Die Auswertungen des Moduls sind an mehreren Stellen in ZEP verfügbar: unter Auswertungen > Meine Auswertungen, Auswertungen > Projekte, Auswertungen > Mitarbeiter sowie direkt im Menü einzelner Mitarbeitender.
Tipp: Jede der hier beschriebenen Auswertungen lässt sich als Datei exportieren. Wie der Export funktioniert, in welchen Formaten ZEP exportiert und wie der Hintergrund-Export bei großen Datenmengen abläuft, beschreibt der Artikel Tipps & Tricks in der Bedienung in den Abschnitten Dateiformate von Auswertungen und Auswertungen automatisiert ausführen.
Meine Auswertungen
Die folgenden Auswertungen finden Sie unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Überstunden & Fehlzeiten.
Fehlzeitenübersicht
Zusammenfassung aller eigenen erfassten Fehlzeiten in einer Kalenderansicht. Filteroptionen: Abteilung (inkl. Unterabteilungen), Zeitraum, Fehlgrundkategorie, Fehlgrund, Status und Mitarbeiter.
Hinweis: Welche Mitarbeitenden sichtbar sind, hängt von der Berechtigungsstufe ab. Die Einstellung dazu finden Sie in den Grundeinstellungen Abwesenheiten & Überstunden.
Fehlzeitenanträge
Auflistung aller gestellten Fehlzeitenanträge zur Übersicht und Nachverfolgung des Genehmigungsstatus. Filteroptionen: Abteilung (inkl. Unterabteilungen), Zeitraum, Zeitraumbezug (Zeitraum Antrag oder Zeitraum Fehlzeit), Status sowie die Option, geplante, nicht beantragte Fehlzeiten anzuzeigen.
Hinweis: Genehmigt sich ein Administrator oder Abteilungsleiter eine Fehlzeit direkt selbst, erhält der Antrag den Status genehmigt. Im Standardfilter mit Status beantragt erscheint er nicht. Stellen Sie den Statusfilter auf genehmigt oder beliebig, um ihn zu finden.
Die Auswertung ist nach Mitarbeitenden gruppiert und zeigt pro Antrag folgende Spalten:
Beantragt am — Datum und Uhrzeit, an dem der Antrag gestellt wurde, also das Eingangsdatum des Antrags.
Dauer — Länge der beantragten Fehlzeit in Tagen.
Fehlzeiten — der beantragte Abwesenheitszeitraum mit Fehlgrund.
Bemerkung — eine optionale Anmerkung zum Antrag.
Statusänderung mit Status, von und seit — sobald ein Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, zeigt die Auswertung den aktuellen Status, die bearbeitende Person und das Datum der Entscheidung.
Beantragte Fehlzeitenanträge können direkt über das Stift-Symbol geändert, zurückgezogen, genehmigt oder abgelehnt werden.
Monatsendeauswertung
Zusammenfassung der eigenen Arbeits- und Fehlzeiten für einen bestimmten Zeitraum. Der voreingestellte Zeitraum ist bis zum 15. des Monats der Vormonat, ab dem 16. der aktuelle Monat bis zum heutigen Tag. Die Voreinstellung kann jederzeit angepasst werden.
Die Auswertung zeigt je Tag: Soll-Stunden, Arbeitsstunden, gebuchte Fehlgründe, bezahlte Fehlstunden, Gleitzeit, Unter- und Übersoll, Feiertag, Feiertagszuschlag sowie spezielle Zeiten. Bei aktiver Pausenregelung werden zusätzlich Beginn, Ende, Mindestpause, eingehaltene Pause, Ruhezeit und Pausenverstöße angezeigt.
Eine kurze Erläuterung der wichtigsten Spalten:
Soll-Stunden: Gemäß Regelarbeitszeit des Mitarbeiters unter Berücksichtigung von Feiertagen.
Effektive Stunden: Arbeitsstunden und bezahlte Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und Zuschlag (spezielle Zeiten), abzüglich nicht eingehaltener Pausen.
Arbeitsstunden: Tatsächlich geleistete Stunden, können bei Überstunden höher als die Soll-Stunden sein.
Gebuchte Fehlgründe: Alle gebuchten Fehlgründe je Tag, inkl. geplanter (aber noch nicht berechneter) Fehlzeiten.
Bezahlte Fehlstunden: Errechnet aus Fehlgründen der Kategorie „Bezahlte Abwesenheit“.
Gleitzeit: Minusstunden bei gebuchtem Gleitzeitfehlgrund, inkl. Summe.
