Das Modul Angebotserstellung deckt den gesamten Angebotsprozess in ZEP ab: Angebote erstellen und prüfen, Versand per E-Mail oder Brief, Status-Workflow mit Übergaben an Projekt und Rechnungsstellung. Angebote knüpfen direkt an die ZEP-Stammdaten (Kunden, Projekte, Artikel) an, sodass kalkulierte Aufwände später automatisch in Projekt-Plan-Stunden oder Rechnungspositionen überführt werden können.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Angebotserstellung ist nur in ZEP Professional verfügbar.
Das Modul wird über das ZEP Self-Service-Tool unter Administration > Account zugebucht. ZEP Clock und ZEP Compact unterstützen das Modul nicht.
Berechtigungen
Die Aufgaben in der Angebotserstellung sind nach Rollen aufgeteilt:
Projektleitende mit Budgetverantwortung und Kundenverantwortliche: Legen Angebote für ihre Projekte und Kunden an, bearbeiten sie und führen sie durch den Status-Workflow.
Abteilungsleitende (mit Modul Standorte & Abteilungen): Sehen und bearbeiten Angebote der Mitarbeitenden ihrer Abteilung.
Administratoren und Controller: Sehen und verwalten alle Angebote unternehmensweit, pflegen Vorlagen, Textbausteine, Mailvorlagen und das Briefpapier und konfigurieren den Workflow.
User mit Zusatzrechten: Dürfen — sofern die Grundeinstellung User mit Zusatzrechten darf Angebote für alle Kunden anlegen aktiv ist — Angebote für alle Kunden anlegen, auch ohne als Projektleitende oder Kundenverantwortliche zugeordnet zu sein.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch das Modul stehen folgende neue Bereiche und Tabs in ZEP zur Verfügung:
Angebote
Im Hauptmenü erscheint der Eintrag Angebote mit den Untermenüpunkten Meine Angebote (vom angemeldeten Benutzer erstellte Angebote), Alle Angebote (über alle Mitarbeitenden hinweg, für Administratoren und Controller) sowie Vorlagen für wiederverwendbare Muster-Angebote.
Kunden- und Projekt-Detailseite
Auf der Detailseite eines Kunden und eines Projekts erscheint jeweils der Reiter Angebote. So sehen Sie auf einen Blick, welche Angebote zu einem bestimmten Kunden oder Projekt erstellt wurden, ohne durch die globale Liste filtern zu müssen.
Administration > Angebotsverwaltung
Unter Administration > Angebotsverwaltung erscheint eine eigene Kachel mit den Untermenüpunkten Einstellungen, Textbausteine, Mailvorlagen, Berechtigungen für den Workflow, Kategorien und Schlagworte. Ohne aktives Modul Rechnungsstellung erscheint zusätzlich der Punkt Artikel — mit Rechnungsstellung wird die Artikel-Stammdaten-Pflege dort vorgenommen.
Administration > System > Tasks
Mit aktivem Angebotsmodul erscheint im Bereich Administration > System > Tasks die zusätzliche Aufgabe Erinnerung an Nachfassen des Angebotes. Sie sendet zeitgesteuert eine E-Mail an den Verantwortlichen, wenn ein Angebot kurz vor oder nach dem Ende seiner Gültigkeit steht. Konfiguration siehe Artikel Grundeinstellungen – Angebotserstellung.
Dashboard-Erweiterungen
Das Modul ergänzt im Mein Dashboard zwei neue Widgets:
Meine Angebote (Bereich Meine Daten): Persönliche Übersicht aller Angebote, die Sie verantworten oder bearbeiten.
Alle Angebote (Bereich Team und Organisation): Unternehmensweite Übersicht. Sichtbar, wenn in den Grundeinstellungen Jeder Mitarbeiter darf alle Angebote sehen aktiv ist oder der angemeldete Benutzer entsprechende Berechtigungen besitzt.
Abgrenzung zu Projektplanung und Rechnungsstellung
Hinweis: Beim Status In Projekt überführt werden die Plan-Tage des Angebots automatisch in Plan-Stunden des neuen Projekts umgerechnet – das Modul Projektplanung ist in ZEP Professional standardmäßig enthalten und damit immer verfügbar. Sofern zusätzlich das Modul Rechnungsstellung gebucht ist, entstehen aus den Angebotspositionen automatisch Rechnungspositionen im neuen Projekt.