Die Kundenauswertungen bündeln alle globalen, kundenübergreifenden Reports rund um Kunden — von Stammdaten-Übersichten der Ansprechpartner über die Umsatzprognose bis zum Gesamtstatus Ertrag und Abrechnung. Sie öffnen den Bereich über Auswertungen > Kunden im Hauptmenü.
Welche Auswertungen sichtbar sind, hängt von Ihrer Produktlinie, Ihrer Rolle und den gebuchten Modulen ab. Zusätzlich finden Sie an jeder Kunden-Detailansicht ein eigenes Auswertungs-Menü sowie das Untermenü Abrechnung mit kundenspezifischen Reports, die automatisch auf den geöffneten Kunden filtern.
Hinweis: Die Kundenauswertungen sind in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar, nicht in ZEP Clock. Welche einzelnen Reports erscheinen, hängt zusätzlich von den gebuchten Modulen ab — vor allem Rechnungsstellung, Umsätze und Kosten und Ticketsystem.
Auswertungsbereich im Hauptmenü
Im Hauptmenü unter Auswertungen > Kunden finden Sie sechs zentrale Reports, gruppiert in Allgemein, Abrechnung und Projektstand. Jede Auswertung lässt sich filtern, konfigurieren und als CSV oder Excel exportieren.
In den Filteroptionen der folgenden drei Auswertungen finden Sie jeweils den Filter „Abteilung des Kunden". Er funktioniert in allen drei Auswertungen identisch:
Administratoren und Controller wählen zwischen allen Abteilungen, einschließlich der Option „- Beliebig -", mit der unabhängig von der Abteilungszugehörigkeit alle Kunden angezeigt werden.
Abteilungsleitende, die zugleich Kundenverantwortliche sind, sehen zusätzlich die Option „- Sonstige Abteilungen -" für Kunden außerhalb der eigenen Abteilung.
Voreingestellt ist die Abteilung des angemeldeten Benutzers. Über Administration > Abteilungen > Einstellungen legt ein Administrator mit „Voreinstellung Abteilungen 'beliebig'" stattdessen „- Beliebig -" als Standard fest.
Über die Checkbox „inkl. Unterabteilungen" beziehen Sie zusätzlich die Kunden der untergeordneten Abteilungen in die Auswertung ein.
Inaktive Abteilungen werden in der Auswahlliste nicht angeboten. Bei der Auswahl „- Beliebig -" werden dennoch alle Kunden berücksichtigt, auch wenn Ihre eigene Abteilung inaktiv ist.
Kunden-Ansprechpartner
Die Auswertung Kunden-Ansprechpartner listet alle Ansprechpartner aller ausgewählten Kunden mit Stammdaten, Kategorien und Ticketsystem-Zugangsstatus. Sie ist die zentrale Übersicht für Vertrieb und Account-Management, um kundenübergreifend alle Ansprechpartner mit ihren Rollen zu sehen.
Filteroptionen:
Abteilung
Kunden-Auswahl (Multi-Select, Branchen-Filter, optional inaktive einschließen)
Ansprechpartner-Kategorien (gepflegt unter Administration > Kunden > Ansprechpartner Kategorien)
Ticketzugang (mit/ohne/beliebig — nur mit Modul Ticketsystem)
Suchbegriff
Status (aktiv/inaktiv/beliebig)
Die Tabelle zeigt Kundennummer, Kundenname, Anrede, Titel, Vor- und Nachname (verlinkt zum Ansprechpartner), Telefon, E-Mail, Kategorien und Adresse (aus der zugewiesenen Ansprechpartner-Adresse, ersatzweise Standard-Kundenadresse). Export als CSV oder Excel.
Kundenverantwortliche
Die Auswertung Kundenverantwortliche listet pro ausgewählten Kunden die zugeordneten Verantwortlichen mit ihren Berechtigungs-Attributen. Sie ist die schnelle Sicht, welcher Mitarbeitende für welche Kunden zuständig ist und mit welchen Rechten.
Filteroptionen:
Abteilung
Kunden-Mehrfachauswahl mit Branchen-Filter und Option für inaktive Kunden
Pro Eintrag zeigt die Tabelle Kundennummer, Kundenname, Kundenverantwortlicher (verlinkt zum Mitarbeitenden), Primär-Markierung, Recht darf Kunde ändern und mit Budgetverantwortung. Export als CSV oder Excel.
Berechtigungen für Kundenzugang
Die Auswertung Berechtigungen für Kundenzugang zeigt alle Kunden-Ansprechpartner mit ihren Ticketsystem-Berechtigungen, gruppiert nach Kunde und Ansprechpartner-Kategorie. Sie ist die zentrale Compliance-Sicht für Ticketsystem-Zugang von Kundenseite.
Filteroptionen:
Abteilung
Kunden-Auswahl (Multi-Select mit Branchen-Filter und Option für inaktive Kunden)
Ansprechpartner-Kategorien
Die Tabelle zeigt Benutzername (Gruppierungs-Spalte), Name (verlinkt), E-Mail, Kundenname, Inaktiv-Status und die einzelnen Ticket- bzw. Projekt-Berechtigungen. Die Spalten sind konfigurierbar. Export als CSV oder Excel.
Hinweis: Diese Auswertung erscheint nur mit Modul Ticketsystem.
Umsatzprognose
Die Umsatzprognose errechnet auf Basis der bei Rechnungspositionen angegebenen Wiederholung, geplanten und abgerechneten Beträgen sowie den noch fehlenden Rechnungspositionen den zu erwartenden Umsatz für die nächsten Monate, Jahre oder einen frei wählbaren Zeitraum. Sie können die Auswertung auch für einen vergangenen Zeitraum aufrufen, um die Umsatzentwicklung nachzuverfolgen.
Filteroptionen:
Abteilung (nach Projekt oder nach Kunde)
Zeitraum + Skalierung (Monat / Quartal / Jahr, optional kumuliert)
Status der Rechnungspositionen (geplant, freigegeben, abgerechnet, storniert, fehlend)
Branche des Kunden
Währung — optional Umrechnung aller Beträge in die Basiswährung
Berechnungs-Quelle für noch nicht abgerechnete Positionen: vom geplanten Betrag oder aus den aktuell gebuchten Zeiten und Belegen
Zeitliche Einsortierung nach geplantem oder tatsächlichem Rechnungsdatum, optional inklusive Zahlungsziel
Optional: Grafik-Details anzeigen
Welche Zahlen kommen wie zustande:
Geplante und freigegebene Rechnungspositionen mit geplantem Rechnungsdatum: Betrag wird vom geplanten Betrag übernommen oder aus dem aktuellen Aufwand berechnet (je nach Einstellung).
Festpreispositionen: immer mit dem geplanten Betrag.
Abgerechnete (inklusive stornierte) Rechnungspositionen: mit dem tatsächlichen Betrag.
Fehlende Aufwandspositionen: Betrag wird immer aus dem aktuellen Aufwand berechnet.
Zuschlagspositionen in Prozent: werden immer mit dem Planbetrag angezeigt.
Hinweis: Verfügbar mit Modul Rechnungsstellung. Sichtbar für Administratoren, Controller und Abteilungsleitende, in der Kunden-Detailansicht auch für Kundenverantwortliche bezogen auf ihre eigenen Kunden.
Ohne diese Option zeigt die Grafik nur den gesamten zu erwartenden Umsatz entsprechend der eingestellten Filterkriterien. Aktivieren Sie die Option, wird der Umsatz zusätzlich nach Kunde beziehungsweise Projekt aufgeschlüsselt dargestellt, sodass Sie einzelne Kunden oder Projekte in der Grafik ein- und ausblenden können.
Gesamtstatus Ertrag
Der Gesamtstatus Ertrag liefert einen Überblick der entstandenen Kosten — interne Kosten gegen fakturierbare Kosten und die sich daraus ergebenen Erträge bzw. die Rentabilität pro Kunde. In einem frei definierbaren Zeitrahmen lassen sich alle Kundenprojekte oder nur Projekte bestimmter Kunden anzeigen.
Filteroptionen:
Zeitraum
Kunden oder Kundenkategorien
Abteilung (mit Modul Standorte und Abteilungen)
Währung und Umrechnung in die Basiswährung
Gliederung nach Vorgang, Abteilung oder Mitarbeitenden
Berechnungslogik externer Preise in folgender Reihenfolge: Projekt-Preistabelle → Kunden-Preistabelle → Basispreistabelle. Die internen Kosten für das Arbeitsentgelt ergeben sich aus dem internen Stundensatz, der in der Mitarbeiterverwaltung je Mitarbeitenden hinterlegt ist.
Kann der fakturierbare Betrag nicht aus Aufwandsvorgängen ermittelt werden, werden stattdessen die Planbeträge der Pauschalvorgänge eingesetzt und gegebenenfalls bis zum Projekt aufsummiert. Planzahlen von Gruppierungs-Vorgängen werden dabei nicht als Ersatz für den fakturierbaren Betrag verwendet — sie gelten ausschließlich als echte Planzahlen.
Währungs-Umrechnung: ist die Option „Alle Beträge in EUR umrechnen" gesetzt, werden alle Beträge in die Basiswährung umgerechnet. Maßgebliches Datum für den Umrechnungskurs ist für internes Arbeitsentgelt, km-Geld und VMA das Datum der Projektzeit, für Belege das Belegdatum und für Planbeträge das Startdatum des Projekts. Wechselkurse pflegen Administratoren unter Administration > Preise und Belege > Wechselkurse.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Compact und ZEP Professional. Sichtbar für Administratoren, Controller und Abteilungsleitende. Kundenverantwortliche haben auf den Gesamtstatus Ertrag und die darin ausgewiesenen internen Kosten keinen Zugriff.
Ist die Option nicht gesetzt, werden alle Beträge, auch die internen Kosten, stattdessen in die jeweilige Projektwährung umgerechnet.
Gesamtstatus Abrechnung
Der Gesamtstatus Abrechnung vergleicht den Faktura-Status pro Kunde, also geplante, zu rechnende und bereits gerechnete Stunden und Beträge über alle Projekte des Kunden. Sie ist die zentrale Auswertung zur Steuerung der Rechnungsstellung und Forderungsverfolgung.
Filteroptionen:
Zeitraum (Leistungszeitraum, nicht Rechnungsdatum)
Projektstatus und Projekttyp
Kunden, Kundenkategorien sowie Schlagworte
Projektlaufzeit (bis heute): nur Projekte ab einem definierten Startzeitpunkt
Optionen: Gliederung nach Vorgängen, fakturierbare Reisestunden anzeigen, interne Kosten ausweisen, Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen, Zahlungseingang anzeigen
Die Tabellenspalten sind konfigurierbar und in folgende Cluster gegliedert:
Fakturierbare Stunden — Plan (Gesamtplanzahl), Ist (fakturierbare Stunden im Zeitraum), Rest (Plan minus Ist), Verhältnis Ist/Plan.
Fakturierbare Tagessätze — Plan (angebotene Tagessätze), Ist (berechnet aus tatsächlich gebuchten Stunden und gültiger Tagessatzdefinition), Rest, Verhältnis Ist/Plan.
Umsatz — Plan (Arbeitsentgelt plus Belege plus km-Geld plus VMA/Anreisepauschalen), Ist (Summe aus den vier Faktura-Spalten), Rest, Verhältnis Ist/Plan.
Faktura netto — fehlende Aufwendungen, geplante, freigegebene und abgerechnete Rechnungspositionen im Zeitraum, plus Plan minus Abgerechnet und Verhältnis Abgerechnet/Plan.
Interne Kosten — Arbeitsentgelt intern (gebuchte Stunden × interner Stundensatz), sonstige Kosten, Gesamtkosten und Ertrag (Faktura Abgerechnet minus Gesamtkosten).
Zahlungseingang — brutto-Betrag erhalten, Minderung, noch offener brutto-Betrag.
