Projektzeiten und Arbeitszeiten ist der zentrale Self-Service-Bereich für die persönliche Zeiterfassung in ZEP. Welche Art von Zeit erfasst wird, hängt von der Produktlinie ab:
ZEP Clock: reine Arbeitszeiterfassung über die Stempeluhr. Es werden keine Projekte, Vorgänge oder Tätigkeiten gebucht; die Zeit wird auf eine im System hinterlegte Standard-Tätigkeit gebucht. Der Bereich heißt im Hauptmenü Arbeitszeiten.
ZEP Compact und ZEP Professional: volle Projektzeiterfassung über Projekt, Vorgang und (optional) Tätigkeit. Reisezeiten und Verpflegungsmehraufwendungen sind mit dem Modul Reisekostenabrechnung verfügbar. Anwesenheitsstempelung erscheint zusätzlich, wenn die Administration die Anwesenheitserfassung aktiviert hat. Der Bereich heißt im Hauptmenü Projektzeiten.
In beiden Fällen lassen sich Einträge in mehreren Ansichten anzeigen, bearbeiten, kopieren und zur Freigabe einreichen. Dieser Artikel beschreibt alle Funktionen — die Verfügbarkeit der einzelnen Felder und Aktionen wird pro Abschnitt gekennzeichnet.
Hinweis: Verfügbar in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional. Welche Felder und Aktionen sichtbar sind, hängt von Produktlinie, gebuchten Zusatzmodulen und Administrations-Einstellungen ab.
Sichten und Navigation
Der Zeiterfassungs-Bildschirm gliedert sich in eine Werkzeugleiste am oberen Rand und den Anzeige-Bereich darunter. Oben links liegen das Ansichten-Dropdown, der Heute-Schalter und (in der Agendaansicht) der Sortierungs-Schalter. In der Mitte stehen die Datumsnavigation und das aktuelle Datum als Datumswähler. Oben rechts erscheinen die Tages- und Wochensummen, der Schalter zum Erfassen einer neuen Buchung und das Schloss-Symbol für die Mitarbeiterfreigabe.
Drei Ansichten stehen zur Auswahl und werden über das Ansichten-Dropdown gewechselt. Die gewählte Ansicht bleibt pro Mitarbeitendem gespeichert.
Ansicht | Hauptnutzen | Besonderheiten |
Kalenderansicht | Visueller Tagesplan für die laufende Zeiterfassung | Drei Zeiträume zur Auswahl: Arbeitswoche, Wochenansicht und Tagesansicht. Buchungen werden per Maus-Auswahl angelegt und per Ziehen verschoben. |
Agendaansicht | Chronologische Liste zur nachträglichen Kontrolle und Korrektur | Tabelle mit allen Buchungs-Feldern. Sortierung pro Spalte umschaltbar. |
Formularansicht | Strukturierte Eingabe mit allen Detail-Feldern | Klassisches Formular pro Tag. Wird erzwungen, wenn die Administration die Erfassung ausschließlich per Dauer konfiguriert hat. |
Kalenderansicht
Die Kalenderansicht zeigt die eigene Zeitbelegung als visuellen Tagesplan. Sie eignet sich für die laufende Erfassung am Tag des Geschehens und ist in allen Produktlinien verfügbar — in ZEP Clock zur Erfassung der Arbeitszeit, in ZEP Compact und ZEP Professional zur Erfassung von Projektzeiten.
Funktionen in der Kalenderansicht:
Drei Zeiträume: Arbeitswoche (Standard mit Mo–Fr), volle Wochenansicht inklusive Wochenende oder Tagesansicht für höhere Detail-Tiefe.
Voreingestelltes Minutenraster: Die Administration legt firmenweit fest, in welchen Schritten neue Buchungen einrasten — typischerweise 3, 6, 15 oder 30 Minuten. Für den eingeloggten Mitarbeitenden ist die Einstellung nicht direkt sichtbar; sie wirkt aber beim Anlegen und Verschieben einer Buchung.
Neue Buchung per Maus-Auswahl: Zeitblock ziehen, Eingabefenster öffnet sich, Pflichtfelder ausfüllen, speichern.
Verschieben per Ziehen: bestehende Buchung mit der Maus an eine neue Position innerhalb des Tages oder auf den Folgetag bis Mitternacht ziehen. Größere Zeitsprünge werden abgelehnt.
Mehrfach-Buchungen pro Tag: mehrere Buchungen am gleichen Tag liegen sichtbar nebeneinander.
Externe Termine: aus dem verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender erscheinen grau hinterlegt und lassen sich per Klick in eine Buchung umwandeln.
