Der mehrstufige Freigabe-Workflow bringt Projektzeiten und Belege durch eine konfigurierbare Prüfstrecke. Mitarbeitende reichen ihre Einträge ein, festgelegte Genehmiger prüfen sie Stufe für Stufe, und erst nach vollständiger Freigabe sind die Zeiten und Belege abrechenbar. Jeder Schritt wird protokolliert.
Hinweis: ZEP kennt zwei Freigabe-Modi.
• Die klassische Mitarbeiter-Freigabe mit Freigabedatum, unverändert wie bisher
• Der mehrstufige Freigabe-Workflow mit Einreichen je Eintrag und mehreren Prüfstufen
Die beiden Modi schließen sich gegenseitig aus und gelten für das gesamte Konto.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Der mehrstufige Freigabe-Workflow ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist er nicht enthalten, weil dort keine Projektzeiten erfasst werden.
Die Konfiguration ist Administratoren vorbehalten. Das Einreichen und Prüfen steht allen Mitarbeitenden und Genehmigern offen, sobald der Modus aktiv ist. Für Belege setzt die Freigabe zusätzlich das Modul voraus, mit dem Sie Belege erfassen.
Freigabe-Modus wählen
Den Modus legen Sie unter Administration > Projektzeiten und Belege > Einstellungen fest, beschrieben im Artikel Zeiten und Belege – Administration. Voraussetzung ist die aktivierte Option Projektfreigabe der Zeiten und Belege. Erst danach erscheint das Feld Freigabe-Modus mit den beiden Auswahlmöglichkeiten.
Beim Wechsel auf den Workflow-Modus passiert dreierlei:
Die Projektfreigabe der Zeiten und Belege wird aktiv gehalten. Deaktivieren Sie sie, wechselt das Konto automatisch zurück in die klassische Freigabe.
Fehlt ein kontoweiter Workflow, legt ZEP einen Standard-Workflow an.
Bestehen Alt-Einträge ohne zuständigen Workflow, zeigt ZEP ihre Anzahl als Hinweis, bevor Sie speichern.
Hinweis: Der Rückwechsel in die klassische Freigabe ist nur möglich, wenn kein Freigabe-Vorgang mehr offen ist. Laufende Vorgänge müssen also erst entschieden werden.
Workflows konfigurieren
Workflows verwalten Sie kontoweit unter Administration > Freigabe-Workflows. Zusätzlich finden Sie eigene Registerkarten am Projekt und am Vorgang, sodass Sie abweichende Strecken dort direkt hinterlegen können.
Geltungsbereich und Vererbung
ZEP löst den zuständigen Workflow in einer festen Reihenfolge auf: zuerst der Vorgang, dann das Projekt, dann das Konto. Für jeden dieser drei Geltungsbereiche wählen Sie eine von drei Möglichkeiten:
Übergeordnete Konfiguration nutzen, also die Strecke der nächsthöheren Ebene erben
Eigenen Workflow verwenden und die Stufen selbst festlegen
Freigabe blockieren, wenn für diesen Bereich nichts eingereicht werden soll
Jede Konfiguration hat ein Gültig-ab-Datum, sodass Sie eine Umstellung vorbereiten können. Über die Kopierfunktion übernehmen Sie eine bestehende Strecke als Ausgangspunkt für einen weiteren Geltungsbereich.
Beispiel: Kontoweit gilt eine zweistufige Strecke aus Projektleitung und Controlling. Für ein einzelnes Projekt mit Festpreisbudget hinterlegen Sie einen eigenen Workflow, in dem zusätzlich die Abteilungsleitung prüft. Alle übrigen Projekte erben weiterhin die kontoweite Strecke.
