Die Stammdaten des Moduls Umsätze & Kosten finden Sie unter Administration > Preise & Belege. Sie bilden die Grundlage für alle Abrechnungen und Auswertungen im Modul.

Definieren Sie eine Basispreistabelle für Ihr Unternehmen.

Die Basispreistabelle gilt für alle Projekte, für die weder eine eigene Projekt-Preistabelle noch eine Kunden-Preistabelle hinterlegt ist. Sie dient außerdem als Kopiervorlage für Kundenpreislisten.

Sie geben an, ab welchem Datum die Preistabelle gültig ist. Legen Sie für jede Preisänderung eine neue Basispreistabelle mit neuem Gültigkeitsbeginn an.

Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:

Mit Preisgruppen werden Mitarbeitende eines Projekts in unterschiedlich vergütete Abrechnungskategorien eingeteilt. Mindestens eine Preisgruppe ist zwingend erforderlich.

Bei der Mitarbeiterverwaltung wird jedem Mitarbeitenden eine Standard-Preisgruppe zugewiesen. Diese wird bei der Projektzuordnung voreingestellt, kann aber individuell geändert werden.

Preisgruppen können in mehreren Sprachen hinterlegt werden (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch, Türkisch). Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters oder Projekts wird die entsprechende Bezeichnung angezeigt.

Preisgruppen können nicht gelöscht werden, da dadurch historische Auswertungen beeinflusst würden. Um nicht mehr benötigte Preisgruppen aus der Anzeige zu entfernen, setzen Sie diese auf inaktiv: Rufen Sie die Preisgruppe zum Ändern auf und setzen Sie ein Häkchen bei inaktiv.

In bestehenden Preistabellen wird die inaktive Preisgruppe mit dem Vermerk „inaktiv“ angezeigt, solange noch Werte hinterlegt sind. Sobald alle Werte auf „0“ gesetzt sind, wird sie ausgeblendet.

Tagessatzanteile legen fest, für welche Stundenanzahl welcher Anteil des Tagessatzes berechnet wird. Sie sind Grundlage für alle Projekte mit der Abrechnungsart „im Aufwand nach Tagessatz“.

Die in der Administration festgelegte Definition gilt für alle Projekte, die keine eigene Definition hinterlegt haben.

Bei den von Std- und bis Std-Feldern können Sie bis zu 4 Nachkommastellen eingeben (bei 15-Minutenraster genügen 2). Tagessatzanteile können mit bis zu 8 Nachkommastellen angegeben werden. In Auswertungen werden Tagessatzanteile mit mindestens 2 und höchstens so vielen Nachkommastellen angezeigt, wie in der Definition angegeben wurden. Bei der Auswertung eines einzelnen Projekts zählen nur die für dieses Projekt geltenden Anteile.

Projektspezifische Tagessatzanteile überschreiben die allgemeine Stammdaten-Definition vollständig für das betreffende Projekt.

Wenn ein Projekt von der allgemeinen Definition abweichen soll, können Sie projektspezifische Tagessatzanteile hinterlegen. Alle Tagessatzanteile müssen dann lückenlos definiert werden.

Um wieder die allgemeine Definition anzuwenden, löschen Sie alle projektspezifischen Tagessatzanteile.

Zahlungsarten werden bei der Belegerfassung angegeben. Standard sind „privat“ (Mitarbeiter hat selbst gezahlt, Erstattung folgt) und „Firma“ (Firma hat gezahlt). Sie können weitere Zahlungsarten definieren, z. B. für verschiedene Firmenkreditkarten.

Zahlungsarten können in mehreren Sprachen hinterlegt werden (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch, Türkisch).

Erstattung von Belegen: Gibt ein Mitarbeiter die Erstattungs-Zahlungsart an, erscheint der Betrag in seiner Kostenabrechnung. Über Erstattung ändern können Sie festlegen, welche Zahlungsart eine Erstattung in der Kostenabrechnung auslöst.

Steuersätze stehen bei der Belegerfassung zur Auswahl. Hinterlegen Sie hier die Sätze, die für Ihre Belege relevant sind.

