Wenn Sie mit ZEP nicht nur den Zeitaufwand für Ihre Projekte erfahren möchten, sondern auch gleich die entsprechenden Kosten dafür sehen und automatisch eine fertige Projektabrechnung für Ihre Kunden erstellen wollen, dann können Sie ZEP Compact um "Umsätze & Kosten" erweitern. In ZEP Professional ist dieses Modul bereits enthalten.

Mit "Umsätze & Kosten" haben Sie unter Administration 2 zusätzliche Kacheln mit folgenden Menüpunkten:

Preise & Belege

Lieferanten

Definieren Sie eine Basispreistabelle für Ihr Unternehmen.

Sie wird in den Abrechnungen und Auswertungen für solche Projekte gelten, zu denen es weder eine eigene Projekt-Preistabelle gibt, noch eine Kunden-Preistabelle für den zugehörigen Kunden.

Die Basispreistabelle dient auch als Kopiervorlage für Kundenpreislisten.

Sie geben an, ab welchem Datum die Preistabelle gültig ist. Immer wenn Sie ab einem bestimmten Datum eine neue Basispreistabelle für Ihr Unternehmen festlegen, geben Sie sie auch in ZEP als neue Preistabelle mit neuem Gültigkeitsbeginn ein.

Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:

Preisfaktoren sind zeitabhängige Faktoren, die an eine Preistabelle gekoppelt werden können. Wenn z.B. für Nacht- und Wochenendarbeit ein spezieller Stundensatz definiert werden soll, rufen Sie die entsprechende Preistabelle(n) (Basispreistabelle, Projekt- und/oder Kundenpreistabelle) auf und klicken Sie auf den Link Preisfaktoren hinzufügen und tragen die entsprechenden Faktoren ein. Zusätzlich können Sie auch spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen.

Sie können Preisgruppen in mehreren Sprachen hinterlegen.

Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Mit Hilfe von Preisgruppen werden die Mitarbeiter eines Projekts in unterschiedlich bezahlte Kategorien eingeteilt.

In der Mitarbeiterverwaltung geben Sie für jeden Mitarbeiter bereits beim Anlegen eine Preisgruppe (Standard-Preisgruppe) an. Diese ist später bei der Projektplanung, wenn Sie (oder der betreffende Projektleiter) die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt vornehmen, bereits voreingestellt, kann aber auch individuell geändert werden.

In den Preistabellen werden Sie Stunden- und Tagessätze immer bezogen auf die unterschiedlichen Preisgruppen definieren. Das gilt sowohl für die Basispreistabelle(n), als auch für kundenspezifische Preistabellen oder projektspezifische Preistabellen.

Hier in der Stammdatenverwaltung verwalten Sie die Liste von Preisgruppen, die bei der Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeiter-Projektzuordnung und bei der Preistabellenerfassung zur Auswahl stehen sollen. Mindestens eine Preisgruppe ist zwingend.

Preisgruppen können nicht gelöscht werden, da dadurch alte Auswertungen und aktuelle SOLL/IST-Vergleiche beeinflusst werden bzw. von früheren Auswertungen abweichen.

Um aber nicht mehr benötigte Preisgruppen aus der Anzeige zu entfernen, können Sie diese „inaktivieren“:

Rufen Sie die entsprechende Preisgruppe zum Ändern auf und setzen ein Häkchen in der Checkbox „inaktiv“.

In bestehenden Preistabellen (Basis-, Kunden-, Projektpreistabellen) wird die inaktive Preisgruppe mit dem Vermerk „inaktiv“ angezeigt, falls dieser Preisgruppe noch Werte für Tages- bzw. Stundensatz zugeordnet sind. Sobald alle Werte auf „0“ gesetzt sind, wird die inaktive Preisgruppe ausgeblendet. Beim Kopieren von Preistabellen werden die alten Preistabellen identisch kopiert, d.h. gegebenenfalls werden dabei inaktive Preisgruppen auch wieder sichtbar.

Hier wird angegeben, für welche Stundenanzahl Sie welchen Anteil des Tagessatzes berechnen. Das ist Grundlage der Abrechnung für alle Projekte mit der Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz".

Die hier in der Administration festgelegte Definition von Tagessatzanteilen gilt für alle Projekte, die nicht selbst eine eigene Definition von Tagessatzanteilen festgelegt haben.

Bei der Definition von Tagessatzanteilen können Sie bei den "von Std" und bei den "bis-Std" jeweils 4 Nachkommastellen eintragen (je nach eingestelltem Minutenraster in ZEP; wenn Sie ein 15-Minutenraster festgelegt haben reicht die Angabe von 2 Nachkommastellen).

