Die Kundenadministration bündelt alle Sub-Bereiche am Kundendatensatz, die über die reinen Stammdaten hinausgehen: Adressen, Ansprechpartner, Kundenverantwortliche, Projekte, Faktura-Daten und kundenbezogene Auswertungen. Welche Sub-Bereiche sichtbar sind, hängt von der Produktlinie, Ihrer Rolle und den gebuchten Modulen ab — pro Bereich wird das im jeweiligen Abschnitt gekennzeichnet.
Sie öffnen die Bereiche über Kunden im Hauptmenü, einen Klick auf den gewünschten Kunden und dann das Untermenü auf der Detailseite. Die Stammdaten (Tabs Allgemein, Kontaktdaten, Abrechnung) sind im Artikel Kundendaten beschrieben; den Lifecycle (Anlegen, Bearbeiten, Löschen) finden Sie unter Kunden anlegen, bearbeiten und löschen.
Hinweis: Die Kundenadministration ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar, nicht in ZEP Clock. Welche Sub-Bereiche im Untermenü erscheinen, hängt von Produktlinie, Rolle und gebuchten Modulen ab.
Allgemein
Im Bereich Allgemein finden Sie die zentralen kundenbezogenen Sub-Bereiche — Stammdaten, Adressen, Personen-Verwaltung, Projekt- und Dokumentenzuordnung sowie die Änderungshistorie.
Daten
Der Untermenüpunkt Daten öffnet den Stammdaten-Dialog mit den Tabs Allgemein, Kontaktdaten und Abrechnung. Hier bündelt ZEP alle Anpassungen am Kundendatensatz zentral. Jede Feld-Beschreibung mit Vorbelegung, Modul-Abhängigkeit und Wirkungsradius finden Sie im Artikel Kundendaten.
Adressen
Pro Kunde lassen sich beliebig viele Adressen pflegen — Standard-, Rechnungs- und Lieferadressen. Die Standardadresse wird in der Liste fett dargestellt und kann nicht gelöscht werden; sie ist die Default-Quelle für Rechnungen und Belege.
Typische Aufgaben am Adressen-Tab:
Neue Adresse anlegen: Button Neuer Eintrag öffnet das Adress-Formular. Pflichtfelder sind Adresszeile 1, PLZ, Ort und Land.
Adresse als Rechnungsadresse markieren: mit Modul Rechnungsstellung erscheint die Option am Adresseintrag — die markierte Adresse wird in allen Rechnungen verwendet.
E-Mail-Versand freigeben: pro Rechnungsadresse kann eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt werden; ohne Freigabe geht der Rechnungsversand an die Hauptadresse aus den Stammdaten.
Maschinenlesbares Format wählen: ZUGFeRD, XRechnung oder Swiss QR Code (mit Modul Rechnungsstellung und aktivem XRechnung/ZUGFeRD-Profil).
Lieferadresse hinterlegen: mit Modul Rechnungsstellung oder Angebotserstellung, übernehmbar per Platzhalter in Belegen.
Hinweis: Änderungen an Standard- oder Rechnungsadresse wirken nur auf neue Belege. Bestehende Rechnungen behalten die historische Adresse — Korrekturen müssen am Beleg selbst erfolgen.
Ansprechpartner
Im Tab Ansprechpartner verwalten Sie die Personen-Stammdaten des Kunden. Der erste angelegte Ansprechpartner ist automatisch der primäre Ansprechpartner und wird in der Liste fett markiert. Pro Kunde gibt es genau einen primären Ansprechpartner.
Typische Aufgaben am Ansprechpartner-Tab:
Neuen Ansprechpartner anlegen: Button Neuer Ansprechpartner öffnet das Stammdaten-Formular mit Anrede, Titel, Name, Position, Abteilung, Kontaktdaten und Kategorien.
Primären Ansprechpartner ändern: über die Aktion Primären Ansprechpartner ändern wählen Sie einen anderen Ansprechpartner als primär aus.
Mehrere E-Mail-Adressen erfassen: Trennzeichen-Konfiguration in Administration > Mein Unternehmen > E-Mail.
