Diese ersten Schritte richten sich an alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf einen ZEP Account. Der Artikel kann auch von Administratoren genutzt werden, wenn sie ZEP im Alltag selbst verwenden. Welche Bereiche Sie sehen und welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihren Rechten, der verwendeten Produktlinie und den Einstellungen Ihres Unternehmens ab.

Für die Nutzung von ZEP melden Sie sich über den Browser bei Ihrem Unternehmensaccount an. Dafür erhalten Sie den Link zu Ihrem ZEP in der Regel per E-Mail oder direkt von Ihrem Arbeitgeber beziehungsweise Administrator.

Zur Anmeldung benötigen Sie Benutzername und Kennwort. Beim ersten Login gibt es zwei typische Varianten:

Je nach Einstellung Ihres Unternehmens können Sie sich auch über Single Sign-On anmelden, zum Beispiel über gängige Anbieter wie Microsoft oder Google. In diesem Fall erfolgt die Anmeldung über den entsprechenden Login-Button auf der Anmeldeseite.

Im Menüpunkt Dashboard erhalten Sie einen Überblick über arbeitsrelevante Informationen. Je nach eingesetzten Modulen und Einstellungen sehen Sie dort unter anderem Ihre Ist-/Soll-Zeiten, Überstunden, Urlaubstage und die Verteilung Ihrer Projektzeiten. So können Sie sich schnell orientieren, bevor Sie mit der Erfassung Ihrer Daten beginnen.

Im Menüpunkt Projektzeiten erfassen Sie Ihre Zeiten auf Projekte. Dafür stehen Ihnen verschiedene Ansichten zur Verfügung, zum Beispiel Arbeitswoche, Woche, Tag, Agenda und Formular. Nutzen Sie zur Zeiterfassung die folgenden Wege:

Je nach Konfiguration Ihres ZEP müssen Sie bei der Erfassung zusätzlich Angaben wie Projekt, Vorgang, Tätigkeit, Fakturierbarkeit, Arbeitsort oder Bemerkung hinterlegen. Reisen erfassen Sie ebenfalls in diesem Bereich mit der Tätigkeit "Reisen".

Im Menüpunkt Belege können Sie projektbezogene Ausgaben für Ihr Unternehmen erfassen. Dazu gehören zum Beispiel Hotelrechnungen, Fahrkarten oder andere Anschaffungen. Dabei ist es wichtig, die passende Belegart sowie Projekt und Vorgang auszuwählen. Die übrigen Daten - wie Mehrwertsteuer, Betrag, etc. - müssen Sie nur vervollständigen wenn die KI-Analyse dies nicht automatisch tun konnte.

Im Bereich Fehlzeiten & Termine sehen Sie Ihre Fehlzeiten im Kalender und können weitere beantragen und planen. Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Sie können zwischen den Ansichten Monat, Woche und Tag wechseln oder sich die Einträge als Liste anzeigen lassen.

Die Beantragung von zusätzlichen Fehlzeiten kann durch Klick in den jeweiligen Kalendertag oder den Button "+ Fehlzeit" erfolgen. Neben der Auswahl des Zeitraums des passenden Fehlgrunds können Sie auch die Dauer, falls nicht ganztägig, anpassen bevor Sie die Genehmigung absenden.

Alternativ können Sie nur speichern. Dadurch wird der Antrag noch nicht verschickt aber Ihnen in der Urlaubsplanung angezeigt.

Links neben dem Kalender sehen sie ihr Überstundenkonto sowie ihr Urlaubskonto mit der Berechnung aus Festurlaub, beantragten Tagen, genehmigten Tagen und geplanten Tagen.

Unter Auswertungen > Meine Auswertungen finden Sie Ihre persönlichen Auswertungen. Je nach eingesetzter ZEP Version und Modulen gehören dazu zum Beispiel Projektzeitauswertungen, Belegauswertungen, Kostenabrechnungen, Monatsendeauswertungen, Projektzeithistorien und Zeitnachweise. Damit können Sie Ihre eigenen Daten prüfen oder zur Freigabe an Kunden und Vorgesetzte versenden.

Mit der ZEP App können Sie Projektzeiten, Fehlzeiten und Reisekosten auch unterwegs erfassen. In der App können Sie Projektzeiten manuell buchen oder alternativ per Stempel-Button mit Start und Stop erfassen. Auch in der App können Sie Ihren Kalender integrieren und Zeiten direkt auf Meetings buchen.

Belege für Reisekosten oder andere Ausgaben lassen sich einfach aus der Galerie, Dokumenten oder per Foto-Scan erfassen und durch KI-Analyse mit Vorbelegungen schnell speichern.

Die Verwaltung von Projekten, Mitarbeitenden und Kunden sowie standardisierte Auswertungen erfolgen weiterhin über das Web-Frontend von ZEP.

Hier geht es zum Download der ZEP-App: