Unter Administration > Angebote > Einstellungen konfigurieren Sie den Bereich Angebotserstellung unternehmensweit. Die Einstellungen wirken auf alle neu erstellten Angebote – einzelne Werte wie Format, Briefpapier oder Texte können pro Angebot überschrieben werden.

Die Angebotsgültigkeit legt fest, wie lange ein neues Angebot gültig ist. ZEP berechnet daraus ab dem Anlagetag die Vorbelegung für das Feld Gültig bis in jedem neuen Angebot. Dort passen Sie das Datum bei Bedarf an.

Zur Auswahl stehen 4, 6 oder 8 Wochen sowie 3 oder 6 Monate, jeweils auch verlängert bis zum folgenden Wochen- bzw. Monatsende (Zusatz Wochenende bzw. Monatsende). Vorbelegt ist 3 Monate - Monatsende. Tipp: Wählen Sie eher einen kurzen Zeitraum. Das erhöht den Druck zum zeitnahen Rückläufer und verhindert, dass Preise über lange Zeiträume unverbindlich in Umlauf bleiben.

Im Bereich Nummernkreis definieren Sie, wie die Angebotsnummern automatisch vergeben werden. Das Format ist aus Präfix, fortlaufendem Zähler und optionalem Suffix aufgebaut. Innerhalb des Formats stehen Ihnen folgende Platzhalter zur Verfügung:

Beispiel: AN-%YYYY%- + 4-stelliger Zähler erzeugt Nummern wie AN-2026-0001.

Über das Feld Länge legen Sie fest, wie viele Ziffern der fortlaufende Zähler zwischen Präfix und Suffix hat. Kürzere Nummern werden links mit führenden Nullen aufgefüllt. Werkseitig ist als Präfix %KNR%- vorbelegt, sodass die Kundennummer vor der laufenden Nummer steht.

Angebotsnummer mit Versionsnummer: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie zu einem Angebot mehrere Versionen anlegen wollen und die Versionsnummer Teil der Angebotsnummer sein soll (z. B. AN-2026-0001V2). Ohne diese Option behält das Angebot auch bei einer neuen Version seine bisherige Nummer.

Wenn aktiviert, werden die Initialen des Mitarbeitenden, der das Angebot erstellt hat, direkt hinter dem Angebotsdatum gedruckt – zum Beispiel als 27.05.2026 / MM. So erkennt der Empfänger sofort, an wen er sich bei Rückfragen wenden kann, ohne die Kontaktzeile zu durchsuchen.

Sinnvoll, wenn mehrere Personen Angebote für denselben Kunden erstellen oder wenn die Bearbeitung intern nachvollziehbar bleiben soll. Die Initialen werden aus dem Mitarbeiterprofil übernommen.

Hier legen Sie das Standard-Dateiformat für die endgültige Angebots-Datei fest – üblicherweise PDF oder PDF/A (langzeitarchivfähig). Zusätzlich konfigurieren Sie das Format der Vorschau, das beim Erstellen eines Entwurfs im Browser angezeigt wird (ohne PDF/A, da die Vorschau nicht archivfähig sein muss).

PDF/A eignet sich, wenn Sie Angebote langfristig archivieren möchten. Für reine Vertriebsangebote ohne Aufbewahrungsanforderung reicht das Standard-PDF.

Wer alle Angebote sieht, Angebote anlegt oder löscht und Angebotsvorlagen pflegt, steuern in Rollen & Rechte im Bereich Angebote die Zeilen Angebotsdaten, Angebote anlegen, Angebote löschen und Angebotsvorlagen. In den Einstellungen legen Sie zusätzlich die folgenden Berechtigungen fest.

Mit dem Bereich Ticketsystem wird hier zusätzlich eingestellt, ob Bearbeiter eines Tickets auch die zugehörigen Angebote sehen dürfen – zum Beispiel um Nachfragen direkt beantworten zu können, ohne die Vertriebsabteilung einbinden zu müssen.

Standardmäßig dürfen nur Administratoren Schlagworte im Stammdaten-Katalog pflegen. Mit dieser Option dürfen Mitarbeitende beim Anlegen oder Bearbeiten eines Angebots auch neue Schlagworte spontan eintragen, die dann automatisch in den Katalog übernommen werden. Sinnvoll, wenn die Schlagwort-Pflege dezentral erfolgen soll.

Bei Aufwands- und Pauschalpositionen können Mengen wahlweise in Stunden oder Tagen erfasst werden. Beim Überführen eines Angebots in ein Projekt rechnet ZEP die Plan-Tage automatisch in Plan-Stunden um – auf Basis dieses Faktors. Standardwert ist 8 (1 Tag = 8 Stunden). Bei abweichender Soll-Arbeitszeit (z. B. 7,5 h-Tage) tragen Sie diesen Wert ein.

Der Faktor gilt unternehmensweit. Bei stark unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen empfiehlt es sich, Aufwandspositionen direkt in Stunden zu erfassen, um Rundungsdifferenzen zu vermeiden.

Aktivieren Sie Angebote müssen nach Fertigstellung geprüft werden, um ein Vier-Augen-Prinzip im Angebotsworkflow zu erzwingen. Der Status Fertig kann dann nicht direkt zum Versand führen. Das Angebot wechselt zunächst in den Status In Prüfung und muss von einer berechtigten Person auf Geprüft gesetzt werden, bevor das Dokument erstellt und versendet werden kann.

Welche Rollen den Übergang In Prüfung → Geprüft auslösen dürfen, wird in den Workflow-Berechtigungen festgelegt (siehe Artikel Stammdaten – Angebotserstellung).

Aktivieren Sie Auftragsbestätigung nach Beauftragung versenden (optional), wenn nach Eingang des Auftrags vom Kunden zusätzlich eine Auftragsbestätigung versendet werden soll. Der Status Beauftragt kann dann durch den Übergang Bestätigt ergänzt werden, der die Versendung einer Auftragsbestätigungs-Mail anstößt. Eine entsprechende Mailvorlage wird in den Stammdaten hinterlegt.

Im Bereich Angebotsversand per E-Mail stellen Sie den Absender ein, der beim Versand eines Angebots als E-Mail erscheint. Diese Einstellung gilt nur für Angebotsmails. Für andere automatisch versendete ZEP-Mails (z. B. Erinnerungen, Benachrichtigungen) gilt die zentrale Absenderadresse unter Administration > Meine Firma > E-Mail. Vier Felder stehen zur Verfügung:

Mit aktivem Angebotsmodul steht im Scheduler die Aufgabe Erinnerung an Nachfassen des Angebotes bereit. Sie finden die Aufgabenverwaltung unter Administration > System > Tasks. Aktivieren Sie die Aufgabe und legen Sie den Zeitpunkt relativ zum Gültigkeitsdatum fest – beispielsweise „7 Tage vor Ablauf" oder „3 Tage nach Ablauf". ZEP schickt dann automatisch eine E-Mail-Erinnerung zum Nachfassen an den Bearbeiter des Angebots. Ist kein Bearbeiter eingetragen oder für den aktuellen Status nicht berechtigt, erhält sie der Verantwortliche.