Geplante Stunden: aus der Ressourcenplanung erscheinen grün hinterlegt; ein Klick öffnet die Plan-Ist-Übersicht.
Agendaansicht
Die Agendaansicht zeigt alle Buchungen als chronologische Tabelle. Sie eignet sich für die nachträgliche Kontrolle, für Korrekturen vor dem Monatsabschluss und für die Übersicht über große Zeiträume.
Funktionen in der Agendaansicht:
Spalten: Datum, Von, Bis, Projekt, Vorgang, Tätigkeit, Bemerkung, Ort, Beleg, Fahrtrichtung, Distanz und Dauer.
Sortierung: aufsteigend oder absteigend nach Startzeit; per Klick auf den Sortierungs-Schalter oben links umschaltbar.
Zeilen-Aktionen: Bearbeiten und Duplizieren stehen pro Zeile zur Verfügung. Weitere Aktionen liegen im Drei-Punkte-Menü pro Zeile.
Filter pro Spalte: grenzen die Liste auf einzelne Projekte, Vorgänge oder Tätigkeiten ein.
Schnellzugriff auf Pausen-Status: Tage mit Verstoß gegen die Pausenregelung erscheinen farblich gekennzeichnet.
Formularansicht
Die Formularansicht öffnet eine klassische Eingabemaske pro Tag. Sie eignet sich, wenn alle Detail-Felder strukturiert ausgefüllt werden sollen.
Funktionen in der Formularansicht:
Vollständige Feldliste: Datum, Von und Bis oder Dauer, Projekt, Vorgang, Tätigkeit, Fakturierbarkeit, Arbeitsort, Bemerkung und Farbe.
Tages-Übersicht: alle Buchungen des Tages stehen als Liste neben dem Formular.
Erzwungene Sichtwahl: wenn die Administration die Zeiterfassung ausschließlich per Dauer (statt Von und Bis) eingestellt hat, stehen nur Agenda- und Formularansicht zur Verfügung. Die Kalenderansicht ist in diesem Modus deaktiviert.
Buchung erfassen
Eine Buchung erfasst, wie viel Zeit ein Mitarbeitender für welches Projekt, welchen Vorgang und welche Tätigkeit aufgewendet hat. Die Eingabe erfolgt entweder im Kalender per Maus-Auswahl, im Formular über die klassische Eingabemaske oder beim Bearbeiten einer bestehenden Buchung in der Agendaansicht.
Hinweis: Welche Felder Pflicht sind, hängt von der Produktlinie ab. In ZEP Compact und ZEP Professional sind Projekt, Vorgang und Tätigkeit Pflichtfelder. In ZEP Clock wird die Zeit auf eine Standard-Tätigkeit gebucht; ob darüber hinaus eine Tätigkeit ausgewählt werden kann, entscheidet eine Administrations-Einstellung.
Zeit erfassen
Eine neue Zeitbuchung lässt sich aus der Kalender- oder Formularansicht heraus anlegen. Beide Wege führen zum gleichen Eingabefenster und denselben Pflichtfeldern; sie unterscheiden sich nur im Aufruf.
Felder pro Buchung:
Feld | Pflicht | Vorbelegung | Hinweis |
Datum | Ja | Heute | Quicklinks für ±1 Tag und Monatsanfang/-ende. Bei zentraler Erfassung ist das Datum nicht änderbar. |
Von und Bis oder Dauer | Ja | Letzte Buchung | Entweder Von/Bis oder Dauer, beides parallel ist nicht möglich. Die Variante hängt von der Administrations-Einstellung ab. |
Projekt | Ja | Zuletzt gebuchtes Projekt | Auswahl aus den buchbaren Projekten zum gewählten Datum. Eingrenzung per Suchfeld oder Kundenfilter. In ZEP Clock nicht sichtbar. |
Vorgang | Ja | Letzter Vorgang im Projekt | Filterung nach Projekt. Gruppierungs-Vorgänge sind nicht direkt buchbar. In ZEP Clock nicht sichtbar. |
Tätigkeit | Ja | Letzte Tätigkeit | Pflicht in ZEP Compact und ZEP Professional. In ZEP Clock nur sichtbar, wenn die Administration die Tätigkeitsauswahl freigeschaltet hat — sonst wird die Standard-Tätigkeit verwendet. |
Fakturierbar | Nein | Aus Projekt/Vorgang/Tätigkeit übernommen | Bei fester Fakturierbarkeit ist der Schalter nicht änderbar. |
Arbeitsort | Optional | Letzter Ort | Beeinflusst die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen bei Reisen. Bei Auswahl eines Orts, der nicht die erste Tätigkeitsstätte ist, erscheint zusätzlich der Schalter Ort projektrelevant. |
Bemerkung | Optional | Letzter Text | Frei wählbar. Die Administration kann das Feld zur Pflicht machen oder eine mehrzeilige Eingabe erzwingen. |
Farbe | Nein | Projekt-Farbe | Farbliche Kennzeichnung im Kalender für schnelle Sichtunterscheidung. |
Hinweis: Tätigkeiten, die in der Administration als nicht arbeitszeitrelevant markiert sind, werden nicht zur Arbeitszeit gezählt. Buchungen mit einer solchen Tätigkeit dürfen sich mit anderen Buchungen überschneiden und beeinflussen den Soll-Ist-Saldo nicht.
