Tasks
Hier können Sie bestimmte regelmäßige Aufgaben in ZEP als Task einplanen.
Aktualisierung von Wechselkursen (ab ZEP Compact Umsätze & Kosten)
Prüfung der Beschäftigungszeiträume (nur wenn Sie dies unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen aktiviert haben)
Mitarbeiterinformation: E-Mail an Mitarbeiter bei Unterschreitung der Sollstunden (konfigurierbare Parameter) (Modul Abwesenheiten & Überstunden)
Erinnerung an noch nicht bearbeitete Fehlzeitenanträge (Modul Abwesenheiten & Überstunden)
Mitarbeiterverfügbarkeit: Berechnung Soll-Arbeitszeiten (Modul Ressourcenplanung)
Datenbanksicherung: Dump der ZEP-Datenbank, es wird eine SQL-Datei Ihrer Datenbank erstellt (Modul Datenbanksicherung)
Salesforce-Import: Aktualisierung der Daten aus Salesforce (Modul Salesforce)
Abfrage der Ticket-Mailboxen: Umwandlung von Mails in Tickets (Modul Ticketsystem)
monatl./wöchentl. Obergrenzen: E-Mail an Administrator, wenn eine wöchentliche oder monatliche Obergrenze bei einem Mitarbeiter definiert ist und diese im angegebenen Zeitraum überschritten ist.
Ticket Reaktionszeit: E-Mail an die Projektleiter, wenn Tickets neu sind und Anzahl Tage oder mehr seit der Erstellung des Tickets vergangen sind.
Stellen Sie Anzahl Tage = 0 ein, wenn die E-mail bereits ab dem Eingangsdatum versendet werden soll;
Stellen Sie Anzahl Tage = x ein, wenn die E-mail ab x Tage nach dem Eingangsdatum versendet werden soll;
Stellen Sie ein, ob dies nur für Tickets einer bestimmten Priorität gelten soll.
Ticket Termineinhaltung: E-Mail an die Projektleiter und Bearbeiter, wenn Tickets neu oder in Bearbeitung sind und Anzahl Tage oder weniger bis zum Ticket-Termin bleiben.
Stellen Sie Anzahl Tage = 0 ein, wenn die E-mail ab dem Tag des Termins versendet werden soll;
Stellen Sie Anzahl Tage = x ein, wenn die E-mail ab x Tage vor dem Termin versendet werden soll;
Stellen Sie eine negative Anzahl Tage an, wenn die E-mail erst versendet werden soll, wenn der Termin bereits die Anzahl Tage überschritten ist.
Stellen Sie ein, ob dies nur für Tickets einer bestimmten Priorität gelten soll.
Tasks anlegen
Um einen neuen Task ("Auftrag", "Aufgabe") anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neuen Task anlegen".
wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Task aus
den von ZEP voreingetragenen Namen können Sie beliebig überschreiben
wählen Sie unter Ausführung, wann der Task ausgeführt werden soll
Speichern
Sie sehen in der Tabelle alle Ihre eingeplanten Tasks, den Status, die Ausführung, die letzte Ausführung, das Ergebnis der letzten Ausführung, die gespeicherte Ergebnisdatei und die nächste Ausführung.
Über das PDF-Symbol können Sie die Datei herunterladen, über den Link können Sie eine Download-URL erzeugen.
Wenn Sie auf den Namen eines Task in der Tabelle klicken, werden jeweils die letzten 5 Ergebnisdateien zum Download angeboten.
Mit dem Zettel- & Stift-Symbol bearbeiten Sie den Task, mit löschen Sie ihn.
Mit Start-/Stopp-Button können Sie den Task pausieren und mit wieder einplanen.
Sog. System-Tasks laufen immer automatisch, d.h. sie haben diese Symbole nicht.
Mit Klick auf das Play-Icon (kleines Dreieck) können Sie einen Task jetzt ausführen (unabhängig von der sonstigen Einplanung).
