Dieser Artikel beschreibt drei Sonderfälle der Rechnungsstellung in ZEP: die Rechnungsstellung an mehrere Kunden, das Eingangsgutschriftverfahren sowie maschinenlesbare Rechnungsformate.
Rechnungsstellung an mehrere Kunden
Wenn ein Projekt an verschiedene Kunden in Rechnung gestellt werden muss (z. B. Bauträger und Architekt), können Sie im Projekt unter Projekt > [Projektname] > Allgemein > Daten & Plan die Checkbox „Rechnungsstellung an mehrere Kunden“ aktivieren.
Einrichtung
Nach der Aktivierung wird der bisherige Kunde als „Primärer Kunde“ geführt. Unter Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen > Kunden können Sie über + Weiteren Kunden zuordnen zusätzliche Kunden hinzufügen.
Je Kunde können folgende Felder gepflegt werden: Kundenauftrag, Ansprechpartner, Rechnungsadresse und Bemerkung. Den primären Kunden können Sie über Primären Kunden ändern jederzeit wechseln.
Bei der Anlage einer Rechnungsposition wählen Sie den Kunden aus, an den diese Position gestellt werden soll. Rechnungspositionen desselben Kunden können zusammen auf einer Rechnung abgerechnet werden.
Auswirkungen auf Auswertungen und Preistabellen
Die Auswertungen Umsatzprognose und Offene Posten eines solchen Projekts enthalten eine zusätzliche Spalte mit dem jeweiligen Kunden.
Für die Abrechnung wird die Preistabelle des jeweiligen Kunden verwendet. Auswertungen ohne Rechnungsbezug verwenden jedoch nur die Preistabelle des primären Kunden.
Fehlt beim jeweiligen Kunden eine eigene Preistabelle, wird die Basispreistabelle aus den Stammdaten verwendet.
Hinweis: Wenn VMA an alle beteiligten Kunden weiterberechnet werden sollen, stellen Sie unter Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen ein: „auf alle betreffenden Projekte anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen“.
Eingangsgutschriftverfahren
Wenn Kunden Ihnen für erbrachte Leistungen eine Gutschrift ausstellen anstatt eine Rechnung von Ihnen zu erhalten, können Sie dieses Verfahren in ZEP abbilden. Stellen Sie das Abrechnungsverfahren unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten > Reiter Abrechnung auf „Eingangsgutschrift“ um.
Ablauf
Die grundlegende Vorgehensweise entspricht der normalen Rechnungsstellung: Rechnungspositionen werden geplant und freigegeben. Der Unterschied liegt im letzten Schritt:
Freigegebene Positionen können nicht abgerechnet werden – es wird kein Rechnungsdokument erstellt.
Wenn Sie die Gutschrift vom Kunden erhalten, erfassen Sie sie als Eingangsgutschrift für die freigegebenen Rechnungspositionen.
Als Titel wird die externe Gutschriftsnummer des Kunden eingetragen.
Eingangsgutschriften erhalten einen eigenen Präfix, der unter den Grundeinstellungen konfiguriert werden kann.
Besonderheiten
Die Eingangsgutschrift-Datei kann bei der Anlage direkt hochgeladen sowie später unter Rechnung > Daten hinzugefügt oder geändert werden – ohne die Rechnung korrigieren zu müssen.
Bei jeder Änderung der Datei wird eine neue Rechnungsversion gespeichert und in der Historie angezeigt.
Die Korrektur kann weiterhin genutzt werden, um Rechnungspositionen anzupassen oder Zeiten umzubuchen.