Über den Menüpunkt Belege > Meine Belege können Sie Ausgaben für Ihr Unternehmen projektbezogen erfassen – z. B. Hotelrechnungen, Fahrkarten oder externe Dienstleistungen. Belege können optional einem Lieferanten zugeordnet und ggf. an den Kunden weiterfakturiert werden. Eingehende Belege per E-Mail sammelt und prüft das Belegpostfach.
Hinweis: Belege können nur auf Projekte bzw. Vorgänge erfasst werden, bei denen die Einstellung Belegerfassung möglich: Ja angegeben ist.
Belegtabelle
In der Belegtabelle werden alle von Ihnen erfassten Belege angezeigt. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
Volltextsuche: Suche über alle eingeblendeten Spalten
Filter: Über Filter hinzufügen können Sie nach beliebigen Feldern filtern (z. B. Projekt, Status). Die Tabelle aktualisiert sich sofort.
Tabelle personalisieren: Über das Zahnrad-Symbol können Spalten ein-/ausgeblendet und per Drag & Drop angeordnet werden. Spalten lassen sich auch direkt in der Tabelle verschieben.
Sortierung: Klick auf den Pfeil neben einer Spaltenbezeichnung sortiert auf- oder absteigend.
Favoriten: Gespeicherte Filterkombinationen für häufig genutzte Ansichten.
Hinweis: Die Spalte Belegnummer wird immer angezeigt und kann nicht ausgeblendet werden. Klicken Sie auf die Belegnummer, um einen Beleg zu ändern. Zum Kopieren eines Belegs nutzen Sie das Kopieren-Symbol ganz rechts in der Zeile.
Jeder Beleg hat einen Abrechnungsstatus, der anzeigt, ob er bereits abgerechnet wurde:
Nicht abgerechnet: Der Beleg wurde noch nicht in eine Abrechnung einbezogen.
Freigegeben: Der Beleg wurde von einem Administrator oder Controller zur Abrechnung freigegeben.
Abgerechnet: Der Beleg wurde abgerechnet. Änderungen sind abhängig von Zeitraum und Status ggf. eingeschränkt.
Beleg erfassen
Klicken Sie auf Neuen Beleg erfassen, um ein Erfassungsfenster zu öffnen. Mit Stern markierte Felder sind Pflichtfelder.
Wählen Sie ein Datum und eine Belegart. Je nach Belegart werden bestimmte Felder bereits vorbelegt. Die Vorbelegung kann vom Administrator unter Administration > Preise & Belege > Belegarten für Zahlungsart, Steuer, Betrag, Währung und abweichendes Leistungsdatum definiert werden.
Ein Beleg wird direkt auf ein Projekt gebucht. Ein Vorgang kann optional ausgewählt werden. In der Auswahlliste erscheinen nur Projekte, denen Sie als Projektmitarbeiter zugeordnet sind. Vorgänge mit einem nicht buchbaren Status werden ausgegraut angezeigt.
Ist für eine Belegart keine Vorbelegung für Zahlungsart, Steuer oder Währung hinterlegt, werden diese Felder stattdessen mit den Angaben des zuletzt erfassten Belegs vorbelegt.
Belege hochladen
Sie können beim Erfassen eine Beleg-Datei hochladen. ZEP unterstützt:
XRechnung und ZUGFeRD: Beim Hochladen eines strukturierten elektronischen Belegs liest ZEP die enthaltenen Daten automatisch aus und befüllt Felder wie Datum, Betrag und Steuersatz vor.
Sonstige PDFs (KI-Belegparser): Wenn der KI-Belegparser aktiviert ist, analysiert ZEP unstrukturierte PDF-Belege und schlägt Werte für Datum, Belegart, Betrag und Steuersatz vor. Die vorgeschlagenen Werte müssen vom Benutzer geprüft und bestätigt werden.
Abweichendes Leistungsdatum
Wenn für eine Belegart unter Administration > Preise & Belege > Belegarten die Vorbelegung Leistungsdatum kann abweichen gesetzt wurde, können Sie ein zweites, vom Buchungsdatum abweichendes Datum angeben. Dieses Leistungsdatum bestimmt, zu welchem Zeitpunkt der Beleg an das Projekt weiterberechnet wird. Für die internen Kosten wird wie üblich das Buchungsdatum herangezogen.
Lieferant
Wenn der Beleg einem Lieferanten zugeordnet werden soll, wählen Sie ihn hier aus. Das Feld erscheint nur, wenn aktive Lieferanten in ZEP hinterlegt sind.
