Unter Administration > Angebotsverwaltung > Einstellungen konfigurieren Sie das Modul Angebotserstellung unternehmensweit. Die Einstellungen wirken auf alle neu erstellten Angebote – einzelne Werte wie Format, Briefpapier oder Texte können pro Angebot überschrieben werden.

Die Standardgültigkeit legt fest, wie viele Tage ein neues Angebot ab Erstellungsdatum gültig ist. Der Wert wird als Vorbelegung für das Feld Gültig bis in jedem neuen Angebot übernommen und kann dort manuell angepasst werden.

Übliche Werte sind 14, 30 oder 60 Tage – abhängig davon, wie schnell Ihre Angebote vom Kunden bestätigt werden müssen. Tipp: Setzen Sie den Wert tendenziell knapp; das erhöht den Druck zum zeitnahen Rückläufer und verhindert, dass Preise über lange Zeiträume unverbindlich in Umlauf bleiben.

Im Bereich Nummernkreis definieren Sie, wie die Angebotsnummern automatisch vergeben werden. Das Format ist aus Präfix, fortlaufendem Zähler und optionalem Suffix aufgebaut. Innerhalb des Formats stehen Ihnen folgende Platzhalter zur Verfügung:

Beispiel: AN-%YYYY%- + 4-stelliger Zähler erzeugt Nummern wie AN-2026-0001.

Versionsnummer in der Angebotsnummer: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie zu einem Angebot mehrere Versionen anlegen wollen und die Versionsnummer Teil der Angebotsnummer sein soll (z. B. AN-2026-0001 v2). Ohne diese Option wird die neue Version unter einer neuen Angebotsnummer geführt.

Wenn aktiviert, werden die Initialen des Mitarbeitenden, der das Angebot erstellt hat, direkt hinter dem Angebotsdatum gedruckt – zum Beispiel als 27.05.2026 / MM. So erkennt der Empfänger sofort, an wen er sich bei Rückfragen wenden kann, ohne die Kontaktzeile zu durchsuchen.

Sinnvoll, wenn mehrere Personen Angebote für denselben Kunden erstellen oder wenn die Bearbeitung intern nachvollziehbar bleiben soll. Die Initialen werden aus dem Mitarbeiterprofil übernommen.

Hier legen Sie das Standard-Dateiformat für die endgültige Angebots-Datei fest – üblicherweise PDF oder PDF/A (langzeitarchivfähig). Zusätzlich konfigurieren Sie das Format der Vorschau, das beim Erstellen eines Entwurfs im Browser angezeigt wird (ohne PDF/A, da die Vorschau nicht archivfähig sein muss).

PDF/A ist Pflicht, wenn Sie Angebote als steuerlich relevante Belege langfristig aufbewahren oder rechtssicher per E-Mail versenden. Für reine Vertriebsangebote ohne Aufbewahrungsanforderung reicht das Standard-PDF.

Im Bereich Mailversand stellen Sie den Absender ein, der beim Versand eines Angebots als E-Mail erscheint. Diese Einstellung gilt nur für Angebotsmails; für andere automatisch versendete ZEP-Mails (z. B. Erinnerungen, Benachrichtigungen) gilt die zentrale Absenderadresse unter Administration > Meine Firma > E-Mail. Vier Felder stehen zur Verfügung:

Über die folgenden fünf Checkboxen steuern Sie zentral, welche Rollen Angebote sehen und bearbeiten dürfen. Standardmäßig sind alle Berechtigungen restriktiv vorbelegt – aktivieren Sie sie gezielt, je nach Vertriebsorganisation.

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Vertrieb auch Angebote anderer Kollegen einsehen soll – zum Beispiel zur Urlaubsvertretung oder als Vorlage für ähnliche Anfragen. Ohne diese Option sehen Mitarbeitende nur die Angebote, an denen sie als Verantwortlicher, Bearbeiter, Kundenverantwortlicher oder Projektleiter mit Budgetverantwortung beteiligt sind.

Wenn die obige Einstellung deaktiviert ist, können Sie hier zusätzlich erlauben, dass auch Projektleiter ohne Budgetverantwortung Angebote zu ihren Projekten sehen. Sinnvoll, wenn fachliche Projektleiter den Stand laufender Angebote im Blick behalten sollen, auch wenn das Budget zentral verantwortet wird.

Mit dem Modul Ticketsystem wird hier zusätzlich eingestellt, ob Bearbeiter eines Tickets auch die zugehörigen Angebote sehen dürfen – zum Beispiel um Nachfragen direkt beantworten zu können, ohne die Vertriebsabteilung einbinden zu müssen.

Standardmäßig dürfen nur Administratoren Schlagworte im Stammdaten-Katalog pflegen. Mit dieser Option dürfen Mitarbeitende beim Anlegen oder Bearbeiten eines Angebots auch neue Schlagworte spontan eintragen, die dann automatisch in den Katalog übernommen werden. Sinnvoll, wenn die Schlagwort-Pflege dezentral erfolgen soll.

Standardmäßig dürfen nur der Kundenverantwortliche, der Abteilungsleiter und der Administrator Angebote für einen Kunden anlegen. Mit dieser Option dürfen zusätzlich Mitarbeitende mit bestimmten Zusatzrechten (z. B. „Vertrieb") Angebote für beliebige Kunden erstellen – auch wenn sie nicht als Kundenverantwortlicher hinterlegt sind.

Bei Aufwands- und Pauschalpositionen können Mengen wahlweise in Stunden oder Tagen erfasst werden. Beim Überführen eines Angebots in ein Projekt rechnet ZEP die Plan-Tage automatisch in Plan-Stunden um – auf Basis dieses Faktors. Standardwert ist 8 (1 Tag = 8 Stunden); bei abweichender Soll-Arbeitszeit (z. B. 7,5 h-Tage) tragen Sie diesen Wert ein.

Der Faktor gilt unternehmensweit. Bei stark unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen empfiehlt es sich, Aufwandspositionen direkt in Stunden zu erfassen, um Rundungsdifferenzen zu vermeiden.

Aktivieren Sie diese Option, um ein Vier-Augen-Prinzip im Angebotsworkflow zu erzwingen. Der Status Fertig kann dann nicht direkt zum Versand führen; das Angebot wechselt zunächst in den Status In Prüfung und muss von einer berechtigten Person auf Geprüft gesetzt werden, bevor das Dokument erstellt und versendet werden kann.

Welche Rollen den Übergang In Prüfung → Geprüft auslösen dürfen, wird in den Workflow-Berechtigungen festgelegt (siehe Artikel Stammdaten – Angebotserstellung).

Aktivieren Sie diese Option, wenn nach Eingang des Auftrags vom Kunden zusätzlich eine Auftragsbestätigung versendet werden soll. Der Status Beauftragt kann dann durch den Übergang Bestätigt ergänzt werden, der die Versendung einer Auftragsbestätigungs-Mail anstößt. Eine entsprechende Mailvorlage wird in den Stammdaten hinterlegt.

Mit aktivem Angebotsmodul steht im Scheduler die Aufgabe Erinnerung an Nachfassen des Angebotes bereit. Sie finden die Aufgabenverwaltung unter Administration > System > Tasks. Aktivieren Sie die Aufgabe und legen Sie den Zeitpunkt relativ zum Gültigkeitsdatum fest – beispielsweise „7 Tage vor Ablauf" oder „3 Tage nach Ablauf". Der Verantwortliche des Angebots erhält dann automatisch eine E-Mail-Erinnerung zum Nachfassen.