Mit der ZEP App erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten, Belege und Fehlzeiten direkt auf dem Smartphone. Die App ergänzt die ZEP-Webanwendung um eine mobile Erfassung für unterwegs und steht für iOS und Android zur Verfügung.

Sie laden die ZEP App im Apple App Store (iOS) oder im Google Play Store (Android) herunter. Dieser Artikel führt durch Anmeldung und die einzelnen Reiter der App. Welche Reiter erscheinen, hängt von Ihrer Produktlinie und den gebuchten Modulen ab: der Reiter Belege benötigt das Zusatzmodul Reisekostenabrechnung, der Reiter Fehlzeiten das Zusatzmodul Abwesenheiten und Überstunden.

Beim ersten Start melden Sie sich mit Ihrer ZEP-URL, Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Alternativ nutzen Sie den QR-Code-Schnell-Login: Den passenden QR-Code rufen Sie in der Web-Anwendung unter Profil > Schnittstellen > Mobile Apps auf und scannen ihn mit der App, um sich ohne manuelle Eingabe anzumelden.

Im Reiter Zeiten erfassen Sie Ihre Anwesenheit und Ihre Projektzeiten. Über den Stempelbutton unten rechts starten und beenden Sie die Zeitmessung, darüber hinaus erfassen Sie Projektzeiten manuell und sehen die Tagesübersicht.

Über den Stempelbutton starten Sie Ihre Anwesenheit und beenden sie mit Anwesenheit beenden. Die App zeigt die laufende Zeit sowie die Tagessumme an, sodass Sie Ihre Arbeitszeit jederzeit im Blick behalten. Bereits erfasste Zeiten lassen sich in der Tagesübersicht einsehen.

Beim Stempeln bietet die App zusätzlich Projektzeit erfassen an; alternativ legen Sie eine Projektzeit manuell über das Plus-Symbol an. Im Erfassungsdialog wählen Sie Datum, Start- und Endzeit sowie Projekt, Vorgang und Tätigkeit und ergänzen optional eine Bemerkung. Für wiederkehrende Buchungen speichern Sie Favoriten, und über die Kalendersynchronisation (Outlook, Google, Apple) übernehmen Sie Termine als Grundlage für Projektzeiten.

Der Reiter Dashboard fasst Ihre wichtigsten Kennzahlen zusammen: den Vergleich von Ist- und Sollarbeitszeit, die durchschnittlichen Stunden pro Tag, Ihr Überstundenkonto sowie den aktuellen Urlaubsstand. So behalten Sie Arbeitszeit und Salden mobil im Überblick.

Im Reiter Belege erfassen Sie Ausgaben mobil. Über das Plus-Symbol durchlaufen Sie einen geführten Prozess mit den Schritten Datum, Projekt und Vorgang, Belegart, Betrag, Zahlungsinformationen, Bemerkung und einer abschließenden Zusammenfassung. Den Belegbeleg fotografieren Sie direkt mit der Kamera und kennzeichnen ihn als Firmen- oder Privatbeleg.

Eine KI-Beleganalyse erkennt Belegdaten automatisch und füllt die Felder vor; sie lässt sich im Reiter Mehr abschalten.

Über eine Reisetätigkeit erfassen Sie Reisezeiten als Projektzeit; den zugehörigen Beleg hängen Sie an die Projektzeit an. So dokumentieren Sie Reisen samt Kosten in einem Vorgang, was die spätere Abrechnung der Reisekosten vereinfacht. Die Erfassung entspricht weitgehend der Webanwendung; Details beschreibt der Artikel Reisezeiten und Reisekosten erfassen.

Im Reiter Fehlzeiten beantragen und verwalten Sie Abwesenheiten. Über das Plus-Symbol legen Sie einen Antrag mit Von- und Bis-Datum sowie einem Fehlgrund an, der anschließend den Genehmigungsprozess durchläuft. Über den Filter zeigen Sie geplante, beantragte oder genehmigte Fehlzeiten an.

Der Reiter Mehr bündelt die Einstellungen der App. Hier schalten Sie die KI-Beleganalyse ein oder aus, aktivieren den Dark Mode und die biometrische Authentifizierung, richten die Kalendersynchronisation ein, wählen die Sprache und melden sich wieder ab.