Klicken Sie im Menüpunkt Projekte:
Auf den Link Neues Projekt anlegen um ein Projekt anzulegen.
Auf die Projektkurzform in der Projekttabelle, wenn Sie ein Projekt ändern möchten.
Klicken Sie in der Projekttabelle auf das entsprechende Symbol, wenn Sie dieses Projekt kopieren möchten.
Gehen Sie in das Projekt und in das Untermenü "Aktionen", um ein Projekt zu löschen.
Projekte anlegen
Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, müssen Sie zunächst folgende grundlegende Projektdaten eingeben:
Allgemein
Kurzform:
Ein Projekt wird mit seiner Kurzform eindeutig identifiziert. Die Kurzform kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein.
Im Administrationsbereich kann auch eine fortlaufende Projektnummer konfiguriert werden.
Bezeichnung:
Im Feld Bezeichnung kann eine ausführlichere Projektbezeichnung eingetragen werden.
In den Auswahllisten, z.B. bei der Projektzeiterfassung, werden Sie immer die vollständige Kurzform der Projekte sehen, aber meist nicht die vollständige Bezeichnung. Die Bezeichnung wird in den Auswahllisten abgekürzt, damit die Auswahllisten nicht zu breit werden. Weitere Informationen zu dem Projekt können weiter unten im Feld Bemerkung als freier Text eingegeben werden.
Start- und Enddatum:
Geben Sie hier das Startdatum des Projekts an. Die Eingabe eines Enddatums ist optional.
Außerhalb des durch Start- und Enddatum definierten Zeitraums erscheint das Projekt nicht in den Auswahllisten zur Erfassung, es können also keine Zeiten und Belege auf das Projekt gebucht werden, unabhängig vom Projektstatus. Start- und Enddatum werden außerdem als Filterkriterium bei der Projektplanung eingesetzt und erscheinen auf den Auswertungen und Abrechnungen.
Status:
Wählen Sie einen Projektstatus aus, voreingestellt ist der erste in den Stammdaten definierte Projektstatus. Für nähere Informationen rufen Sie den Hilfetext zu Status auf.
Abteilung:
Nur wenn Sie das Zusatzmodul Standorte & Abteilungen einsetzen. Geben Sie an, zu welcher Abteilung dieses Projekt gehört.
Kategorien:
Weisen Sie dem Projekt optional eine oder mehrere Kategorien zu.
Schlagworte:
Weisen Sie dem Projekt optional eine oder mehrere Schlagworte zu.
Bemerkung:
Sie können in das Bemerkungsfeld einen beliebigen Text mit weiteren Projektinformationen eingeben.
Plan
Planzahlen sind ab ZEP Professional oder mit dem Modul Projektplanung verfügbar.
Das Konzept der Planung ist sehr flexibel: Sie können die Planung der Stunden, des Arbeitsentgelts und der Belege/Km-Geld differenziert vornehmen.
Die hier angegebenen Werte dienen als Vergleichswerte für die Auswertungen Projektstand (Plan) und Gesamtstatus (Plan). Für ein Pauschalprojekt entsprechen die Planzahlen zusätzlich dem in Rechnung zu stellenden Betrag. Sie können optional auch eine Überbuchung der Planzahlen verhindern.
Es gibt eine Planzahl je Ebene, diese Planzahl kann auf zwei Arten zustande kommen:
als fix vergebene Planzahl (explizit oder fest vergebene Planzahl)
als dynamische (aggregierte) Planzahl (= Summe aller untergeordneten fix vergebenen bzw. dynamischen Planzahlen)
Sie können auf verschiedenen Ebenen Planzahlen vergeben, diese Ebenen haben eine feste Hierarchie:
Projekt
Vorgang (untergeordneter Vorgang) und mit Modul Ticketsystem kommen noch folgende Ebenen dazu:
Ticket (nur Plan Stunden)
Teilaufgabe (nur Plan Stunden)
Beispiele:
Planung auf Projektebene (von oben nach unten bzw. "Top-down"): Sie vergeben eine Projekt-Planzahl z.B. 100 Stunden. Damit haben Sie die Gesamtprojekt-Planstunden explizit vorgegeben und diese Anzahl Stunden können Sie nun auf die untergeordnenten Ebenen (Vorgänge, Untervorgänge (ggf. Tickets/Teilaufgaben)) verteilen. ZEP wird Sie darauf hinweisen, wenn es "Planungsdifferenzen" geben sollte, also wenn Sie auf unteren Ebenen mehr Stunden verplant haben als auf der höheren Ebene vorgegeben ist.