Bei den Tagessatzanteilen können Sie bis zu 8 Nachkommastellen eingeben. ZEP zeigt die Tagessatzanteile in den Auswertungen mit mindestens 2 und mit bis zu 8 Nachkommastellen an (je nach Definition). Wird ein einzelnes Projekt ausgewertet, werden genau die Tagessatzanteile, die für dieses Projekt gelten, betrachtet und es werden maximal so viele Nachkommastellen angezeigt, wie angegeben worden sind.

Wenn ein Projekt keine eigenen Tagessatzanteile definiert, gilt die in den Stammdaten festgelegte Definition von Tagessatzanteilen.

Nur wenn dieses Projekt davon abweichen soll, definieren Sie hier eigene Tagessatzanteile.

Sobald Sie für das Projekt einen eigenen Tagessatzanteil definieren, ist die Tagessatzanteil-Definition aus den Stammdaten für das Projekt nicht mehr gültig und Sie müssen alle Tagessatzanteile lückenlos hier definieren.

Wenn doch wieder die Tagessatzanteil-Definition aus den Stammdaten für das Projekt gelten soll, löschen Sie die alle projektspezifischen Tagessatzanteile.

Geben Sie an, für welche Stundenanzahl Sie welchen Anteil des Tagessatzes berechnen. Das ist nur dann wirksam, wenn das Projekt die Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz" hat.

Bei der Erfassung von Belegen muss der Mitarbeiter angeben, ob er privat bezahlt hat (i.A. Zahlungsart "privat") oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde (i.A. Zahlungsart "Firma"). Sie können für Ihr Unternehmen hier weitere Zahlungsarten definieren, z.B. je eine für die verschiedenen Firmenkreditkarten.

Sie können die Zahlungsarten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf das "Deutsch-Symbol", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "Englisch-Symbol", geben Sie die englische Bezeichnung an, genauso, wie die französische und spanische Bezeichnung. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch, französische oder spanische Bezeichnung angezeigt.

Erstattung von Belegen:

Gibt der Mitarbeiter bei "Belege erfassen" die Erstattungs-Zahlungsart an, erscheint der Betrag in seiner Kostenabrechnung. Falls Sie ändern wollen, welche Zahlungsart eine Erstattung in der Kostenabrechnung bewirken soll, klicken Sie den Link Erstattung ändern. Sie könne die von Ihnen gewünschte Zahlungsart zur Erstattung angeben (vorausgesetzt sie wird noch nicht verwendet).

Bei der Erfassung von Belegen, gibt der Mitarbeiter den Betrag und den Steuersatz an. Erfassen Sie hier die Steuersätze, die für die Belegerfassung zur Auswahl stehen sollen. Veraltete Steuersätze können Sie auf inaktiv setzen, dann werden sie nicht mehr zur Auswahl angeboten, sind aber bei Änderungen trotzdem noch verfügbar.

Hier werden Währungen und Wechselkurse erfasst. Eine dieser Währungen wird in ZEP als Basiswährung benutzt. Alle Wechselkurse sind bezüglich der Basiswährung angegeben. Entsprechend ist der Kurs der Basiswährung 1,0.

Sie können Ihre Wechselkurse hier manuell verwalten oder Sie aktualisieren die jeweils eingetragenen Wechselkurse über den ZEP-Scheduler unter Administration > System > Tasks "Aktualisierung von Wechselkursen". Jede Währung, die hier in den Stammdaten unter Wechselkurse definiert ist, wird mit dem aktuellen Kurs aktualisiert. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io von ZEP gezogen . Bitte achten Sie auf den korrekten Währungscode!

In einigen Auswertungen (z.B. Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter, Gesamtstatus) werden alle Geldbeträge in die Basiswährung umgerechnet. Auch die Pauschalbeträge bei den Fahrzeugarten und den Arbeitsorten werden in der Basiswährung angegeben. Eine Währung kann im Zeitverlauf unterschiedliche Wechselkurse haben. Zu jedem Wechselkurs kann die Gültigkeitsdauer in der Spalte "gültig bis" begrenzt werden. In Auswertungen wird der aktuelle Wechselkurs benutzt, um beispielsweise einen Beleg in die Projektwährung umzurechnen (Umrechnungskurs zum Belegdatum) oder um einen Rechnungsbetrag aus der Projektwährung in die Basiswährung umzurechnen (Umrechnungskurs zum Rechnungsdatum).

