pause im Sinne der Pausenregelung aufgeführt.
Diese Reisezeiten werden nicht von Ihren Arbeitsstunden abgezogen (Sie sind Arbeitszeit im Sinne von überstundenrelevant).
Reisezeiten in einem Fahrzeug (z.B. Auto), sog. aktive Reisezeiten werden nicht als Pausen im Sinne der Pausenregelung angesehen, da ZEP davon ausgeht, dass Sie selbst gefahren sind und somit keine Pause dabei machen können.
In Österreich gilt die Regelung "Bei der aktiven Reisezeit beträgt die Verlängerung der täglichen Höchstarbeitszeit maximal 12 Stunden, wenn die Arbeitsleistung durch angeordnetes Lenken eines Fahrzeugs erbracht wird sofern dies nicht die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers darstellt." Das heißt hier darf ein Mitarbeiter zusätzliche Stunden Arbeiten.
Pausenregelung anlegen
Hier Legen Sie eine Pausenregelung für Ihr Unternehmen an (oder mehrere). Bereits angelegt ist die Pausenregelung Standard, in der die Mindestpausen nach § 4 ArbZG eingetragen sind.
Möchten Sie eine neue Pausenregelung anlegen, klicken Sie auf Neue Pausenregelung anlegen, geben Sie einen Namen ein und speichern.
Geben Sie an, ab welchem Datum die Pausenregelung gültig ist.
Sie können wählen, ob es bei Ihnen eine Mindestruhezeit geben soll. Damit ist die Zeitspanne zwischen zwei Arbeitstagen gemeint.
Wenn Sie keine Mindestruhezeit angeben, müssen Sie nur die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden angeben, ggf. tragen Sie noch die zusätzlichen Stunden bei aktiven Reisezeiten ein.
Wenn Sie eine Mindestruhezeit angeben, geben Sie eine diese im Sinne der Pausenregelung in Stunden an. Dies ist die Zeitspanne, die mindestens zwischen zwei Arbeitstagen oder auch Schichten liegen muss. Geben Sie ebenfalls die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden an. Tragen Sie ggf. noch die zusätzlichen Stunden bei aktiven Reisezeiten ein.
Sie können die Einhaltung der definierten Pausenregel erzwingen:
Wenn Sie die Checkbox Einhaltung erzwingen nicht aktivieren, werden die Mitarbeiter bei der Erfassung ihrer Projektzeiten nur darauf aufmerksam gemacht, dass Sie die Pausenregelung bzgl. Mindestruhezeit/maximale Arbeitszeit/Mindestlänge einer Pause verletzen, wenn sie die definierten Vorgaben nicht einhalten. Aber eine Korrektur wird nicht erzwungen.
Ausnahme: Ist eine "Feste Pause" definiert, wird deren Einhaltung immer erzwungen (Pause wird automatisch beim Erfassen der Projektzeit herausgeschnitten).
Wenn Sie die Checkbox Einhaltung erzwingen aktivieren , werden die Mitarbeiter bei Nichteinhaltung der definierten Regeln, solange an der Zeiterfassung für die darauf folgenden Tage blockiert, bis die Verletzung korrigiert ist. Zusätzlich werden auch weitere Aktionen (z.B. Freigabe von Zeiten, Fakturierung) blockiert.
Sie können in der Pausenregelung jederzeit die Warnung bei Verletzung der Pausenregelung über die Checkbox Bei Nichteinhaltung der Pausenregelung (Maximalarbeitszeit, Mindestpausen, Kernzeit) bekommt der Benutzer bereits bei der Erfassung (Mein ZEP > Projektzeiten, App, Terminal) eine Warnung. Ja / Nein ein- bzw. ausschalten.
Die Monatsendeauswertung, die Arbeitszeitenübersicht, die Pausenübersicht und der Monatsabschluss zeigen die nicht-Einhaltung weiterhin an.
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, können Sie optional angeben, ob überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen vom Überstundenkonto des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden sollen. (Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen.)
Berechnungsverfahren für fehlende Pausen
Geben Sie an, wie der Abzug für fehlende Pausen berechnet werden soll.
