Der Bereich Umsätze & Kosten erweitert ZEP um ein umfassendes Preis- und Kostenmanagement. Es ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Belegen, die Pflege externer Lieferanten, die Hinterlegung projekt- und kundenbezogener Preisstrukturen sowie detaillierte Umsatz- und Kostenauswertungen.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Umsätze und Kosten sind in ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business enthalten.
Berechtigungen
Wer in diesem Bereich was darf, legen Sie in Rollen & Rechte fest. Maßgeblich sind vor allem diese Zeilen:
Administration > Administrationsbereich: Stammdaten pflegen (Belegarten, Zahlungsarten, Steuersätze, Wechselkurse, Basispreistabellen, Mailvorlagen, Lieferanten-Stammdaten) und den Bereich konfigurieren.
Mitarbeiter > Zeiten, Belege, Reisekosten: Belege anderer Mitarbeitender sehen (Anzeigen) sowie ändern oder löschen (Bearbeiten).
Mitarbeiter > Zeiten und Kosten: Kosten- und Umsatz-Auswertungen über mehrere Mitarbeitende (Auswerten).
Projekte > Abrechnungseinstellungen und Projekte > Ertrag: Projektpreistabellen pflegen sowie Projektumsatz und Ertragsentwicklung auswerten.
Kunden > Abrechnungseinstellungen und Kunden > Abrechnung: kundenspezifische Preisangaben pflegen und den Kundenumsatz auswerten.
In den Reitern Abteilungsleiter (mit dem Bereich Standorte & Abteilungen), Projektleiter und Kundenverantwortlicher gelten dieselben Zeilen für die eigenen Abteilungen, Projekte und Kunden. Ihre eigenen Belege erfassen Mitarbeitende in ZEP und in der ZEP App.
Wer das Belegpostfach öffnen und Postfach-Belege verwalten darf, steuern Sie in Rollen & Rechte über die Zeile Belegpostfach im Bereich Administration.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch den Bereich stehen Ihnen folgende zusätzliche Menüpunkte in ZEP zur Verfügung.
Belege
Belege erscheint als eigenständiger Hauptmenüpunkt in ZEP. Mitarbeitende können dort eigene Belege erfassen und verwalten. Das Menü enthält folgende Unterpunkte:
Meine Belege: persönliche Belegübersicht und -verwaltung des angemeldeten Mitarbeiters
Belegpostfach: zentrale Eingangs- und Prüfstelle für neu hochgeladene Belege. Administratoren können eingehende Belege prüfen, annehmen oder ablehnen
Lieferanten
Lieferanten erscheint als eigenständiger Hauptmenüpunkt in ZEP. Externe Geschäftspartner – Dienstleister, Subunternehmer und Lieferanten – können dort zentral gepflegt, bei der Belegerfassung zugeordnet und in Kostenauswertungen ausgewertet werden.
Hinweis: Die Lieferantenverwaltung ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten.
Projekte
Der Bereich ergänzt die Projektdetailansicht unter dem Tab Abrechnungseinstellungen um folgende neue Bereiche:
Preistabellen: projekteigene Preistabellen und Stundensätze, die für dieses Projekt gelten, überschreiben Kunden- und Adminvorgaben
Preisgruppen: projektbezogene Zuordnung von Mitarbeitenden zu Preisgruppen, überschreiben Kundenvorgaben
Belegeinstellungen: belegbezogene Einstellungen je Projekt
Unter dem Tab Projekteinstellungen ergänzt der Bereich Tagessatzanteile: projekteigene Staffelregeln für die Tagessatzabrechnung, die die Adminvorgaben überschreiben.
Zudem werden unter dem Tab Auswertungen folgende neue Bereiche ergänzt:
Belegauswertung: alle dem Projekt zugeordneten Belege
Preisübersicht: gültige Preistabellen für das Projekt
Projektstand Ertrag: Gegenüberstellung von Planerlös und tatsächlichem Erlös für dieses Projekt
Kunden
Der Bereich ergänzt die Kundendetailansicht unter dem Tab Abrechnungseinstellungen um folgende neue Bereiche:
Preistabellen: kundenspezifische Preistabellen und Stundensätze, die für alle Projekte dieses Kunden vorbelegt werden
Kundenpreisgruppen: kundenspezifische Preisgruppen, die für alle Projekte dieses Kunden vorbelegt werden
Zudem wird unter dem Tab Auswertungen folgender Bereich ergänzt:
Belegauswertung: alle über Projekte dem Kunden zugeordneten Belege
Mitarbeiter
Der Bereich ergänzt im Mitarbeiter unter dem Tab Auswertungen in der Spalte Reisen und Kosten folgende Einträge:
Belegauswertung: alle erfassten Belege des Mitarbeiters
Preisübersicht: gültige Preistabellen für den Mitarbeiter
Auszahlungsdokumentation (nur bei Freelancern): erfasste Auszahlungen
Zudem steht unter dem Tab Mitarbeiterverwaltung in der Spalte Aktivitäten der Eintrag Belege zur Verfügung.