Freigabestufen festlegen
Eine Strecke besteht aus beliebig vielen Stufen, die Sie frei benennen und sortieren. Je Stufe legen Sie fest, wer prüfen darf. Über das Feld Genehmigung durch wählen Sie die zuständige Rolle:
Vorgangsleiter
Projektleiter, wahlweise mit und ohne Budgetverantwortung oder ausschließlich mit Budgetverantwortung
Controller
Abteilungsleiter des Mitarbeitenden, wobei ZEP die Abteilungshierarchie nach oben eskaliert, wenn auf der ersten Ebene niemand hinterlegt ist
Alle Administratoren
Unabhängig von der Rolle benennen Sie je Stufe zusätzlich individuelle Genehmiger. Über die Anzahl Freigaben steuern Sie, wie viele Zustimmungen eine Stufe braucht. Der Wert 0 bedeutet, dass alle zuständigen Personen zustimmen müssen.
Ist eine Stufe für einen konkreten Eintrag mit keiner Person besetzt, überspringt ZEP sie beim Einreichen. Bleibt keine Stufe besetzt, geht der Vorgang an die Administratoren.
Hinweis: Die Stufen werden streng nacheinander durchlaufen. Parallele Stufen, bei denen zwei Rollen gleichzeitig prüfen, sind derzeit nicht vorgesehen.
Vorgangsleiter hinterlegen
Damit die Rolle Vorgangsleiter greifen kann, weisen Sie am Vorgang die zuständigen Personen zu. Die Pflege erfolgt direkt am Vorgang, sodass die Projektleitung sie ohne Administratorrechte übernehmen kann. Ohne Vorgangsleiter ist die Stufe für die Einträge dieses Vorgangs unbesetzt und wird übersprungen. Wenn danach keine weitere Stufe besetzt ist, landet der Eintrag bei den Administratoren, statt liegen zu bleiben.
Änderungen an laufenden Strecken
ZEP unterscheidet beim Speichern, ob eine Änderung die laufenden Vorgänge berührt. Ergänzen Sie etwa einen weiteren Genehmiger, läuft alles weiter. Greift die Änderung in die Struktur ein, werden laufende Vorgänge zurückgesetzt und müssen erneut eingereicht werden. In diesem Fall verlangt ZEP eine Bemerkung und zeigt vorab, wie viele Vorgänge betroffen sind.
Zeiten und Belege einreichen
Mitarbeitende reichen ihre Einträge selbst ein, in den Ansichten, die der Artikel Projektzeiten und Arbeitszeiten beschreibt. Auf der Projektzeiten-Seite und im Kalender steht dafür die Aktion Zur Freigabe einreichen mit einem Zähler, der die einreichbaren Einträge anzeigt.
Im Einreich-Fenster grenzen Sie die Auswahl nach Datum, Projekt, Vorgang und Tätigkeit ein und wählen Zeiten und Belege einzeln über Checkboxen aus. Zusätzlich lässt sich die Auswahl auf Einträge bis zu einem Stichtag begrenzen.
Nach dem Einreichen zeigt ZEP den Stand als Status an, in der Projektzeiten-Liste, in den Bearbeitungsformularen, im Kalender und in der Belegliste:
Eingereicht — der Eintrag wartet auf die erste Prüfung
In Prüfung — mindestens eine Stufe hat entschieden, weitere folgen
Freigegeben — alle Stufen sind durchlaufen
Zurückgewiesen — eine Stufe hat den Eintrag mit Kommentar zurückgegeben
Bearbeitungssperre und Zurücksetzen
Eingereichte Einträge sind bis zur Entscheidung gesperrt. Administratoren können sie weiterhin bearbeiten.
Jede inhaltliche Änderung setzt eine laufende Einreichung zurück, und der Eintrag muss neu eingereicht werden. Das gilt für alle Wege, auf denen Einträge geändert werden können, also auch für das Verschieben im Kalender, die Massen-Umbuchung und Änderungen über die Schnittstelle.
Tipp: Zurückgewiesene Einträge dürfen Sie auch dann korrigieren und erneut einreichen, wenn der Erfassungszeitraum eigentlich schon gesperrt ist. Der Kommentar des Genehmigers steht dabei am Eintrag.