Ansprechpartner inaktiv setzen: inaktive Ansprechpartner erscheinen nicht mehr in Projekt- oder Vorgangs-Auswahllisten, bleiben aber für Auswertungen erhalten.
Adresse zuweisen: jede Kundenadresse kann pro Ansprechpartner als Anschrift gewählt werden, abweichend von der Standardadresse.
Ticketsystem-Login einrichten: mit Modul Ticketsystem vergeben Sie Benutzername, Kennwort und Sprache — der Ansprechpartner kann sich dann eigenständig im Ticketsystem anmelden.
Hinweis: Der Ticketsystem-Zugang für Ansprechpartner setzt das Modul Ticketsystem und passende Projekt-Berechtigungen voraus.
Kundenverantwortliche
Über den Tab Kundenverantwortliche ordnen Sie Mitarbeitende dem Kunden als Verantwortliche zu. Ein Kunde kann mehrere Kundenverantwortliche haben; die Zuordnung steuert sowohl Sichtbarkeit als auch Schreibrechte.
Optionen pro Kundenverantwortlichem:
Kundendaten ändern: erlaubt dem Mitarbeitenden, Stammdaten, Adressen und Ansprechpartner zu bearbeiten.
Mit Budgetverantwortung: zusätzliche Sicht auf Budgets und Ertrags-Auswertungen am Kunden.
Ticketsystem-Berechtigung: mit Modul Ticketsystem steuert sie, ob der Kundenverantwortliche Tickets des Kunden bearbeiten darf.
Hinweis: Kundenverantwortliche ohne Recht Kundendaten ändern haben Lesezugriff. Über die Rolle steuert die Administration die Default-Vorbelegung der Rechte beim Anlegen neuer Zuordnungen.
Angebote
Der Tab Angebote listet alle für den Kunden erstellten Angebote — Entwürfe, versendete und angenommene Angebote. Pro Angebot sehen Sie Status, Datum, Betrag und den Ersteller.
Aktionen am Angebote-Tab:
Neues Angebot anlegen: öffnet den Angebots-Editor mit dem Kunden bereits vorbelegt.
Angebot duplizieren oder versenden: über das Aktionsmenü pro Angebotszeile.
Annahme verbuchen: bei Auftragsbestätigung übernimmt ZEP die Positionen in das verknüpfte Projekt.
Hinweis: Der Tab erscheint nur mit Modul Angebotserstellung.
Projekte
Der Tab Projekte zeigt alle für den Kunden angelegten Projekte — sowohl als primär zugeordneter Kunde als auch als sekundär zugeordneter Kunde. Ein Filter trennt die beiden Sichten; eine Alphabet-Zeile darüber schränkt die Auswahl auf Projekt-Anfangsbuchstaben ein.
Aktionen am Projekte-Tab:
Neues Projekt für den Kunden anlegen: verfügbar je nach Rolle (Administrator, Controller, Abteilungsleiter mit Modul Standorte und Abteilungen).
Projekt-Stammdaten direkt aufrufen: Klick auf den Projektnamen öffnet das Projekt-Cockpit.
Filter primär/sekundär: grenzt die Projektliste auf eine Kundenzuordnungs-Art ein.
Arbeitspakete
Mit Modul Ressourcenplanung zeigt der Tab Arbeitspakete alle für den Kunden eingeplanten Arbeitspakete, projekt-übergreifend. Sie sehen Zeitraum, zugeordnete Mitarbeitende und den Soll-Aufwand. Die Übersicht ist hilfreich, um die Belastung an einem Kunden über mehrere Projekte hinweg zu monitoren und Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Hinweis: Erscheint nur mit Modul Ressourcenplanung.
Dokumente
Im Tab Dokumente verwalten Sie Datei-Anhänge am Kunden — Rahmenverträge, AVV, Korrespondenz oder andere Belege. Die Ordnerstruktur ist konfigurierbar und kann aus einer Vorlage übernommen werden.
Typische Aufgaben:
Dokument hochladen: Drag&Drop oder Auswahl-Dialog. Mehrere Dateien gleichzeitig möglich.
Ordner anlegen oder umbenennen: rechtsklick auf einen Ordner öffnet das Kontextmenü.
