Das Belegpostfach ist die zentrale Eingangs- und Prüfstelle für neu eingehende Belege. Belege werden hier zunächst gesammelt und können vor der endgültigen Übernahme in das System geprüft werden. Erst nach aktiver Annahme durch einen Administrator wird ein Beleg in die Belegverwaltung übernommen.

Durch das Belegpostfach wird der Belegprozess strukturierter, transparenter und kontrollierbarer gestaltet.

Den Menüpunkt finden Sie unter Belege > Belegpostfach.

Administratoren können in der Tabelle eingehende Belege hochladen und weiterverarbeiten. Controller können hochgeladene Belege einsehen.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Die Spalten Belegnummer und Status werden immer angezeigt und können nicht ausgeblendet werden.

Klicken Sie auf Belege hochladen, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie Dateien – auch XRechnungen – hochladen können. Nach dem Hochladen erscheint der Beleg als neuer Eintrag im Belegpostfach und kann geprüft, bearbeitet, angenommen oder abgelehnt werden.

Statt Belege manuell hochzuladen, können Sie ein E-Mail-Postfach mit ZEP verbinden. Lieferanten und Mitarbeitende senden Belege an dieses Postfach, ZEP holt die Anhänge automatisch ab und legt sie als neue Einträge im Belegpostfach an. Mehrere Mailboxen lassen sich parallel einrichten und werden alle gleich behandelt; ein Limit gibt es nicht.

Mailboxen konfigurieren Sie unter Administration > Projektzeiten und Belege > Mailboxen. Die Anlage funktioniert analog zur Mailbox des Ticketsystems.

Drei Authentifizierungs-Varianten stehen zur Verfügung:

Beim Anlegen einer zweiten Microsoft-Graph-Mailbox füllt ZEP OAuth-ID, OAuth-Secret und Tenant-ID automatisch aus der zuletzt angelegten Graph-Mailbox vor. So müssen die Azure-Zugangsdaten nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Bei Standard-IMAP testen Sie die Verbindung direkt nach dem Speichern — eine Autorisierung ist nicht nötig. Bei OAuth-Verbindungen (Google oder Microsoft) und bei Microsoft Graph steht der Status zunächst auf Nicht autorisiert. Klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol, durchlaufen Sie den Login beim Anbieter und prüfen Sie anschließend die Verbindung. Der Status erscheint farblich neben der Mailbox; bei einer fehlgeschlagenen Verbindung zeigt ein Tooltip die genaue Fehlermeldung an.

ZEP prüft regelmäßig alle ungelesenen E-Mails im verbundenen Postfach. Verarbeitet werden sowohl neu eingehende als auch bereits vorhandene Mails, sofern sie noch nicht gelesen sind. Bereits gelesene E-Mails werden ignoriert. Wenn Sie ein bestehendes Postfach an ZEP anbinden, markieren Sie alle relevanten Mails vorab als ungelesen — sonst werden sie nicht abgeholt.

Wenn eine Mail nach der Verarbeitung im Postfach manuell wieder auf ungelesen gestellt wird, holt ZEP sie beim nächsten Lauf erneut ab. Das kann zu einem zweiten Eintrag im Belegpostfach führen — vermeiden Sie das manuelle Zurücksetzen.

Akzeptiert werden ausschließlich PDF und XML (etwa für XRechnungen). Bildformate (JPG, PNG und andere) werden bewusst nicht akzeptiert, damit nicht versehentlich E-Mail-Signaturen oder Logos als Belege ausgelesen werden. Anhänge anderer Formate werden ignoriert. Hat eine E-Mail mehrere passende Anhänge, erzeugt ZEP pro Anhang einen eigenen Eintrag im Belegpostfach.

Pro abgeholtem Anhang entsteht ein Eintrag mit folgenden Werten:

Die Belegpostfach-Tabelle blendet die Spalte Einreichungsart automatisch ein, sobald die erste Mailbox eingerichtet ist. Sie können danach in der Tabelle gezielt nach Mailbox-Eingängen filtern.

Eine automatische Zuordnung anhand der Absender-Adresse findet nicht statt — auch wenn die Domain übereinstimmt. Mailbox-Belege werden im nächsten Schritt regulär bearbeitet: beim Annehmen oder Ablehnen wird ein Mitarbeitender ggf. zugeordnet, genau wie bei einem manuellen Upload.

ZEP löscht keine Mails und verschiebt sie nicht — sie bleiben in Ihrem Posteingang (z. B. Outlook). Abhängig vom Inhalt geschieht Folgendes:

Sobald die erste Mailbox eingerichtet ist, läuft der automatische Abruf im Hintergrund. ZEP legt dafür automatisch den System-Task Abfrage der Belegpostfach-Mailbox an — Sie müssen nichts selbst anlegen. Der Task ruft die Postfächer standardmäßig alle 15 Minuten ab. Die Frequenz lässt sich auf 5 Minuten, 15 Minuten oder stündlich ändern.

Wenn Sie sofort prüfen möchten, ob neue Mails eingegangen sind, starten Sie denselben Task manuell unter Administration > System > Tasks. Über den Verbindungstest in der Mailbox-Konfiguration prüfen Sie nur die Erreichbarkeit der Mailbox, nicht den Abholvorgang selbst.

Über das Feld Inaktiv deaktivieren Sie eine Mailbox vorübergehend. Sie bleibt in der Übersicht sichtbar, wird aber nicht mehr gepollt. Das ist sinnvoll, wenn ein Postfach kurzzeitig pausieren soll, ohne dass die Konfiguration verloren geht. Soll die Mailbox endgültig entfernt werden, löschen Sie sie aus der Übersicht.

Sicherheitshinweis: ZEP führt keine eigene Prüfung der Anhänge auf Schadsoftware durch. Stellen Sie sicher, dass der vorgelagerte Spam- und Malware-Filter Ihres E-Mail-Anbieters aktiv ist und ein dediziertes Postfach für Belege verwendet wird.

Klicken Sie auf das grüne Häkchen links in der Zeile des Belegs, um eine Detailansicht mit der zugehörigen Datei zu öffnen. So können Sie vor der Übernahme prüfen, ob der Beleg gültig und vollständig ist.

Alle Felder außer Ersteller und Belegdatei sind in der Detailansicht anpassbar.

Wenn Sie die Detailansicht nach Prüfung speichern, erhält der Beleg den Status „Angenommen“ und wird als regulärer Beleg in das System übernommen.

Anschließend:

Wenn ein Beleg nicht valide oder irrelevant ist, schließen Sie die Detailansicht über das X oder Abbrechen und klicken Sie anschließend auf das rote X in der Belegspalte. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie optional eine Bemerkung hinzufügen können.

Nach der Ablehnung ersetzt ein Mülleimer-Symbol die bisherigen Symbole. Über dieses Symbol kann der Beleg vollständig aus dem System gelöscht werden.

Wenn eine Zuordnung zu einem Mitarbeitenden nicht sinnvoll ist, können Belege auch ohne Mitarbeiterzuordnung angelegt werden. Diese Option steht beim Annehmen eines Belegs im Belegpostfach sowie in den Belegauswertungen (Projekte, Lieferanten, Mitarbeiter) zur Verfügung.