Die Stammdaten des Moduls finden Sie unter Administration > Abrechnung. Hinterlegen Sie diese Daten vor dem produktiven Einsatz des Moduls, da sie als Grundlage für die Rechnungsstellung dienen.
Artikel
Unter Administration > Abrechnung > Artikel verwalten Sie Artikel, die als Rechnungspositionen abgerechnet werden können. Mit dem Modul Angebotserstellung können Artikel zusätzlich als Angebotspositionen genutzt werden.
Legen Sie neue Artikel über + Neuen Artikel anlegen an. Jeder Artikel hat folgende Felder:
Pflichtfelder: Artikelnummer, Bezeichnung.
Optionale Felder: Währung (mit der Basiswährung vorbelegt), Einheit, Einzelpreis, Beschreibung.
Artikel können mehrsprachig angelegt werden. Über das Kopier-Symbol werden alle Daten eines Artikels mit dem Zusatz „Kopie“ in der Artikelnummer dupliziert.
Hinweis: Wird ein Artikel in einer Rechnung oder einem Angebot verwendet, kann er nicht mehr gelöscht werden. Setzen Sie nicht mehr benötigte Artikel auf „inaktiv“.
Kundenzusatzfelder
Unter Administration > Abrechnung > Kundenzusatzfelder definieren Sie frei gestaltbare Felder, die auf der Rechnung erscheinen. Die hier hinterlegten Felder gelten als Standardwerte für alle Kunden und können je Kunde individuell angepasst werden.
Kundenzusatzfelder können je Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch, Türkisch) eingegeben werden. Die Felder erscheinen auf der Rechnung an folgenden Stellen:
Einzelne Felder mit Feldname und Feldinhalt, tabellarisch unter der Kundennummer.
Oberer Rechnungstext: Über der Tabelle der Rechnungspositionen.
Unterer Rechnungstext: Unter der Tabelle der Rechnungspositionen.
In allen Feldern können Platzhalter und Textbausteine verwendet werden. Die Feldinhalte sowie der obere und untere Rechnungstext können zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch angepasst werden.
Hinweis: Wird ein Feldinhalt leer gelassen, wird auch der Feldname nicht auf der Rechnung berücksichtigt.
Projektzusatzfelder
Unter Administration > Abrechnung > Projektzusatzfelder definieren Sie Zusatzfelder auf Projektebene. Die hier hinterlegten Felder gelten für alle Projekte, bei denen keine eigenen Projektzusatzfelder definiert wurden.
Projektzusatzfelder werden bei der Rechnungsstellung wie folgt verwendet:
Name und Inhalt erscheinen als Vorbelegung im Feld „Rechnungstext“ bei der Erstellung von Rechnungspositionen.
Auf der Rechnung werden sie je Rechnungsposition aufgeführt.
Der obere Projekt-Rechnungstext erscheint auf jeder Rechnung, die Rechnungspositionen für dieses Projekt enthält.
Der untere Projekt-Rechnungstext erscheint unter dem unteren Kunden-Rechnungstext.
Hinweis: Wenn ein Feldinhalt leer gelassen wird, wird auch der Feldname nicht auf der Rechnung berücksichtigt. Änderungen an Projektzusatzfeldern nach dem Anlegen von Rechnungspositionen wirken sich nicht auf bestehende Rechnungspositionen aus.
Am Projekt selbst zeigt ZEP die Projektzusatzfelder in einer eigenen Box im Reiter „Abrechnung". Solange für das Projekt keine eigenen Zusatzfelder angelegt wurden, übernimmt ZEP dort die Vorbelegung aus den Stammdaten. Über den Link „Eigene Zusatzfelder definieren" legen Sie stattdessen projektspezifische Zusatzfelder an, deren Name und Inhalt dann ausschließlich für dieses eine Projekt gelten und die Stammdaten-Vorbelegung ersetzen.
Wurden für das Projekt bereits eigene Zusatzfelder definiert, stehen dort die Links „Daten ändern" und „Löschen" zur Verfügung, um die projektspezifischen Werte zu bearbeiten oder wieder zu entfernen.
Die Projektzusatzfelder können Sie je Sprache separat hinterlegen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch und Türkisch. Welche Sprachversion auf der Rechnung erscheint, richtet sich nach der Sprache der ersten Rechnungsposition dieser Rechnung.
Bei Aufwands-Rechnungspositionen mit detailliertem Nachweis werden die Projektzusatzfelder zusätzlich mit Feldname und Feldinhalt im Kopfbereich der Detailansicht der Rechnungsposition angezeigt.