Versionen verfolgen: ZEP behält bei wiederholtem Upload mit gleichem Dateinamen die Vorgängerversion mit Datum.
Hinweis: Erscheint nur mit Modul Dokumentenmanagement.
Änderungshistorie
Die Änderungshistorie protokolliert jede Änderung an Kundendaten — wer wann was geändert hat, inklusive vorigem und neuem Wert. Sie ist die zentrale Compliance- und Audit-Quelle für Kundenstammdaten.
Typische Anwendungsfälle:
Nachvollziehen einer Daten-Änderung: wer hat die Bankverbindung geändert, wann?
Audit-Nachweis für externe Prüfung: die Tabelle exportierbar als CSV oder PDF.
Konflikt-Aufklärung bei Mehrfach-Bearbeitung: Reihenfolge und Zeitstempel zeigen Konflikte transparent.
Hinweis: Sichtbar nur, wenn unter Administration > Sonstiges > Änderungshistorie die Einstellung Änderungen an Kundendaten aufzeichnen aktiv ist.
Abrechnungseinstellungen
Im Bereich Abrechnungseinstellungen definieren Sie kundenspezifische Preise und Reise-Verteilungslogik. Diese Einstellungen wirken automatisch auf neue Projekte des Kunden.
Preistabellen
Die Kundenpreistabelle hinterlegt Stunden- und Tagessätze für die Tätigkeiten dieses Kunden. Wird bei einem neuen Projekt keine eigene Projektpreistabelle gepflegt, übernimmt ZEP automatisch die Kundenpreistabelle.
Aktionen an der Preistabelle:
Preisgruppe zuordnen: Auswahl aus den unter Administration > Preisgruppen definierten Preisgruppen.
Einzelpreis pro Position überschreiben: ZEP zeigt den Vorgabe-Wert aus der Preisgruppe und akzeptiert eine kundenspezifische Abweichung.
Faktor je Stundensatz: globaler Multiplikator (z. B. 1,1 für 10 % Aufschlag) auf alle Sätze dieser Preisgruppe.
Hinweis: Setzt das Modul Umsätze und Kosten voraus und ist in der Light-Variante von ZEP Compact ausgeblendet.
Preisgruppen
Über Preisgruppen ordnen Sie dem Kunden eine oder mehrere Preisgruppen aus der Administration zu. Die Zuordnung entscheidet, welche Sätze auf neue Projekte und Buchungen wirken.
Typische Aufgaben:
Standard-Preisgruppe setzen: default-Preisgruppe für alle Projekte ohne explizite Zuordnung.
Mehrere Preisgruppen zuordnen: bei differenzierten Tätigkeitsgruppen (z. B. Consulting vs Entwicklung) am gleichen Kunden.
Hinweis: Voraussetzung ist das Modul Umsätze und Kosten mit aktivierter Preisgruppen-Verwaltung.
Reiseeinstellungen
Die Reiseeinstellungen am Kunden steuern die Verteilung von Anreisepauschalen auf Projekte. Sie unterscheiden zwischen Anreisepauschalen je Tag und je gesamter Reise.
Wahl-Optionen:
Anreisepauschale je Tag: entweder jedem beteiligten Projekt voll anrechnen, oder gemäß Stundenanteil verteilen — der Verteil-Modus passt zur Default-Einstellung aus Administration > Kunden > Einstellungen.
Anreisepauschale je Reise: entweder jedem Projekt voll anrechnen, oder ausschließlich dem ersten Projekt der Reise.
Hinweis: Verfügbar mit Modul Reisekostenabrechnung. Default-Werte kommen aus Administration > Kunden > Einstellungen und sind pro Kunde überschreibbar.
Faktura
Im Bereich Faktura verwalten Sie alle abrechnungsrelevanten Daten des Kunden — von einzelnen Rechnungspositionen über Rechnungen, offene Posten und Zahlungseingänge bis zur Umsatzprognose und Zusatzfeldern.
Hinweis: Der gesamte Bereich Faktura setzt das Modul Rechnungsstellung voraus und ist ohne dieses Modul ausgeblendet. Die einzelnen Untermenüpunkte werden hier nur kurz eingeführt — die vollständige Beschreibung mit Workflows, Konfiguration und Auswertungen finden Sie in der Kollektion Rechnungsstellung.