Zahlungsart
Geben Sie an, ob Sie privat bezahlt haben oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde. Administratoren können in den Stammdaten weitere Zahlungsarten definieren, z. B. für Firmenkreditkarten.
Zahlungsart privat (Erstattung): Der Betrag (abzüglich Privatanteil) wird in der Kostenabrechnung gutgeschrieben.
Andere Zahlungsart (z. B. Firma): Nur ein ggf. vorhandener Privatanteil wird in der Kostenabrechnung abgezogen.
MwSt
Geben Sie den für den Belegbetrag gültigen Steuersatz an. Wenn eine Rechnung Beträge mit mehreren Steuersätzen enthält, können Sie weitere Zeilen über Betrag zu anderer MwSt. hinzufügen ergänzen.
Der Steuersatz dient zwei Zwecken: Er sorgt für die korrekte Rückerstattung des Betrags an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und für die korrekte Berechnung der internen und externen Nettokosten des Belegs. Eine nicht mehr benötigte Zeile entfernen Sie über den Link „Letzte Betragzeile entfernen".
Als Administrator legen Sie in den Stammdaten je Belegart fest, welche Steuersätze in Ihrem ZEP zur Auswahl stehen.
Menge und Einzelbetrag
Alle eingegebenen Beträge sind Einzelpreise. Bei einer Menge ≠ 1 errechnet ZEP den Gesamtbetrag automatisch. Sie können den Betrag brutto (inkl. Steuer) oder netto (exkl. Steuer) eingeben. ZEP errechnet den jeweils anderen Wert anhand des angegebenen Steuersatzes.
Privater Anteil
Falls auf dem Beleg auch ein Anteil für privaten Gebrauch enthalten ist, geben Sie diesen Betrag hier an.
Hinweis: Die Felder Menge und MwSt. sowie die Angabe brutto/netto beziehen sich auf den Betrag inkl. privatem Anteil. Wenn der Privatanteil einen anderen Mehrwertsteuersatz hat, nutzen Sie Betrag zu anderer MwSt. hinzufügen.
Hinweis: Um anzugeben, ob Sie privat bezahlt haben, nutzen Sie das Feld Zahlungsart – nicht das Feld Privater Anteil.
Mit dem Pfeil-Symbol (zwischen Privater Anteil und zu fakt. Einzelbetrag) können Sie den eingegebenen Betrag abzüglich des Privatanteils direkt in das Feld zu fakturieren übertragen.
Bemerkung
Geben Sie eine persönliche Bemerkung zum Beleg ein. Das Feld ist mit den Angaben des zuletzt erfassten Belegs vorbelegt.
Datei
Hängen Sie den Scan oder das Foto des Belegs an. Je nach Bildschirmbreite wird die Vorschau der Datei direkt rechts neben den Belegfeldern angezeigt oder lässt sich per Klick auf die Datei öffnen, ohne die Datei herunterladen zu müssen. Die Dateien können auch in der Auswertung Auswertungen > Projekte > Projektumsatz heruntergeladen werden.
Gutschrift erfassen
Sie können auch negative Beträge erfassen, etwa wenn Sie eine Gutschrift erhalten haben. Setzen Sie ein „–“ vor den Betrag (ohne Leerzeichen) und speichern Sie wie üblich. In der Tabelle wird der Eintrag als negativer Betrag angezeigt und dem Projekt entsprechend gutgeschrieben.
Mahlzeiten in der Inklusivrechnung
Ist das Zusatzmodul Reisekostenabrechnung lizenziert und für das Projekt das deutsche Verpflegungsmehraufwand-Verfahren eingestellt, zeigt ZEP bei Belegen, die bereits als Inklusivrechnung gespeichert wurden, zusätzlich die Checkbox „Beleg enthält Mahlzeiten (Inklusivrechnung)" an. Seit ZEP 5.2 lässt sich diese Option bei neu erfassten Belegen nicht mehr auswählen, die Checkbox erscheint ausschließlich bei bereits so gespeicherten Bestandsbelegen.
Aktivieren Sie die Checkbox, erscheinen unter „Anzahl abzuziehender Pauschalen:" zwei zusätzliche Pflichtfelder: „Frühstück" und „Mittag-/Abendessen". Hier geben Sie an, wie viele Mahlzeiten mit dem Beleg bereits abgegolten sind, damit ZEP die entsprechenden Verpflegungspauschalen von der Erstattung abzieht. Zusätzlich wählen Sie den „Ort" aus, da sich davon abhängig die Höhe der abzuziehenden Frühstückspauschale berechnet.