Unter & Über Soll: Sonstige Minus- und Plusstunden inkl. Summe.
Feiertagsarbeit: Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen, ggf. mit Zeitzuschlag gemäß Einstellungen.
Wenn unter Grundeinstellungen Abwesenheiten & Überstunden die Option „Auszahlbare Stunden ausweisen“ aktiviert ist, ersetzt die Spalte „Auszahlbare Stunden“ die Spalte „Effektive Stunden“.
Zeitnachweis mit Fehlzeiten
Detaillierter Nachweis über die erbrachten Stunden inklusive Fehlzeiten und Feiertagen, ideal zur Vorlage beim Kunden. Feiertage und Fehlzeiten werden mit der Anzahl Stunden entsprechend der Regelarbeitszeit angezeigt. Erfasste Stunden an einem Feiertag oder einem Tag mit Fehlzeiten werden zusätzlich ausgewiesen.
Filteroptionen: Zeitraum, optional mit Zwischensummen, Legende und Unterschriftenblock.
Administratoren und Abteilungsleiter können diese Auswertung auch für einzelne Mitarbeitende aufrufen: Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Zeitnachweise > Zeitnachweis mit Fehlzeiten.
Pausenübersicht
Tagesweise Auflistung der eigenen Arbeitszeiten mit Auswertung der Pauseneinhaltung. Je Tag werden angezeigt: Beginn und Ende der Arbeitszeit, Mindestpause, eingehaltene Pause, fehlende Pause sowie die um den Pausenabzug bereinigte Netto-Arbeitszeit.
Hinweis: Diese Auswertung ist nur sichtbar, wenn eine Pausenregelung konfiguriert ist.
Zeitnachweis Übersicht
Zu finden unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Zeitnachweis > Zeitnachweis Übersicht. Verdichtete Zusammenfassung der eigenen Projektstunden für einen wählbaren Zeitraum, gegliedert nach Projekten und Vorgängen. Bei aktivierter Überstundenberechnung werden zusätzlich Fehlzeiten, effektive Stunden und Überzeit ausgewiesen.
Zeitnachweis Detail
Zu finden unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Zeitnachweis > Zeitnachweis Detail. Einzelauflistung aller eigenen Projektzeiten mit Datum, Beginn, Ende, Stunden, Projekt, Vorgang und Bemerkung. Filteroptionen: Zeitraum, Projekte, Fakturierbarkeit. Optional können Tagessummen oder eine Gliederung nach Projekten eingeblendet sowie ein Unterschriftenblock ergänzt werden.
Administratoren und Abteilungsleiter können diese Auswertung auch für beliebige Mitarbeitende aufrufen: Auswertungen > Mitarbeiter > Zeitnachweis > Zeitnachweis Detail.
Projekte
In den Projektauswertungen wirkt das Modul mit zusätzlichen Sichten.
Fehlzeitenübersicht
Zu finden unter Auswertungen > Projekte > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlzeitenübersicht. Gibt einen Überblick über den Urlaubsplan der Projektmitarbeitenden, um Engpässe während der Projektlaufzeit frühzeitig zu erkennen.
Filteroptionen: Abteilung des Projekts (inkl. Unterabteilungen), Zeitraum, Fehlgrundkategorie, Fehlgrund, Status, Projekt, Mitarbeiter sowie Sortierung.
Mitarbeiter
Die folgenden Auswertungen finden Sie unter Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten und sind Administratoren und Controllern vorbehalten. Mit dem Modul Standorte & Abteilungen können Abteilungsleiter diese Auswertungen für ihre Abteilungen erstellen.
Fehlzeitenübersicht
Mitarbeiterorientierte Auswertung aller Fehlzeiten. Filteroptionen identisch zur Fehlzeitenübersicht unter „Meine Auswertungen“, ergänzt um abteilungsübergreifende Filterung.
Die Personalnummer des Mitarbeiters wird im Tooltip angezeigt und beim Excel-Export in einer eigenen Spalte ausgegeben. Die Auswertung kann als Vorschau, PDF, Excel (inkl. optionaler Monats- bzw. Jahresübersicht), CSV oder als automatisierte Hintergrundtask mit E-Mail-Versand ausgegeben werden. Zusätzlich kann die Fehlzeitenübersicht als iCalendar abonniert werden.
Fehlzeitenanträge
Listet alle Fehlzeitenanträge aller Mitarbeitenden entsprechend der eingestellten Filterkriterien auf. Funktionsumfang identisch zur Fehlzeitenanträge-Auswertung unter „Meine Auswertungen“.
Arbeitszeitenübersicht
Übersicht über den Stand der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden. Filteroptionen: Abteilung, Zeitraum, Mitarbeiter mit/ohne Regelarbeitszeit. Optional können Sie die Anzeige auf Mitarbeitende einschränken, die ihre Pausenregelung, eine Stunden-Obergrenze oder ihre Kernzeit nicht eingehalten haben.
Wenn unter Grundeinstellungen Abwesenheiten & Überstunden die Option „Auszahlbare Stunden ausweisen“ aktiviert ist, wird eine zusätzliche Spalte „Auszahlbare Stunden Saldo“ angezeigt.
Die Tabelle zeigt je Mitarbeitendem die wichtigsten Arbeitszeit-Kennzahlen: Soll Stunden, Effektive Stunden, Arbeitsstunden, Jahresurlaub und Bezahlte Abwesenheit jeweils in Stunden sowie die Überstunden (effektive - Soll).
In ZEP Compact und ZEP Professional kommen die Spalte davon fakturierbar und der fakturierbare Anteil in Prozent hinzu. Werden Reisezeiten erfasst, wird zusätzlich die Spalte davon Reisezeit, aufgeteilt nach fakturierbar und nicht fakturierbar, ausgewiesen. Einzelne Spalten lassen sich über die Spaltenkonfiguration ein- und ausblenden.
Bei Mitarbeitenden ohne Regelarbeitszeit beträgt die Soll-Arbeitszeit 0 Stunden, wodurch jede erfasste Stunde als Überstunde ausgewiesen wird. Da dies nicht mit den Überstunden fest angestellter Mitarbeitender vergleichbar ist, können Sie diese Gruppe über die Option „inkl. Mitarbeiter, die keine Regelarbeitszeit haben" getrennt auswerten.
Zusätzlich zur allgemeinen Filterung können Sie mit der Option „Nicht eingehaltene Pausenregelung: nur Kernzeitverletzung anzeigen“ die Trefferliste weiter eingrenzen. Aktivieren Sie diese Checkbox, blendet ZEP Verstöße wegen zu langer Arbeitszeit oder zu kurzer Pause aus der Prüfung aus, da diese ohnehin automatisch von der Pausenregelung abgezogen werden. In der Trefferliste bleiben dann nur Mitarbeitende sichtbar, bei denen die Kernzeit, die Ruhezeit oder eine Stundenobergrenze nicht eingehalten wurde.
Rückstellungen
Zu finden unter Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten > Rückstellungen. Verfügbar in Kombination mit dem Modul Umsätze & Kosten.
Zeigt den Resturlaub und die Überstunden eines Mitarbeiters zum gewählten Stichtag, multipliziert mit dem internen Stundensatz bzw. dem internen Stundensatz für Rückstellungen.
Überzeit: Überstundensaldo × interner Stundensatz.
Resturlaub: Resturlaub in Tagen, umgerechnet in Stunden gemäß der zum Stichtag gültigen Regelarbeitszeit, × interner Stundensatz.
Hinweis: Mitarbeitende mit der Einstellung „Überstunden und Zeitzuschläge berechnen und anzeigen“ = „Nein“ haben immer einen Überstundensaldo von 0 und werden nicht angezeigt, sofern auch der Urlaubssaldo 0 ist. Die Checkbox „Minusstunden je Mitarbeiter ignorieren“ ist vorausgewählt, damit Minusstunden einzelner Mitarbeitender nicht gegen Überstunden anderer verrechnet werden. Die Auswertung ist umso langsamer, je länger der letzte abgeschlossene Monat vor dem Stichtag zurückliegt.
Jahresübersicht Fehltage
Zeigt alle Fehltage pro Mitarbeitendem über ein Jahr. Filteroptionen: Zeitraum, Fehlgrundkategorie, Abteilung. Zwei Gliederungsoptionen stehen zur Verfügung:
Gliederung nach Monaten: Mitarbeitende als Zeilen, Monate als Spalten.
Gliederung nach Fehlgründen: Mitarbeitende als Zeilen, Fehlgründe als Spalten mit der jeweiligen Summe der Fehlzeiten in Tagen. Bei Auswahl einer Fehlgrundkategorie werden alle Fehlgründe der Kategorie als Spalten ausgegeben, auch solche ohne Werte.