Berücksichtigt werden alle Rechnungspositionen, deren Leistungszeitraum ganz oder teilweise im Auswertungszeitraum liegt — auch solche, die in den Zeitraum hineinragen oder darüber hinausgehen. Zahlungseingänge beziehen sich immer auf ganze Rechnungen.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Professional mit Modul Rechnungsstellung. Sichtbar für Administratoren, Controller, Projektcontroller, Abteilungsleitende sowie Projektleitende mit Budgetverantwortung.
Die Gliederungsoption „Vorgang" wirkt nur bei Projekten, deren Vorgänge einzeln abgerechnet werden. Ist sie aktiviert, zeigt die Auswertung je Projekt zunächst eine Summenzeile für das Gesamtprojekt und darunter eine eigene Zeile pro Vorgang mit dessen jeweiligen Zahlen.
Bei aktivem Zusatzmodul Standorte & Abteilungen zusätzlich: Abteilung des Kunden, um die Auswertung auf eine Abteilung einzuschränken.
Kunden-Detailansicht
Über das Untermenü Auswertungen an jeder Kunden-Detailansicht erreichen Sie kundenspezifische Reports — sie filtern automatisch auf den geöffneten Kunden und benötigen daher keine Kunden-Auswahl. Filter wie Zeitraum, Abteilung oder Tätigkeit funktionieren analog zu den globalen Reports.
Deckblatt
Das Deckblatt ist eine druckfähige Zusammenfassung aller Stammdaten des Kunden — Adresse, Ansprechpartner, Kategorien sowie Preistabellen (nur für Administratoren und Controller). Es eignet sich als interne Übersicht oder zur Übergabe an die Buchhaltung. Export als PDF.
Projektzeitauswertung
Die Projektzeitauswertung am Kunden zeigt alle gebuchten Projektzeiten zum aktuellen Kunden, gruppierbar nach Projekt, Mitarbeitenden, Tätigkeit oder Zeitraum. Sie ist das Pendant zur globalen Projektzeit-Auswertung, automatisch auf diesen Kunden eingeschränkt.
Filter: Zeitraum, Projekt, Mitarbeitende, Tätigkeit, Aktivitäts-Kategorie. Export als CSV, Excel oder PDF/DOCX/ODT über die Vorschau.
Belegauswertung
Die Belegauswertung am Kunden zeigt alle eingereichten Belege, die einem Projekt des Kunden zugeordnet sind — Fahrtkosten, Mietkosten, Spesen, Material. Gruppierung nach Projekt, Mitarbeitenden oder Belegtyp.
Filter: Zeitraum, Projekt, Mitarbeitende, Belegtyp. Export als CSV, Excel oder PDF.
Hinweis: Verfügbar mit Modul Umsätze und Kosten oder Reisekostenabrechnung.
Kundenabrechnung
Die Kundenabrechnung (oder Kundenumsatz je nach gebuchter Faktura-Lizenz) aggregiert alle abrechenbaren Positionen des Kunden zu einer Umsatz-Übersicht. Sie zeigt Erlöse aus Projektzeiten, Belegen und manuellen Rechnungspositionen, gruppiert nach Projekt oder Kostengruppe.
Filter: Zeitraum, Projekt, Kostengruppe. Export als CSV, Excel oder Docgen-Druck.
Hinweis: Verfügbar mit Modul Umsätze und Kosten. Der Menüpunkt heißt mit Modul Rechnungsstellung „Kundenabrechnung", ohne dieses Modul „Kundenumsatz".
Gesamtstatus Plan
Der Gesamtstatus Plan am Kunden vergleicht geplante Stunden und Tagessätze (aus dem Meilenstein- oder Vorgangs-Plan) mit den tatsächlich gebuchten Werten — über alle Projekte dieses Kunden. Die Auswertung zeigt Planabweichungen pro Projekt, Aktivität und Tätigkeit.
Filter: Zeitraum, Projekt, Aktivität, Detailebene (Kunde / Projekt / Aktivität). Export als Excel.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Professional. Sichtbar für Administratoren, Controller, Projektcontroller, Abteilungsleitende und Projektleitende.
