Das Modul Dokumentenmanagement erweitert ZEP um eine zentrale Ablage für Dokumente entlang Ihrer Stammdaten. Mitarbeitende, Projekte, Kunden, Rechnungen und Angebote erhalten eigene Dokumentenbereiche mit Ordnerstruktur, Versionierung und granularen Berechtigungen.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Das Modul Dokumentenmanagement ist in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
Es wird als Zusatzmodul über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account hinzugebucht.
In ZEP Clock stehen die Bereiche Allgemeine Dokumente und Mitarbeiterdokumente zur Verfügung. Kundendokumente und Projektdokumente sind nur in ZEP Compact und ZEP Professional nutzbar.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen Ihnen folgende zusätzliche Menüpunkte und Reiter in ZEP zur Verfügung:
Dokumente
Unter dem neuen Hauptmenüpunkt Dokumente stehen Ihnen die Dokumentensuche, die Allgemeinen Dokumente und die Mitarbeiterdokumente zur Verfügung. Die Allgemeinen Dokumente eignen sich für unternehmensweit relevante Inhalte wie Mitarbeiterhandbücher, Compliance-Richtlinien, Vorlagen für Angebote und Verträge oder QM-Dokumente. In den Mitarbeiterdokumenten verwalten Sie persönliche und HR-bezogene Dokumente je Mitarbeitendem.
Mitarbeiter
Das Modul ergänzt das Mitarbeiterprofil um den Reiter Dokumente. Damit lässt sich für jede Person eine vollständige digitale Personalakte aufbauen: Arbeitsverträge und Nachträge, Lohnabrechnungen, Zeugnisse, Schulungs- und Zertifikatsnachweise, Krankschreibungen oder unterschriebene Personalfragebögen werden direkt am Mitarbeitenden abgelegt – ergänzend zur zentralen Ansicht unter Dokumente > Mitarbeiterdokumente.
Projekte
In ZEP Compact und ZEP Professional erscheint in jedem Projekt der Reiter Dokumente mit der projektbezogenen Ordnerstruktur. Hier sammeln Sie alle Projektunterlagen: Angebote und Verträge, Lasten- und Pflichtenhefte, Konzepte, Statusberichte, Sitzungsprotokolle, Abnahmen sowie Unterlagen von Subunternehmern oder Lieferanten. Über eine Grundeinstellung können zusätzlich die Kundendokumente des zugeordneten Kunden eingeblendet werden.
Kunden
In ZEP Compact und ZEP Professional erscheint in jedem Kunden der Reiter Dokumente mit der kundenbezogenen Ordnerstruktur. Hier liegen Kundenunterlagen wie Rahmenverträge, NDAs, Bonitätsprüfungen, kundenspezifische Anforderungen, Korrespondenz mit Ansprechpartnern sowie ältere Auftragsbestätigungen zentral und projektübergreifend zur Verfügung.
Rechnungen und Angebote
In jeder Rechnung und in jedem Angebot erscheint der Reiter Dokumente. Dort hinterlegen Sie zugehörige Anhänge wie das PDF-Original, Lieferscheine, Belege, Stundennachweise oder gegengezeichnete Auftragsbestätigungen direkt am jeweiligen Beleg – revisionssicher und ohne separates Ablage-System.
Administration > Dokumentenmanagement
Unter Administration > Dokumentenmanagement erscheint eine neue Verwaltungs-Kachel mit vier Untermenüpunkten:
Einstellungen – moduleweite Optionen (Schlagwort-Berechtigung, Sichtbarkeit von Kundendokumenten in Projekten)
Dokumentstatus – Workflow-Stati wie Entwurf, In Bearbeitung oder Freigegeben
Kategorien – inhaltliche Klassifizierung (z. B. Vertrag, Protokoll, Präsentation)
Schlagworte – wiederverwendbare Tags zur Annotation und Suche