Das Belegpostfach ist die zentrale Eingangs- und Prüfstelle für neu eingehende Belege. Belege werden hier zunächst gesammelt und können vor der endgültigen Übernahme in das System geprüft werden. Erst nach aktiver Annahme durch einen Administrator wird ein Beleg in die Belegverwaltung übernommen.
Durch das Belegpostfach wird der Belegprozess strukturierter, transparenter und kontrollierbarer gestaltet.
Zugriff & Verfügbarkeit
Den Menüpunkt finden Sie unter Belege > Belegpostfach.
Hinweis: Das Belegpostfach steht nur Controllern und Administratoren zur Verfügung. Nur Administratoren können Belege annehmen, ablehnen oder bearbeiten.
Belegpostfach-Tabelle
Administratoren können in der Tabelle eingehende Belege hochladen und weiterverarbeiten. Controller können hochgeladene Belege einsehen.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
Volltextsuche: Suche über alle eingeblendeten Spalten
Filter: Über Filter hinzufügen nach beliebigen Feldern filtern (z. B. Ersteller, Status). Die Tabelle aktualisiert sich sofort.
Tabelle personalisieren: Spalten ein-/ausblenden und per Drag & Drop anordnen – sowohl über das Zahnrad-Symbol als auch direkt in der Tabelle.
Sortierung: Klick auf den Pfeil neben einer Spaltenbezeichnung sortiert auf- oder absteigend.
Favoriten: Gespeicherte Filterkombinationen für häufig genutzte Ansichten.
Die Spalten Belegnummer und Status werden immer angezeigt und können nicht ausgeblendet werden.
Hinweis: Um einen bereits angenommenen Beleg zu ändern, klicken Sie auf die Belegnummer.
Belege hochladen
Klicken Sie auf Belege hochladen, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie Dateien – auch XRechnungen – hochladen können. Nach dem Hochladen erscheint der Beleg als neuer Eintrag im Belegpostfach und kann geprüft, bearbeitet, angenommen oder abgelehnt werden.
Hinweis: Belege können Mitarbeitenden auch für ein Datum zugewiesen werden, das innerhalb eines freigegebenen Zeitraums liegt.
Beleg prüfen
Klicken Sie auf das grüne Häkchen links in der Zeile des Belegs, um eine Detailansicht mit der zugehörigen Datei zu öffnen. So können Sie vor der Übernahme prüfen, ob der Beleg gültig und vollständig ist.
Alle Felder außer Ersteller und Belegdatei sind in der Detailansicht anpassbar.
Hinweis: Detaillierte Erläuterungen zu den Feldern der Detailansicht finden Sie im Artikel Meine Belege.
Beleg annehmen
Wenn Sie die Detailansicht nach Prüfung speichern, erhält der Beleg den Status „Angenommen“ und wird als regulärer Beleg in das System übernommen.
Hinweis: Erst nach der Annahme erhält der Beleg eine Belegnummer.
Anschließend:
erscheint der Beleg bei entsprechender Mitarbeiter-Zuordnung unter Meine Belege
wird er in allen relevanten Belegauswertungen berücksichtigt
stehen alle bekannten Belegfunktionen zur Verfügung (Projektzuordnung, Mitarbeiterzuordnung, Belegdateien anpassen)
Beleg ablehnen
Wenn ein Beleg nicht valide oder irrelevant ist, schließen Sie die Detailansicht über das X oder Abbrechen und klicken Sie anschließend auf das rote X in der Belegspalte. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie optional eine Bemerkung hinzufügen können.
Nach der Ablehnung ersetzt ein Mülleimer-Symbol die bisherigen Symbole. Über dieses Symbol kann der Beleg vollständig aus dem System gelöscht werden.
Hinweis: Sobald ein Beleg angenommen oder abgelehnt wurde, erscheint in der Spalte Bearbeiter der Name des Administrators, der die Aktion durchgeführt hat.
Belege ohne Mitarbeiterzuordnung
Wenn eine Zuordnung zu einem Mitarbeitenden nicht sinnvoll ist, können Belege auch ohne Mitarbeiterzuordnung angelegt werden. Diese Option steht beim Annehmen eines Belegs im Belegpostfach sowie in den Belegauswertungen (Projekte, Lieferanten, Mitarbeiter) zur Verfügung.
Hinweis: Belege ohne Mitarbeiterzuordnung werden in Auswertungen und Abrechnungen als ohne Mitarbeiter geführt und sind dort gesondert sichtbar. Bei der Projektauswahl werden alle Projekte mit bebuchbarem Status angezeigt, deren Laufzeit das Belegdatum einschließt.