Planung von unten nach oben ("Bottom-up"): Sie können auch eine Planung "von unten nach oben" abbilden, dies bedeutet, dass die einzelnen Details (Vorgänge, ggf. Tickets/Teilaufgaben) geplant werden, um dann durch Aufsummierung dieser Planzahlen die aggregierte Gesamtplanzahl zu erhalten. In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor: In dem (neuen) Projekt lassen Sie das Feld (und die Checkbox) für die Planzahl leer. Planen Sie die Vorgänge des Projekts mit den entsprechenden Planzahlen, die Projekt-Planzahl wird aus den untergeordneten Planzahlen summiert und als "aggregierte" Planzahl angezeigt. Diese Art der Planung war bisher schon so in ZEP möglich.
Diese Planung funktioniert auf allen Ebenen in ZEP!
Sie können die Planzahlen in den Menüpunkten Daten & Plan, Vorgänge und Projektplan eingeben. Alle Änderungen, die Sie in einem dieser Menüpunkte gemacht haben, werden natürlich in den jeweils anderen Menüpunkten aktualisiert. Wenn Sie eine sehr detaillierte Planung machen möchten, ist der Menüpunkt Projektplan die richtige Stelle: hier sehen Sie die Planzahlen im Gesamtkontext aller Planzahlen des Projekts.
In der Auswertungen Projektstand Plan werden die Planzahlen, die im Projektplan bei "Plan Std" angezeigt werden für den Vergleich mit den jeweiligen Ist Stunden herangezogen.
Wenn Sie alle (fakturierbare und nicht fakturierbare) Stunden planen, wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten", dann werden alle Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.
Wenn Sie "nur fakturierbare" Stunden planen, wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "nur fakturierbare Zeiten", dann werden nur die fakturierbaren Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.
Kunde und Abrechnung
Kunde:
Geben Sie hier an, für welchen Kunden das Projekt realisiert wird, oder ob es ein internes Projekt ohne Kundenzuordnung ist. Mit Modul Rechnungsstellung: Sie können angeben, ob für das Projekt eine "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" möglich sein soll.Kundenauftrag:
In dieses optionale Feld geben Sie eine Projektbezeichnung oder Auftragsbezeichnung ein, unter der das Projekt beim Kunden bekannt ist. Diese wird dann auf der Projektabrechnung und Kundenabrechnung ausgegeben, sodass Ihr Kunde diese Rechnung leichter zuordnen kann.Kunden-Ansprechpartner:
Bei Kundenprojekten, wählen Sie Ihren Ansprechpartner beim Kunden aus der Liste aller Ansprechpartner des Kunden.Währung:
Die Währung in der das Projekt abgerechnet werden soll, wird hier angegeben. Alle auf das Projekt anfallende Kosten werden bei Projektauswertung und Projektabrechnung in dieser Währung aufgeführt. Belege, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden automatisch in die Projektwährung umgerechnet. Die Projektpreistabellen werden ebenfalls in dieser Währung eingegeben.Abrechnungsart:
Wählen Sie eine Abrechnungsart aus, für nähere Informationen rufen Sie den Hilfetext zu Abrechnungsart auf.
Adresse
Land und Bundesland:
Optionale Eingabe.URL:
Geben Sie optional einen Hyperlink ein.
Untermenüpunkte
Nachdem Sie alle Eingaben zu den Projektdaten gemacht haben, bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern. Danach können Sie alle weiteren Angaben zu dem Projekt über die Auswahl der entsprechenden Untermenüpunkte machen.
Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an wichtigen Untermenüpunkten, die vor der Aktivierung von Projekten beachtet werden sollten:
Projektplan
Unter dem Menüpunkt Projektplan finden Sie eine grafische Darstellung des Projekts, seiner Vorgänge (ggf. inkl. Tickets) und Mitarbeiter. Zusätzlich dient er zur schnellen Erfassung von verschiedenen Plangrößen (Vorgänge, Mitarbeiter, Planzahlen, etc) für das gesamte Projekt.
