Abteilungen bilden die hierarchische Organisationsstruktur Ihres Unternehmens in ZEP ab. Sie können Standorte als übergeordnete Einheiten und Abteilungen als Untereinheiten anlegen, Mitarbeitende zuordnen und Abteilungsleiter definieren.
Rollen & Zugriffsrechte
Administratoren
Abteilungen anlegen, bearbeiten und löschen
Mitarbeitende zu Abteilungen zuordnen und Abteilungsleiter eintragen
Zugriff auf alle Abteilungsansichten
Controller
Lesezugriff auf die Auswertungen aller Abteilungen (unter Auswertungen > Abteilungen)
Abteilungsleiter
Sehen und verwalten die eigenen Abteilungen und deren Unterabteilungen
Je nach Grundeinstellungen: Mitarbeitende, Kunden und Projekte anlegen sowie interne Stundensätze ändern
Abteilungsübersicht
Über den Menüpunkt Abteilungen öffnet sich die Abteilungsübersicht mit allen angelegten Abteilungen und Standorten. Die Ansicht kann als Liste oder Baumstruktur dargestellt werden. Über die Suche finden Sie einzelne Abteilungen schnell. Ein Klick auf eine Abteilung öffnet die Detailansicht.
Abteilung anlegen
Administratoren können über Neue Abteilung anlegen eine neue Organisationseinheit erstellen. Im Dialog stehen folgende Felder zur Verfügung:
Kurzform (Pflicht): Internes Kürzel der Abteilung
Bezeichnung (Pflicht): Vollständiger Name der Abteilung
Währung: Abteilungsspezifische Währung für interne Kostenauswertungen – steht nur mit dem Bereich Umsätze & Kosten zur Verfügung
Übergeordnete Abteilung: Elternabteilung oder Standort in der Hierarchie
Bemerkung: Interne Notiz zur Abteilung
Tipp: Legen Sie Standorte als übergeordnete Einheiten ohne Elternabteilung an. Abteilungen erhalten dann den jeweiligen Standort als übergeordnete Einheit und bilden so die vollständige Unternehmenshierarchie ab.
Abteilungsdaten
Im Reiter Daten der Abteilungs-Detailansicht sehen und bearbeiten Sie die Stammdaten der Abteilung. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Kurzform: Internes Kürzel der Abteilung
Bezeichnung: Vollständiger Name der Abteilung
Inaktiv: Inaktive Abteilungen sind nicht mehr auswählbar, bleiben aber für historische Auswertungen erhalten
Übergeordnete Abteilung: Elternabteilung oder Standort in der Hierarchie
Untergeordnete Abteilungen: Automatisch generierte Übersicht aller direkten Unterabteilungen
Bemerkung: Interne Notizen zur Abteilung
Im Reiter Einstellungen der Abteilungsdetailansicht können Sie abteilungsspezifische E-Mail-Kopf- und -Fußzeileneinstellungen mit einem einfachen HTML-Editor hinterlegen.
Abteilungswährung
Hinweis: Das Währungsfeld einer Abteilung ist in allen Produktlinien außer ZEP Clock verfügbar. Mit dem Bereich Rechnungsstellung finden Sie es in den Abrechnungs-Einstellungen der Abteilung, ansonsten in den allgemeinen Abteilungsdaten. Die interne Kostenauswertung nach Abteilungswährung setzt zusätzlich das Modul Umsätze & Kosten voraus.
Standardmäßig gilt die Basiswährung Ihres Unternehmens für alle Abteilungen. Für Abteilungen in anderen Ländern können Sie je Abteilung eine abweichende Währung festlegen. Die Abteilungswährung wirkt sich auf folgende Bereiche aus:
Interne Stundensätze der Mitarbeitenden werden in der Abteilungswährung angegeben
Die Kostenauswertung auf Abteilungsebene wird in der Abteilungswährung erstellt
Spesenauswertungen und Auszahlungsnachweise werden bevorzugt in der Abteilungswährung des Mitarbeitenden ausgegeben
Wenn Sie die Währung einer Abteilung ändern oder einen Mitarbeitenden einer anderen Abteilung zuordnen, werden die internen Stundensätze nicht automatisch in die neue Währung umgerechnet.
Währungs- und Umrechnungskurse verwalten Sie unter Administration > Preise & Belege > Wechselkurse. Dort legen Sie auch die Basiswährung Ihres Unternehmens fest.
Die Projekt- und Kundenwährungen sind unabhängig von der Abteilungswährung. Projektbezogene Auswertungen werden in der jeweiligen Projektwährung erstellt.
In diesen Auswertungen steht zusätzlich ein Filterfeld „Währung" zur Verfügung, mit dem Sie zwischen der jeweiligen Abteilungswährung und einer festen Währung wählen können. Entscheiden Sie sich für eine feste Währung, rechnet ZEP die Beträge anhand des aktuellen Wechselkurses um.
Rechnungsversand per E-Mail
Hinweis: Die Abrechnungs-Einstellungen einer Abteilung stehen nur mit dem Bereich Rechnungsstellung zur Verfügung und sind in ZEP Clock nicht verfügbar.
Im Reiter Einstellungen einer Abteilung bündelt das Sub-Item Abrechnung die abteilungsspezifischen Faktura-Einstellungen. Versenden Sie Ihre Rechnungen per E-Mail an Kunden, hinterlegen Sie hier eine eigene Absendeadresse, die von den globalen E-Mail-Einstellungen abweicht.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Absendeadresse: abteilungseigene Absenderadresse für den Rechnungsversand.
Absendername: angezeigter Name der Absenderin oder des Absenders.
Antwortadresse (Reply-To): an diese Adresse geht eine Antwort des Kunden auf die per E-Mail versendete Rechnung.
Antwortname (Reply-To): unter diesem Namen wird die Antwort des Kunden adressiert.
Hinweis: Tragen Sie keine Absendeadresse ein, gelten die globalen E-Mail-Einstellungen. Sobald Sie eine eigene Absendeadresse hinterlegen, gelten auch die übrigen abteilungsspezifischen Felder für diese Abteilung.
Tipp: Verwenden Sie eine eigene Absendeadresse, richten Sie zusätzlich einen eigenen Postausgangsserver (SMTP) ein, der zu dieser Adresse passt.
Abteilung als eigene Firma
Hinweis: Diese Einstellungen benötigen den Bereich Rechnungsstellung sowie den Bereich Standorte & Abteilungen und sind in ZEP Clock nicht verfügbar.
Agieren einzelne Abteilungen rechtlich als eigene Firmen, können Sie ihnen eigene Absenderdaten für Rechnungen geben. ZEP verwendet diese Daten automatisch als Rechnungsabsender, auch für ZUGFeRD- und XRechnung, sobald ein Projekt der betreffenden Abteilung zugeordnet ist.
Öffnen Sie die gewünschte Abteilung und wechseln Sie in die Menügruppe Sonstiges. Dort stehen drei Einträge bereit:
Abteilung als Firma: Firmen- und Steuerdaten der Abteilung (Name, Anschrift, USt-IdNr., Steuernummer, Handelsregister und globale Identifikationsnummer). Aktivieren Sie zusätzlich die Option diese Daten als Absender verwenden, damit ZEP sie einsetzt. Die Daten gelten dann nicht nur für Rechnungen, sondern überall dort, wo ZEP Absenderangaben ausgibt.
Bankverbindungen: eigene Bankverbindung der Abteilung, die in Rechnung, Mahnung und Briefpapier erscheint.
Briefpapier: eigenes Briefpapier der Abteilung.
Tipp: Hinterlegt eine Abteilung keine eigenen Absenderdaten, verwendet ZEP die globalen Daten aus Meine Firma. Bei verschachtelten Abteilungen greift ZEP auf die nächste übergeordnete Abteilung mit eigenen Absenderdaten zurück.
Mehrere Gesellschaften
ZEP bildet mehrere Gesellschaften über die Abteilungsstruktur ab. Getrennte Mandanten gibt es dafür nicht. Der Bereich trägt den Namen Mehrere Gesellschaften und gehört zu ZEP Business. Voraussetzung ist, dass der Bereich Abteilungen aktiv ist. Hinter dem Begriff stehen mehrere Einzelfunktionen, und die sind unterschiedlich verteilt.
Funktionen aus ZEP Business
Diese Funktionen setzen ZEP Business voraus. Sie betreffen vor allem die Abrechnung zwischen den Gesellschaften und Einstellungen, die je Abteilung unterschiedlich ausfallen sollen.
Funktion | Was sie leistet |
Interne Verrechnung | Leistungen zwischen den Gesellschaften abrechnen. Braucht zusätzlich den Bereich Rechnungsstellung. |
Einstellungen der Rechnungsstellung je Abteilung | Jede Gesellschaft bekommt eigene Vorgaben für ihre Rechnungen. |
Umsatzprognose je Gesellschaft | Die Prognose lässt sich auf eine einzelne Gesellschaft filtern. |
Kostenverrechnung zwischen Gesellschaften | Zwei Auswertungen: eine Übersicht je Gesellschaft und ein Detailnachweis. |
Tätigkeiten je Abteilung | Jede Abteilung bekommt eine eigene Liste zulässiger Tätigkeiten. |
Fehlgründe je Abteilung | Eigene Fehlgründe samt Genehmigungspflicht. Braucht zusätzlich den Bereich Abwesenheiten. |
Minutenraster je Abteilung | Die Rundung der erfassten Zeiten lässt sich je Abteilung festlegen. |
Funktionen ohne ZEP Business
Diese Funktionen klingen nach demselben Thema, hängen aber nicht an ZEP Business. Wer sie braucht, muss dafür nicht die Produktlinie wechseln.
Funktion | Verfügbar in |
Abteilung als Firma mit eigenen Bankverbindungen | allen Produktlinien außer ZEP Clock |
Briefpapier je Abteilung | allen Produktlinien außer ZEP Clock |
Rechnungsnummernkreis je Abteilung | ZEP Operations und ZEP Business, zusätzlich in den Einstellungen der Rechnungsstellung umzustellen |
Gutschriftsnummernkreis je Abteilung | allen Produktlinien außer ZEP Clock, sofern Sie mit freien Mitarbeitenden arbeiten |
Spezielle Zeiten je Abteilung | allen fünf Produktlinien |
Hinweis: Der Bereich Abteilungen ist die Grundlage. Schalten Sie ihn ab, entfällt der gesamte Block rund um mehrere Gesellschaften, auch in ZEP Business.
Nummernkreise und interne Verrechnung
Das Sub-Item Abrechnung einer Abteilung führt neben den Absenderdaten noch drei Felder, die nur unter bestimmten Bedingungen erscheinen.
Nummernkreis für Rechnungen vergibt der Abteilung einen eigenen Rechnungsnummernkreis mit Präfix, Länge und Suffix. Das Feld erscheint nur, wenn Sie in den Grundeinstellungen der Rechnungsstellung auf Nummernkreise je Abteilung umgestellt haben, und nur bei der obersten Abteilung.
Kunde für Interne Verrechnung hinterlegt den Kunden, über den Leistungen dieser Gesellschaft an die anderen abgerechnet werden. Das Feld gehört zu ZEP Business.
Einen eigenen Gutschriftsnummernkreis je Abteilung gibt es ebenfalls. Er setzt voraus, dass Sie mit freien Mitarbeitenden arbeiten und in den Grundeinstellungen der Kosten auf Nummernkreise je Abteilung umgestellt haben.
Hinweis: Solange Sie die Nummernkreise global führen, erscheinen die beiden Nummernkreis-Felder nicht. Die Umstellung nehmen Sie in den jeweiligen Grundeinstellungen vor, nicht an der Abteilung.
Abteilungsleiter zuweisen
Im Reiter Abteilungsleiter der Abteilungsansicht können Administratoren Mitarbeitende als Abteilungsleiter eintragen. Eine Abteilung kann mehrere Abteilungsleiter haben. Abteilungsleiter erhalten entsprechend der Grundeinstellungen erweiterte Rechte in ZEP.
ZEP unterscheidet zwei Arten der Abteilungsleiter-Zuordnung:
Direkte Zuordnung: Mitarbeitende, die dieser Abteilung explizit als Abteilungsleiter zugeordnet wurden. Diese Zuordnung kann entfernt werden.
Implizite Zuordnung: Mitarbeitende, die Abteilungsleiterrechte für diese Abteilung haben, weil sie einer übergeordneten Abteilung als Abteilungsleiter zugeordnet sind. Diese Zuordnung kann nicht gelöscht werden.
Im Mitarbeiterprofil unter Zuordnungen > Abteilungsleiter können Sie einsehen, für welche Abteilungen ein Mitarbeitender als Abteilungsleiter eingetragen ist.
Mitarbeitende verwalten
Im Reiter Mitarbeiter sehen Sie alle Mitarbeitenden, die dieser Abteilung zugeordnet sind. Über die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen tragen Administratoren neue Mitarbeitende ein oder ordnen bestehende zu. Je nach Grundeinstellungen dürfen das auch Abteilungsleiter. Die Zuordnung zu mehreren Abteilungen ist möglich.
Tipp: Die Abteilungszuordnung kann alternativ auch direkt in der Mitarbeiterakte festgelegt werden – im Bearbeitungsformular unter Mitarbeiter > [Name] > Daten.
Projekte und Kunden
Hinweis: Die Reiter Projekte und Kunden stehen in ZEP Clock nicht zur Verfügung. Sie sind in ZEP Track, ZEP Control, ZEP Operations und ZEP Business verfügbar.
Im Reiter Projekte sehen Sie alle Projekte, die dieser Abteilung zugeordnet sind. Im Reiter Kunden sind die zugehörigen Kunden aufgeführt. Diese Verknüpfungen ermöglichen abteilungsbezogene Auswertungen auf Projekt- und Kundenbasis. In der Kostenauswertung unter Auswertungen > Abteilungen fließen die Projekt- und Kundenzuordnungen unmittelbar in die Aufgliederung nach internen und kundenbezogenen Projekten ein.
