Im Bereich Administration > Sonstiges bündelt ZEP wiederverwendbare Quer-Einstellungen, die mehrere Fachbereiche gleichzeitig betreffen: Textbausteine für E-Mails, das Audit-Logging von Stammdaten-Änderungen, die Fehler-Benachrichtigung für Hintergrund-Tasks und die Mailvorlagen für Termine.
Textbausteine für E-Mails
Im Bereich Textbausteine für E-Mails hinterlegen Sie wiederverwendbare Text-Blöcke — zum Beispiel Signaturen, Disclaimer oder Standard-Antworten. Beim Schreiben oder Pflegen einer Mailvorlage stehen die Textbausteine als Platzhalter zur Verfügung; ZEP setzt sie beim Versand automatisch in den Mail-Inhalt ein.
Pro Textbaustein pflegen Sie zwei Felder: einen Namen als Identifikation in der Auswahl und den Inhalt als formatierten Text-Block. Der Inhalt wird in allen sieben unterstützten Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch, Slowakisch, Türkisch) gepflegt; ZEP wählt beim Mailversand automatisch die zur Empfänger-Sprache passende Variante. Innerhalb des Inhalts können Sie Bilder einbinden sowie Standard-Platzhalter und Mail-Platzhalter verwenden, die zur Sende-Zeit durch konkrete Werte ersetzt werden.
Die gepflegten Bausteine erscheinen anschließend in jeder Mailvorlage als auswählbarer Platzhalter unter dem Eintrag Textbausteine. Eine Änderung an einem Textbaustein wirkt sich automatisch auf alle künftigen Mails aus, die den Baustein referenzieren — historische Mails bleiben unverändert.
Änderungshistorie
Die Änderungshistorie aktiviert das Audit-Logging für Stammdaten-Änderungen. Bei aktivem Logging erfasst ZEP automatisch wer, wann und was geändert hat — wertvoll für Compliance-Anforderungen und für die nachträgliche Rekonstruktion einer Konfiguration.
In den Einstellungen aktivieren Sie das Logging pro Stammdaten-Bereich über je eine eigene Checkbox:
Änderungen von Projektdaten aufzeichnen — protokolliert Anlagen, Änderungen und Löschungen an Projekten
Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen — protokolliert Anlagen, Änderungen und Löschungen an Mitarbeitenden
Änderungen von Kundendaten aufzeichnen — protokolliert Anlagen, Änderungen und Löschungen an Kunden
Änderungen von Abteilungen aufzeichnen — protokolliert Anlagen, Änderungen und Löschungen an Abteilungen
Die aufgezeichneten Einträge werden anschließend in den jeweiligen Datenobjekten als Historie-Tab dargestellt — pro Projekt, Mitarbeiter, Kunde oder Abteilung. So sehen Sie für jeden Stamm-Datensatz, wann er angelegt und wann er von wem in welchem Feld geändert wurde.
Hinweis: Die Checkboxen Projektdaten und Kundendaten sind in ZEP Clock nicht sichtbar, da Projekte und Kunden dort nicht Bestandteil der Produktlinie sind. Die Checkbox Abteilungen erscheint nur mit dem Zusatzmodul Standorte und Abteilungen aktiv. Die Checkbox Mitarbeiterdaten ist in allen Produktlinien sichtbar.
Scheduler
Unter Scheduler hinterlegen Sie die zentrale Empfänger-Liste für Fehler-Benachrichtigungen aus den geplanten Hintergrund-Tasks. Schlägt eine Task fehl, sendet ZEP automatisch eine Benachrichtigung an die hier eingetragenen Adressen, damit der Fehler nicht unbemerkt bleibt.
In den Einstellungen pflegen Sie ein einzelnes Feld Folgende E-Mail-Adressen werden über Fehler bei der Durchführung des Tasks informiert. Mehrere Adressen werden kommasepariert eingetragen. Sinnvoll, um den technischen Betrieb der ZEP-Instanz mit einer zentralen Eskalations-Adresse zu überwachen, statt für jede Task einzelne Empfänger zu pflegen.
Die konkreten Tasks selbst pflegen Sie im Bereich Tasks des Artikels System – Administration.
Termin-Mailvorlagen
Im Bereich Termin-Mailvorlagen pflegen Sie die zentralen Mailvorlagen, die ZEP für die automatisierten Benachrichtigungen zu Terminen verwendet. Pro Vorlage stehen mehrere voreingestellte Bezeichnungen bereit; den Versand-Inhalt formulieren Sie selbst.
In der Tabelle sehen Sie pro Vorlage die Spalten Bezeichnung, Betreff (in der aktuellen Anzeige-Sprache) und eine Kurz-Vorschau des Inhalts. Über das Aktions-Symbol Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) versenden Sie eine Vorlage probeweise pro Sprache an Ihre eigene Adresse.
Pro Vorlage öffnen Sie ein Bearbeitungs-Formular mit folgenden Feldern:
CC und BCC — Kopien-Empfänger, die bei jedem Versand automatisch mit eingebunden werden
Betreff und Inhalt — jeweils in allen sieben unterstützten Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch, Slowakisch, Türkisch); ZEP wählt beim Versand automatisch die zur Empfänger-Sprache passende Variante
eine Datei-Liste für bis zu fünf optionale Anhänge
Innerhalb von Betreff und Inhalt können Sie Standard-Platzhalter, termin-spezifische Platzhalter sowie die unter Textbausteine für E-Mails hinterlegten Bausteine einsetzen — ZEP ersetzt sie beim Versand durch die aktuellen Termin- und Empfänger-Werte.
Hinweis: Die Termin-Mailvorlagen sind in ZEP Compact und ZEP Professional sichtbar. In ZEP Clock entfällt der Bereich, da Termine kein Bestandteil dieser Produktlinie sind.