Bei der Belegerfassung gibt der Mitarbeiter den Betrag und den Steuersatz an. Veraltete Steuersätze können Sie auf inaktiv setzen – sie stehen dann nicht mehr zur Auswahl, bleiben aber für bestehende Belege sichtbar.

Hier erfassen Sie Währungen und Wechselkurse. Eine Währung wird als Basiswährung festgelegt. Alle anderen Kurse beziehen sich auf diese. Die Basiswährung hat immer den Kurs 1,0.

Beispiel: Bei der Basiswährung Euro hat 1 Euro den Wert 1,00000. Kostet ein US-Dollar 0,795300 Euro, tragen Sie für 1 USD den Kurs 0,795300 in das Feld Kurs ein.

In Auswertungen werden Geldbeträge auf zwei Nachkommastellen gerundet (Ausnahme: CHF wird auf 5 Rappen gerundet, wenn diese Option unter Administration > Projektzeiten & Belege aktiviert ist).

Wechselkurse können manuell gepflegt oder über den ZEP-Scheduler unter Administration > System > Tasks (Aktualisierung von Wechselkursen) automatisch aktualisiert werden. Die Kurse werden von Fixer.io bezogen. Achten Sie auf den korrekten Währungscode.

Zu jedem Wechselkurs kann in der Spalte gültig bis eine Gültigkeitsdauer angegeben werden. Der Umrechnungskurs richtet sich nach dem Datum des jeweiligen Vorgangs:

Die Basiswährung erfüllt folgende Funktionen in ZEP:

Die Basiswährung kann über Basiswährung ändern geändert werden.

Belegarten kategorisieren erfasste Belege (z. B. Hotel, Bahn, Taxi, Verpflegung). Einige typische Belegarten sind in ZEP bereits vorinstalliert.

Bei der Belegerfassung kann jeder Beleg einer Belegart zugewiesen werden. Belegarten können in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Die Kurzform der Belegart kann jederzeit umbenannt werden.

Vorbelegung nach Belegart: Für jede Belegart können Standardwerte hinterlegt werden, die bei der Erfassung neuer Belege vorausgefüllt werden:

Wenn keine Vorbelegung definiert ist, werden die Werte des zuletzt gebuchten Belegs übernommen.

Wenn für eine Belegart die Vorbelegung Leistungsdatum kann abweichen aktiviert ist, erscheint bei der Belegerfassung ein zusätzliches Datumsfeld, in dem ein vom Buchungsdatum abweichendes Leistungsdatum eingegeben werden kann. Dieses Leistungsdatum bestimmt, wann der Beleg an das Projekt weiterberechnet wird. Für die internen Kosten des Projekts wird wie üblich das Buchungsdatum herangezogen.

ZEP bietet an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, E-Mails zu versenden. Unter Mailvorlagen passen Sie den standardisierten Text für die Beleg-Mailvorlage an. Über Platzhalter können spezifische Informationen zu Beleg und Mitarbeiter in die E-Mail eingebunden werden.

Alle Mailvorlagen können per Testversand an die eigene E-Mail-Adresse gesendet werden – jeweils in der gewünschten Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch, Türkisch). Optional können Dateien angehängt werden (max. 20 MB pro Datei, insgesamt max. 40 MB pro E-Mail).

Die Mailvorlage Beleg-Details wird versendet, wenn in einer Beleg-Tabelle (z. B. Auswertungen > Mitarbeiter > Belegauswertung) auf einen E-Mail-Link hinter einem Mitarbeiternamen geklickt wird.

Zusätzlich zu den administrativen Stammdaten können bei Kunden und Projekten eigene Preisangaben hinterlegt werden.

Unter Abrechnungseinstellungen beim Kunden können kundenspezifische Preistabellen und Preisgruppen hinterlegt werden. Diese vererben sich auf alle Projekte des Kunden, sofern das Projekt keine eigenen Angaben hat.

Im Projekt können unter Abrechnungseinstellungen weitere Einstellungen vorgenommen werden: