Das Modul Export für Buchhaltung übergibt Rechnungen, geprüfte Kostenabrechnungen, Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten sowie DATEV-Lohn-Buchungen aus ZEP an Ihre Finanz- und Lohnbuchhaltung. Sie wählen ein Exportformat (DATEV, Lexware oder ein allgemeines CSV-Format), konfigurieren Konten, Kostenstellen und Buchungsschlüssel und exportieren die Daten zentral aus einer eigenen Modul-Box in der Administration.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Das Modul Export für Buchhaltung ist ausschließlich in ZEP Professional verfügbar und wird dort über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account hinzugebucht. In ZEP Clock und ZEP Compact ist das Modul nicht verfügbar und kann auch nicht zugebucht werden. Die DATEV-Lohnschnittstellen LODAS und Lohn und Gehalt sind Teil dieses Moduls und werden in ZEP Professional ebenfalls über das Self-Service-Tool zugebucht.
Berechtigungen
Die Arbeit mit dem Buchhaltungsexport ist nach Rollen aufgeteilt:
Administratoren: Pflegen die Einstellungen des Moduls (Format, Konten, Kostenstellen, Buchungsschlüssel, DATEV-Stammdaten), führen sämtliche Exporte aus und verwalten die DATEV-Online-Verbindung.
Controller: Führen alle Exporte aus (Rechnungen, Kostenabrechnungen, Debitoren, Kreditoren, DATEV-Uploads, Lohn und Gehalt), haben aber keinen Zugriff auf die Modul-Einstellungen.
Zusätzliche Menüpunkte
Mit dem Modul erscheint in der Administration eine eigene Modul-Box mit allen Konfigurations- und Export-Funktionen.
Administration > Export für Buchhaltung
Über Administration > Export für Buchhaltung erreichen Sie die zentrale Modul-Box. Die Untermenüpunkte erscheinen abhängig von Lizenz, Berechtigung und Konfiguration in dieser Reihenfolge:
Einstellungen (nur Administratoren) — Format, Konten, Kostenstellen, Buchungsschlüssel und DATEV-Stammdaten konfigurieren.
Kostenstellen (nur Administratoren, sobald Kostenstellen als KOST1 oder KOST2 verwendet werden) — Stammdaten-Pflege der Kostenstellen.
Rechnungen (mit aktivem Modul Rechnungsstellung) — Rechnungen an die Buchhaltung übergeben.
Geprüfte Kostenabrechnungen — Belege, Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Geld an die Buchhaltung übergeben.
Debitoren (nur Administratoren) — Kunden-Stammdaten als Debitoren übergeben.
Kreditoren (nur Administratoren) — Mitarbeitenden-Stammdaten als Kreditoren übergeben.
DATEV-Uploads (bei aktiver DATEV-Online-Verbindung) — Übersicht der bisherigen Uploads in die DATEV-Cloud.
Lohn und Gehalt (bei aktivierter DATEV-Lohnschnittstelle) — Lohnbuchungen im LODAS- oder Lohn-und-Gehalt-Format exportieren.
Erweiterungen in Datenobjekten
Über die eigene Modul-Box hinaus erweitert das Modul mehrere Stammdaten- und Eingabemasken um Felder, Spalten und Filter, die für die Buchhaltung relevant sind.
Kunden
In der Kunden-Übersicht erscheinen die Spalte Debitorennummer (sofern nicht die Kundennummer als Debitorennummer verwendet wird), der Filter Länderkennung und die Massenoperation Länderkennung zuweisen. In der Kunden-Detailansicht wird das Feld Debitorennummer für die Pflege eingeblendet.
Mitarbeitende
Die Mitarbeiter-Übersicht zeigt die Spalten Kreditorennummer (sofern nicht die Personalnummer verwendet wird), Kostenstelle und Kostenträger (sobald Mitarbeiter-Kostenstelle bzw. -Kostenträger als KOST1 oder KOST2 konfiguriert sind). Die entsprechenden Felder erscheinen am Mitarbeitenden in den Stammdaten.
Projekte und Vorgänge
An Projekten und Vorgängen blendet das Modul abhängig von der KOST1-/KOST2-Konfiguration die Felder Kostenstelle und Kostenträger ein. Mit aktivem Modul Rechnungsstellung wird zusätzlich das Standard-Erlöskonto am Projekt zum Pflichtfeld.
Rechnungspositionen
In Rechnungspositionen wird das Erlöskonto zum Pflichtfeld. In der Rechnungspositions-Übersicht steht zusätzlich der Filter Erlöskonto zur Verfügung.
Belegarten und Zahlungsarten
Unter Administration > Preise & Belege > Belegarten wird die Eingabemaske der Belegart um die Felder Konto und BU-Schlüssel erweitert. Unter Administration > Preise & Belege > Zahlungsarten kommt das Feld Konto hinzu. So entstehen aus Belegen und Zahlungen saubere Buchungssätze in der Buchhaltung.
Erweiterungen in Auswertungen
Auswertungen, in denen Mitarbeiter- oder Belegdaten auftauchen, zeigen zusätzliche Spalten oder Aktionen für den Buchhaltungsexport.
Rückstellung Urlaub
Die Auswertung Rückstellung Urlaub im Bereich Auswertungen > Mitarbeiter zeigt zusätzlich die Spalte Kreditorennummer, sofern diese als eigenes Feld geführt wird.
Geprüfte Kostenabrechnungen
In der Auswertung Kostenabrechnung unter Auswertungen > Mitarbeiter erscheint zusätzlich die Aktion Exportieren, mit der eine geprüfte Kostenabrechnung direkt in den Buchhaltungsexport übergeben wird.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Der Buchhaltungsexport ist mit mehreren weiteren Modulen verzahnt:
• Mit dem Modul Rechnungsstellung werden die Rechnungen erzeugt, die Sie über den Buchhaltungsexport an die Finanzbuchhaltung übergeben. Erlöskonten pflegen Sie weiterhin dort.
• Aus dem Modul Reisekosten fließen geprüfte Reisekostenabrechnungen, Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Buchungen in den Kostenexport ein.
• Aus dem Modul Umsätze und Kosten kommen Belege, die in den Kostenexport eingehen. Belegarten und Zahlungsarten werden dort gepflegt.
• Die DATEV-Lohnschnittstellen LODAS und Lohn und Gehalt sind Teil dieses Moduls. Details zur Schnittstelle finden Sie im Artikel DATEV LODAS und Lohn und Gehalt.