Der mehrstufige Freigabe-Workflow bringt Projektzeiten und Belege durch eine konfigurierbare Prüfstrecke. Mitarbeitende reichen ihre Einträge ein, festgelegte Genehmiger prüfen sie Stufe für Stufe, und erst nach vollständiger Freigabe sind die Zeiten und Belege abrechenbar. Jeder Schritt wird protokolliert.

Die beiden Modi schließen sich gegenseitig aus und gelten für das gesamte Konto.

Den Modus legen Sie unter Administration > Projektzeiten & Belege > Einstellungen fest, beschrieben im Artikel Zeiten und Belege – Administration. Voraussetzung ist die aktivierte Option Projektfreigabe der Zeiten und Belege. Erst danach erscheint das Feld Freigabe-Modus mit den beiden Auswahlmöglichkeiten.

Beim Wechsel auf den Workflow-Modus passiert dreierlei:

Workflows verwalten Sie kontoweit unter Administration > Projektzeiten & Belege > Freigabe-Workflows. Der Menüpunkt erscheint für Administratoren, sobald der Freigabe-Modus Mehrstufiger Freigabe-Workflow aktiv ist. Zusätzlich finden Sie eigene Registerkarten am Projekt und am Vorgang, sodass Sie abweichende Strecken dort direkt hinterlegen können.

ZEP löst den zuständigen Workflow in einer festen Reihenfolge auf: zuerst der Vorgang, dann das Projekt, dann das Konto. Für jeden dieser drei Geltungsbereiche wählen Sie eine von drei Möglichkeiten:

Jede Konfiguration hat ein Gültig-ab-Datum, sodass Sie eine Umstellung vorbereiten können. Über die Kopierfunktion übernehmen Sie eine bestehende Strecke als Ausgangspunkt für einen weiteren Geltungsbereich.

Eine Strecke besteht aus beliebig vielen Stufen, die Sie frei benennen und sortieren. Je Stufe legen Sie fest, wer prüfen darf. Über das Feld Genehmigung durch wählen Sie die zuständige Rolle:

Unabhängig von der Rolle benennen Sie je Stufe zusätzlich individuelle Genehmiger. Über die Anzahl Freigaben steuern Sie, wie viele Zustimmungen eine Stufe braucht. Der Wert 0 bedeutet, dass alle zuständigen Personen zustimmen müssen.

Ist eine Stufe für einen konkreten Eintrag mit keiner Person besetzt, überspringt ZEP sie beim Einreichen. Bleibt keine Stufe besetzt, geht der Vorgang an die Administratoren.

Über das Feld Granularität legen Sie fest, wie fein die Genehmigenden entscheiden. Mit Einträge einzeln genehmigen beurteilt die genehmigende Person jeden Eintrag für sich. Mit Einreichung als Block genehmigen entscheidet sie über die Einreichung im Ganzen, und eine Ablehnung weist alle Einträge der Einreichung zurück. Die Blockvariante ist schneller, die Einzelvariante genauer.

Damit die Rolle Vorgangsleiter greifen kann, weisen Sie am Vorgang die zuständigen Personen zu. Die Pflege erfolgt in der Vorgangsliste des Projekts, in der Spalte Vorgangsleiter für Freigabe-Workflow, sodass der Projektleiter sie ohne Administratorrechte übernehmen kann. Die Rolle dient allein der Freigabe und bringt keine weiteren Rechte mit. Ohne Vorgangsleiter ist die Stufe für die Einträge dieses Vorgangs unbesetzt und wird übersprungen. Wenn danach keine weitere Stufe besetzt ist, landet der Eintrag bei den Administratoren, statt liegen zu bleiben.

ZEP unterscheidet beim Speichern, ob eine Änderung die laufenden Vorgänge berührt. Ergänzen Sie etwa einen weiteren Genehmiger, läuft alles weiter. Greift die Änderung in die Struktur ein, werden laufende Vorgänge zurückgesetzt und müssen erneut eingereicht werden. In diesem Fall verlangt ZEP eine Bemerkung und zeigt vorab, wie viele Vorgänge betroffen sind.

Mitarbeitende reichen ihre Einträge selbst ein, in den Ansichten, die der Artikel Projektzeiten und Arbeitszeiten beschreibt. Auf der Projektzeiten-Seite und im Kalender steht dafür die Aktion Zur Freigabe einreichen mit einem Zähler, der die einreichbaren Einträge anzeigt.

Im Einreich-Fenster grenzen Sie die Auswahl nach Datum, Projekt, Vorgang und Tätigkeit ein und wählen Zeiten und Belege einzeln über Checkboxen aus. Zusätzlich lässt sich die Auswahl auf Einträge bis zu einem Stichtag begrenzen.

