Wenn Sie auf + Neue Mitarbeiter klicken, öffnet sich ein Popup, in dem Sie die allgemeinen Mitarbeiterdaten eingeben können. Dieses Popup enthält alle Daten des Untermenüpunkt Daten eines ausgewählten Mitarbeiters. In den folgenden Schritten gehen wir alle Punkte durch, die bei der Anlage neuer Mitarbeiter zu beachten sind.
Benutzername
Der Benutzername ist der Name, mit dem sich der Mitarbeiter immer in ZEP anmelden wird und muss innerhalb Ihres Unternehmens einzigartig sein.
Sie können eine Kurzform des Namens einsetzen. Beachten Sie aber, dass der Name in einigen Auswertungen erscheinen wird. Sie können über Administration > Mitarbeiter > Einstellungen angeben, ob der Mitarbeiter mit seinem Benutzernamen oder Nachname, Vorname oder Benutzername (Vorname Nachname) in Auswertungen angezeigt wird.
Als Administrator können Sie den Benutzernamen eines Mitarbeiters ändern. Im Menüpunkt Daten eines Mitarbeiters können Sie mit die Daten zum Ändern aufrufen.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol über dem Benutzernamen
Geben Sie den neuen Benutzernamen ein und klicken Sie auf Ausführen.
Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog Mitarbeiter ändern mit Speichern beenden.
Wenn Sie den Benutzernamen ändern, wird diese Änderung sofort wirksam!
Bitte informieren Sie den Mitarbeiter nach erfolgter Änderung, dass er sich in ZEP und den Apps abmelden und erneut anmelden muss um Probleme bei der Arbeit mit ZEP zu vermeiden.
Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. An diese Adresse werden die von ZEP automatisch versendeten E-Mail an diesen Mitarbeiter gesendet.
Da Kalenderfunktionalitäten wie z.B. "Freigaben" über die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters definiert sind, empfehlen wir Ihnen nur eine E-Mail-Adresse pro Mitarbeiter einzugeben, ebenso sollte die E-Mail-Adresse spezifisch für den Mitarbeiter sein, d.h. Sie sollten es vermeiden bei mehreren Mitarbeitern die gleiche E-Mail-Adresse zu verwenden.
Link zur Kennwortänderung per E-Mail oder Kennwort eingeben
Wird ein neuer Mitarbeiter angelegt oder bei einem bestehenden Mitarbeiter das Kennwort zurückgesetzt, erhält dieser eine E-Mail mit seinem Benutzernamen und einem Link, um sein Kennwort zu setzen.
Aus Sicherheitsgründen ist der Link nur 24 Stunden gültig.
Ebenso verhält es sich bei einem Kundenansprechpartner, der einen Zugang zum ZEP-Ticket-System erhalten soll.
Wenn Sie die Option: Kennwort eingeben wählen, geben Sie als Administrator hier ein Kennwort ein und bestätigen es. An den Mitarbeiter wird keine E-Mail versendet. Der Mitarbeiter benötigt dann zum erstmaligen Anmelden das vergebene Kennwort und wird anschließend zum ändern des Kennworts aufgefordert.
Mitarbeiterrechte
Berechtigungsstufen der Mitarbeiter: Wählen Sie die entsprechende Berechtigung für den Mitarbeiter aus. Die Benutzerrechte in ZEP im Detail:
User
Zeiten und Belege projektbezogen erfassen. Eingaben und Korrekturen (im festgelegtem Zeitrahmen)
Auswertungen über alle selbst erfassten Daten
User mit Zusatzrechten (zusätzlich)
Informationen zu Kunden
weitere Rechte im Zusammenhang mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden; siehe Tabelle.