Typischer Tagesablauf: Mitarbeitende öffnen morgens die Zeiterfassung, ziehen für die erste Tätigkeit einen Zeitblock von 9:00 bis 12:30, wählen Projekt und Vorgang, fügen eine kurze Bemerkung hinzu, speichern. Nach der Mittagspause derselbe Schritt für 13:30 bis 17:30. Beide Einträge erscheinen im Wochenkalender und summieren sich in der Tageszeile.
Neue Buchung im Kalender anlegen
Schritte für die schnelle Erfassung direkt im Wochenkalender:
In der Kalenderansicht den gewünschten Tag und Zeitraum mit der Maus markieren.
Im aufklappenden Eingabefenster die Pflichtfelder Projekt, Vorgang und (falls aktiv) Tätigkeit auswählen.
Optionale Felder Bemerkung, Arbeitsort und Farbe pflegen.
Mit Speichern bestätigen — die Buchung erscheint sofort im Kalender.
Tipp: Erkennt ZEP vor dem Speichern eine Überschneidung mit einer anderen Buchung, fragt es nach, ob die Doppelbuchung erlaubt sein soll. Andernfalls wird die Speicherung mit Hinweis abgebrochen.
Neue Buchung in der Agenda anlegen
Schritte für die Erfassung über die Listen-Ansicht:
Über das Ansichten-Dropdown oben links die Agendaansicht wählen.
In der Werkzeugleiste oben rechts den Schalter + Projektzeit klicken — das Eingabefenster für einen neuen Eintrag öffnet sich.
Pflichtfelder Datum, Zeitangabe (Von und Bis oder Dauer), Projekt, Vorgang und Tätigkeit ausfüllen.
Optional eine Bemerkung, einen Arbeitsort und eine Farbe ergänzen.
Mit Speichern ablegen — die Buchung erscheint sofort als neue Zeile in der Liste.
Neue Buchung im Formular anlegen
Schritte für die strukturierte Erfassung über die Eingabemaske:
Über das Ansichten-Dropdown oben links die Formularansicht wählen.
Den Schalter zum Erfassen einer neuen Buchung oben rechts klicken.
Datum, Von und Bis oder Dauer, Projekt, Vorgang und (falls aktiv) Tätigkeit füllen.
Optionale Felder pflegen.
Mit Speichern ablegen.
Reisezeit erfassen
Reisezeiten werden im selben Eingabefenster erfasst wie reguläre Zeiten. Ausschlaggebend ist die Auswahl einer Reisetätigkeit — typischerweise mit Kurzform re. Erst nach dieser Auswahl erscheinen die zusätzlichen Reisefelder unterhalb des Standardbereichs.
Hinweis: Reiseerfassung benötigt das Modul Reisekostenabrechnung. Detaillierte Konzepte zu Pauschalen und länderspezifischen Sätzen siehe Reisekostenabrechnung.
Zusätzliche Felder bei einer Reisebuchung:
Feld | Pflicht | Hinweis |
Reisetyp | Ja | Auswahl Hinreise, Weiterreise oder Rückreise. Bei Hin- und Weiterreise ist der Zielort als Arbeitsort einzutragen, bei der Rückreise der Startort. |
Startort | Optional | Die Strecke der Reise. Wird für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen und für Auswertungen verwendet. |
Zielort | Optional | Siehe Startort. |
Fahrzeug | Optional | Das genutzte Fahrzeug aus den hinterlegten Stammdaten. |
Privatfahrzeug | Optional | Schalter, ob das Privat-Auto genutzt wurde. Steuert die Berechnung des Kilometergeldes. |
Kilometer | Optional | Gefahrene Strecke. Multipliziert mit dem Projekt-Pauschalsatz ergibt das Kilometergeld. Bei Reisen ohne eigenes Fahrzeug bleibt das Feld leer. |
Mitfahrer | Optional | Anzahl mitfahrender Personen bei Fahrgemeinschaften. Beeinflusst die Pauschale je nach Konfiguration. |
Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) | Optional | Mahlzeiten, die während der Reise zur Verfügung standen (z. B. Frühstück im Hotel). ZEP kürzt die Verpflegungspauschale automatisch um die entsprechenden Anteile. Die genaue Hotel-Rechnungserfassung erfolgt im Bereich Belege; die Mahlzeiten-Eingabe an der Reisebuchung dient der direkten VMA-Kürzung. |
Tagesreise erfassen
Schritte für eine Reise innerhalb eines Tages:
Eine neue Buchung anlegen.