In den Auswertungen werden Geldbeträge auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Ausnahme: Geldbeträge in Schweizer Franken (Währungsbezeichnung "CHF") werden auf 5 Rappen gerundet, wenn Sie unter Administration > Kachel Projektzeit & Belege diese Option mit "Ja" angegeben haben.

Falls Sie die Basiswährung ändern wollen, klicken Sie den Link Basiswährung ändern: Markieren Sie in der Spalte "Basiswährung" die Währung, die Ihre neue Basiswährung sein soll.

Welche Rolle spielt die Basiswährung in ZEP?

Über den Button "Basiswährung ändern" können Sie eine andere Währung als Basiswährung festlegen.

Bei der Belegerfassung kann der Mitarbeiter jeden Beleg einer Belegart zuweisen.
Einige typischen Belegarten sind in ZEP bereits enthalten.

Sie können die Belegarten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf das "Deutsch-Symbol", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "Englisch-Symbol", geben Sie die englische Bezeichnung an, genauso, wie die französische und spanische Bezeichnung. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch, französische oder spanische Bezeichnung angezeigt.

Vorbelegung nach Belegart:

Sie haben die Möglichkeit, für jede Belegart spezifische Vorbelegungen zu definieren. Diese quasi „Standardbelege“ erleichtern den Mitarbeitern die Belegerfassung und helfen Fehler zu vermeiden.
Für jede Belegart kann vom Administrator in der Administration die Vorbelegung folgender Felder definiert werden:

Falls eine Vorbelegung definiert ist, werden diese Werte bei der Erfassung neuer Belege verwendet.
Ist keine Vorbelegung definiert, sind die Eingabefelder mit den Angaben des zuletzt gebuchten Belegs vorbelegt.

Kurzform der Belegart ändern:

Sie können die Kurzform der Belegart umbenennen: klicken Sie auf das Symbol geben die neue Kurzform ein und speichern Sie.

Abweichendes Leistungsdatum:
Wenn für eine Belegart die Vorbelegung "Leistungsdatum kann abweichen" gesetzt wurde, wird bei der Belegerfassung eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Setzen Sie hier ein Häkchen, können Sie ein zweites von dem Buchungsdatum abweichendes Datum angeben. Dieses Datum ist das sog. "Leistungsdatum", d.h. der Beleg wird zu diesem Zeitpunkt an das Projekt weiter berechnet. Für die Ermittlung der internen Kosten des Projekts wird wie üblich das "Buchungsdatum" herangezogen. Falls Zahlungsart „privat“, wird dieser Beleg ebenfalls zum Buchungsdatum auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters aufgeführt

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Beleg-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Beleg und Mitarbeiter zu versenden

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.
Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Die Mailvorlage Beleg-Details wird versendet, wenn in einer Beleg-Tabelle (z.B. Auswertungen > Reiter Mitarbeiter > Belegauswertung, Auswertungen > Reiter Projekte > Belegauswertung) auf einen E-Mail-Link ( hinter dem Namen eines Mitarbeiters) geklickt wird.

Zusätzlich zu den Möglichkeiten unter Administration können Sie auch beim Kunden und Projekt weitere Angaben vornehmen.

Beim Kunden können Sie unter dem Menüpunkt Abrechnungseinstellungen kundenspezifische Preistabellen und Preisgruppen hinterlegen, sollten diese von den in der Administration hinterlegten Angaben abweichen. Die beim Kunden spezifisch hinterlegten Preistabellen und Preisgruppen vererben sich auf alle dem Kunden zugewiesenen Projekte, falls in den Projekten selbst keine weiteren spezifischen Angaben gemacht werden.

Im Projekt können Sie unter dem Menüpunkt Abrechnungseinstellungen zusätzliche projektspezifische Einstellungen vornehmen.

Weitere Informationen zu den Menüpunkten finden Sie im Artikel Abrechnungseinstellungen von Projekten.

Lieferanten ermöglichen die zentrale Verwaltung aller externen Geschäftspartner, von denen in ZEP Kosten erfasst werden. Dazu zählen z. B. Dienstleister, Lieferanten, Subunternehmer oder andere externe Anbieter.

Lieferanten bilden die Grundlage für eine strukturierte Belegerfassung und für aussagekräftige Auswertungen im Bereich Umsätze & Kosten.