Projektmitarbeiter
Hier wird die Mitarbeiterliste für das jeweilige Projekt verwaltet.
Sind dem Projekt noch keine Mitarbeiter zugeordnet, können auch keine Projektzeiten darauf erfasst werden, da das Projekt nicht in den Auswahllisten in der Zeit- und Belegerfassung erscheint.
Vorgänge
Hier erfassen und ändern Sie die Vorgänge für das Projekt. Mitarbeiter, Planzahlen (Stunden und Kosten) können hier auf Vorgangsebene eingegeben werden, um das Projekt noch feiner zu strukturieren.
Sind dem Projekt noch keine Vorgänge zugeordnet, können auch keine Projektzeiten darauf erfasst werden. Es wird mindestens ein Standardvorgang benötigt. In der Komplexität der Struktur sind aber keine Grenzen gesetzt, und es können auch mehrere Untervorgangsebenen angelegt werden. Diese
Voreinstellung Fakturierbarkeit
Hier geben Sie für die Projektmitarbeiter vor, ob die Zeiten für dieses Projekt bei der Zeiterfassung fakturierbar/nicht fakturierbar vorbelegt sind und ob diese Voreinstellung geändert werden kann.
Projekttätigkeiten
Hier können Sie aus der Liste aller Tätigkeiten (aus der Administration) für ein Projekt eine eigene Tätigkeitenliste auswählen. Bei der Zeiterfassung für dieses Projekt können nur diese Projekttätigkeiten gewählt werden.
Tagessatzanteile
Hat das Projekt Tagessatzanteile, die von den in den Stammdaten definierten Tagessatzanteilen abweichen, können diese hier angegeben werden.
Format
Geben Sie hier das Abrechnungsformat für die Projekte, die im Aufwand abgerechnet werden an, dieses Format bezieht sich auch auf den Projektzeitnachweis, der auch für Pauschalprojekte genutzt werden kann.
Preistabellen
Die Preistabellen des Projekts werden hier eingegeben und verwaltet.
Belegeinstellungen
Geben Sie hier an, welche Abrechnungsmodalitäten gelten, wenn Belege für das Projekt anfallen.
Reiseeinstellungen
Geben Sie hier an, welche Abrechnungsmodalitäten gelten, wenn Reisen für das Projekt anfallen.
Änderungshistorie
Nur wenn Sie in den Einstellungen die Checkbox "Änderungen von Projektdaten aufzeichnen" aktiviert haben. Alle Änderungen am Projekt werden hier dokumentiert.
Projekt ändern
Rufen Sie ein bestehendes Projekt zum Ändern auf, indem Sie auf die Kurzform des entsprechenden Projekts in der Projektliste klicken. In der Bearbeitungsmaske finden Sie alle oben genannten Punkte zur Bearbeitung.
Bitte beachten Sie, dass ein bereits bebuchtes Projekt gegebenenfalls gewisse Einschränkungen in der Bearbeitung vorweist.
Nachfolgende Untermenüpunkte sind für die Verwaltung und Bearbeitung von Projekten zu empfehlen:
Rechnungspositionen
Anlegen von Rechnungspositionen, erstellen von Rechnungen und ggf. "fehlende Rechnungspositionen".
Rechnungen
Auflistung der bestehenden Rechnungen zu diesem Projekt.
Offene Posten
Sie sehen sofort welche Rechnungen bereits wie lange offen sind.
Umsatzprognose
Auf Basis der Rechnungspositionen wird der Umsatz für die nächsten Monate prognostiziert.
Projektzusatzfelder
Frei definierbare Felder mit Namen und Inhalt, die auf der Rechnung angezeigt werden.
Projektauswertungen
Sie können direkt im Menü des ausgewählten Projekts alle Auswertungen zu diesem Projekt ausführen.
Wollen Sie mehrere Projekte zusammen auswerten bzw. eine bestimmte Auswertungen für verschiedene Projekte ausführen, ist die Navigation über Auswertungen > Projekte (s. Hinweis) evtl. passender.
Über den Menüpunkt Auswertungen > Projekte, gelangen Sie direkt auf die Übersichtsseite mit allen Auswertungsmöglichkeiten für ein bzw. für mehrere Projekte.