Tasks Einplanung
Für die Ticket Reaktionszeit und die Ticket Termin können mehrere Tasks mit unterschiedlichen Werten angelegt werden. Wenn es zum Ausführungszeitpunkt keine Projektleiter gibt, wird die E-Mail ggf. an die Abteilungsleiter bzw. an alle Administratoren versendet.
Sie können angeben, wann der jeweilige Task ausgeführt werden soll. Je nach Task werden verschiedene Ausführungsmodi angeboten (z.B. alle 15 Minuten, stündlich, täglich, jeden 1. des Monats ...)
Täglich: Geben Sie die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.
Optional können Sie die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimieren und ggf. mit einem Kennwort verschlüsseln und/oder die Ergebnisdatei zusätzlich an Ihre eigene (in ZEP hinterlegte) E-Mail-Adresse senden lassen.
Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt.
Informationen zu Tasks
Informationen zu einzelnen Tasks:
Wenn Sie auf den Namen des Task in der Tabelle klicken, werden Ihnen die Ausführungen des Task angezeigt
Task Mitarbeiterinformation:
Hier können Sie genau konfigurieren, wann ZEP eine "Erinnerung an fehlende Zeiterfassung" an betreffende Mitarbeiter versendet. Jeder Mitarbeiter, der seine Soll-Stunden in einem best. Zeitraum um mehr als den angegebenen Prozentsatz unterschreitet, bekommt eine E-Mail. (E-Mailvorlage unter Administration > Mitarbeiter > Mailvorlagen)
Sie können entweder "Tage einzeln prüfen" oder die "Vorwoche als Ganzes prüfen".
Tage einzeln prüfen:
Geben Sie die Anzahl Tage, die nicht geprüft werden an (Beispiele: 0=Prüfung bis einschließlich heute, 1=bis einschließlich gestern, etc).
Geben Sie die Länge des geprüften Zeitraums in Tagen an.
Angabe des unterschrittenen Prozentsatz der Regelarbeitszeit (Beispiel: 25 = wenn an einem Tag mehr als 25% der Regelarbeitszeit fehlen, wird der Mitarbeiter informiert).
Beispiel: Die Parameterwerte 2, 10, 25 bedeuten: geprüft werden die 10 Tage bis einschließlich Vorgestern; wenn an einem dieser Tage mehr als 25% der Regelarbeitszeit fehlen, wird der Mitarbeiter informiert.
Vorwoche als Ganzes prüfen:
Angabe des unterschrittenen Prozentsatz der Regelarbeitszeit (Beispiel: 10 = wenn in der Vorwoche mehr als 10% der Regelarbeitszeit fehlen, wird der Mitarbeiter informiert). Die Einhaltung einer Pausenregel wird trotzdem für jeden einzelnen Tag des Zeitraums geprüft.
Task für Lizenzverletzung in der Zukunft:
Eine neue Systemtask, die Sie als Administrator über evtl. Lizenzüberschreitungen in der Zukunft warnt. Stellen Sie ein, wann die Task ausgeführt wird und welcher Zeitraum in der Zukunft geprüft werden soll.
Überstunden-Saldo unter-/überschritten
Ermittelt, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum eine definierte Anzahl an Überstunden bzw. Minusstunden überschritten hat.
Es wird eine E-Mail an die Abteilungsleiter oder Administratoren gesendet, wenn Mitarbeiter unter Berücksichtigung aller Buchungen bis zum eingestellten Tag
die Anzahl Minusstunden unterschritten hat
oder die Anzahl Überstunden überschritten hat
Geben Sie an, wann die Task ausgeführt werden soll, welche Tage nicht berücksichtigt werden sollen und die Anzahl der Minus- und der Überstunden, unter- bzw. überschritten hat. Mitarbeiter mit der Regelarbeitszeit 0 werden nicht berücksichtigt.
(E-Mailvorlage unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Mailvorlagen)