Projektcontroller (zusätzlich)
sieht alle Projekte ohne dem Projekt zugeordnet sein zu müssen
sieht die meisten Projektauswertungen, inkl. Projektumsatz, Planzahlen und Budget, Ressourcenplanung (sieht keine Ertragsauswertungen)
nur mit Modul Rechnungsstellung: sieht Gesamtstatus Faktura, ohne die Checkbox "interne Kosten anzeigen"
sieht welche Abteilungen es gibt (hat alle zur Auswahl bei den Projektauswertungen)
sieht alle Angebote und Vorlagen, darf aber nicht bearbeiten/ändern (außer er ist Angebots-Bearbeiter)
sieht alle Preise und Tickets (ausgehend von den Projekten) inkl. Planzahlen (wie Controller)
Dokumentenverwaltung: sieht Projektdokumente (aber keine Mitarbeiterdokumente und keine Kundendokumente)
globale Suche: alle Projekte und Kunden, aber keine Mitarbeiter!
Controller (zusätzlich)
Mitarbeiter- und Projektauswertungen: über alle Mitarbeiter und alle Projekte
Projektplanung: Leseberechtigung für alle Projekte (Deckblatt)
Format anpassen und Zahlungsdokumentation erstellen
Mitarbeiterverwaltung: Leseberechtigung für alle Mitarbeitern (Deckblatt)
Kundenverwaltung: Leseberechtigung für alle Kunden (Deckblatt)
Administrator (zusätzlich)
Basisdaten verwalten
Erfasste Zeiten/Belege aller Mitarbeiter korrigieren
Zentrale Erfassung
Alle Auswertungen
Projektplanung, Mitarbeiter- und Kundenverwaltung
Rechte auf Projektebene
Immer wenn Sie einen Mitarbeiter einem Projekt zuweisen, entscheiden Sie, ob er in diesem Projekt Projektleiter oder nur Projektmitarbeiter sein soll. Wenn ein User oder User mit Zusatzrechten in einigen Projekten Projektleiter ist, erweitern sich seine Rechte bzgl. diesen Projekten.
Projektleiter (Benutzerrecht: "User")
projektbezogene Auswertungen außer Ertragsauswertungen
Projektleiter (Benutzerrecht: "User mit Zusatzrechten")
Projektplanung
projektbezogene Auswertungen außer Ertragsauswertungen
Informationen zu Kunden
weitere Rechte im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungsstellung.
Preisgruppe, Sprache & Abteilung
Preisgruppe
Weisen Sie dem Mitarbeiter eine Standard-Preisgruppe zu (einen Einblick in die Preisgruppen finden Sie unter Administration > Stammdaten > Preise & Belege > Preisgruppen).
Diese ist später bei der Projektplanung, wenn Sie (oder der betreffende Projektleiter) die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt vornehmen, bereits voreingestellt, kann aber auch nach Projekt und Mitarbeiter individuell geändert werden.
ZEP-Sprache
Wenn der Mitarbeiter als Sprache "-Standard-" eingestellt hat, gilt für ihn die Sprache, die unter Administration > Einstellungen > Allgemein eingestellt wurde.
Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, kann dies in der Mitarbeiterverwaltung eingestellt werden.
Über den Menüpunkt Profil kann jeder Mitarbeiter die Sprache von ZEP anpassen. Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP in seiner Sprache sehen.
Abteilung
Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen nutzen, können Sie den Mitarbeiter einer Abteilung zuordnen.
Verpflegungsmehraufwendungen & Projektzeiten-Import
Verpflegungsmehraufwendungen
Diese Einstellung ist nur relevant ab ZEP Compact mit dem Modul Reisekostenabrechnung und der Einstellung Berechnungsverfahren Deutschland bzw. Österreich unter Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen.
