Berechtigungen im Dokumentenmanagement sind zweistufig aufgebaut: Eine rollenbasierte Grundsichtbarkeit entscheidet, welche Dokumentenbereiche eine Person grundsätzlich aufrufen kann. Innerhalb dieser Bereiche werden Lese- und Schreibrechte pro Ordner granular vergeben.
Rollenbasierte Grundsichtbarkeit
Welche Dokumentenbereiche eine Person sehen kann, legen Sie in Rollen & Rechte fest:
Administratoren
Administratoren haben Zugriff auf alle Dokumentenbereiche: allgemeine Dokumente, Mitarbeiterdokumente, Projektdokumente und Kundendokumente. Sie können Ordner anlegen, Dokumente hochladen und Berechtigungen vergeben.
Rechte je Dokumentenbereich
Für alle weiteren Personen steuern drei Zeilen unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte den Zugriff:
Mitarbeiterdokumente (Bereich Mitarbeiter)
Projektdokumente (Bereich Projekte)
Kundendokumente (Bereich Kunden)
Jede Zeile unterscheidet Anzeigen und Bearbeiten. Für Abteilungsleiter, Projektleiter und Kundenverantwortliche gelten die Rechte in den gleichnamigen Reitern für ihre Abteilungen, Projekte und Kunden.
Mitarbeitende und eigene Dokumente
Jede Person sieht ihre eigenen Mitarbeiterdokumente unter Dokumente > Mitarbeiterdokumente – auch ohne weitere Berechtigung. Die Ordner weiterer Personen sieht, wessen Rolle die Zeile Mitarbeiterdokumente hat. Für Abteilungsleiter gilt das Recht im gleichnamigen Reiter für die Mitarbeitenden ihrer Abteilungen.
Granulare Berechtigungen pro Ordner
Innerhalb jedes Bereichs werden Lese- und Schreibrechte pro Ordner separat vergeben. Berechtigungen vergeben Sie über die beiden Links Leserechte setzen und Schreibrechte setzen über der Tabelle oder per Rechtsklick auf den Ordner. Jeder Link öffnet einen eigenen Dialog mit dem Auswahlfeld Explizit berechtigte Mitarbeiter und folgenden Optionen:
Leserecht – wer den Ordner und seine Dokumente öffnen darf
Schreibrecht – wer Dokumente hochladen, bearbeiten, verschieben oder löschen darf
Pro Auswahlfeld stehen folgende Optionen zur Verfügung:
alle – jede berechtigte Person darf zugreifen. Diese Option steht nur bei allgemeinen Dokumenten und Mitarbeiterdokumenten zur Verfügung, nicht bei Projekt- oder Kundenordnern.
Wie beim übergeordneten Ordner definiert – das Recht des übergeordneten Ordners wird übernommen. In der Auswahl erscheint der geerbte Wert in eckigen Klammern.
Alle Projektmitarbeiter – nur die dem Projekt zugeordneten Mitarbeitenden (nur bei Projektordnern)
Alle Projektleiter – nur Personen mit Projektleiter-Rolle in diesem Projekt (nur bei Projektordnern)
Alle Mitarbeiter mit Zusatzrechten – Personen mit dieser Rolle
Spezielle Mitarbeiterliste – individuelle Auswahl einzelner Personen aus einer Liste
Oberhalb der Auswahl zeigt der Dialog die Implizit berechtigten Mitarbeiter als schreibgeschützte Gruppe an. Dazu zählen immer alle Administratoren, bei Projekt-, Kunden- und Mitarbeiterordnern zusätzlich die zuständigen Abteilungsleiter und bei Kundenordnern der Kundenverantwortliche. Diese Personen haben unabhängig von der Auswahl stets Zugriff.
Die Links „Leserechte setzen" und „Schreibrechte setzen" stehen nur Mitarbeitenden zur Verfügung, die für den jeweiligen Ordner bereits ein Schreibrecht besitzen, also insbesondere Administratoren sowie den implizit berechtigten Personen wie Abteilungsleitern oder dem Kundenverantwortlichen. Bei Mitarbeiterordnern gilt das nicht für den obersten Ordner: Dort sind diese Links nicht verfügbar.
Ein Rechtsklick auf ein Ordner-Symbol öffnet ein Kontextmenü mit weiteren Aktionen für den gewählten Ordner, darunter auch Leserechte setzen und Schreibrechte setzen. Sie stehen zur Verfügung, wenn Sie für den Ordner Schreibrecht haben. Die einzelnen Aktionen beschreibt Dokumente verwalten.
Vererbung von Berechtigungen
Wird ein Unterordner mit der Option Wie beim übergeordneten Ordner definiert konfiguriert, übernimmt er automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Ordners. Ändern sich die Rechte am übergeordneten Ordner später, gelten sie ohne weitere Anpassung auch für die geerbten Unterordner.
Hinweis: Bei neu angelegten Unterordnern wird die Option Wie beim übergeordneten Ordner definiert standardmäßig gesetzt. Sie können diese Voreinstellung jederzeit über Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzen auf eine konkrete Auswahl umstellen.
Recht zur Änderung von Berechtigungen
Berechtigungen können von Personen geändert werden, die selbst Schreibrecht auf dem betreffenden Ordner haben. Administratoren haben grundsätzlich Schreibrecht auf alle Dokumentenbereiche.