Mit dem Lieferantenbereich können Unternehmen:

Administratoren

Controller

Alle

Pfad: Administration > Lieferanten > Einstellungen

Sortierung der Lieferanten in den Auswahllisten nach:

Sortierung der Lieferanten in der Lieferantenverwaltung nach:

Lieferantennummer-Nummernkreis verwenden

Wenn Sie einen Nummernkreis für Lieferantennummern verwenden möchten, aktivieren Sie diese Option. Anschließend können Sie Präfix, die gewünschte Länge der Nummer, sowie das Suffix eingeben.

MwSt.

Geben Sie die Mehrwertsteuer an, welche bei der Neuanlage von Lieferanten in den Zahlungsdaten automatisch von ZEP vorbelegt werden soll. Die Steuersätze können Sie aber weiterhin bei den Lieferanten bearbeiten.

Zur Auswahl stehen die Steuersätze, die Sie unter Administration > Preise & Belege > Steuersätze hinterlegt haben.

Pfad: Administration > Lieferanten > Branchen

In diesem Menüpunkt können Sie Branchen für Ihre Lieferanten anlegen.

Klicken Sie dafür auf den Button recht oben Branche anlegen - Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie eine Kurzform sowie Beschreibungen in verschiedenen Sprachen hinterlegen können.

Über das Zahnrad-Symbol rechts oben können Sie die Tabellenspalten konfigurieren und mit Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten anpassen.

Pfad: Administration > Lieferanten > Kategorien

In diesem Menüpunkt können Sie Kategorien für Ihre Lieferanten anlegen.

Klicken Sie dafür auf den Button recht oben Kategorie anlegen - Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie eine Kurzform sowie Beschreibungen in verschiedenen Sprachen hinterlegen können.

Über das Zahnrad-Symbol rechts oben können Sie die Tabellenspalten konfigurieren und mit Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten anpassen.

Pfad: Administration > Lieferanten > Zusatzattribute

In diesem Menüpunkt können Sie Zusatzattribute für Ihre Lieferanten anlegen. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, dass dann bei den Lieferanten verfügbar ist und gepflegt werden kann.

Klicken Sie dafür auf den Button recht oben Attribut anlegen - Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie eine Kurzform sowie Beschreibungen in verschiedenen Sprachen hinterlegen können. Außerdem können Sie angeben, ob das Attribut aktiv oder inaktiv ist, sowie den Typ des Attributs bestimmen.

Über das Zahnrad-Symbol rechts oben können Sie die Tabellenspalten konfigurieren und mit Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten anpassen.

Im Menüpunkt Lieferanten erhalten Administratoren und Controller einen vollständigen Überblick über alle angelegten Lieferanten.

Administratoren können über den Button Neuen Lieferanten anlegen Lieferanten hinzufügen.

Geben Sie allgemeine Daten an - hierbei sind die Lieferantennummer und Name Pflichtfelder. Im Reiter "Allgemein" finden Sie außerdem die Zusatzattribute, falls Sie unter Administration > Lieferanten > Zusatzattribute welche angelegt haben.

Hinterlegen Sie Kontaktdaten und Zahlungsdaten für den Lieferanten. Die Angaben sind im Nachgang weiterhin in der Akte des Lieferanten (Klick auf die Lieferantennummer) oder als Massenoperation anpassbar.

In der Lieferantenakte finden Sie alle lieferantenspezifischen Daten auf einen Blick. Durch Klick auf die Stift-Symbole rechts oben in den jeweiligen Kacheln können Sie die Angaben bearbeiten.

Über das Zahnrad-Symbol rechts oben gelangen Sie zu einzelnen Menüpunkten unter Administration > Lieferanten. An dieser Stelle kann ein Administrator den Lieferanten auch löschen, wenn kein Beleg mit diesem verknüpft ist.

Wenn Sie auf den Menüpunkt Lieferantenakte klicken, erscheint ein Dropdown-Menü über welches Sie zu den zugehörigen Adressen und Ansprechpartnern wechseln können (dort können Sie jeweils neue Daten anlegen und bestehende bearbeiten), sowie die Änderungshistorie einsehen.

In der Akte eines Lieferanten finden Sie den Menüpunkt Auswertungen. Darüber können Sie alle Belege einsehen, die dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet sind.

Auch hier haben Sie die Möglichkeit eine Volltextsuche vorzunehmen, Filter hinzuzufügen, Tabellenspalten anzupassen und getätigte Einstellungen als Favoriten zu speichern. Außerdem können Sie an dieser Stelle durch Klick auf die Belegnummer die Belegdetails einsehen und anpassen. Über das Kopieren-Symbol kopieren Sie neue Belege, über das Mülleimer-Symbol können Sie Belege löschen und auf dieser Seite können Sie auch Belege nacherfassen.