Berechtigungen im Dokumentenmanagement sind zweistufig aufgebaut: Eine rollenbasierte Grundsichtbarkeit entscheidet, welche Dokumentenbereiche eine Person grundsätzlich aufrufen kann. Innerhalb dieser Bereiche werden Lese- und Schreibrechte pro Ordner granular vergeben.
Rollenbasierte Grundsichtbarkeit
Welche Dokumentenbereiche eine Person sehen kann, hängt von ihrer ZEP-Rolle ab:
Administratoren
Administratoren haben Zugriff auf alle Dokumentenbereiche: allgemeine Dokumente, Mitarbeiterdokumente, Projektdokumente und Kundendokumente. Sie können Ordner anlegen, Dokumente hochladen und Berechtigungen vergeben.
Controller
Controller haben standardmäßig Zugriff auf Mitarbeiterdokumente und allgemeine Dokumente. Projekt- und Kundendokumente sind nicht enthalten.
Mitarbeitende mit Zusatzrechten
Mitarbeitende mit der Berechtigung Zusatzrechte sehen Kundendokumente, Projektdokumente (sofern sie als Projektmitarbeiter oder Projektleiter zugeordnet sind) sowie allgemeine Dokumente.
Mitarbeitende ohne Zusatzrechte
Mitarbeitende ohne Zusatzrechte sehen Projektdokumente nur für Projekte, in denen sie als Projektmitarbeiter oder Projektleiter eingetragen sind, sowie allgemeine Dokumente. Mitarbeiter- und Kundendokumente sind nicht sichtbar.
Mitarbeitende und eigene Dokumente
Jede Person sieht ihre eigenen Mitarbeiterdokumente unter Dokumente > Mitarbeiterdokumente – auch ohne weitere Berechtigung. Standard-Mitarbeitende sehen dort ausschließlich ihren eigenen Ordner. Administratoren, Controller und Abteilungsleiter sehen die Ordner aller berechtigten Personen.
Granulare Berechtigungen pro Ordner
Innerhalb jedes Bereichs werden Lese- und Schreibrechte pro Ordner separat vergeben. Berechtigungen vergeben Sie über die beiden Links Leserechte setzen und Schreibrechte setzen über der Tabelle oder per Rechtsklick auf den Ordner. Jeder Link öffnet einen eigenen Dialog mit dem Auswahlfeld Explizit berechtigte Mitarbeiter und folgenden Optionen:
Leserecht – wer den Ordner und seine Dokumente öffnen darf
Schreibrecht – wer Dokumente hochladen, bearbeiten, verschieben oder löschen darf
Pro Auswahlfeld stehen folgende Optionen zur Verfügung:
alle – jede berechtigte Person darf zugreifen. Diese Option steht nur bei allgemeinen Dokumenten und Mitarbeiterdokumenten zur Verfügung, nicht bei Projekt- oder Kundenordnern.
Wie beim übergeordneten Ordner definiert – das Recht des übergeordneten Ordners wird übernommen. In der Auswahl erscheint der geerbte Wert in eckigen Klammern.
Alle Projektmitarbeiter – nur die dem Projekt zugeordneten Mitarbeitenden (nur bei Projektordnern)
Alle Projektleiter – nur Personen mit Projektleiter-Rolle in diesem Projekt (nur bei Projektordnern)
Alle Mitarbeiter mit Zusatzrechten – Personen mit dieser Rolle
Spezielle Mitarbeiterliste – individuelle Auswahl einzelner Personen aus einer Liste
Oberhalb der Auswahl zeigt der Dialog die Implizit berechtigten Mitarbeiter als schreibgeschützte Gruppe an. Dazu zählen immer alle Administratoren, bei Projekt-, Kunden- und Mitarbeiterordnern zusätzlich die zuständigen Abteilungsleiter und bei Kundenordnern der Kundenverantwortliche. Diese Personen haben unabhängig von der Auswahl stets Zugriff.
Die Links „Leserechte setzen" und „Schreibrechte setzen" stehen nur Mitarbeitenden zur Verfügung, die für den jeweiligen Ordner bereits ein Schreibrecht besitzen, also insbesondere Administratoren sowie den implizit berechtigten Personen wie Abteilungsleitern oder dem Kundenverantwortlichen. Bei Mitarbeiterordnern gilt das nicht für den obersten Ordner: Dort sind diese Links nicht verfügbar.
Ein Rechtsklick auf ein Ordner-Symbol öffnet ein Kontextmenü mit weiteren Aktionen für den gewählten Ordner:
„Neues Dokument" – legt ein neues Dokument im Ordner an
„Neuer Verweis" – verknüpft ein extern abgelegtes Dokument
„Neuer Unterordner" – erstellt eine weitere Ebene innerhalb der Ordnerstruktur
„Umbenennen" – benennt den Ordner um
„Löschen" – entfernt den Ordner inklusive aller enthaltenen Unterordner und Dokumente unwiderruflich, weshalb eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss
Diese Aktionen stehen nur zur Verfügung, wenn für den jeweiligen Ordner eine Schreibberechtigung vorliegt.
Vererbung von Berechtigungen
Wird ein Unterordner mit der Option Wie beim übergeordneten Ordner definiert konfiguriert, übernimmt er automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Ordners. Ändern sich die Rechte am übergeordneten Ordner später, gelten sie ohne weitere Anpassung auch für die geerbten Unterordner.
Hinweis: Bei neu angelegten Unterordnern wird die Option Wie beim übergeordneten Ordner definiert standardmäßig gesetzt. Sie können diese Voreinstellung jederzeit über Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzen auf eine konkrete Auswahl umstellen.
Recht zur Änderung von Berechtigungen
Berechtigungen können von Personen geändert werden, die selbst Schreibrecht auf dem betreffenden Ordner haben. Administratoren haben grundsätzlich Schreibrecht auf alle Dokumentenbereiche.