Wenn Sie für einen Mitarbeiter die Berechnung der VMA einschalten (d.h. die Checkbox ist aktiviert), hat das folgende Auswirkungen:
es werden in der Kostenabrechnung des entsprechenden Mitarbeiters die entstandenen VMA aufgeführt
implizit entstehen in Projekten VMA als interne Kosten in den Ertragsauswertungen
implizit werden VMA im Kostenexport exportiert (Modul Export für Buchhaltung)
es werden je nach Reiseeinstellungen des Projekts Anreisepauschalen und VMA berechnet
Wenn Sie für einen Mitarbeiter die Berechnung der VMA ausschalten (d.h. die Checkbox ist nicht aktiviert), hat das folgende Auswirkungen:
es werden in der Kostenabrechnung des entsprechenden Mitarbeiters keine VMA aufgeführt
implizit entstehen in Projekten keine VMA als interne Kosten in den Ertragsauswertungen
implizit werden keine VMA im Kostenexport exportiert (Modul Export für Buchhaltung)
es werden je nach Reiseeinstellungen des Projekts Anreisepauschalen und VMA berechnet (auch wenn der entsprechende Mitarbeiter keine VMA erhält)
Besonderheit für Österreich
Wenn Sie das Berechnungsverfahren für Österreich eingestellt haben, können Sie je Mitarbeiter einstellen, ob für diesen Mitarbeiter die 24-Stunden-Regelung oder die Kalendertag-Regelung gilt.
Die mitarbeiterspezifische Einstellung betrifft nur die "interne" Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen (Interne Kosten, Ertragsauswertung, Kostenabrechnung) des Mitarbeiters. Für die externe Berechnung (Projekt) wird immer der Standard aus Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen herangezogen.
Projektzeiten-Import
Ist diese Option aktiviert, kann ein Administrator unter Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeiten-Import Projektzeiten via Excel importieren.
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Projektzeiten-Import kann dieser Mitarbeiter selbst seine Projektzeiten importieren.
Freigabe von Zeiten und Rückwärtige Erfassung
Freigabe der erfassten Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten bis
Hier können Sie sehen, bis zu welchem Datum der entsprechende Mitarbeiter seine ZEP-Daten freigegeben hat. Ein Administrator kann dieses Freigabedatum hier ändern bzw. auf "kein Eintrag" umstellen.
Wo gibt ein Mitarbeiter dieses "Freigegeben bis Datum" ein?
In der Projektzeiteingabemaske unter Projektzeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das zuletzt eingegebene "Freigegeben bis Datum" zu finden.
Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen hat, kann er dieses nicht mehr rückgängig machen
Mitarbeiter können ihre Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.
Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein Administrator es im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters jederzeit korrigieren.
Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt?
Ein Projektleiter sieht in seinem Projekt unter Projektmitarbeiter in der Tabelle jeweils ein Schloss-Symbol für das Freigabedatum. Dieses Symbol ist blau, wenn die Freigabe später als Beginn des Auswertungszeitraums ist (also z.B. wenn Projektmitarbeiterzuordnung für den Oktober angezeigt wird, dann sind die Symbole blau wenn die Freigabe 1. Oktober oder später ist), sonst grau. Per Mouseover ist das genaue Freigabedatum zu sehen.
Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter sehen und unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, sehen Sie unter Administration > System > Monatsabschluss das Freigabe-Symbol neben dem Sperre-Symbol.
Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen > [Abteilungsname] > Allgemein > Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung > [Abteilungsname] > Allgemein > Mitarbeitersperren die Freigabedaten der Mitarbeiter sehen.
Rückwärtige Erfassung zusätzlich zurück (in Tagen)
Erlauben Sie für diesen Mitarbeiter eine zusätzliche nachträgliche Erfassung seiner Projektzeiten und ggf. Belege weiter in die Vergangenheit, z.B. wenn dieser Mitarbeiter längere Zeit auf Reisen ist und keinen Internet-Zugang hat.
Geben Sie an, wie viele Tage zusätzlich die rückwärtige Erfassung von Projektzeiten bzw. Belegen, erlaubt ist. Diese abweichende Einstellung können Sie auch zeitlich befristen.
Die Einstellung beim Mitarbeiter gilt zusätzlich zu der Einstellung unter Administration > Projektzeit & Belege > Einstellungen.
Überstunden & Zeitzuschläge je Mitarbeiter
Diese Einstellung steuert, was in entsprechenden Auswertungen angezeigt wird. Eine detaillierte Erläuterung finden Sie im Artikel zum Modul Abwesenheiten & Überstunden.
