Über die Dokumentensuche finden Sie ein Dokument auch ohne den genauen Speicherort zu kennen. Sie können nach Volltext, Bereich, Zeitraum, Kategorie, Schlagwort und Status filtern.
Dokumentensuche aufrufen
Öffnen Sie das Hauptmenü Dokumente und wählen Sie Dokumentensuche. Die Suchmaske zeigt Ihnen die Filter, mit denen Sie Ihre Suche eingrenzen können. Die Suche wird automatisch aktualisiert, sobald Sie einen Filter ändern.
Verfügbare Filter
Die Filter erscheinen in folgender Reihenfolge in der Suchmaske:
Bereich auswählen
Über vier Checkboxen legen Sie fest, in welchen Bereichen die Suche stattfindet. Standardmäßig sind alle Bereiche aktiv, für die Sie Berechtigung haben:
Projektdokumente
Kundendokumente
Mitarbeiterdokumente
Allgemeine Dokumente
Hinweis: In ZEP Clock sind nur die Bereiche Mitarbeiterdokumente und Allgemeine Dokumente sichtbar. Projekt- und Kundendokumente stehen erst in ZEP Compact und ZEP Professional zur Verfügung.
Suchbegriff (Volltextsuche)
Im Feld Suchbegriff geben Sie einen Begriff ein, der in der Bezeichnung, in den Schlagwörtern oder im Dateiinhalt vorkommen soll. Die Suche ist nicht case-sensitive und erlaubt Teilwortübereinstimmungen.
Einschränken nach Uploaddatum
Aktivieren Sie die Checkbox Einschränken nach Uploaddatum, um nur Dokumente eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen. Anschließend wählen Sie ein Start- und Enddatum aus dem aufklappenden Datumsbereich.
In alten Versionen suchen
Standardmäßig durchsucht die Dokumentensuche nur die aktive Version jedes Dokuments. Aktivieren Sie die Checkbox Auch in alten Versionen suchen, um auch ältere Versionen in das Suchergebnis aufzunehmen. Das ist nützlich, wenn Sie wissen, dass ein Begriff in einer früheren Fassung des Dokuments enthalten war.
Kategorien und Schlagwörter
Sie können die Suche zusätzlich auf bestimmte Kategorien oder Schlagwörter eingrenzen. Wählen Sie über die Auswahllisten einen oder mehrere Werte aus den unter Administration > Stammdaten gepflegten Listen.
Dokumentstatus
Über die Auswahl Dokumentstatus filtern Sie nach Statuswerten wie Entwurf, Freigegeben oder eigenen Status. Der Standardwert ist beliebig – dann werden alle Statuswerte berücksichtigt.
Suchergebnis
Im Suchergebnis sehen Sie für jedes Dokument die Bezeichnung, den Bereich (Projekt-/Kunden-/Mitarbeiter-/Allgemein), das Uploaddatum, den Status sowie die zugewiesenen Kategorien und Schlagwörter. Mit einem Klick auf die Bezeichnung öffnen Sie das Dokument; die Vorschau-, Download- und Bearbeitungsaktionen stehen abhängig von Ihrer Berechtigung im Aktionsmenü zur Verfügung.