Freigaben prüfen
Genehmiger arbeiten in der Auswertung Freigabe von Zeiten und Belegen unter Auswertungen > Meine Auswertungen. Sie zeigt die eingereichten Projektzeiten und Belege.
Filtern und gliedern
Sie filtern nach Status, Projekt und Mitarbeitenden. Beim Status stehen Wartet auf mich, Alle offenen und Freigegeben zur Wahl. Die Liste lässt sich blockweise oder je Eintrag gliedern, auch gruppiert nach Tag oder Mitarbeitenden mit Zwischensummen. Die Spalten sind konfigurierbar, und die Liste lässt sich als CSV exportieren.
Entscheiden
Je Eintrag oder Block stehen diese Aktionen bereit:
Freigeben — gibt die aktuelle Stufe frei. Weil alle Zeilen vorausgewählt sind, fragt ZEP vor der Massenfreigabe noch einmal nach.
Zurückweisen — gibt den Eintrag an den Mitarbeitenden zurück. Ein Kommentar ist Pflicht.
Administratoren und Abteilungsleitungen haben zusätzlich drei Aktionen: Durchwinken, auf Wunsch direkt bis zur letzten Stufe, Zur Korrektur zurückgeben und Freigabe zurücksetzen für bereits freigegebene Einträge.
Wurde ein Block gemeinsam eingereicht, wird er auch gemeinsam entschieden. Ein Detail-Fenster zeigt die Stufen-Übersicht, den Namen der aktuell zuständigen Person und die vollständige Historie des Eintrags.
Offene Freigaben im Dashboard
Für Genehmiger steht im Dashboard das Widget Offene Freigaben zur Verfügung, in der Gruppe Team und Organisation. Es zeigt je Mitarbeitenden eine Zeile mit Anzahl und Stundensumme der eingereichten Projektzeiten, Anzahl und Betrag der Belege sowie dem ältesten Einreichdatum. Der Name führt in die Auswertung, vorgefiltert auf diesen Mitarbeitenden.
Wirkung auf andere Bereiche
Der Workflow greift an mehreren Stellen in ZEP.
Abrechnung
Projektzeiten und Belege sind erst abrechenbar, wenn sie vollständig freigegeben sind. Die Rechnungsstellung prüft das und lässt nicht freigegebene Einträge nicht in die Abrechnung. Diese Sperre wirkt nur im Workflow-Modus. Wie Rechnungspositionen daraus entstehen, steht im Artikel Rechnungspositionen planen und freigeben.
Benachrichtigungen
ZEP informiert über die Glocke in der Anwendung, nicht per E-Mail. Benachrichtigt wird bei neuen Einträgen für einen Genehmiger, bei Zurückweisung samt Kommentar, bei erneuter Einreichung, bei einem Admin-Eingriff und beim Abschluss eines Vorgangs. Sammelvorgänge werden je Mitarbeitenden zusammengefasst.
Auswertungen und Schnittstelle
Die Projektzeitauswertung, beschrieben im Artikel Projektauswertungen, führt im Workflow-Modus eine zusätzliche Spalte mit dem Freigabe-Status. Sie erscheint nur im CSV- und Excel-Export, die abrechnungsrelevanten Layouts bleiben unverändert. Über die ZEP-Schnittstelle ist der Freigabestatus einer Buchung abrufbar. Schreibzugriffe von außen auf den Status blockiert ZEP im Workflow-Modus.
Protokoll
Auch der ZEP Assistant kann Buchungen zur Freigabe einreichen, wenn Sie ihn darum bitten. Der Vorgang ist derselbe wie beim Einreichen in der Oberfläche.
Jede Aktion wird mit Person und Zeitstempel festgehalten, auch das Durchwinken, das Zurücksetzen einer Freigabe und jede Art von Rücksetzung durch Bearbeitung, Umbuchung oder Konfigurationsänderung. Das Protokoll wird nur ergänzt und nicht überschrieben.