Reisetätigkeit wählen — die Reisefelder erscheinen automatisch.
Reisetyp Hinreise wählen, Startort und Zielort eintragen.
Kilometer eingeben, gegebenenfalls Privatfahrzeug ankreuzen.
Speichern. Für die Rückfahrt am selben Tag eine zweite Buchung mit Reisetyp Rückreise anlegen.
Mehrtägige Reise erfassen
Beispiel einer Reise München → Zürich von Montag bis Freitag:
Montag morgens: Buchung mit Reisetyp Hinreise, Startort München, Zielort Zürich.
Montag nachmittags bis Donnerstag: reguläre Projekt-Buchungen am Einsatzort, Arbeitsort Zürich.
Freitag morgens: letzte Arbeit am Einsatzort.
Freitag nachmittags: Buchung mit Reisetyp Rückreise, Startort Zürich, Zielort München.
Mehrtägige Reisen werden auf den jeweiligen Kalendertag bezogen erfasst. Bei einer Reise über Mitternacht wird die Strecke in zwei Teile aufgeteilt (vor und nach 0:00 Uhr). Wichtig: Jede Reise beginnt mit genau einer Hinreise und endet mit genau einer Rückreise; alle Strecken dazwischen sind Weiterreisen.
Reise über Mitternacht
Eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Kalendertage aufgeteilt — eine Buchung bis 23:59 Uhr und eine zweite Buchung ab 0:00 Uhr des Folgetages. Pro Teilstück muss der Reisetyp korrekt gesetzt sein, damit die Verpflegungsmehraufwendungen lückenlos berechnet werden.
Hinweis: ZEP wendet automatisch die Mitternachtsregel an, wenn die Reise nach 16:00 Uhr begonnen und vor 8:00 Uhr am Folgetag beendet wurde. In diesem Fall werden die Pauschalen für die Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung berechnet — eine Übernachtung wird steuerrechtlich nicht angenommen.
Wochenende während einer Reise
Wenn eine mehrtägige Reise am Freitag nicht durch eine Rückreise beendet wird und am Montag am gleichen auswärtigen Ort fortgesetzt wird, geht ZEP von einer durchgehenden Reise aus. Die Wochenend-Tage werden mit 24 Stunden Abwesenheit für die Verpflegungspauschale berücksichtigt — vorausgesetzt, am Wochenende ist mindestens eine Reisezeit-Buchung pro Tag vorhanden, auch mit Dauer 0.
Drei typische Wochenend-Konstellationen:
Reise läuft durch: für Samstag und Sonntag jeweils eine Weiterreise mit Dauer 0 erfassen. ZEP rechnet die vollen Wochenend-Tage in die Verpflegungspauschalen ein.
Keine Verpflegungspauschalen am Wochenende: am Freitag eine Rückreise buchen. Damit endet die Reise; das Wochenende wird nicht in die Pauschalen einbezogen.
Privater Aufenthalt am Wochenende: am Freitag eine Rückreise mit Dauer 0 buchen, am Montag wieder eine Hinreise mit Dauer 0. So zeigt ZEP korrekt, dass der Aufenthalt am Wochenende privat war.
Reisen länger als drei Monate
In Deutschland sind Verpflegungspauschalen für Auswärtstätigkeiten an einem festen Einsatzort steuerfrei nur in den ersten drei Monaten. Bei länger andauernden Einsätzen gibt es zwei Optionen, die die Administration über die Konfiguration der Orte steuert:
Standard-Ort buchen: nach Ablauf der drei Monate bucht der Mitarbeitende seine Arbeitszeit wieder auf den Standard-Ort. Ab diesem Zeitpunkt entstehen keine Verpflegungsmehraufwendungen mehr.
Sonderort „Sonstige Reise": die Administration definiert einen speziellen Ort als Sonstige Reise mit eigenen Pauschalen. Der Mitarbeitende bucht ab Monat vier auf diesen Ort. Die Pauschalen werden gezahlt, sind aber nicht steuerfrei.
Hinweis: Bei der Weiterberechnung an den Kunden gilt: An Orten mit der Kennzeichnung Sonstige Reise werden Übernachtungen nicht berücksichtigt. Die Konfiguration der Orte erfolgt in der Administration.
Reisezeit ohne Arbeitszeit (Eigenanteil Fahrzeit)
Manche Mitarbeitende erhalten Verpflegungsmehraufwendungen und Reisekosten-Erstattungen, ohne dass ihre Fahrzeit als Arbeits- oder Projektzeit gewertet wird. Für diese Fälle lässt sich eine Reisebuchung mit Dauer 0 erfassen — Hin- und Rückreise markieren dann Beginn und Ende des für die Verpflegungspauschalen relevanten Zeitraums, ohne dass eine Arbeits- oder Projektzeit gebucht wird.
Schritte für eine 0-Buchung:
Eine neue Buchung anlegen.
Datum eintragen und bei Von und Bis die gleiche Uhrzeit eingeben — alternativ Dauer auf 0 setzen.
Die Reisetätigkeit wählen.
Reisetyp Hinreise, Startort und Zielort eintragen.
Speichern. Für die Rückfahrt analog mit Reisetyp Rückreise.
Tipp: Wer keine 0-Buchungen erfassen möchte, kann auch einfach nur die Arbeitszeit am Nicht-Standard-Arbeitsort buchen. ZEP berechnet die Verpflegungsmehraufwendungen dann ab der ersten Buchung am auswärtigen Ort und endet sie mit der nächsten Buchung am Standard-Arbeitsort. Bei zwei aufeinanderfolgenden Tagen am gleichen auswärtigen Ort interpretiert ZEP dies als mehrtägige Reise und rechnet die Wochenenden über 24-Stunden-Pauschalen ein.
Vorlagen für wiederkehrende Buchungen
Vorlagen speichern Werte-Kombinationen für wiederkehrende Buchungen — etwa Projekt, Vorgang, Tätigkeit, Standard-Arbeitsort und eine Vor-Bemerkung. Pro Mitarbeitendem sind bis zu fünf Vorlagen aktiv. Die Vorlagen erscheinen als farbige Schalter in der Seitenleiste neben dem Kalender.
Hinweis: Vorlagen sind in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock werden Buchungen auf die Standard-Tätigkeit gestempelt; Vorlagen sind dort nicht erforderlich.
Anwendungsfall: Eine Beraterin bucht jede Woche zwei feste Wochentage auf ein Stamm-Projekt mit der Tätigkeit „Kundenberatung". Über eine gespeicherte Vorlage zieht sie den Eintrag mit einem Klick auf den jeweiligen Tag; alle Felder sind vorbelegt, nur die Uhrzeiten werden bestätigt.
Vorlage anlegen
Schritte zum Anlegen einer neuen Vorlage:
In der Seitenleiste das Zahnrad-Symbol klicken.
In der Vorlagen-Verwaltung eine neue Vorlage hinzufügen.
Projekt, Vorgang, Tätigkeit, Standard-Arbeitsort, Bemerkung und Farbe wählen.
Speichern — die Vorlage erscheint sofort in der Seitenleiste.
Vorlage verwenden
Zwei Wege führen zur Buchung über eine Vorlage:
Per Ziehen: den Vorlagen-Schalter auf den gewünschten Tag im Kalender ziehen. Das Eingabefenster öffnet sich mit den vorbelegten Werten.
Per Klick: auf den Vorlagen-Schalter klicken. Das Eingabefenster öffnet sich für das aktuelle Datum mit Vorlage-Werten.
Vorlage verwalten
In der Vorlagen-Verwaltung lassen sich bestehende Vorlagen umbenennen, ihre Werte ändern oder löschen. Die Reihenfolge in der Seitenleiste wird per Ziehen sortiert. Eine entfernte Vorlage verschwindet sofort aus der Seitenleiste; bereits damit erstellte Buchungen bleiben unverändert.
Zeiten kopieren
Bestehende Buchungen lassen sich einzeln duplizieren oder ganze Tage auf ein neues Datum übertragen. So entstehen wiederkehrende Tagesabläufe ohne erneute Feld-Eingabe.
Anwendungsfall: Ein Projektleiter arbeitet von Montag bis Mittwoch nach demselben Muster und möchte am Donnerstag die gleichen Buchungen anlegen. Über die Tag-Kopie überträgt er alle Buchungen mit einem Klick auf den neuen Tag.
Einzel-Buchung duplizieren
Das Duplizieren einer einzelnen Buchung steht ausschließlich in der Agendaansicht zur Verfügung. Über das Duplizieren-Symbol pro Zeile öffnet sich das Eingabefenster mit den Werten der Original-Buchung. Datum und Zeit sind frei wählbar, das Original bleibt unverändert. In der Kalender- und Formularansicht steht keine Einzel-Duplizierung zur Verfügung; dort lässt sich nur der gesamte Tag kopieren.