Die Abteilungszuordnung kann auch direkt in den Projekt- oder Kundenstammdaten hinterlegt werden – nicht nur über diese Reiter in der Abteilungsansicht.
Mitarbeitersperren
Hinweis: Die Arbeitszeitenübersicht steht nur in Verbindung mit dem Bereich Abwesenheiten & Überstunden zur Verfügung.
Abteilungsleiter können über den Reiter Mitarbeitersperren in der Abteilungsdetailansicht alle Mitarbeitenden der Abteilung inkl. Unterabteilungen mit ihren gebuchten Stunden pro Tag für einen ausgewählten Monat einsehen. Die Ansicht ermöglicht eine schnelle Kontrolle, ob alle Mitarbeitenden ihre Zeiten vollständig erfasst haben.
Farbliche Markierungen erleichtern die Übersicht:
Gelb: Tage mit mehr als 10 Stunden gebuchter Arbeitszeit
Roter Hintergrund: Tage, an denen die Regelarbeitszeit um mehr als 50 % unterschritten ist und kein definierter Fehlgrund (Urlaub, Freizeitausgleich) vorliegt
Grau: Samstage, Sonn- und Feiertage
Über die Schaltfläche Mitarbeiter sperren kann ein Abteilungsleiter einzelne Mitarbeitende oder alle Mitarbeitenden der Abteilung für den ausgewählten Monat sperren. Die Auswirkungen einer Mitarbeitersperre sind analog zum Monatsabschluss: Es können für den Monat keine Projektzeiten, Belege oder Fehlzeiten mehr erfasst, geändert oder gelöscht werden – auch nicht durch Administratoren.
Ein Klick auf einen Tag in der Tabelle öffnet ein Fenster mit allen Projektzeiten des betreffenden Mitarbeitenden an diesem Tag. Ein Klick auf den Mitarbeiternamen in diesem Fenster führt direkt zur Projektzeiterfassung. Rot markierte Tage weisen darauf hin, dass der Monat noch nicht vollständig erfasst ist – eine Sperre ist dann zwar möglich, aber noch nicht empfehlenswert.
Deckblatt
Im Reiter Deckblatt der Abteilungsdetailansicht erhalten Sie eine strukturierte Übersicht aller wichtigen Stammdaten der Abteilung.
Einstellungen je Abteilung
Vier Masken lassen sich nicht nur global, sondern je Abteilung festlegen. Das ist für Organisationen gedacht, in denen Abteilungen unterschiedlich arbeiten, etwa weil ein Standort andere Fehlgründe führt oder eigene Zeitzuschläge abrechnet.
Hinweis: Die Masken Fehlgründe, Tätigkeiten und Projektzeiterfassung gehören zu ZEP Business, in den übrigen Produktlinien erscheinen sie nicht. Spezielle Zeiten steht in allen Produktlinien zur Verfügung. Fehlgründe und Spezielle Zeiten setzen zusätzlich den Bereich Abwesenheiten & Überstunden voraus.
In der Menügruppe Allgemein einer Abteilung finden Sie:
Fehlgründe legt fest, welche Fehlgründe in dieser Abteilung zur Verfügung stehen. Je Fehlgrund bestimmen Sie zusätzlich, ob er in dieser Abteilung genehmigungspflichtig ist. Die Abteilung kann damit strenger oder lockerer sein als die globale Einstellung.
Tätigkeiten grenzt ein, welche Tätigkeiten auf die Projekte dieser Abteilung gebucht werden können. Pflegt ein Projekt eigene Tätigkeiten, haben diese Vorrang.
In der Menügruppe Einstellungen derselben Abteilung finden Sie:
Projektzeiterfassung setzt ein eigenes Minutenraster für diese Abteilung. Es überschreibt das globale Raster aus den Grundeinstellungen.
Spezielle Zeiten hinterlegt Zeitfenster, die nur für diese Abteilung gelten, etwa für Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit. Je Eintrag legen Sie Bezeichnung, Tag sowie von und bis fest. Die Einträge gehören zu einer Liste mit einem Datum Gültig ab. Werden die Zuschläge der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausgewiesen, kommt je Eintrag das Feld Zeitzuschlag (in %) hinzu.
Ohne eigene Festlegung greift zunächst die übergeordnete Abteilung und erst danach die allgemeine Einstellung. Sie müssen also nur dort etwas hinterlegen, wo eine Abteilung vom Standard abweichen soll.
Abteilung löschen
Administratoren können eine Abteilung über Aktionen > Abteilung löschen entfernen. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Abteilung weder aktive Mitarbeitende noch Projekte oder Kunden zugeordnet sind. Alternativ können Sie die Abteilung über das Feld Inaktiv deaktivieren. Inaktive Abteilungen werden in Auswertungen nicht mehr angezeigt, bleiben aber für historische Auswertungen erhalten.