Die Auswertung kann automatisiert als Hintergrundtask eingeplant und per E-Mail zugestellt werden.
Pausenübersicht
Zu finden unter Auswertungen > Mitarbeiter > Pausenübersicht. Zeigt je Mitarbeiter und Tag Beginn, Ende, Mindestpause, eingehaltene Pause, fehlende Pause und die bereinigte Netto-Arbeitszeit. Sichtbar nur, wenn eine Pausenregelung konfiguriert ist.
Monatsendeauswertung
Administratoren, Controller und (mit Modul Standorte & Abteilungen) Abteilungsleiter können diese Auswertung für beliebige Mitarbeitende erstellen. Zu finden zusätzlich unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Monatsendeauswertung. Funktionsumfang identisch zur Monatsendeauswertung unter „Meine Auswertungen“.
Verfügbarkeitsgrad
Zu finden unter Auswertungen > Mitarbeiter > Überstunden & Fehlzeiten. Erstellt eine Auswertung zum Verfügbarkeitsgrad der Mitarbeitenden in einem definierten Zeitraum, gegliedert nach Monaten oder Wochen.
Ohne das Modul steht hier nur der Beschäftigungsgrad zur Verfügung (Verhältnis zur Vollzeit auf Wochenbasis). Mit dem Modul stehen drei Varianten zur Auswahl:
Verfügbarkeitsgrad: Berechnet den Durchschnitt aller Tage im Verhältnis zur Vollzeit – nicht auf Wochenbasis, sondern tagegenau. Arbeitet jemand Mo–Fr mit 4 Stunden, ist der Verfügbarkeitsgrad immer 0,5.
Verfügbarkeitsgrad inkl. unbezahlter Fehlzeiten: Berücksichtigt unbezahlte Fehlzeiten wie Elternzeit oder Sabbatical. Entspricht am ehesten dem FTE (Full Time Equivalent). Bezahlte Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit werden nicht berücksichtigt.
Verfügbarkeitsgrad inkl. aller Fehlzeiten: Entspricht der tatsächlichen Verfügbarkeit in der Ressourcenplanung unter Berücksichtigung aller Urlaube, Krankheiten etc. Überstunden werden nicht berücksichtigt.
Mitarbeiter-Detailansicht
Die folgenden Auswertungen sind direkt im Menü eines einzelnen Mitarbeiters verfügbar und für Administratoren zugänglich.
Ausgleich Überstd., Urlaub
Zu finden unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Ausgleich Überstd., Urlaub. Hier können Sie Überstunden und Urlaubstage manuell hinzufügen oder abziehen – z. B. bei Auszahlung von Überstunden, Ausgleich von Unterstunden oder beim erstmaligen Einrichten von ZEP mit bestehenden Salden.
Für jeden Monat werden angezeigt: geleistete Überstunden, Pausenregelungsabzüge, vertraglich abgegoltene Überstunden, abgeglichene und gutgeschriebene Überstunden, Stundenzuschläge, Überstundensaldo, Jahresurlaub, genommene und abgeglichene Urlaubstage, Resturlaub sowie eine optionale Bemerkung.
Gutgeschrieben: Der eingegebene Wert wird auf das Überstunden- bzw. Urlaubskonto addiert.
Abgeglichen: Der eingegebene Wert wird vom Überstunden- bzw. Urlaubskonto subtrahiert (z. B. bei Auszahlung).
Hinweis: Abgeglichene und gutgeschriebene Werte beziehen sich immer auf den ganzen Monat, auch wenn dieser nicht vollständig im Auswertungszeitraum liegt.
Anders als abgeglichene und gutgeschriebene Werte beziehen sich die angezeigten geleisteten Überstunden und genommenen Urlaubstage nur auf den tatsächlichen Auswertungszeitraum. Beginnt oder endet dieser nicht am Monatsersten beziehungsweise Monatsletzten, wird für den jeweiligen Randmonat entsprechend nur der anteilige Zeitraum berücksichtigt.
Jahresurlaub
Gibt im Fehlzeitenkalender unter Fehlzeiten & Termine sowie unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Kalender einen Überblick über: Resturlaub aus dem Vorjahr, Urlaubsanspruch, genommene und abgeglichene Urlaubstage, Resturlaub für das aktuelle Jahr, geplante Fehlzeiten sowie – je nach Einstellung – den aktuellen Überstundensaldo. Ausstehende Genehmigungen können direkt an dieser Stelle genehmigt oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter wird per E-Mail informiert.