Tag kopieren
Die Tag-Kopie steht in allen drei Ansichten zur Verfügung. Der Aufruf unterscheidet sich je nach Ansicht:
Kalenderansicht: über das Drei-Punkte-Menü am Tagesheader die Aktion Auf Datum kopieren wählen.
Agendaansicht: über das Drei-Punkte-Menü pro Zeile oder als Mehrfach-Selektion die Aktion Auf Datum kopieren wählen.
Formularansicht: über das Kopier-Symbol im Tagesbereich aufrufen.
In allen Fällen werden alle Buchungen des Quelltages auf den gewählten Zieltag dupliziert. Erfasste Mahlzeiten werden mit übernommen, wenn das Reisekosten-Modul aktiv ist. Die Original-Buchungen bleiben bestehen.
Tipp: In der Kalender- und der Agendaansicht lässt sich ein Tag auch auf einen ganzen Zeitraum kopieren. Statt eines einzelnen Zieltages wird ein Datums-Bereich gewählt, und die Tagesbuchungen werden für jeden Werktag innerhalb dieses Zeitraums mehrfach dupliziert. Praktisch für die Erfassung wiederkehrender Wochenroutinen über mehrere Wochen hinweg.
Anwesenheit und Stempeluhr
Über die Stempeluhr im oberen Bereich der Navigation erfasst der eingeloggte Mitarbeitende seine Zeit mit einem Klick auf den Button. Wie sich die Stempeluhr verhält, hängt von der Produktlinie und den Administrations-Einstellungen ab:
ZEP Clock: Kernfunktion zur Anwesenheitserfassung. Beim Stempeln wird auf dem Server ein Anwesenheitsereignis gespeichert.
ZEP Compact und ZEP Professional mit aktivierter Anwesenheitserfassung: wie in Clock — Server-Anwesenheitsstempel mit allen Begleitfunktionen (Pausenregelung, Tagesüberblick).
ZEP Compact und ZEP Professional ohne Anwesenheitserfassung: die Stempeluhr läuft als Projektzeit-Timer. Beim Stoppen öffnet sich das Buchungsfenster mit Datum und Uhrzeiten als Vorbelegung, um eine Projektzeit zu erfassen.
Stempelaktionen
Die verfügbaren Aktionen hängen vom aktuellen Status und von der Konfiguration ab:
Anwesenheit starten: Klick auf den Stempelschalter, wenn aktuell keine Anwesenheit läuft. Die aktuelle Uhrzeit wird als Beginn gebucht. Der Status wechselt auf „aktiv seit ...".
Anwesenheit beenden: erst Klick auf den Stempelschalter (öffnet das Aktionsfenster), dann Anwesenheit beenden bestätigen. Die laufende Anwesenheitsperiode wird geschlossen.
Anwesenheit verwerfen: verwirft die laufende Anwesenheit, ohne sie zu speichern. Hilfreich nach einem versehentlichen Stempelbeginn.
Projektzeit erfassen: erscheint zusätzlich, wenn die automatische Generierung einer Projektzeit aus der Anwesenheit nicht aktiv ist. Über diese Aktion legt der Mitarbeitende manuell eine Projektzeitbuchung an, während die Anwesenheit weiterläuft.
Automatische Projektzeit aus der Stempelung
Ob neben der Anwesenheitsbuchung automatisch eine zugehörige Projektzeitbuchung entsteht, hängt von einer Mitarbeitereinstellung ab. In der Administration wird pro Mitarbeitendem und Zeitraum festgelegt, ob die automatische Projektzeit-Generierung aktiv ist. Ohne diese Aktivierung erfasst die Stempelung nur die reine Anwesenheit, ohne zusätzliche Projektzeit.
Hinweis: Die Aktivierung der automatischen Projektzeit-Generierung ist Teil der Mitarbeiter-Stammdaten und wird in der Mitarbeiterverwaltung beschrieben.
Wenn die automatische Generierung aktiv ist, füllt ZEP die Zeiträume zwischen Kommen und Gehen lückenlos auf und zieht Pausen entsprechend der Pausenregelung ab. Eine vorhandene automatische Buchung lässt sich nachträglich auf ein anderes Projekt umbuchen, sofern keine Sperrregel greift.
Pausenregelung
Die Administration konfiguriert verbindliche Regeln, die während der Zeiterfassung im Hintergrund geprüft werden. Je nach Einstellung kann die Speicherung einer Buchung blockiert, eine Warnung angezeigt oder ein Tag farblich markiert werden.
