Die mitarbeiterspezifischen Einstellungen des Bereichs verteilen sich auf zwei Bereiche:
die Voreinstellungen für neue Mitarbeitende unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen sowie
die individuellen Einstellungen pro Mitarbeiter in der Mitarbeiterakte (Bearbeiten-Dialog, Reiter Einstellungen) und unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Mitarbeiterakte > Arbeitszeitmodell.
Überstunden & Zeitzuschläge je Mitarbeiter
Für Mitarbeitende, bei denen Überstunden im Gehalt enthalten sind oder die als Freiberufler nach geleisteten Stunden vergütet werden, können Überstunden und Zeitzuschläge pro Mitarbeiter deaktiviert werden. Öffnen Sie dazu Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Mitarbeiterakte und klicken Sie bei den Einstellungen auf das Stift-Symbol. Im Reiter Einstellungen deaktivieren Sie im Abschnitt Überstunden die Checkbox „Überstunden berechnen und anzeigen“.
Bei deaktivierter Berechnung werden in allen Auswertungen die Tabellen und Angaben zu Überstunden und Zeitzuschlägen für diesen Mitarbeiter ausgeblendet.
Hinweis: Zeitzuschläge werden generell nur berücksichtigt, wenn unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Option „Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren“ aktiv ist.
Voreinstellungen für neue Mitarbeiter
Unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen legen Sie Standardwerte fest, die beim Anlegen neuer Mitarbeitender automatisch übernommen werden. Klicken Sie auf Einstellungen ändern und wechseln Sie zur Registerkarte Voreinstellungen für neue Mitarbeiter.
Folgende Voreinstellungen können Sie hinterlegen:
Regelarbeitszeit: Arbeitstage und Stunden pro Tag (Mo–So).
Urlaubsanspruch pro Jahr: Standardwert für neue Mitarbeitende.
Mit dem Gehalt abgegoltene Überstunden pro Monat: Wert und Berechnungsart (feste Stundenzahl oder Prozent).
Pausenregelung: Standardmäßig zugewiesene Pausenregelung.
Hinweis: Die Einstellung „Voreinstellung Urlaubstage und Fehltage“ (entsprechen Kalendertagen / umrechnen gemäß Regelarbeitszeit / Vollzeit) ist als globale Voreinstellung hier hinterlegt, kann aber je Beschäftigungszeitraum individuell überschrieben werden – siehe Abschnitt Urlaubstage und Fehltage weiter unten.
Urlaubsanspruch der Mitarbeiter
Den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters hinterlegen Sie im Beschäftigungszeitraum unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Mitarbeiterakte > Arbeitszeitmodell. Sie bilden dort die im Arbeitsvertrag vereinbarten Regelarbeitszeiten und Urlaubszeiten ab.
Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum
Sinnvoll bei befristeten Beschäftigungszeiträumen unter einem Jahr. Sie können beliebig viele Beschäftigungszeiträume mit je einem eigenen Urlaubskontingent für diesen Zeitraum anlegen.
Urlaubsanspruch pro Jahr
Für vertraglich geregelte Jahresurlaubstage. Beginnt oder endet ein Beschäftigungszeitraum mitten im Jahr, berechnet ZEP den Urlaubsanspruch anteilig auf die enthaltenen Monate. Für jeden angefangenen Monat wird dabei der volle Monatsanspruch gerechnet.
Wenn Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen (Reiter Allgemein) angegeben haben, dass der Urlaubsanspruch immer zu einem bestimmten Datum zugeordnet wird, können Sie das Datum taggenau festlegen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter tritt am 01.08.2023 ein und hat 30 Urlaubstage pro Jahr vereinbart. ZEP berechnet für August bis Dezember (5 Monate): 30 ÷ 12 × 5 = 12,5 Urlaubstage für 2023.
Wenn Sie einen abweichenden Urlaubsanspruch für den Eintrittszeitraum hinterlegen möchten, legen Sie einen befristeten Beschäftigungszeitraum (z. B. 15.08.2023 – 31.12.2023) mit dem gewünschten Kontingent an und einen zweiten Zeitraum ab 01.01.2024 mit dem regulären Jahresanspruch.
Urlaubstage und Fehltage
Diese Einstellung steuert, wie Urlaubstage und Fehltage bei Teilzeitkräften berechnet werden. Sie kann als globale Voreinstellung unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen hinterlegt und je Beschäftigungszeitraum individuell angepasst werden.
Entsprechen Kalendertagen: Jeder ganze Fehltag hat denselben Wert, unabhängig von der Regelarbeitszeit des Wochentags. Geeignet, wenn der Arbeitsvertrag gleich viele Arbeitstage wie beim Vollzeitmitarbeiter vorsieht und ein Durchschnittswert als Regelarbeitszeit eingetragen wird.
Umrechnen gemäß Regelarbeitszeit / Vollzeit: Jeder Fehltag entspricht in Stunden der Regelarbeitszeit des jeweiligen Wochentags, umgerechnet in Vollzeitarbeitstage. Geeignet, wenn die Urlaubstage im Vertrag abhängig vom Teilzeitgrad berechnet wurden.
Beispiel: Vollzeitarbeitstag = 8 Stunden. Ein Mitarbeiter hat freitags 4 Stunden Regelarbeitszeit und nimmt den ganzen Freitag Urlaub → es wird nur ein halber Urlaubstag vom Kontingent abgezogen.
Bei Vollzeitmitarbeitern mit täglich gleicher Regelarbeitszeit macht diese Einstellung keinen Unterschied. Sie ist jedoch relevant, wenn ein Vollzeitmitarbeiter an verschiedenen Wochentagen unterschiedlich viele Stunden arbeitet und für kürzere Tage weniger Urlaub eingesetzt werden soll.
Beispiel: Trotz ihres Namens verbraucht auch die Option „Entsprechen Kalendertagen“ nur die Wochentage, die in der Regelarbeitszeit als Arbeitstag markiert sind. Die übrigen Tage werden übersprungen. Ein Mitarbeiter arbeitet montags 8 Stunden und donnerstags 4 Stunden, ein Vollzeittag hat 8 Stunden. Er nimmt eine ganze Woche Urlaub:
Entsprechen Kalendertagen: Jeder Arbeitstag zählt als voller Urlaubstag, unabhängig von seinen Stunden. Die Woche verbraucht 2 Urlaubstage.
Umrechnen gemäß Regelarbeitszeit/Vollzeit: Jeder Arbeitstag zählt anteilig mit seinen Stunden geteilt durch den Vollzeittag. Die Woche verbraucht (8 + 4) ÷ 8 = 1,5 Urlaubstage.
Vorsicht: Ändert sich diese Einstellung für einen Mitarbeiter (z. B. durch eine Vertragsänderung), rechnet ZEP Urlaubsansprüche und Resturlaube nicht automatisch um. Die neuen Ansprüche müssen manuell eingetragen und ggf. ein manueller Abgleich vorgenommen werden.
Hinweis: Für freie Mitarbeiter mit Regelarbeitszeit 0 an allen Wochentagen ist ausschließlich die Einstellung „entsprechen Kalendertagen“ geeignet.