Administration > Preise & Belege
Diese Kachel in der Administration enthält alle abrechnungsrelevanten Stammdaten des Bereichs:
Basispreistabellen: unternehmensweite Preis- und Tagessatztabellen als Ausgangsbasis für alle Projekte und Kunden
Preisgruppen: Einstufung von Mitarbeitenden in Preistiers für die Abrechnung
Tagessatzanteile: gestufte Regeln, welcher Anteil des Tagessatzes bei einer bestimmten Stundenanzahl abgerechnet wird
Zahlungsarten: Privat, Firma, Kreditkarte u. a. für die Belegerfassung
Steuersätze: Mehrwertsteuersätze für die Belegerfassung
Wechselkurse: Währungen und Umrechnungskurse inkl. Basiswährung
Belegarten: Kategorien für Belege (z. B. Hotel, Bahn, Verpflegung)
Mailvorlagen: anpassbare E-Mail-Texte für Belegbenachrichtigungen
Administration > Lieferanten
Diese Kachel in der Administration enthält die Stammdaten der Lieferantenverwaltung:
Einstellungen: Sortierung, automatischer Nummernkreis und Voreinstellung für den MwSt.-Satz bei neuen Lieferanten
Branchen: Branchenkategorien für die Zuordnung von Lieferanten
Kategorien: weitere Kategorisierungsmöglichkeiten für Lieferanten
Zusatzattribute: individuelle Zusatzfelder für Lieferantendatensätze
Zusätzliche Auswertungen
Der Bereich ergänzt mehrere Bereiche in den Auswertungen um neue Auswertungen.
Projekte
Unter Auswertungen > Projekte stehen folgende neue Auswertungen zur Verfügung:
Belegauswertung: projektübergreifende Auswertung aller erfassten Belege mit Filter- und Exportfunktion
Projektumsatz: Umsatzentwicklung und Erlösübersicht je Projekt auf Basis der hinterlegten Preistabellen und Projektstunden
Kundenumsatz: Umsatzübersicht aggregiert nach Kunden über alle zugeordneten Projekte
Preisübersicht: gültige Preistabellen und Stundensätze je Projekt
Projektstand Ertrag: projektübergreifende Gegenüberstellung von Planerlös und tatsächlichem Erlös
Mitarbeiter
Unter Auswertungen > Mitarbeiter steht folgende neue Auswertung zur Verfügung:
Belegauswertung: mitarbeiterübergreifende Auswertung aller erfassten Belege mit Filter- und Exportfunktion
Abteilungen
Hinweis: Die folgenden Auswertungen sind nur verfügbar, wenn der Bereich Standorte & Abteilungen aktiv ist.
Weitere Informationen über den Bereich "Standorte & Abteilungen" finden Sie hier.
Die Abteilungsauswertungen zeigen Kosten, interne Verrechnungen und internes Arbeitsentgelt getrennt nach Abteilungen. Unter Auswertungen > Abteilungen stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
Kosten: Kostenübersicht je Abteilung
Kostenverrechnung: abteilungsübergreifende Kostenverrechnungen auf Basis interner Leistungsbeziehungen
Arbeitsentgelt intern: internes Arbeitsentgelt je Abteilung
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Beleg- und Kostendaten aus diesem Modul fließen in mehrere weitere ZEP-Bereiche: Mit dem Bereich Rechnungsstellung lassen sich Belege auf Kundenrechnungen durchreichen oder mit Aufschlag fakturieren. Über den Bereich Export für Buchhaltung (ab ZEP Operations) werden Belege inklusive Konten und Kostenstellen an DATEV, Lexware oder ein allgemeines Format übergeben.