Regel | Wirkung |
Pausenregelung | Pflicht-Pausen ab einer bestimmten Arbeitszeit. Bei Unterschreitung blockiert ZEP entweder die Speicherung oder zieht die Pause automatisch von der Arbeitszeit ab. |
Kernarbeitszeit | Zeitfenster, in dem die Anwesenheit erwartet wird. Buchungen außerhalb der Kernarbeitszeit werden farblich gekennzeichnet oder mit Hinweis versehen. |
Ruhezeit | Mindest-Pause zwischen zwei Arbeitstagen. Eine Unterschreitung erzeugt eine Warnung für den Mitarbeitenden und die Administration. |
Tages- und Wochenobergrenze | Maximale Arbeitszeit pro Tag und Woche. Bei Überschreitung erscheint eine Warnung oder die Buchung wird abgelehnt. |
Fehlende Stempelungen nachtragen
Versäumte Kommt- oder Geht-Ereignisse lassen sich in der Agendaansicht oder über die direkte Bearbeitung des Tageseintrags nachtragen, sofern keine Sperrregel greift. In der Agendaansicht öffnet ein Klick auf die betreffende Zeile das Eingabefenster, in dem die Zeiten korrigiert oder ergänzt werden können. Sperren werden im Abschnitt Bearbeitung und Sperrgründe beschrieben.
Hinweis: ZEP kann automatisch eine Erinnerungs-Mail versenden, wenn ein erwarteter Stempelvorgang ausbleibt. Diese Erinnerung ist nicht standardmäßig aktiv. Die Administration richtet die zugehörige geplante Aufgabe in der Administrations-Konfiguration ein.
Weitere Erfassungswege
Außer der Web-Oberfläche stehen mehrere weitere Erfassungswege bereit, die sich automatisch in die Web-Ansicht synchronisieren.
Anwendungsfall: Ein technischer Berater betreut Kunden vor Ort und hat unterwegs keinen Laptop dabei. Er nutzt die ZEP App auf dem Smartphone für die Erfassung, die Browser-Extension am Laptop für Schnell-Buchungen, und importiert für Sammeleinträge nach mehreren Tagen einen Excel-Timesheet.
ZEP App und ZEP Clock App
App | Funktion | Verfügbar in |
ZEP App | Erfassung von Projektzeiten, Arbeitszeiten, Reisezeiten und Belegen unterwegs mit allen Pflichtfeldern | ZEP Compact und ZEP Professional |
ZEP Clock App | Stempeln der Anwesenheit per Tap auf dem Smartphone oder einem Tablet als Stempelterminal | ZEP Clock |
Die Konfiguration der Apps inklusive Aktivierungs-Code und PIN-Code erfolgt im persönlichen Profil unter Profil → Schnittstellen → Mobile Apps.
Browser-Extension für Chrome
Die ZEP-Browser-Extension für Chrome erlaubt Schnell-Buchungen ohne den ZEP-Tab zu öffnen.
Die Extension aus dem Chrome Web Store installieren.
Mit dem ZEP-Konto verbinden.
Direkt aus dem Browser-Header eine laufende Buchung starten oder stoppen.
Projektzeiten-Import per Excel
Sammeleinträge aus externen Quellen lassen sich aus einer Excel-Datei in ZEP einspielen.
Die Excel-Vorlage aus dem Import-Bereich herunterladen.
Pro Zeile Datum, Von- und Bis-Zeit oder Dauer, Projekt, Vorgang, Tätigkeit und Bemerkung eintragen.
Datei hochladen — ZEP prüft jede Zeile auf Buchbar-Status und Restriktionen.
Fehlerhafte Zeilen werden mit Begründung markiert und müssen korrigiert werden, bevor der Import abgeschlossen wird.
Bearbeitung und Sperrgründe
Buchungen lassen sich bearbeiten, kopieren oder löschen, solange keine Sperrregel greift. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wer was bearbeiten darf und welche Sperrgründe eine Buchung schützen.
Anwendungsfall: Eine Mitarbeitende stellt im neuen Monat fest, dass eine Buchung im Vormonat falsch erfasst wurde. Sie öffnet die Agendaansicht, springt zum Vormonat, klickt auf die Buchung. Statt des Bearbeiten-Schalters sieht sie einen ausgegrauten Schalter mit dem Hinweis „Durch Monatsabschluss gesperrt". Sie wendet sich an die Administration.