Projekt kopieren
Die Funktion kopieren haben Sie nur in Ihrer Projekttabelle, wenn Sie auch die Berechtigung haben Projekte anlegen zu können. Damit können Sie das entsprechende Projekt aus der Tabelle komplett mit allen Planzahlen, Vorgängen, Mitarbeiterzuordnungen und Preistabellen kopieren.
Nach Klicken auf "Kopieren" wird ein Projekt angelegt, dessen Kurzform aus der Kurzform des ersten Projektes mit dem Zusatz „- Kopie“ besteht und Sie werden direkt auf die Datenseite des neuen Projekts geleitet. Ändern Sie hier die Kurzform des neuen Projektes und führen Sie ggf. weitere Anpassungen aus.
Wenn Sie ein bestehendes Projekt kopieren, wird der Status des Vorlage-Projekts nicht mit kopiert, sondern einem „neuen Projekt“ wird immer automatisch der erste Status der Reihenfolge zugewiesen. Das gleiche passiert bei den Projektvorgängen.
Wenn häufig ähnliche oder gleiche Projekte realisiert werden, können Sie jeweils ein „Vorlage-Projekt“ anlegen und im Bedarfsfall das Projekt komplett kopieren, mit allen Abrechnungsformaten, Vorgängen, Mitarbeitern und Preistabellen. Sie müssen dann nur noch die erforderlichen Daten, wie Kurzform und Bezeichnung, Anfang- und Enddatum, die geplanten externen Kosten usw. anpassen.
Projekt löschen
Wenn Sie in einem Projekt den Untermenüpunkt Löschen aufrufen, wird Ihnen angezeigt, ob Sie das Projekt löschen können, oder welche Elemente das Löschen des Projekts verhindern.
Sie können ein Projekt nur dann löschen, wenn zu diesem Projekt keine Projektzeiten, Belege, Tickets (nur mit dem Modul Ticketsystem), Dokumente (nur mit dem Modul Dokumentenmanagement), Angebote (nur mit Modul Angebotserstellung) oder Rechnungspositionen/Rechnungen (nur mit dem Modul Rechnungsstellung) bestehen.
Für Projekte, denen Angebote zugeordnet sind können Sie diese Zuordnung hier löschen in dem Sie auf den Button Zuerst Zuordnungen löschen klicken, abschließend können Sie auch das Projekt löschen.
Sie können ein Projekt komplett aus ZEP löschen, wenn es vor mehr als 10 Jahren beendet worden ist.
Im Menü des entsprechenden Projekts können Sie unter Aktionen auf Löschen klicken und wenn das Projekt vor mehr als 10 Jahren abgeschlossen worden (Enddatum) ist, bietet ZEP die folgende Option:
"Das Projekt ist älter als 10 Jahre. Sie können es komplett und unwiderruflich löschen, d.h. inklusive aller darauf gebuchten Zeiten und Belege und inklusive aller Zuordnungen wie Dokumente, Angebote, Tickets, Rechnungen, Arbeitspakete, Einplanungen, Änderungshistorie"
Das Löschen des Projekt kann u.U. recht lange dauern, daher wird es zum Löschen eingeplant und im Hintergrund gelöscht.
Wenn Sie ein Projekt archivieren möchten, empfehlen wir Ihnen einen nicht buchbaren Projektstatus (siehe Administration > Projekte > Projektstatus) für archivierte Projekte zu definieren und das Enddatum des Projekts zu setzen.
Im Menüpunkt Projekte werden im Standard nur die Projekte angezeigt, deren Laufzeit sich mit dem aktuellen Monat überschneiden. Wenn Sie das Enddatum eines Projekts setzen, verschwindet das Projekt daher mit der Zeit von selbst aus Ihrer Projektliste. Wenn Sie jedoch Auswertungen zu abgelaufenen Projekten vornehmen möchten, können Sie den angezeigten Zeitraum selbst anpassen und die Liste auf Projekte im Archiv-Status einschränken.
In den Auswertungen werden die Projekte immer zum eingestellten Zeitraum zur Auswahl angeboten. D.h. Sie sehen immer nur die Projekte, deren Laufzeit sich mit dem Auswertungszeitraum überschneiden.