Das Modul Reisekostenabrechnung ergänzt mehrere Auswertungen an verschiedenen Stellen in ZEP. Mitarbeitende finden ihre eigenen Reisedaten unter Meine Auswertungen, Administratoren, Controller und Abteilungsleitende sehen die übergreifenden Auswertungen unter Mitarbeiter sowie pro Person auf der Mitarbeiterdetailseite.
Tipp: Jede der hier beschriebenen Auswertungen lässt sich als Datei exportieren. Wie der Export funktioniert, in welchen Formaten ZEP exportiert und wie der Hintergrund-Export bei großen Datenmengen abläuft, beschreibt der Artikel Tipps & Tricks in der Bedienung in den Abschnitten Dateiformate von Auswertungen und Auswertungen automatisiert ausführen.
Meine Auswertungen
Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Zeiten und Kosten sehen Mitarbeitende ihre eigenen Reisedaten. Auswertungen rund um die Kostenabrechnung finden sich zusätzlich unter Verwaltung.
Reisen
Listet alle eigenen erfassten Reisen eines wählbaren Zeitraums auf. Als Filter stehen Zeitraum und Ort zur Verfügung. Zusätzlich lässt sich über eine Checkbox eine Warnung bei unvollständiger Erfassung einblenden, sodass fehlende Reisedaten im gewählten Zeitraum sofort auffallen.
Mahlzeiten
Übersicht der erfassten Mahlzeiten pro Tag mit den daraus resultierenden Verpflegungsmehraufwandsabzügen. Erscheint nur bei aktivem Verpflegungsmehraufwand-Verfahren.
Kostenabrechnung
Eigene Vorabkostenabrechnung mit allen Pauschalen, Mahlzeitenabzügen, Kilometergeld und Belegbeträgen für den gewählten Zeitraum. Reine Vorschau ohne Einreich- oder Speicherfunktion.
Auszahlungsdokumentation
Übersicht der bereits getätigten Auszahlungen zu den eigenen Kostenabrechnungen. Erscheint unter Meine Auswertungen > Verwaltung.
Mitarbeiter
Administratoren, Controller und Abteilungsleitende werten alle Mitarbeitenden übergreifend aus. Die reisekostenrelevanten Auswertungen liegen unter Auswertungen > Mitarbeiter:
Reisen
Übergreifende Reiseübersicht aller Mitarbeitenden. Filtern lässt sich nach Abteilung, Zeitraum, Mitarbeiterkategorie, Mitarbeitenden und Ort. Erreichbar unter Zeiten und Kosten.
Mahlzeiten
Mahlzeiten aller Mitarbeitenden mit den zugeordneten Verpflegungsmehraufwandsabzügen. Erscheint unter Zeiten und Kosten bei aktivem Verpflegungsmehraufwand-Verfahren.
Kostenabrechnung
Tabelle aller Kostenabrechnungen, unterteilt in Ungeprüfte Kostenabrechnungen (Vorabberechnungen) und Geprüfte Kostenabrechnungen (über Als geprüft speichern gesicherte Abrechnungen). Erreichbar unter Verwaltung. In dieser Auswertung werden auch E-Mailversand und Auszahlungsgenerierung als Massenoperation ausgeführt, siehe Kostenabrechnung erstellen und einreichen.
Standardmäßig ist die Darstellung komprimiert, sodass je Mitarbeitendem eine Zeile mit den zusammengefassten Werten erscheint. Deaktivieren Sie diese Option, wird jede Kostenabrechnung einzeln mit allen Positionen aufgeführt.
Die Tabelle „Geprüfte Kostenabrechnungen" listet pro Mitarbeitendem folgende Werte auf:
Steuerfreie und steuerpflichtige Verpflegungsmehraufwendungen (VMA), jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug
Gefahrene Kilometer insgesamt sowie der Anteil im Privatfahrzeug, dazu das steuerfreie und steuerpflichtige Kilometergeld als Erstattungsbetrag
Belege mit Gesamtbetrag netto, enthaltener Mehrwertsteuer und Erstattungsbetrag jeweils brutto und netto
Bereits geleistete Vorauszahlungen und der noch nicht ausbezahlte Betrag
Die Checkbox „Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter" steuert diese Ansicht. Ist sie deaktiviert, zeigt die Tabelle pro Zeile:
Steuerfreie und steuerpflichtige Verpflegungsmehraufwendungen, jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug
Insgesamt gefahrene Kilometer sowie den Anteil davon im Privatfahrzeug
Steuerfreien und steuerpflichtigen Erstattungsbetrag
Belege (gesamt, Erstattung und Mehrwertsteuer), jeweils brutto und netto
Bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge
Mahlzeiten Historie
Chronologische Übersicht aller je Mitarbeitendem erfassten Mahlzeiten. Erscheint unter Verwaltung bei aktivem Verpflegungsmehraufwand-Verfahren.
Auswertungen auf der Mitarbeiterdetailseite
Unter Mitarbeiter > [Person] > Reisen und Kosten stehen die personenspezifischen Auswertungen direkt im Kontext der jeweiligen Mitarbeitenden zur Verfügung. Die Inhalte entsprechen den Auswertungen unter Auswertungen > Mitarbeiter, beschränken sich aber auf die ausgewählte Person — ideal, um eine konkrete Person fokussiert zu prüfen, anstatt eine übergreifende Tabelle zu filtern.