Mahnstufen
Unter Administration > Abrechnung > Mahnstufen definieren Sie die Stufen des Mahnwesens. ZEP legt bereits gebräuchliche Mahnstufen mit entsprechenden Texten vor. Die Reihenfolge der Mahnstufen kann über die Pfeil-Symbole angepasst werden.
Über + Neue Mahnstufe legen Sie eigene Mahnstufen an. Je Mahnstufe können folgende Felder gepflegt werden:
Name und Titel (der Titel erscheint auf der Mahnung).
Zahlungsziel in Tagen.
Oberer Text (manuell oder über Textbausteine).
Verzugszinsen (optional, mit Angabe des Zinssatzes).
Verzugsschaden (optional, mit Betrag).
Unterer Text (manuell oder über Textbausteine).
Hinweis: Wie Sie Mahnungen erstellen und versenden, erfahren Sie im Artikel Mahnwesen.
Zusätzlich zum ersten Verzugsschaden können Sie einen zweiten Verzugsschaden mit eigenem Betrag und Text hinterlegen.
Textbausteine
Unter Administration > Abrechnung > Textbausteine hinterlegen Sie vordefinierte Texte für Rechnungspositionen, Projekt- und Kundenzusatzfelder sowie Mahnungen. Über + Neuer Textbaustein legen Sie einen Baustein mit Name, Sprache und Inhalt an. Im Inhalt können Platzhalter verwendet werden, die beim Einsatz des Textbausteins durch die jeweiligen Werte ersetzt werden.
Mailvorlagen
Unter Administration > Abrechnung > Mailvorlagen passen Sie die standardisierten E-Mail-Texte für den Rechnungsversand an. Folgende Vorlagenbereiche stehen zur Verfügung:
Rechnungs-Mailvorlagen: Benachrichtigungen beim Versand von Rechnungen.
Mahnungs-Mailvorlagen: Benachrichtigungen beim Versand von Mahnungen.
In den Vorlagen können allgemeine Platzhalter und Textbausteine für rechnungs- bzw. mahnungsspezifische Informationen verwendet werden. Jede Vorlage kann als Testversand in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Slowakisch oder Türkisch an die eigene E-Mail-Adresse gesendet werden.
Erlöskonten
Unter Administration > Abrechnung > Erlöskonten – verfügbar mit dem Modul Export für Buchhaltung – hinterlegen Sie die Erlöskonten, die bei der Erstellung von Rechnungspositionen ausgewählt werden müssen.
Jedes Erlöskonto hat folgende Felder:
Kontonummer und Bezeichnung.
Landeskennung: Inland, EU oder Drittland.
MwSt.-Satz.
Zu gleicher Landeskennung und gleichem MwSt.-Satz können mehrere Erlöskonten angelegt werden – diese stehen dann bei der Rechnungsposition zur Auswahl. Jedem Kunden muss eine Landeskennung zugeordnet sein.
Beispiel: Ab dem 01.01.2024 gelten neue MwSt.-Sätze. Für Vorauszahlungen mit Leistungsdatum in 2024 können Sie dasselbe Erlöskonto mit dem neuen MwSt.-Satz anlegen und bei der Rechnungsposition entsprechend auswählen.
Briefpapier
Das Briefpapier für Rechnungen und Mahnungen wird zentral unter Administration > Meine Firma > Briefpapiere hinterlegt, modul-übergreifend. Die verfügbaren Platzhalter sowie der Upload-Workflow sind im Artikel Briefpapiere erstellen und hochladen beschrieben.
Unternehmensdaten für maschinenlesbare Formate
Unter Administration > Meine Firma > Unternehmensdaten hinterlegen Sie die Absenderdaten Ihres Unternehmens. Diese werden für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen, XRechnungen und den Swiss QR Code benötigt.
Folgende Felder stehen zur Verfügung: Name, Adresse, PLZ, Ort, Ländercode, Telefon, Fax, E-Mail, Webseite, Gesellschafter/Geschäftsführer/Vorstand, UStIdNr., Steuernummer, Handelsregisternummer sowie globale Identifikationsnummer.
Vorsicht: Für die Erstellung von PDF/A-ZUGFeRD-Rechnungen müssen mindestens Name und Bankverbindung vollständig angegeben sein. Zusätzlich muss beim Kunden unter Adressen die Checkbox „ZUGFeRD“ aktiviert und der ZUGFeRD-Ländercode eingetragen sein.
