Der Bereich Export für Buchhaltung übergibt Rechnungen, geprüfte Kostenabrechnungen sowie Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten aus ZEP an Ihre Finanzbuchhaltung. Sie wählen ein Exportformat (DATEV, Lexware oder ein allgemeines CSV-Format), konfigurieren Konten, Kostenstellen und Buchungsschlüssel und exportieren die Daten zentral aus einer eigenen Kachel in der Administration.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Der Export für Buchhaltung ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten. Gemeint ist der Export der projektspezifischen Finanzbuchhaltung. Der Export für die Lohnbuchhaltung ist in allen Produktlinien enthalten.
Berechtigungen
Die Arbeit mit dem Buchhaltungsexport ist nach Rollen aufgeteilt:
Administratoren: Pflegen die Einstellungen des Bereichs (Format, Konten, Buchungsschlüssel, DATEV-Stammdaten) und die Kostenstellen, führen den Debitoren- und Kreditorenexport aus und verwalten die DATEV-Online-Verbindung.
Rollen mit dem Recht Abrechnungs-Auswertungen (Auswerten): Exportieren Rechnungen und Geprüfte Kostenabrechnungen. Das Recht vergeben Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte im Bereich Abrechnungen.
Zusätzliche Menüpunkte
Mit dem Bereich erscheint in der Administration eine eigene Kachel mit allen Konfigurations- und Export-Funktionen.
Administration > Export für Buchhaltung
Über Administration > Export für Buchhaltung erreichen Sie die zentrale Kachel. Die Untermenüpunkte erscheinen abhängig von Lizenz, Berechtigung und Konfiguration in dieser Reihenfolge:
Einstellungen (nur Administratoren) — Format, Konten, Kostenstellen, Buchungsschlüssel und DATEV-Stammdaten konfigurieren.
Kostenstellen (nur Administratoren, sobald Kostenstellen als KOST1 oder KOST2 verwendet werden) — Stammdaten-Pflege der Kostenstellen.
Rechnungen (mit aktiviertem Bereich Rechnungsstellung) — Rechnungen an die Buchhaltung übergeben.
Geprüfte Kostenabrechnungen — Belege, Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Geld an die Buchhaltung übergeben.
Debitoren (nur Administratoren) — Kunden-Stammdaten als Debitoren übergeben.
Kreditoren (nur Administratoren) — Mitarbeitenden-Stammdaten als Kreditoren übergeben.
DATEV-Uploads (bei aktiver DATEV-Online-Verbindung) — Übersicht der bisherigen Uploads in die DATEV-Cloud.
Erweiterungen in Datenobjekten
Über die eigene Kachel hinaus erweitert das Modul mehrere Stammdaten- und Eingabemasken um Felder, Spalten und Filter, die für die Buchhaltung relevant sind.
Kunden
In der Kunden-Übersicht erscheinen die Spalte Debitorennummer (sofern nicht die Kundennummer als Debitorennummer verwendet wird), der Filter Länderkennung und die Massenoperation Länderkennung zuweisen. In der Kunden-Detailansicht wird das Feld Debitorennummer für die Pflege eingeblendet.
Mitarbeitende
Die Mitarbeiter-Übersicht zeigt die Spalten Kreditorennummer (sofern nicht die Personalnummer verwendet wird), Kostenstelle und Kostenträger (sobald Mitarbeiter-Kostenstelle bzw. -Kostenträger als KOST1 oder KOST2 konfiguriert sind). Die Felder pflegen Sie in der Mitarbeiterakte über Mitarbeiter bearbeiten, Reiter Einstellungen, Abschnitt Buchhaltung. Dafür braucht Ihre Rolle unter Rollen & Rechte im Bereich Mitarbeiter das Recht Preise und Kosten mit Bearbeiten.
Projekte und Vorgänge
An Projekten und Vorgängen blendet der Bereich abhängig von der KOST1-/KOST2-Konfiguration die Felder Kostenstelle und Kostenträger ein. Bei aktiviertem Bereich Rechnungsstellung wird zusätzlich das Standard-Erlöskonto am Projekt zum Pflichtfeld.
Rechnungspositionen
In Rechnungspositionen wird das Erlöskonto zum Pflichtfeld. In der Rechnungspositions-Übersicht steht zusätzlich der Filter Erlöskonto zur Verfügung.
Belegarten und Zahlungsarten
Unter Administration > Preise & Belege > Belegarten wird die Eingabemaske der Belegart um die Felder Konto und BU-Schlüssel erweitert. Unter Administration > Preise & Belege > Zahlungsarten kommt das Feld Konto hinzu. So entstehen aus Belegen und Zahlungen saubere Buchungssätze in der Buchhaltung.
Erweiterungen in Auswertungen
Auswertungen, in denen Mitarbeiter- oder Belegdaten auftauchen, zeigen zusätzliche Spalten oder Aktionen für den Buchhaltungsexport.
Rückstellungen
Die Auswertung Rückstellungen im Bereich Auswertungen > Mitarbeiter zeigt die Rückstellungen für Überstunden und Urlaub. Mit dem Export für Buchhaltung kommt die Spalte Kreditorennummer hinzu, sofern diese als eigenes Feld geführt wird. So ordnet die Buchhaltung jede Rückstellung dem passenden Kreditor zu.
Geprüfte Kostenabrechnungen
In der Auswertung Kostenabrechnung unter Auswertungen > Mitarbeiter erscheint zusätzlich die Spalte Export für Buchhaltung. Sie zeigt pro Kostenabrechnung Datum und Uhrzeit des letzten Exports. Exportiert werden geprüfte Kostenabrechnungen unter Administration > Export für Buchhaltung > Geprüfte Kostenabrechnungen.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Der Buchhaltungsexport ist mit mehreren weiteren Modulen verzahnt:
• Mit dem Bereich Rechnungsstellung werden die Rechnungen erzeugt, die Sie über den Buchhaltungsexport an die Finanzbuchhaltung übergeben. Erlöskonten pflegen Sie weiterhin dort.
• Aus dem Modul Reisekosten fließen geprüfte Reisekostenabrechnungen, Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Buchungen in den Kostenexport ein.
• Aus dem Modul Umsätze und Kosten kommen Belege, die in den Kostenexport eingehen. Belegarten und Zahlungsarten werden dort gepflegt.
• Die DATEV-Lohnschnittstellen LODAS und Lohn und Gehalt betreffen die Lohnbuchhaltung. Sie laufen über Administration > Schnittstellen > DATEV und stehen in allen Produktlinien zur Verfügung. Details zur Schnittstelle finden Sie im Artikel DATEV LODAS und Lohn und Gehalt.