Brutto: Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.
Netto: Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: Die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen.
Mitarbeiterfreundlich: Wie die Netto-Variante, jedoch mit folgendem Unterschied: In manchen Fällen reicht es, weniger als die Mindestpause abzuziehen, so dass die Arbeitszeit unter den Geltungsbereich der betreffenden Mindestpausenregel fällt und die Pausenregel somit bereits erfüllt ist.
Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.
Mitarbeiterfreundlich, jedoch auch auf zusammenhängende Teilstücke des Tages anwenden: Relevant, wenn Pausen zu früh oder zu spät am Tag sind und dadurch Arbeitszeit-Blöcke mit einer Dauer größer 6 Stunden entstehen. Die Pausenregelung wird dann erneut auf diese Blöcke angewendet und es werden ggf. weitere Pausen in diese reingeschnitten.
Geben Sie die Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung an.
Arbeitsunterbrechungen von weniger als 15 min gelten nicht als gesetzliche Ruhepausen nach §4ArbZG. Sie zählen also zur Arbeitszeit. (Ausgenommen: Betriebe mit entsprechenden Tarifverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen.) - ZEP verbietet es Ihnen aber nicht, hier auf kürzere Mindestlängen als 15 min einzutragen.
In welchen Auswertungen wird die Pausenregelung berücksichtigt/angezeigt?
Jeder Mitarbeiter sieht unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Pausenübersicht für den gewählten Auswertungszeitraum für jeden Tag in einer Tabelle die eingehaltene Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, die vorgegebene Mindestpause und die eingehaltene Pause, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.
Mit Modul Abwesenheiten & Überstunden: Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Monatsendeauswertung werden für den gewählten Auswertungszeitraum zusätzlich zu den bisherigen Angaben auch alle Daten bzgl. eingehaltener Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, vorgegebene Mindestpause und eingehaltene Pause angezeigt, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.
Administratoren (ggf. Abteilungsleiter) können diese Auswertungen zusätzlich für alle Mitarbeiter (alle Mitarbeiter der Abteilung) machen.
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen können Sie mit einem Monatsabschluss den Saldo der Überstunden und Urlaube zum Monatsende in ZEP speichern. Sobald ein Monat abgeschlossen wurde, kann die Pausenregelung für diesen Zeitraum nicht mehr geändert werden, sondern Sie müssen eine neue Pausenregelung mit passendem Startdatum anlegen.
Berechnungsverfahren - Beispiele
Hier finden Sie die Varianten für das Berechnungsverfahren für fehlende Mindestpausen und somit – falls eingestellt - für den Abzug fehlender Pausen, an Beispielen erklärt:
Angenommen, die Mindestpausen sind so eingestellt:
Von 6:01 bis 9:00 Stunden: Mindestpause 0:30
Von 9:01 bis 24:00 Stunden: Mindestpause 0:45
und angenommen, ein Mitarbeiter hat folgende Buchungen:
Tag A: 7:03 bis 16:45 (ohne Pause) = Arbeitszeit 9:42
Tag B: 7:15 bis 16:21 (ohne Pause) = Arbeitszeit 9:06
Variante Brutto:
Tag A: Arbeitszeit ist mehr als 9 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:45
Tag B: Arbeitszeit ist mehr als 9 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:45
Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.
Variante Netto:
Tag A: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.
Restliche Arbeitszeit 9:12. Diese ist mehr als 9:01 Stunden
Mindestpause insgesamt 00:45 (also in dem Fall kein Unterschied zu brutto)
Tag B: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.
Restliche Arbeitszeit 8:36. Diese erfüllt alle Regeln für Mindestpause. Insgesamt 0:30 Mindestpause.
Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: Die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen.
Variante Mitarbeiterfreundlich:
Tag A: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.
Restliche Arbeitszeit 9:12. Diese ist mehr als 9:01 Stunden.
Jedoch: Mit einer weiteren Pause von nur 12 Minuten ist die restliche Arbeitszeit 9:00 Stunden und damit unter der Grenze von 9:01, daher beträgt die Mindestpause insgesamt nur 00:42 Stunden.