Gesamtstatus Zeit
Der Gesamtstatus Zeit am Kunden zeigt gebuchte Projektzeiten nach Periode (typischerweise Monat), Projekt und Mitarbeitenden. Wenn Planzahlen verfügbar sind, vergleicht er Ist gegen Plan. Sie ist die mittelfristige Sicht auf den Zeit-Verbrauch eines Kunden.
Filter: Zeitraum, Projekt, Mitarbeitende, Gruppierung (nach Person oder Projekt). Export als CSV, Excel oder Docgen.
Gesamtstatus Ertrag
Der Gesamtstatus Ertrag am Kunden multipliziert die gebuchten Projektzeiten mit den internen Stundensätzen und stellt ihnen die fakturierbaren Kosten gegenüber. Das Ergebnis sind Ertrag und Rentabilität pro Projekt, Aktivität, Tätigkeit oder Mitarbeitenden.
Filter: Zeitraum, Projekt, Mitarbeitende, Aktivität, Kostengruppe. Detailebene und Gruppierung wählbar. Export als CSV oder Excel.
Hinweis: Sichtbar in ZEP Compact und ZEP Professional für Administratoren, Controller und Abteilungsleitende — die Sicht ist automatisch auf den geöffneten Kunden eingeschränkt.
Gesamtstatus Abrechnung
Der Gesamtstatus Abrechnung am Kunden vergleicht fakturierbare Positionen mit den tatsächlich erstellten Rechnungszeilen. Die Auswertung zeigt den Faktura-Status pro Projekt — geplante, freigegebene, abgerechnete und fehlende Beträge.
Filter: Zeitraum, Projekt, Rechnungsstatus, Aktivität. Tabellen-Spalten sind konfigurierbar analog zur Hauptmenü-Variante. Export als Excel.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Professional mit Modul Rechnungsstellung — Sicht für Administratoren, Controller, Projektcontroller, Abteilungsleitende und Projektleitende mit Budgetverantwortung, gefiltert auf den aktuellen Kunden.
Offene Posten
Die Offenen Posten am Kunden liegen im Untermenü Abrechnung (sichtbar mit aktivierter Einstellung Zahlungseingänge mit ZEP verwalten) und listen alle Rechnungspositionen, die noch nicht vollständig bezahlt sind — mit Datum, Rechnungsnummer und offenem Betrag. Sie sind die zentrale Sicht für Forderungsmanagement und Mahnstufen-Entscheidung pro Kunde.
Filter: Zeitraum, Projekt, Rechnungsnummer. Export als CSV oder Excel.
Hinweis: Verfügbar mit Modul Rechnungsstellung und aktivierter Zahlungseingangs-Verwaltung in der Administration.
Zahlungseingänge
Die Zahlungseingänge am Kunden liegen ebenfalls im Untermenü Abrechnung (sichtbar mit derselben Einstellung) und zeigen alle eingegangenen Zahlungen pro Rechnung mit Datum, Betrag und Zahlungsmethode. Sie ermöglichen die Abstimmung gegen offene Posten und die Nachverfolgung von Teilzahlungen.
Filter: Zeitraum, Rechnungsnummer, Zahlungsmethode. Export als CSV oder Excel.
Hinweis: Verfügbar mit Modul Rechnungsstellung und aktivierter Zahlungseingangs-Verwaltung.
Modulspezifische Kundenauswertungen
Mit den jeweiligen Zusatzmodulen werden weitere kundenbezogene Auswertungen freigeschaltet, die in den Modul-Kollektionen detailliert beschrieben sind:
Rechnungsstellung — Faktura-Reports, offene Posten, Zahlungseingänge, Mahnwesen.
Umsätze und Kosten — Belegauswertung mit Kundenbezug, Kostenstellen-Reports.
Reisekostenabrechnung — Reisekosten je Kunde, Anreisepauschalen-Verteilung.
Ticketsystem — Ticket-Reports je Kunde, Ansprechpartner-Zugang.
Ressourcenplanung — Arbeitspakete und Auslastung pro Kunde.