Rechnungspositionen
Einzelne Abrechnungs-Zeilen pro Projekt und Kunden — entstehen aus Zeiteinträgen, Belegen oder manuell erfasst und sind die Basis jeder Rechnung. Die einzelnen Positionen lassen sich freigeben, bearbeiten oder per Massenaktion in den nächsten Rechnungslauf übernehmen.
Fehlende Rechnungspositionen
Übersicht aller erbrachten Leistungen ohne generierte Position — typischerweise nicht abgerechnete Zeiteinträge oder Belege. Per Aktion lassen sich Positionen mit Standardwerten erzeugen oder die Auswahl per Filter auf Zeitraum, Mitarbeitende oder Tätigkeit eingrenzen.
Rechnungen
Alle erstellten Rechnungen des Kunden in den Status Entwurf, gestellt, bezahlt oder storniert. Typische Aktionen am Tab: per E-Mail an die Rechnungsadresse versenden, als Export für die Buchhaltung markieren oder eine Stornorechnung erzeugen.
Offene Posten
Alle noch nicht vollständig bezahlten Rechnungen des Kunden mit Fälligkeitsdatum und Alter der Forderung in Tagen. Sie sind die zentrale Übersicht für Forderungsmanagement, Liquiditätsbewertung und die Steuerung der Mahnwesen-Stufen im laufenden Geschäftsbetrieb.
Zahlungseingänge
Eingänge zu offenen Rechnungen erfassen — manuell, per SEPA-XML-Import oder über den Lastschrift-Einzug. Eingegangene Beträge reduzieren den offenen Posten automatisch, bei Teilzahlungen entsprechend anteilig. Der Status des Postens wechselt erst bei vollständigem Ausgleich auf bezahlt.
Umsatzprognose
Errechnet aus freigegebenen Rechnungspositionen und bestätigten Vorgängen den zu erwartenden Umsatz pro Kunde im aktuellen Geschäftszeitraum. Die Prognose ist Grundlage für Cashflow-Planung, Liquiditätsvorschau und Vertriebs-Reporting im laufenden Geschäftsverlauf des Mandanten.
Zusatzfelder
Eigene Datenpunkte am Rechnungsstamm wie Kostenstelle, Vertragsreferenz oder Projektnummer beim Kunden, die auf der Rechnung mitgegeben und in Auswertungen als Sortier- oder Filterkriterium für die Buchhaltung oder das Controlling genutzt werden können.
Aktionen
Über das Aktionen-Menü an der Kunden-Detailansicht stehen Vorgänge zur Verfügung, die den gesamten Kundendatensatz betreffen.
Die zentrale Aktion ist Kunde löschen: vollständige Entfernung mit Validierung gegen alle abhängigen Daten — nur für Administratoren, nur ohne Projekte, Rechnungen, Tickets, Angebote und ohne CRM-Synchronisation. Der vollständige Workflow inklusive aller sieben Voraussetzungen ist im Artikel Kunden anlegen, bearbeiten und löschen beschrieben.
Auswertungen direkt am Kunden
Über das Untermenü Auswertungen an der Kunden-Detailansicht erreichen Sie alle kundenbezogenen Berichte mit Fokus auf genau diesen Kunden — Stammdaten-Zusammenfassung, Projektzeiten, Belege, Kundenabrechnung und Gesamtstatus.
Verfügbar sind hier unter anderem das Deckblatt als druckfähige Zusammenfassung der Stammdaten, die Projektzeit- und Belegauswertung auf den Kunden eingegrenzt, die Kundenabrechnung mit Soll-/Ist-/Offen-Beträgen sowie der Gesamtstatus mit Plan-vs-Ist über alle Projekte. Welche Reports konkret erscheinen, hängt von den gebuchten Modulen ab — vor allem Umsätze und Kosten, Rechnungsstellung und Reisekostenabrechnung.
Die cross-kundenübergreifende Sicht (Vergleich, Aggregation und globale Filter) finden Sie im Hauptmenü unter Kundenauswertungen.