Tag B: Wie die Netto-Variante, jedoch mit folgendem Unterschied: In manchen Fällen reicht es, weniger als die Mindestpause abzuziehen, so dass die Arbeitszeit unter den Geltungsbereich der betreffenden Mindestpausenregel fällt und die Pausenregel somit bereits erfüllt ist.
Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.
Mitarbeiterfreundlich, jedoch auch auf zusammenhängende Teilstücke des Tages anwenden
Relevant wenn Pausen zu früh oder zu spät am Tag sind und dadurch Arbeitszeit-Blöcke mit einer Dauer größer 6 Stunden verbleiben. Die Pausenregelung wird dann erneut auf diese Blöcke angewendet und es werden ggf. weitere Pausen in diese reingeschnitten.
Mindestpausen
Im Rahmen einer Pausenregelung geben Sie die hier geltenden Mindestpausen in für die Arbeitszeiten an:
Lt.§ 4 ArbZG ist die Mindestdauer der Pausen nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter gestaffelt. Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Wenn Sie diese gesetzlichen Vorgaben in Ihrem ZEP so abbilden möchten, geben Sie dies bitte so an:
Neue Mindestpause anlegen:
von Std 6:01 und bis Std 9:00:
Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0:30 und drücken Sie auf speichern.
von Std 9:01 und bis Std 24:00
Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0:45 und drücken Sie auf speichern.
Feste Pause
Sie können eine feste Pause anlegen:
Klicken Sie auf den Neue feste Pause anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll und Speichern Sie.
Feste Pausen werden immer bei allen Mitarbeitenden herausgeschnitten, denen die Pausenregelung zugewiesen ist, außer bei Reisetätigkeit.
Auch Administratoren können in das Zeitfenster der festen Pause keine Zeiten nachtragen. Die Angabe einer festen Pause empfiehlt sich entsprechend nur dann, wenn die Mitarbeitenden in der Zeit nicht arbeiten können. Bei Ladenschließungszeiten über Mittag beispielsweise.
Kernarbeitszeit
Innerhalb der Pausenregelung können Sie Kernarbeitszeiten in ZEP definieren. Eine Kernarbeitszeit ist eine Zeitspanne, in der die Mitarbeiter Zeiten erfassen sollen. Einem Mitarbeiter kann über die Zuordnung einer Pausenregelung auch die dort definierte Kernarbeitszeit bzw. mehrere Kernarbeitszeiten zugewiesen werden.
Die Einhaltung der Kernarbeitszeit wird nicht erzwungen. In der Tabelle der Projektzeiten Projektzeiten zeigt ZEP mit einem blauen Hinweis an, wenn an einem Tag die Kernarbeitszeit nicht eingehalten wurde. In der Auswertung Monatsende wird in einer Spalte "zu wenig Kernarbeitszeit" angezeigt (nur mit Modul Abwesenheiten & Überstunden).
So können Sie eine Kernarbeitszeit anlegen:
Klicken Sie auf Neue Kernarbeitszeit anlegen, geben Sie an von wann bis wann diese Kernarbeitszeit gelten soll und Speichern Sie. Geben Sie die maximal zulässige Pause in Stunden an.
Beispiel:
Kernarbeitszeit von 9.00 bis 16.00 Uhr maximal zulässige Pause von 1 Stunde. D.h. der Mitarbeiter muss zwischen 9.00 Uhr und 16.00 Uhr mindestens 5 Stunden gearbeitet haben. Bitte beachten Sie: die "Pause" kann auch am Anfang bzw. am Ende der Kernarbeitszeit liegen.
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Teilzeit arbeiten, sollten Sie diesen eine eigene Pausenregelung mit einer entsprechenden Kernzeit zuordnen.
Mailvorlagen
ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Projektzeiten-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Mitarbeitern zu versenden. Die Platzhalter werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in das Textfeld des Inhalts klicken.
Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max. 5 x 20MB / max. 50MB total).
Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.
Klicken Sie auf Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) und treffen Sie die gewünschte Sprachauswahl (aktuell deutsch, englisch, französisch, spanisch und polnisch), dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.