Das Modul Export für Buchhaltung übergibt Rechnungen, geprüfte Kostenabrechnungen, Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten sowie DATEV-Lohn-Buchungen aus ZEP an Ihre Finanz- und Lohnbuchhaltung. Sie wählen ein Exportformat (DATEV, Lexware oder ein allgemeines CSV-Format), konfigurieren Konten, Kostenstellen und Buchungsschlüssel und exportieren die Daten zentral aus einer eigenen Modul-Box in der Administration.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Der Export für Buchhaltung ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten. In ZEP Track, ZEP Clock und ZEP Control steht er nicht zur Verfügung. Gemeint ist der Export der projektspezifischen Finanzbuchhaltung. Die DATEV-Lohnschnittstellen LODAS und Lohn und Gehalt betreffen die Lohnbuchhaltung und sind davon unabhängig in allen Produktlinien enthalten.
Berechtigungen
Die Arbeit mit dem Buchhaltungsexport ist nach Rollen aufgeteilt:
Administratoren: Pflegen die Einstellungen des Moduls (Format, Konten, Kostenstellen, Buchungsschlüssel, DATEV-Stammdaten), führen sämtliche Exporte aus und verwalten die DATEV-Online-Verbindung.
Controller: Führen alle Exporte aus (Rechnungen, Kostenabrechnungen), haben aber keinen Zugriff auf die Modul-Einstellungen.
Zusätzliche Menüpunkte
Mit dem Modul erscheint in der Administration eine eigene Modul-Box mit allen Konfigurations- und Export-Funktionen.
Administration > Export für Buchhaltung
Über Administration > Export für Buchhaltung erreichen Sie die zentrale Modul-Box. Die Untermenüpunkte erscheinen abhängig von Lizenz, Berechtigung und Konfiguration in dieser Reihenfolge:
Einstellungen (nur Administratoren) — Format, Konten, Kostenstellen, Buchungsschlüssel und DATEV-Stammdaten konfigurieren.
Kostenstellen (nur Administratoren, sobald Kostenstellen als KOST1 oder KOST2 verwendet werden) — Stammdaten-Pflege der Kostenstellen.
Rechnungen (mit aktivem Modul Rechnungsstellung) — Rechnungen an die Buchhaltung übergeben.
Geprüfte Kostenabrechnungen — Belege, Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Geld an die Buchhaltung übergeben.
Debitoren (nur Administratoren) — Kunden-Stammdaten als Debitoren übergeben.
Kreditoren (nur Administratoren) — Mitarbeitenden-Stammdaten als Kreditoren übergeben.
DATEV-Uploads (bei aktiver DATEV-Online-Verbindung) — Übersicht der bisherigen Uploads in die DATEV-Cloud.
Lohn und Gehalt (bei aktivierter DATEV-Lohnschnittstelle) — Lohnbuchungen im LODAS- oder Lohn-und-Gehalt-Format exportieren.
Erweiterungen in Datenobjekten
Über die eigene Modul-Box hinaus erweitert das Modul mehrere Stammdaten- und Eingabemasken um Felder, Spalten und Filter, die für die Buchhaltung relevant sind.
Kunden
In der Kunden-Übersicht erscheinen die Spalte Debitorennummer (sofern nicht die Kundennummer als Debitorennummer verwendet wird), der Filter Länderkennung und die Massenoperation Länderkennung zuweisen. In der Kunden-Detailansicht wird das Feld Debitorennummer für die Pflege eingeblendet.
Mitarbeitende
Die Mitarbeiter-Übersicht zeigt die Spalten Kreditorennummer (sofern nicht die Personalnummer verwendet wird), Kostenstelle und Kostenträger (sobald Mitarbeiter-Kostenstelle bzw. -Kostenträger als KOST1 oder KOST2 konfiguriert sind). Die entsprechenden Felder erscheinen am Mitarbeitenden in den Stammdaten.
Projekte und Vorgänge
An Projekten und Vorgängen blendet das Modul abhängig von der KOST1-/KOST2-Konfiguration die Felder Kostenstelle und Kostenträger ein. Mit aktivem Modul Rechnungsstellung wird zusätzlich das Standard-Erlöskonto am Projekt zum Pflichtfeld.
Rechnungspositionen
In Rechnungspositionen wird das Erlöskonto zum Pflichtfeld. In der Rechnungspositions-Übersicht steht zusätzlich der Filter Erlöskonto zur Verfügung.
Belegarten und Zahlungsarten
Unter Administration > Preise & Belege > Belegarten wird die Eingabemaske der Belegart um die Felder Konto und BU-Schlüssel erweitert. Unter Administration > Preise & Belege > Zahlungsarten kommt das Feld Konto hinzu. So entstehen aus Belegen und Zahlungen saubere Buchungssätze in der Buchhaltung.
Erweiterungen in Auswertungen
Auswertungen, in denen Mitarbeiter- oder Belegdaten auftauchen, zeigen zusätzliche Spalten oder Aktionen für den Buchhaltungsexport.
Rückstellung Urlaub
Die Auswertung Rückstellung Urlaub im Bereich Auswertungen > Mitarbeiter zeigt zusätzlich die Spalte Kreditorennummer, sofern diese als eigenes Feld geführt wird.
Geprüfte Kostenabrechnungen
In der Auswertung Kostenabrechnung unter Auswertungen > Mitarbeiter erscheint zusätzlich die Aktion Exportieren, mit der eine geprüfte Kostenabrechnung direkt in den Buchhaltungsexport übergeben wird.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Der Buchhaltungsexport ist mit mehreren weiteren Modulen verzahnt:
• Mit dem Modul Rechnungsstellung werden die Rechnungen erzeugt, die Sie über den Buchhaltungsexport an die Finanzbuchhaltung übergeben. Erlöskonten pflegen Sie weiterhin dort.
• Aus dem Modul Reisekosten fließen geprüfte Reisekostenabrechnungen, Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Buchungen in den Kostenexport ein.
• Aus dem Modul Umsätze und Kosten kommen Belege, die in den Kostenexport eingehen. Belegarten und Zahlungsarten werden dort gepflegt.
• Die DATEV-Lohnschnittstellen LODAS und Lohn und Gehalt sind Teil dieses Moduls. Details zur Schnittstelle finden Sie im Artikel DATEV LODAS und Lohn und Gehalt.