Mit dem Modul Rechnungsstellung planen, erstellen und verwalten Sie Rechnungen direkt in ZEP – von der Rechnungsposition bis zur Zahlungsdokumentation.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Das Modul Rechnungsstellung ist ausschließlich in ZEP Professional verfügbar.
Berechtigungen
Die Aufgaben im Rechnungsprozess sind nach Rollen aufgeteilt:
Projektleiter: Plant Rechnungspositionen und gibt sie zur Abrechnung frei.
Administratoren und Controller (mit Modul Standorte & Abteilungen auch Abteilungsleiter): Erstellt Rechnungen, nimmt Korrekturen vor und führt die Zahlungsdokumentation.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen Ihnen folgende zusätzliche Menüpunkte in ZEP zur Verfügung.
Abrechnung
Der zentrale Menüpunkt für Administratoren und Controller. Folgende Unterpunkte stehen zur Verfügung:
Rechnungspositionen: ZEP-weiter Überblick über alle Rechnungspositionen mit Massenaktionen (Freigeben, Freigabe entfernen, Ändern).
Rechnungen: Übersicht aller Rechnungen ZEP-weit.
Automatisierte Rechnungsstellung: Automatisierter Ablauf zur Massenerstellung von Rechnungen für Kunden mit aktivierter automatisierter Rechnungsstellung.
Projekt > Abrechnung
Im Menü eines Projekts erscheint der Untermenüpunkt Abrechnung. Dieser wird nur bei Kundenprojekten angezeigt und enthält folgende Bereiche:
Rechnungspositionen: Anlage, Freigabe und Verwaltung der Rechnungspositionen des Projekts.
Rechnungen: Übersicht aller Rechnungen des Projekts.
Offene Posten: Ausstehende Zahlungen für Rechnungen des Projekts (nur wenn Zahlungseingänge aktiviert).
Umsatzbericht: Auflistung aller abgerechneten Rechnungspositionen mit Umsätzen pro Kunde und Projekt in einem ausgewählten Zeitraum.
Umsatzprognose: Prognose des Projektumsatzes auf Basis der Rechnungspositionen.
Projektzusatzfelder: Frei definierbare Felder für den Rechnungsanhang des Projekts.
Projekt > Abrechnungseinstellungen
Unter Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen steuern Sie Format und Inhalt des Rechnungsanhangs sowie die Preistabellen und Belegeinstellungen je Projekt.
Kunde > Abrechnung
Im Menü eines Kunden erscheint der Untermenüpunkt Abrechnung mit folgenden Bereichen:
Rechnungspositionen: Übersicht aller Rechnungspositionen aller Projekte dieses Kunden.
Fehlende Rechnungspositionen: Zeiträume mit fakturierbaren Aufwänden ohne geplante Rechnungsposition.
Rechnungen: Übersicht aller Rechnungen des Kunden.
Offene Posten: Ausstehende Zahlungen (nur wenn Zahlungseingänge aktiviert).
Zahlungseingänge: Erfasste Zahlungen für Rechnungen des Kunden (nur wenn Zahlungseingänge aktiviert).
Umsatzprognose: Prognose des Kundenumsatzes über alle Projekte.
Kundenzusatzfelder: Frei definierbare Felder, die auf der Rechnung des Kunden erscheinen.
Administration > Abrechnung
Diese Kachel in der Administration enthält die Stammdaten und Einstellungen des Moduls:
Einstellungen: Grundkonfiguration des Moduls, inkl. Einführungsdatum und Rechnungsnummernformat.
Artikel: Verwaltung von Artikeln als Rechnungspositionen.
Kundenzusatzfelder: Frei definierbare Felder, die auf der Rechnung erscheinen.
Projektzusatzfelder: Zusatzfelder auf Projektebene für den Rechnungstext.
Mahnstufen: Definition von Mahnstufen für das Mahnwesen.
Textbausteine: Vordefinierte Texte für Rechnungspositionen, Zusatzfelder und Mahnungen.
Mailvorlagen: Vorlagen für Rechnungs- und Mahnungs-E-Mails.
Erlöskonten: Kontenzuordnung für den Buchhaltungsexport (mit Modul Export für Buchhaltung).
Zusätzliche Auswertungen
Das Modul ergänzt die Auswertungen um einen eigenen Reiter sowie zusätzliche Auswertungen in Projekten und Kunden.
Auswertungen > Abrechnung
Unter Auswertungen > Abrechnung stehen folgende Auswertungen für Administratoren, Controller und Projektleiter mit Budgetverantwortung zur Verfügung:
Fehlende Rechnungspositionen: Zeiträume mit fakturierbaren Aufwänden ohne geplante Rechnungsposition.
Umsatzprognose: Prognose des Umsatzes für kommende Monate auf Basis geplanter Rechnungspositionen.
Offene Posten: Übersicht aller noch nicht bezahlten Rechnungen.
Zahlungseingänge: Übersicht aller erfassten Zahlungseingänge in einem Zeitraum.
Auswertungen > Projekte und Kunden
Unter Auswertungen > Projekte und Auswertungen > Kunden wird folgende Auswertung ergänzt:
Gesamtstatus Abrechnung: Projekt- und kundenübergreifender Überblick über abgerechnete Leistungen, Faktura-Beträge und optionale Zahlungseingänge im Auswertungszeitraum.
Dashboard-Erweiterungen
Das Modul ergänzt das Projekt- und das Kunden-Dashboard jeweils um das Widget Rechnungspositionen. Es zeigt eine Übersicht der offenen und abgerechneten Rechnungspositionen des jeweiligen Projekts oder Kunden.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Die Rechnungsstellung greift auf mehrere weitere ZEP-Module zu: Belege aus dem Modul Umsätze und Kosten und Reisekosten aus dem Modul Reisekostenabrechnung lassen sich auf Kundenrechnungen durchreichen oder mit Aufschlag fakturieren. Aus dem Modul Angebotserstellung werden Angebote beim Status Abgerechnet automatisch in Rechnungspositionen überführt. Plan-Stunden aus dem Modul Projektplanung dienen als Grundlage für Pauschalpreis-Rechnungen. Über das Modul Export für Buchhaltung können fertige Rechnungen an DATEV, Lexware oder ein allgemeines Format übergeben werden.