Nach dem Einreichen zeigt ZEP den Stand als Status an, in der Projektzeiten-Liste, in den Bearbeitungsformularen, im Kalender und in der Belegliste:

Auch der ZEP Assistant kann Buchungen zur Freigabe einreichen, wenn Sie ihn darum bitten. Der Vorgang ist derselbe wie beim Einreichen in der Oberfläche.

Eingereichte Einträge bleiben bearbeitbar. Gesperrt sind erst Einträge, die alle Stufen durchlaufen haben.

Jede inhaltliche Änderung setzt eine laufende Einreichung zurück, und der Eintrag muss neu eingereicht werden. Das gilt für alle Wege, auf denen Einträge geändert werden können, also auch für das Verschieben im Kalender, die Massen-Umbuchung und Änderungen über die Schnittstelle. Die Genehmiger werden darüber nicht benachrichtigt.

Genehmiger arbeiten in der Auswertung Freigabe von Zeiten und Belegen unter Auswertungen > Meine Auswertungen. Sie zeigt die eingereichten Projektzeiten und Belege.

Sie filtern nach Status, Projekt und Mitarbeitenden. Beim Status stehen Wartet auf mich, Alle offenen, Freigegeben, Noch nicht eingereicht und Zurückgewiesen zur Wahl. Die Liste lässt sich blockweise oder je Eintrag gliedern, auch gruppiert nach Tag oder Mitarbeitenden mit Zwischensummen. Die Spalten sind konfigurierbar, und die Liste lässt sich als CSV exportieren.

Je Eintrag oder Block stehen diese Aktionen bereit:

Administratoren und Abteilungsleitungen können zusätzlich eingreifen. Im Statusfilter Alle offenen geben sie Einträge mit Freigeben frei, auf Wunsch über Direkt bis zur letzten Stufe freigeben gleich ganz, oder geben sie mit Zurückweisen zur Korrektur zurück. Im Filter Freigegeben setzen sie erteilte Freigaben mit Freigabe zurücksetzen zurück. Alle drei Eingriffe verlangen eine Bemerkung.

Wurde ein Block gemeinsam eingereicht, wird er auch gemeinsam entschieden. Ein Detail-Fenster zeigt die Stufen-Übersicht, den Namen der aktuell zuständigen Person und die vollständige Historie des Eintrags.

Für Genehmiger steht im Dashboard das Widget Offene Freigaben zur Verfügung, in der Gruppe Team und Organisation. Es zeigt je Mitarbeitenden eine Zeile mit Anzahl und Stundensumme der eingereichten Projektzeiten, Anzahl und Betrag der Belege sowie dem ältesten Einreichdatum. Der Name führt in die Auswertung, vorgefiltert auf diesen Mitarbeitenden.

Der Workflow greift an mehreren Stellen in ZEP.

Projektzeiten und Belege sind erst abrechenbar, wenn sie vollständig freigegeben sind. Die Rechnungsstellung prüft das und lässt nicht freigegebene Einträge nicht in die Abrechnung. Die Sperre trifft nicht alle gleich: Administration, Controlling und die Abteilungsleitung des Projekts oder des Kunden erhalten lediglich einen Hinweis und können trotzdem abrechnen. Alle anderen bekommen eine Fehlermeldung und kommen nicht weiter, bis die Freigabe vorliegt. Im Workflow-Modus prüft ZEP neben den Projektzeiten auch die Belege. Wie Rechnungspositionen daraus entstehen, steht im Artikel Rechnungspositionen planen und freigeben.

ZEP informiert über die Glocke in der Anwendung, nicht per E-Mail. Benachrichtigt wird bei neuen Einträgen für einen Genehmiger, bei Zurückweisung samt Kommentar, bei erneuter Einreichung, bei einem Admin-Eingriff und beim Abschluss eines Vorgangs. Sammelvorgänge werden je Mitarbeitenden zusammengefasst.

Die Projektzeitauswertung, beschrieben im Artikel Projektauswertungen, führt im Workflow-Modus eine zusätzliche Spalte mit dem Freigabe-Status. Sie erscheint nur im CSV- und Excel-Export, die abrechnungsrelevanten Layouts bleiben unverändert. Über die ZEP-Schnittstelle ist der Freigabestatus einer Buchung abrufbar. Schreibzugriffe von außen auf den Status blockiert ZEP im Workflow-Modus.

Jede Aktion wird mit Person und Zeitstempel festgehalten, auch die direkte Freigabe durch Administratoren, das Zurücksetzen einer Freigabe und jede Art von Rücksetzung durch Bearbeitung, Umbuchung oder Konfigurationsänderung. Das Protokoll wird nur ergänzt und nicht überschrieben.