Berechtigungen im Dokumentenmanagement sind zweistufig aufgebaut: Eine rollenbasierte Grundsichtbarkeit entscheidet, welche Dokumentenbereiche eine Person grundsätzlich aufrufen kann. Innerhalb dieser Bereiche werden Lese- und Schreibrechte pro Ordner granular vergeben.
Rollenbasierte Grundsichtbarkeit
Welche Dokumentenbereiche eine Person sehen kann, hängt von ihrer ZEP-Rolle ab:
Administratoren
Administratoren haben Zugriff auf alle Dokumentenbereiche: allgemeine Dokumente, Mitarbeiterdokumente, Projektdokumente und Kundendokumente. Sie können Ordner anlegen, Dokumente hochladen und Berechtigungen vergeben.
Controller
Controller haben standardmäßig Zugriff auf Mitarbeiterdokumente und allgemeine Dokumente. Projekt- und Kundendokumente sind nicht enthalten.
Mitarbeitende mit Zusatzrechten
Mitarbeitende mit der Berechtigung Zusatzrechte sehen Kundendokumente, Projektdokumente (sofern sie als Projektmitarbeiter oder Projektleiter zugeordnet sind) sowie allgemeine Dokumente.
Mitarbeitende ohne Zusatzrechte
Mitarbeitende ohne Zusatzrechte sehen Projektdokumente nur für Projekte, in denen sie als Projektmitarbeiter oder Projektleiter eingetragen sind, sowie allgemeine Dokumente. Mitarbeiter- und Kundendokumente sind nicht sichtbar.
Mitarbeitende und eigene Dokumente
Jede Person sieht ihre eigenen Mitarbeiterdokumente unter Dokumente > Mitarbeiterdokumente – auch ohne weitere Berechtigung. Standard-Mitarbeitende sehen dort ausschließlich ihren eigenen Ordner; Administratoren, Controller und Abteilungsleiter sehen die Ordner aller berechtigten Personen.
Granulare Berechtigungen pro Ordner
Innerhalb jedes Bereichs werden Lese- und Schreibrechte pro Ordner separat vergeben. Öffnen Sie einen Ordner und wählen Sie über das Aktionsmenü Berechtigungen bearbeiten. Sie sehen zwei getrennte Auswahlfelder:
Leserecht – wer den Ordner und seine Dokumente öffnen darf
Schreibrecht – wer Dokumente hochladen, bearbeiten, verschieben oder löschen darf
Pro Auswahlfeld stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Alle – jede berechtigte Person darf zugreifen
Vererbt – das Recht des übergeordneten Ordners wird übernommen
Alle Projektmitarbeiter – nur die dem Projekt zugeordneten Mitarbeitenden (nur bei Projektordnern)
Alle Projektleiter – nur Personen mit Projektleiter-Rolle in diesem Projekt (nur bei Projektordnern)
Mitarbeitende mit Zusatzrechten – Personen mit dieser Rolle
Mitarbeiterliste – individuelle Auswahl einzelner Personen aus einer Liste
Vererbung von Berechtigungen
Wird ein Unterordner mit der Option Vererbt konfiguriert, übernimmt er automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Ordners. Ändern sich die Rechte am übergeordneten Ordner später, gelten sie ohne weitere Anpassung auch für die geerbten Unterordner.
Hinweis: Bei neu angelegten Unterordnern wird die Option Vererbt standardmäßig gesetzt. Sie können diese Voreinstellung jederzeit über Berechtigungen bearbeiten auf eine konkrete Auswahl umstellen.
Wer darf Berechtigungen ändern
Berechtigungen können von Personen geändert werden, die selbst Schreibrecht auf dem betreffenden Ordner haben. Administratoren haben grundsätzlich Schreibrecht auf alle Dokumentenbereiche.