Mit dem Bereich Rechnungsstellung planen, erstellen und verwalten Sie Rechnungen direkt in ZEP – von der Rechnungsposition bis zur Zahlungsdokumentation.
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Rechnungsstellung ist in ZEP Operations und ZEP Business enthalten.
Berechtigungen
Wer im Rechnungsprozess was tun darf, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte im Bereich Abrechnungen fest:
Abrechnungen: Rechnungen und Rechnungspositionen ansehen (Anzeigen) oder Rechnungen erstellen, Positionen freigeben und Rechnungen korrigieren (Bearbeiten).
Abrechnungs-Auswertungen: Auswertungen zur Abrechnung.
Bankabgleich: Kontoumsätze im OP-Abgleich ansehen oder den Rechnungen zuordnen (mit der Schnittstelle finAPI).
Für Abteilungsleiter, Projektleiter und Kundenverantwortliche gelten die Rechte in den gleichnamigen Reitern für ihre Abteilungen, Projekte und Kunden. Ob Kundenverantwortliche Rechnungspositionen ihrer Kunden bearbeiten, steuert also die Zeile Abrechnungen (Bearbeiten) im Reiter Kundenverantwortlicher. Administratoren haben immer vollen Zugriff.
Zusätzliche Menüpunkte
Durch den Bereich stehen Ihnen folgende zusätzliche Menüpunkte in ZEP zur Verfügung.
Abrechnung
Der zentrale Menüpunkt für alle mit dem Recht Abrechnungen. Folgende Unterpunkte stehen zur Verfügung:
Rechnungspositionen: ZEP-weiter Überblick über alle Rechnungspositionen mit Massenaktionen (Freigeben, Freigabe entfernen, Ändern).
Rechnungen: Übersicht aller Rechnungen ZEP-weit.
Automatisierte Rechnungsstellung: Automatisierter Ablauf zur Massenerstellung von Rechnungen für Kunden mit aktivierter automatisierter Rechnungsstellung.
OP-Abgleich: Kontoumsätze den offenen Rechnungen zuordnen (mit der Schnittstelle finAPI).
Projekt > Abrechnung
Im Menü eines Projekts erscheint der Untermenüpunkt Abrechnung. Dieser wird nur bei Kundenprojekten angezeigt und enthält folgende Bereiche:
Rechnungspositionen: Anlage, Freigabe und Verwaltung der Rechnungspositionen des Projekts.
nach Leistungsstand: Abschläge und Schlussrechnung nach Leistungsstand pflegen.
Rechnungen: Übersicht aller Rechnungen des Projekts.
Offene Posten: Ausstehende Zahlungen für Rechnungen des Projekts (nur wenn Zahlungseingänge aktiviert).
Umsatzprognose: Prognose des Projektumsatzes auf Basis der Rechnungspositionen.
Projektzusatzfelder: Frei definierbare Felder für den Rechnungsanhang des Projekts.
Projekt > Abrechnungseinstellungen
Unter Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen steuern Sie Format und Inhalt des Rechnungsanhangs sowie die Preistabellen und Belegeinstellungen je Projekt.
Kunde > Abrechnung
Im Menü eines Kunden erscheint der Untermenüpunkt Abrechnung mit folgenden Bereichen:
Rechnungspositionen: Übersicht aller Rechnungspositionen aller Projekte dieses Kunden.
Fehlende Rechnungspositionen: Zeiträume mit fakturierbaren Aufwänden ohne geplante Rechnungsposition.
Rechnungen: Übersicht aller Rechnungen des Kunden.
Offene Posten: Ausstehende Zahlungen (nur wenn Zahlungseingänge aktiviert).
Zahlungseingänge: Erfasste Zahlungen für Rechnungen des Kunden (nur wenn Zahlungseingänge aktiviert).
Umsatzprognose: Prognose des Kundenumsatzes über alle Projekte.
Kundenzusatzfelder: Frei definierbare Felder, die auf der Rechnung des Kunden erscheinen.
Administration > Abrechnung
Diese Kachel in der Administration enthält die Stammdaten und Einstellungen des Bereichs:
Einstellungen: Grundkonfiguration des Bereichs, inkl. Einführungsdatum und Rechnungsnummernformat.
Artikel: Verwaltung von Artikeln als Rechnungspositionen.
Kundenzusatzfelder: Frei definierbare Felder, die auf der Rechnung erscheinen.
Projektzusatzfelder: Zusatzfelder auf Projektebene für den Rechnungstext.
Mahnstufen: Definition von Mahnstufen für das Mahnwesen.
Textbausteine: Vordefinierte Texte für Rechnungspositionen, Zusatzfelder und Mahnungen.
Mailvorlagen: Vorlagen für Rechnungs- und Mahnungs-E-Mails.
Erlöskonten: Kontenzuordnung für den Buchhaltungsexport (mit dem Bereich Export für Buchhaltung).
Zusätzliche Auswertungen
Der Bereich ergänzt die Auswertungen um einen eigenen Reiter sowie zusätzliche Auswertungen in Projekten und Kunden.
Auswertungen > Abrechnung
Unter Auswertungen > Abrechnung stehen folgende Auswertungen für Administratoren, Controller und Projektleiter mit Budgetverantwortung zur Verfügung:
Fehlende Rechnungspositionen: Zeiträume mit fakturierbaren Aufwänden ohne geplante Rechnungsposition.
Umsatzbericht: Auflistung aller abgerechneten Rechnungspositionen mit Umsätzen pro Kunde und Projekt in einem Zeitraum.
Umsatzprognose: Prognose des Umsatzes für kommende Monate auf Basis geplanter Rechnungspositionen.
Unfertige Leistungen: Bereits erfasste, aber noch nicht abgerechnete fakturierbare Leistungen.
Offene Posten: Übersicht aller noch nicht bezahlten Rechnungen.
Zahlungseingänge: Übersicht aller erfassten Zahlungseingänge in einem Zeitraum.
Auswertungen > Projekte und Kunden
Unter Auswertungen > Projekte und Auswertungen > Kunden wird folgende Auswertung ergänzt:
Gesamtstatus Abrechnung: Projekt- und kundenübergreifender Überblick über abgerechnete Leistungen, Faktura-Beträge und optionale Zahlungseingänge im Auswertungszeitraum.
Dashboard-Erweiterungen
Der Bereich ergänzt das Projekt- und das Kunden-Dashboard jeweils um das Widget Rechnungspositionen. Es zeigt eine Übersicht der offenen und abgerechneten Rechnungspositionen des jeweiligen Projekts oder Kunden.
Abgrenzung zu anderen Modulen
Hinweis: Die Rechnungsstellung greift auf mehrere weitere ZEP-Module zu: Belege aus dem Modul Umsätze und Kosten und Reisekosten aus dem Modul Reisekostenabrechnung lassen sich auf Kundenrechnungen durchreichen oder mit Aufschlag fakturieren. Aus dem Modul Angebotserstellung werden Angebote beim Status Abgerechnet automatisch in Rechnungspositionen überführt. Plan-Stunden aus dem Modul Projektplanung dienen als Grundlage für Pauschalpreis-Rechnungen. Über den Bereich Export für Buchhaltung können fertige Rechnungen an DATEV, Lexware oder ein allgemeines Format übergeben werden.