Bearbeitungs-Rechte nach Rolle
Rolle | Eigene Buchungen | Fremde Buchungen | Sperrungen |
Mitarbeitende | Bearbeiten, kopieren, löschen | Nicht sichtbar | Alle Sperrgründe wirken; der Erfassungszeitraum wird geprüft |
Abteilungsleitende | Wie eigene | Bearbeiten im Verantwortungsbereich | Sperrgründe wirken, können aber je nach Modulkonfiguration entsperren |
Controlling und Administration | Wie eigene | Vollständige Bearbeitung | Sperrgründe sichtbar als Hinweis; Override durch Administrations-Aktionen möglich |
Sperrgründe im Überblick
Sieben Sperrgründe können eine Buchung schützen. ZEP prüft sie in dieser Reihenfolge und zeigt den ersten zutreffenden Grund als Hinweis am ausgegrauten Bearbeiten-Schalter:
Sperrgrund | Auslöser | Bedeutung für den Mitarbeitenden |
Monatsabschluss | Monat ist abgeschlossen für alle Mitarbeitenden | Keine Änderung möglich; Korrektur nur über Administration nach Entsperrung |
Mitarbeiter-Sperre | Die Administration hat den Mitarbeitenden für den Zeitraum gesperrt | Typischer Fall nach Kündigung oder beim Vorbereiten des Monatsabschlusses |
Kostenabrechnung geprüft | Die zugehörige Gutschrift ist freigegeben | Änderung würde Abrechnung an externe Mitarbeitende rückwirkend ändern |
Faktura | Die Buchung ist in eine Kundenrechnung eingeflossen | Änderung würde eine bereits gestellte Rechnung manipulieren |
Interne Verrechnung | Die Buchung ist in eine interne Verrechnung eingeflossen | Verrechnung zwischen Kostenstellen ist bereits abgeschlossen |
Bereits freigegeben | Der Mitarbeitende oder die Vorgesetzten haben die Buchung explizit freigegeben | Freigabe muss zurückgenommen werden, bevor Änderung möglich |
Erfassungszeitraum überschritten | Das Datum liegt außerhalb des erlaubten Erfassungsfensters | Die Frist für die nachträgliche Erfassung ist abgelaufen |
Korrektur einer gesperrten Buchung
Den konkreten Sperrgrund am Hinweis des ausgegrauten Schalters identifizieren.
Bei Monatsabschluss die Administration kontaktieren; sie kann den Monat selektiv entsperren oder die Buchung direkt korrigieren.
Bei Faktura die Rechnung stornieren (durch die Faktura-verantwortliche Person), die Buchung korrigieren, die Rechnung neu stellen.
Bei Freigabe-Sperre die Freigabe selbst zurücknehmen (sofern als eigene Buchung freigegeben) oder die Vorgesetzten bitten.
Mitarbeiterfreigabe von Zeiten
Die Mitarbeiterfreigabe erklärt einen Zeitraum für fertig erfasst. Nach der Freigabe sind die Buchungen bis zum Freigabe-Datum für den Mitarbeitenden nicht mehr änderbar; die Administration und Vorgesetzte können je nach Konfiguration weiter bearbeiten. Die Funktion ist verfügbar, wenn die Administration die Mitarbeiterfreigabe in den Mitarbeiter-Einstellungen aktiviert hat.
Anwendungsfall: Am Monatsende möchte ein Mitarbeitender bestätigen, dass alle Buchungen des Monats korrekt sind. Er klickt auf das Schloss-Symbol oben rechts, trägt das Monatsende-Datum ein und speichert. ZEP signalisiert allen weiteren Workflow-Schritten (Abrechnung, Faktura), dass dieser Zeitraum vom Mitarbeitenden bestätigt ist.
Zeiten zur Freigabe einreichen
Auf das Schloss-Symbol oben rechts in der Werkzeugleiste klicken.
Im Dialog Freigabe ändern das Bis-Datum eintragen, bis zu dem die Zeiten freigegeben werden sollen.
Mit Speichern bestätigen.
Das Schloss-Symbol zeigt anschließend das aktuelle Freigabe-Datum an. Buchungen bis zu diesem Datum sind für den Mitarbeitenden nicht mehr änderbar.
Auswirkungen der Freigabe
Sperrung der eigenen Bearbeitung: die freigegebenen Buchungen erscheinen mit dem Sperrgrund „Bereits freigegeben" und lassen sich nicht mehr bearbeiten oder löschen.
Rücknahme der Freigabe: bei Korrekturbedarf nimmt der Mitarbeitende die Freigabe für einen Zeitraum zurück, bearbeitet die Buchungen und gibt sie erneut frei.
Auswertung für Vorgesetzte: Vorgesetzte sehen pro Mitarbeitendem das aktuelle Freigabe-Datum und erkennen, welche Zeiträume zur weiteren Bearbeitung freigegeben sind.
Hinweis: Die Konfiguration der Mitarbeiterfreigabe (Pflicht-Freigabe pro Monat, Erinnerungs-Mails, Folgewirkungen für die Faktura) liegt in der Administration. Eine Übersicht erscheint später in einer eigenen Administrations-Kollektion im Help Center.